Программа «Принеси свое собственное устройство» (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} имеет свои преимущества и недостатки. В этой статье, первой из трех статей, рассказывается о плюсах и минусах BYOD^(BYOD) . Две другие статьи посвящены созданию правильной политики BYOD и обнаружению ошибок, которых следует избегать при ее реализации. Прежде чем перейти к разговору о преимуществах и недостатках BYOD , давайте проверим, как реализована система.

Что такое Bring Your Own Device или BYOD

Система «Принеси свое собственное устройство^{(Own Device)} » существует уже некоторое время и набирает обороты по мере того, как все больше и больше компаний выбирают эту систему. В рамках структуры BYOD сотрудники используют мобильные устройства, которые позволяют им:

1. Используйте одно и то же устройство для личного и офисного использования
2. Работайте из любого места

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

Первое, что приходит на ум, когда речь заходит о BYOD , — это экономия средств в разных формах. В большинстве случаев мы предполагаем, что у вас уже есть мобильное устройство, и ваша компания перенастраивает его для использования в бизнесе. Если это так, бизнес экономит на покупке устройств.

На данный момент практика использования имеющихся у сотрудников устройств практически не реализована. Скорее^(Rather) , компании сами покупают мобильные устройства, настраивают их и передают сотрудникам, и в этом случае сотрудники получают выгоду двумя способами:

1. Подключаются к интернету^(Internet) с помощью офисного VPN , тем самым экономя на интернет^(Internet) - тратах;
2. Они могут работать из любого места, используя одно и то же устройство как для бизнеса, так и для личных целей. Это избавляет их от необходимости носить с собой более одного мобильного устройства для личного пользования. Здесь возникнут проблемы, которые могут раздражать сотрудников. Мы поговорим об этих проблемах в минусах использования системы BYOD в бизнесе.

Поскольку сотрудники могут работать из любого места, общая производительность увеличивается. Сотрудники, которые могут не добраться до офиса из-за плохой погоды или пробок, могут работать дома или в любом другом месте. Это избавляет от отсутствия сотрудников, что в противном случае привело бы к задержке проектов. В случае, если сотруднику необходимо уйти из офиса раньше, он может позже выполнить незавершенную работу. Например, если у сотрудника назначена встреча, он может уйти пораньше, встретиться с врачом, вернуться домой и работать оттуда, чтобы выполнить дневные задачи.

BYOD также служит точкой продажи. Люди предпочитают работать с компаниями, которые разрешают использовать одно мобильное устройство как для бизнеса, так и для личного использования. Если это традиционное рабочее место, людям может быть запрещено брать свои личные устройства в офис. Я видел рабочие места, куда не пускают даже мобильные телефоны сотрудников. Это, по сравнению с возможностью использовать одно устройство как для личной, так и для деловой работы, является большим препятствием. Другими словами, компании с надежной системой BYOD , как правило, привлекают лучших сотрудников.

Читать^(Read) . Используйте собственные настройки и настройки устройства в Windows 10 .

Недостатки BYOD

Опять же, первым из них является фактор стоимости. Если компания не решит использовать имеющиеся у сотрудников устройства для бизнеса, они будут тратить деньги на покупку оборудования. Добавьте к этому, что использование Интернета^(Internet) в личных целях только увеличит траты. Тем не менее, поскольку есть и другие преимущества, такие как мобильность и более высокая производительность, большинство компаний переходят на системы BYOD .

Для сотрудника отключениями могут быть ограничения, наложенные на устройство. Я еще не встречал ни одного сотрудника, который бы говорил, что организации запрещают личные установки в атмосфере BYOD . Тем не менее, политика организации может дойти до отказа играм и определенным веб-сайтам.

Еще одна причина беспокойства сотрудников — их конфиденциальность. Если они используют Facebook , Twitter или что-то подобное, компания может узнать учетные данные для входа. Лично я не верю, что корпоративные дома зайдут так далеко в шпионаже, но возможности существуют. Другим аспектом является запись или протоколирование действий сотрудников на устройстве, которые могут выдать информацию, которой они не захотят делиться ни с кем. Примером может быть использование устройства для загрузки пиратского фильма.

Наиболее аргументированная проблема или недостатки систем BYOD — это безопасность данных компании. Конечно, сотрудники могут получить доступ только к его части, но этой части может быть достаточно, чтобы выдать важную информацию другим — сознательно или бессознательно. Должна быть надлежащая политика в отношении того, чем сотрудники могут делиться с другими, а также хорошая политика ухода: она должна быть реализована, когда сотрудник покидает компанию. Хорошим вариантом будет перенести все бизнес-данные на другой компьютер и уничтожить файлы данных с устройств сотрудников.

Принесите свою собственную политику устройства

Чтобы BYOD был успешным, у вас должна быть хорошая политика BYOD . Идеальной политики BYOD не существует. ^(BYOD)Вы просто продолжаете вносить изменения в политику — по мере развития технологий — для обеспечения безопасности данных.

