Иметь адрес электронной почты^{(email address)} все равно, что иметь номер телефона: как только он появится в мире, вы не захотите его менять.

Помимо примерно 30% адресов электронной почты, которые меняются каждый год, большинство из которых являются корпоративными, большинство^{(business emails–most)} людей, вероятно, не захотят иметь дело с переносом контактов, перенаправлением людей на новый адрес электронной почты^{(email address)} или поиском каждого сайта . , подписка и получатель счета^{(bill payee)} , чтобы обновить свой адрес электронной почты^{(email address)} в файле.

Однако иногда у людей есть веская причина совершить массовый переход из одной цифровой локали в другую. Возможно, ваш провайдер электронной почты устарел и не может идти в ногу с современными образцами; или, может быть, ваш провайдер закрывается, и вам нужно найти новый дом.

Большинство людей на самом деле не имеют хорошего представления о том, что там есть и что отличает одну службу электронной почты^{(email service)} от другой. Но дело в том, что Microsoft Outlook и Google Gmail стали двумя наиболее образцовыми платформами для управления тем, что стало почти неотъемлемым аспектом жизни.

Что делает этих двух почтовых провайдеров лучше, хуже, разными или одинаковыми по сравнению друг с другом? Когда дело доходит до бесплатных личных планов, нюансы между Outlook и Gmail^{(Outlook and Gmail)} , вероятно, не имеют значения для большинства пользователей. Вот почему здесь мы сосредоточимся на сравнении бизнес-планов^{(business plan)} на основе подписки каждой службы , чтобы вы могли решить, какой из них больше подходит вам или вашей компании и сотрудникам^{(company and employees)} .

Внешний вид, ощущения и стоимость

Давайте уберем это с дороги. Outlook и Gmail предлагают очень разные интерфейсы. Проще говоря, Outlook сохраняет корпоративный стиль, в то время как Gmail предлагает что-то более креативное и похожее на стартап. Если Outlook — это современный подход к корпоративным коммуникациям, то Gmail — постмодерн.

Интерфейс Outlook содержит множество опций и настраиваемых функций, многие из которых вы или ваши сотрудники никогда не будете использовать. Хотя Gmail предлагает собственный набор функций, в целом это гораздо более простой пользовательский интерфейс, ориентированный на предоставление всего необходимого для эффективной работы.

Когда дело доходит до покупки этих почтовых сервисов, вы фактически покупаете наборы, в которые они входят, Microsoft Office 365 и Google G Suite . Следует иметь в виду, что Office 365 требует ежегодного обязательства, хотя с вас взимается ежемесячная плата. G Suite — это план ежемесячной подписки,^{(subscription plan)} основанный на численности персонала. Вот как они оцениваются на пользователя в месяц.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Набор инструментов

Опять же, когда вы покупаете Outlook или Gmail^{(Outlook or Gmail)} для бизнеса, вы действительно покупаете больше, чем просто службу электронной почты. Вы покупаете набор инструментов, одним из которых является электронная почта.

Когда дело доходит до того, что отличает Office 365 и G Suite , это действительно сравнение между действующим игроком и его разрушителем. Мы расскажем больше о том, что делает эти два пакета одинаковыми и разными, в следующей статье, но вот некоторые из контрастирующих аспектов, которые выделяются.

Майкрософт Офис 365

Мы все использовали Microsoft Word , Excel и PowerPoint. Это основные принципы Office , но Office 365 предлагает еще больше. Сегодня эти три программы доступны онлайн, а не только как настольные программы, что упрощает сохранение и совместное использование работы, которую вы выполняете в них. Кроме того, 365 дает вам:

• Outlook для электронной почты
• OneDrive для облачного хранилища файлов
• OneNote , цифровая записная книжка
• SharePoint , корпоративная интрасеть
• Microsoft Teams для обмена мгновенными сообщениями и видеоконференций

Эти несколько приложений предлагают обширные возможности, которые определяют способ внутренней работы компаний в цифровом масштабе. Очень приятно, что Microsoft успешно объединила так много в этих инструментах, чтобы упростить работу, которую она предлагает предприятиям.

