10 советов по более эффективному использованию Dropbox

Облачные(Cloud) сервисы, такие как Dropbox , изменили то, как мы все используем наши компьютеры и мобильные устройства. Когда вы в последний раз переносили файлы домой с работы на USB-накопителе(USB drive) ? Тем не менее, один иногда раздражающий аспект использования облачных сервисов заключается в том, что функции и интерфейсы меняются по прихоти владельца платформы(platform owner) . Кто может быть в курсе всех изменений? 

Итак, вот несколько новых (и старых, но обновленных) советов о том, как более эффективно использовать Dropbox . Если вы равнодушны к своему облачному жесткому диску, один из этих горячих советов может просто заставить вас снова почувствовать себя взволнованным.

Восстановление файлов Dropbox(Restoring Dropbox Files)

Хотя на первый взгляд вы видите только одну копию своих данных в Dropbox , на самом деле у службы есть скользящее окно, к которому вы можете вернуться для любого файла. Окно различается для бесплатных и платных учетных записей, но бесплатные пользователи могут восстановить любые изменения за последние 30 дней. 

Вы можете восстановить отдельные файлы и папки вручную. Однако, если вам нужно вернуть весь Dropbox(Dropbox back) к более раннему времени (скажем, из-за атаки программы-вымогателя), вам нужно будет написать электронное письмо в службу поддержки Dropbox(Dropbox support) .

  • Чтобы использовать эту функцию, войдите в Dropbox.com .
  • Нажмите «Файлы»(Files) , а затем «Удаленные файлы(deleted files) » .

  • Выберите файл, который хотите восстановить, нажмите на него, а затем нажмите « Восстановить(restore) » .

  • Теперь ваши файлы должны быть на месте.

Как использовать двухфакторную аутентификацию в Dropbox(How To Use Two-Factor Authentication On Dropbox)

Посмотрим правде в глаза, текущая система, основанная на паролях, которую использует большинство сайтов, не идеальна. Мы постоянно слышим о новых утечках данных и взломах, в результате которых раскрываются учетные данные пользователей. Когда дело доходит до такой службы, как Dropbox , которая может хранить конфиденциальную личную информацию, потребность в лучшем решении становится гораздо более острой. 

Вот где двухфакторная аутентификация(two-factor authentication) вступает в игру. Он сочетает в себе два отдельных источника проверки, таких как пароль и одноразовый PIN -код телефона , чтобы хакерам было намного труднее получить доступ к вашим данным.

Вот как использовать двухфакторную аутентификацию в Dropbox:

  • Войдите на сайт.
  • Нажмите(Click) на изображение своей учетной записи,(account picture) а затем нажмите « Настройки»(settings) .

  • Перейдите на вкладку « Безопасность(security) » и включите двухэтапную проверку(two-step verification) .

  • Отсюда просто нажмите « Начать(get started) » и следуйте инструкциям.

Как только процесс завершится, у вас будет гораздо больше безопасности для вашей смущающей коллекции стихов(poetry collection) .

Использование синхронизации по локальной сети для ускорения работы локальных компьютеров Dropbox(Using LAN Sync To Speed Up Local Dropbox Machines)

В наши дни у большинства людей есть несколько устройств, и если у вас дома есть проводной интернет, у вас также есть небольшая локальная сеть(LAN) через маршрутизатор. Если все ваши различные подключенные машины синхронизируют Dropbox через Интернет, это может существенно снизить пропускную способность вашей сети. 

При активации LAN Sync устройства, подключенные к одной и той же учетной записи LAN и Dropbox,(LAN and Dropbox account) будут обмениваться файлами между собой. Это означает, что вы не загружаете одни и те же данные более одного раза.

  • Чтобы активировать его или убедиться, что он активирован, щелкните правой кнопкой мыши значок Dropbox(Dropbox icon) в области уведомлений(notification area) .

  • Щелкните значок шестеренки и выберите настройки(preferences) .

  • Перейдите на вкладку « Пропускная способность(Bandwidth) » и в разделе « Синхронизация по локальной сети»(Lan Sync,) убедитесь, что установлен флажок.