Google G Suite

В то время как G Suite предлагает собственный набор приложений, которые не уступают основным продуктам Microsoft, а также многое другое. Альтернативами G Suite для Word , Excel и PowerPoint являются Docs , Sheets и Slides . Но G Suite предлагает еще больше полезного для любого бизнеса:

• Календарь^(Calendar) для удобного планирования работы команды
• Текущие^(Currents) темы для корпоративных обсуждений
• Hangouts Chat для обмена мгновенными сообщениями
• Hangouts Meet для видеоконференций
• Формы^{(Forms )} для создания опросов и анкет
• Сайты^{(Sites )} для создания сайтов
• App Builder для создания бизнес-приложений
• Сохранить^{(Keep )} для организации идей
• Jamboard , цифровая доска
• Диск^{(Drive )} для хранения и обмена файлами
• Google Cloud Search для поиска в G Suite
• Admin, Vault и Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} для безопасного управления пользователями, устройствами и данными

Очевидно, здесь есть над чем подумать. Outlook многое объединяет в нескольких, но надежных приложениях, которые он предлагает. Google предлагает, казалось бы, гораздо более широкий спектр возможностей, распределенных по нескольким приложениям, некоторые из которых Office 365 вообще не предлагает.

Организация

Когда вы в бизнесе, электронные письма идут без перерыва; и они больше, чем просто средства для общения. Электронные письма — это сосуды знаний, которые профессионалы используют для принятия бизнес-решений, некоторые из которых имеют решающее значение. Если вы не можете расставить приоритеты и организовать разговоры и информацию, вам будет сложно работать эффективно и продуктивно со скоростью бизнеса и не ставить под угрозу качество результатов^{(business and avoid compromising quality outcomes)} .

Перспектива

Если вы думаете о традиционных, доцифровых методах организации, на ум, вероятно, приходят папки и файлы. Поскольку оцифровка — это, по сути, процесс взятия осязаемых действий и их абстрагирования в цифровые процессы, естественно предположить, что создание папок и файлов электронной почты — это естественный ход действий.

Так работает Outlook . Он использует традиционную систему папок^{(folder system)} и позволяет классифицировать электронные письма в этих папках с помощью цветных вкладок, как в случае с расширяемым файлом. Вы можете создать столько папок и подпапок, сколько захотите. Outlook также делает все возможное, чтобы расставить приоритеты по электронной почте, отфильтровывая те, которые вы считаете ненужными. Они попадают в папку Clutter^{(Clutter folder)} , чтобы не мешать вам, пока вы не будете готовы их просмотреть.

Gmail

В описании может показаться, что существует лишь небольшой нюанс между тем, как Gmail и Outlook^{(Gmail and Outlook)} организуют электронную почту; однако при активном использовании системы Gmail организация и метод расстановки приоритетов заметно отличаются.

Вместо того, чтобы абстрагироваться от традиционного метода «папка, файл»^{(” method)} , Gmail использует ярлыки. Вы можете пометить сообщения несколькими ярлыками, а не помещать их в папку.

Вы можете настроить Gmail таким образом, чтобы в первую очередь отображались важные^(Important) , непрочитанные^(Unread) и помеченные^(Starred) электронные письма. Он также может автоматически фильтровать электронные письма по основным^(Primary) , социальным^(Social) , рекламным^(Promotions) акциям , обновлениям^(Updates) и форумам^(Forums) . Эта система приоритизации и организации позволяет очень легко определить, какие электронные письма наиболее важны для вас, и быстро добраться до них.

Несмотря на эти различия в Gmail , интересно то, что если вы используете Gmail через другой почтовый клиент^{(email client)} (например, Outlook ), его ярлыки будут отображаться в виде папок. С одной стороны, это делает Gmail более универсальным и способным обеспечить более гибкое взаимодействие с пользователем.

Поиск

Когда дело доходит до электронной почты, поиск идет рука об руку с организацией. Если вы не можете быстро и эффективно найти нужную информацию, которая потенциально скрыта в электронном письме, отправленном несколько месяцев назад, вы в конечном итоге потратите драгоценное время на поиск вещей вместо того, чтобы действовать.

Перспектива

Функция поиска^{(search function)} Outlook достаточно хороша тем, что вы можете искать электронные письма во всех ваших папках, включая тысячи писем в папке «Удаленные»^{(Deleted folder)} , на основе ключевого слова и адреса электронной почты^{(keyword and email address)} . В чем Outlook иногда может отставать, так это в точности.

Поиск по ключевому слову не^{(keyword doesn)} всегда приводит к правильному электронному письму или электронным письмам^{(email or emails)} , и всегда есть шанс , что Outlook выберет только несколько избранных электронных писем из цепочки, но пропустит одно электронное письмо, которое вам нужно. Хотя большую часть времени он работает хорошо, он, конечно, не использует тот же уровень функциональности поиска,^{(search functionality)} что и служба электронной почты от Google .

Gmail

^(Gmail)Функциональность поиска ^{(search functionality)}Gmail пронизана поисковой мощью^{(search power)} Google , и именно поэтому Gmail был создан в первую очередь: чтобы предоставить службу электронной почты^{(email service)} , которая работает как поисковая система^{(search engine)} Google . Вы можете не только выполнять поиск по простым терминам и быть уверенным, что Gmail выдаст правильные результаты, но и использовать операторы расширенного поиска, такие как «от:», «кому:», «ярлык:» и некоторые другие, которые могут помочь вам найти конкретно то, что вам нужно.

Отзыв по электронной почте

Хотя есть несколько ключевых функций, которые Gmail и Outlook^{(Gmail and Outlook)} предоставляют с разной степенью детализации, одна из основных функций, которые каждая из них выполняет совершенно по-разному, — это отзыв электронной почты. Стоит подчеркнуть разницу в работе, потому что большинство людей в какой-то момент испытывают нервную ситуацию, когда отправляют неправильное электронное письмо не тому человеку или отправляют то, что им вообще не нужно.

Перспектива

Outlook отлично подходит для отзыва и^{(and )} замены электронной почты. Пока адрес электронной почты, на который вы отправили электронное письмо, размещен на Microsoft Exchange —^{(Microsoft Exchange–the)} фактической службе электронной почты, на которой работает Outlook , — у вас есть возможность удалить и заменить любое непрочитанное сообщение.

Конечно, если электронное письмо уже было открыто, вы не можете отозвать или заменить его, но наличие этой возможности с непрочитанными сообщениями может избавить вас от смущения в случае отправки чего-то, чего вам не следовало отправлять, или помочь вам повторно отправить более качественный электронное письмо с дополнительными разъяснениями, а не отправка последующих электронных писем, уточняющих предыдущую отправку.

Gmail

Gmail здесь немного уступает Outlook . На самом деле, Gmail^{(Gmail doesn)} даже не предлагает законный отзыв электронной почты^{(email recall)} . Вместо этого у вас есть несколько секунд после отправки электронного письма, чтобы отменить отправку. Вы можете включить или выключить его и настроить время отмены^{(cancelation time)} до 30 секунд. Если вы не достаточно быстры, этот ребенок ушел навсегда.

Кто король электронной почты?

Когда дело доходит до выбора почтовой службы, которая лучше всего подходит для вашего бизнеса, Outlook и Gmail^{(Outlook and Gmail)} предлагают то, что вам нужно, иногда одна лучше другой. Электронная почта^(Email) — это только начало.

Каждая из более крупных систем — Office 365 и G Suite —^{(G Suite–that)} действительно влияет на то, как работает ваш бизнес. Мы рассмотрим различия между этими двумя наборами инструментов в следующей статье, чтобы вы действительно могли решить, что лучше для вашего бизнеса.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email address is like having a phone number: Once it’s out in the world, you don’t want tо change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 лучших легких браузеров для Windows and Mac

• Что такое Discord Nitro и стоит ли это того?

• 6 Best Reddit Alternatives Вы можете использовать бесплатно

• 6 Best Online Paraphrasing Tools до Rewrite Text

• 21 лучший Time Management Tools and Apps Вам нужно попробовать

• 13 Best бесплатные альтернативы Microsoft Visio

• 12 Best Free Android Calculator Apps and Widgets

• Что такое BetterDiscord and How, чтобы установить его?

• 9 Best Discord Voice Changer Software (2021)

• IFTTT Ценообразование: Pro стоит стоимость?

• 10 Best Apps Для измерения вашей производительности

• 5 Лучший распознавание музыки Apps, чтобы найти похожие песни Tune

• 8 лучших звуковыхboards для Discord

• 7 Best Android Reminder Apps

• Slack vs Discord: что Better?

• Microsoft Teams против Zoom: что Better?

• 5 Best Cash Advance Apps для iPhone and Android

• 15 лучших подсчетов, чтобы выпить, когда вам скучно

• Best Apps, чтобы сделать Video Calls Between Android and iPhone

• Intego Antivirus Review: мощный, но функция ограничена