Теперь ваши устройства будут хорошо играть и обмениваться данными друг с другом.

Загрузка камеры качается для пользователей iOS(Camera Upload Rocks For iOS Users)

В то время как пользователи Android могут легко найти свои фотографии на своем Google Диске(Google Drive) без каких-либо усилий, пользователи iOS были ограничены использованием iCloud, который может быть немного менее элегантным в использовании. К счастью(Luckily) , Dropbox предлагает функцию автоматической загрузки камеры(camera upload function) , которая работает и на Android , но особенно полезна для пользователей iOS.

  • Чтобы проверить, включена ли загрузка с камеры(camera upload) с помощью iOS, откройте приложение Dropbox(Dropbox app) .
  • Нажмите Аккаунт(Account) .

  • Нажмите Загрузка с камеры(Camera Uploads) .

  • Переключайте загрузки по своему усмотрению.

  • Теперь ваши снимки будут автоматически отправляться в ваш Dropbox .

Выборочная синхронизация экономит пропускную способность и пространство(Selective Syncing Saves You Wasted Bandwidth & Space)

На настольных и портативных компьютерах Dropbox(Dropbox syncs) по умолчанию синхронизирует каждую папку. Для большинства людей это нормально, но если вам нужны только определенные папки, синхронизированные с определенным устройством, вы можете использовать выборочную синхронизацию, чтобы обеспечить загрузку на это устройство только соответствующих папок.

  • Чтобы активировать его, щелкните правой кнопкой мыши значок Dropbox(Dropbox icon) в области уведомлений(notification area) .

  • Щелкните значок шестеренки и выберите настройки(preferences) .

  • Нажмите на вкладку « Синхронизация(Sync) ».

  • Нажмите « Выборочная синхронизация»(selective sync) и снимите галочку рядом со всем, что вы не хотите синхронизировать. Теперь эти папки не будут занимать место или пропускную способность(space or bandwidth) для этой конкретной машины.

Сделайте важные файлы «доступными в автономном режиме» на мобильных устройствах(Make Important Files “Available Offline” On Mobile Devices)

По умолчанию Dropbox(Dropbox doesn) вообще ничего не загружает(download anything) на ваше мобильное устройство. Он просто показывает вам все файлы в приложении и загружается, если вы попытаетесь открыть любой из них. Это, очевидно, мера борьбы с дорогими данными и ограниченным объемом памяти на телефонах. 

Однако вы можете пометить определенные файлы, чтобы убедиться, что они всегда актуальны и доступны на вашем устройстве, даже если у вас нет подключения к Интернету.

Это просто как пирог. В приложении для Android или iOS коснитесь трех точек рядом с любым файлом и коснитесь « (file and tap) Сделать доступным в автономном режиме». (make available offline. )Теперь они всегда будут доступны, пока вы не отмените процесс. Просто имейте в виду, что теперь это платная функция DropBox Plus(paid feature of DropBox Plus) .

Используйте Dropbox и интеграцию «Открыть с» для прямого редактирования файлов(Use Dropbox & “Open With” Integration To Edit Files Directly)

Редактирование Word или другого файла Office(Office file) из синхронизированной папки на вашем компьютере не(computer couldn) может быть проще. Все, что вам нужно сделать, это открыть его, как обычно, а затем сохранить его, когда изменения будут сделаны. Проблема возникает, когда вам нужно быстро отредактировать файл с компьютера, на котором нет синхронизированной папки. 

К счастью , теперь Dropbox позволяет открывать файл с веб-сайта прямо в приложении, а затем автоматически сохранять изменения. Это избавляет вас от необходимости вручную загружать файл, редактировать его, загружать, а затем удалять или переименовывать оригинал.

Как использовать «Открыть с помощью» в Dropbox:

  • Откройте предварительный просмотр файла в Dropbox.
  • Нажмите « Открыть с помощью»(Open With) и выберите нужное приложение. В случае с файлом Word(Word file) таким правильным приложением, конечно же, является Word .

Файл откроется в Word , где вы сможете редактировать его как обычно. После сохранения и закрытия файла изменения немедленно отразятся в онлайн- файле Dropbox(Dropbox file) .

Используйте Dropbox Paper для удобной совместной работы и совместной работы(Use Dropbox Paper To Seamlessly Collaborate & Work)

Dropbox быстро становится намного больше, чем просто место для хранения и обмена документами(store and share documents) . Существует жесткая конкуренция со стороны таких компаний , как Google и Microsoft(Google and Microsoft) , которые интегрируют свои облачные решения для хранения данных с облачными инструментами повышения производительности.

Paper — это инструмент для совместной работы, в котором члены команды могут работать вместе в одно и то же время. Dropbox создавался не (Dropbox didn)просто(t design) как альтернатива Google Docs . Это также рабочее пространство общего назначения, где удаленные команды могут работать над проектами. Вы можете использовать Paper , чтобы делать заметки о совещаниях, проводить сеансы мозгового штурма и планировать проекты, используя при этом все ресурсы, хранящиеся в вашем общем облачном пространстве  Dropbox .

Paper можно использовать через интерфейс браузера(browser interface) или через специальные приложения для Android(Android) и iOS.

Как интегрировать Dropbox с G Suite(How To Integrate Dropbox With G Suite)

Dropbox Paper — это умный минималистичный инструмент для совместной работы(collaboration tool) . Однако это определенно не серьезная замена облачным приложениям для повышения производительности, которые вы получаете с G Suite от Google . G Suite — это платная, ориентированная на бизнес версия приложений Google Cloud , которые мы все знаем и любим.

Если на вашем рабочем месте используются и Dropbox, и G Suite(Dropbox and G Suite) , теперь их можно объединить с помощью Dropbox для G Suite(Dropbox for G Suite) . Это одна из самых удачных интеграций двух совершенно разных облачных сервисов, и преимущества довольно существенны. Используя Dropbox для G Suite , вы можете хранить собственные форматы файлов Google(Google file) в своем файловом(Dropbox file) хранилище Dropbox. Таким образом , Документы(Docs) , Таблицы и Слайды(Sheets and Slides) будут жить по соседству с вашими обычными документами Office .

Говоря об этом, эта интеграция также позволяет вам редактировать документы формата Office(Office format) прямо из вашего Dropbox с помощью инструментов редактирования Google(Google editing) — без необходимости конвертировать их вообще. Этот вариант означает, что вам больше не придется делать трудный выбор между двумя ведущими поставщиками облачных хранилищ.

Перенесите Dropbox в Slack(Bring Dropbox Into Slack)

Так же, как G Suite стал незаменимым для многих предприятий, Slack стал важным инструментом управления командой и общения(team management and communication tool) . Это отличный способ дать людям возможность работать вместе в компьютерной сети(computer network) , но Slack не хватает хороших инструментов для хранения файлов и управления ими(file storage and management tools)

К счастью , Dropbox снова признал необходимость объединения этих двух продуктов и предоставил официальную интеграцию для Slack(official integration for Slack) .

Вы можете начинать разговоры Slack из самого (Slack)Dropbox , касающиеся определенных файлов. Вы можете отправлять файлы Dropbox людям напрямую через Slack , а документы (Slack)Dropbox Paper также доступны и доступны для совместной работы непосредственно из Slack

Если вы используете и Dropbox, и Slack(Dropbox and Slack) , эта функция сократит количество грубых подтасовок, которые вам сейчас приходится делать.

Нестандартное мышление(Thinking Outside The Box)

Это всего лишь несколько способов более эффективного использования Dropbox , но сообщество также придумывает множество неофициальных «хаков», и сам Dropbox продолжает усердно работать, чтобы оставаться впереди конкурентов. Вы могли бы буквально написать книгу обо всем, что возможно с этим, казалось бы, простым облачным сервисом.



About the author

Я компьютерный техник с более чем 10-летним опытом, в том числе 3 года в качестве 店員. У меня есть опыт работы с устройствами Apple и Android, и я особенно хорошо разбираюсь в ремонте и обновлении компьютеров. Я также люблю смотреть фильмы на своем компьютере и использовать свой iPhone для съемки фотографий и видео.



Related posts