#1 Educate the Employees

Если вы рассматриваете возможность внедрения BYOD или уже внедрили его, найдите время, чтобы сотрудники поняли, что система предназначена для удобства как сотрудников, так и работодателей. Вам нужно рассказать им, как обеспечить защиту устройства с помощью последних обновлений и исправлений для операционной системы и аппаратного обеспечения, которое они используют на своих мобильных устройствах. Вам нужно рассказать им о возможности утечки данных и о том, как это может подорвать усилия организации. Вы должны четко указать, что конфиденциальность данных организации не может быть нарушена.

#2 What all Platforms To Allow

Вы не можете позволить пользователям выбирать практически любую платформу. Если ваши организации не могут работать на какой-либо конкретной операционной системе, например iOS, вы должны сообщить своим сотрудникам, что люди, выбравшие iOS, не могут участвовать в программе BYOD .

В лучшем случае вы можете дать им список из двух-трех платформ, которые приемлемы и достаточно хороши, чтобы обеспечить как организацию, так и сотрудников. Это внесет некоторую согласованность, чтобы вам не пришлось нанимать дополнительных ИТ-специалистов для устранения неполадок устройств.

#3 Non-Disclosure Agreement

Заставьте сотрудников подписать соглашение о неразглашении^(NDA) , согласно которому они не могут передавать данные компании третьим лицам. Расскажите им о социальной инженерии и научите их методам хранения данных под замком.

#4 Logging & Responsibility

Это важно, даже если сотрудники возражают. Регистрация событий может помочь вам определить, участвовал ли какой-либо сотрудник в незаконных действиях, таких как загрузка пиратских фильмов. В этом случае вам также необходимо сообщить сотрудникам, что они будут нести ответственность, если кто-либо потребует возмещения ущерба, а не организация. Этот пункт важен, поскольку люди часто возвращаются к более дешевым методам для чего-то или другого. А так как именно сотрудник использует устройство и именно он, скажем, скачал пиратский фильм, организации не будет предъявлено обвинение в совершении какого-либо правонарушения.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Еще один важный аспект при создании хорошей политики BYOD — отслеживание мобильного устройства — больше для безопасности данных организации, а НЕ^(NOT) для того, чтобы знать, чем занимается сотрудник. Мобильное устройство должно быть оснащено каким-либо приложением, позволяющим удаленно удалять данные с жесткого диска^(HDD) . Это полезно, когда:

1. Сотрудник теряет устройство
2. Сотрудник уходит с работы и переходит в конкурирующую организацию

Существует вероятность того, что раздраженный сотрудник преднамеренно выдаст информацию, и соглашение о неразглашении^(NDA) должно позаботиться об этом. Сохраняйте требования о возмещении ущерба немного выше, чтобы предотвратить преднамеренный обмен данными.

Среди других мер, которые помогут вам сформулировать правильную политику BYOD ,

1. Регистрация MAC - адресов устройств — помогает блокировать незаконные подключения к корпоративной сети.
2. Аудит сети. Проверьте^{(Network – Check)} сеть на наличие возможных уязвимостей и следите за количеством подключенных к ней устройств. Таким образом, вы сможете узнать, попытаются ли какие-либо неавторизованные устройства подключиться.
3. Создайте корпоративное облако, чтобы пользователи, работающие удаленно, могли хранить данные в общем общем пространстве вместо того, чтобы снова и снова подключаться к вашей сети. Это снизит вероятность нарушения безопасности на значительный процент. Это может быть все, что допускает хранение, совместную работу и шифрование.

BYOD-решения и ошибки

#1 Employee Education

Найдите человека, который знает все тонкости BYOD : вопросы безопасности, проблемы совместимости и, самое главное, социальную инженерию. Было бы неплохо, если бы вы могли предоставить каждому сотруднику руководство по вашей политике BYOD вместе с информацией о человеке, к которому можно обратиться в случае возникновения проблем. Вы можете использовать мультимедийный контент для иллюстрации возможных угроз (презентации, видеоролики и т. д.), чтобы каждый сотрудник понял политику.

Вы должны постоянно напоминать им. Одноразового обучения^{(One-Time-Training)} будет недостаточно. На самом деле вы можете создавать учебные занятия под названием «Отзывы и потребности^(Needs) сотрудников BYOD». Вы можете подчеркнуть важные моменты и попросить оставить отзыв/проблемы, с которыми сотрудники сталкиваются в системе. Это послужит двум целям: вы сможете переподключить базовые, но важные пункты политики, а также сможете использовать отзывы для улучшения и превращения ее в одно из лучших решений BYOD.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Мы все знаем, что мобильный рынок постоянно меняется. Новые^(Newer) модели выходят слишком часто, и сотрудники захотят купить устройство получше. Но если приложения организации не работают на новой модели, сотрудники могут быть разочарованы. Одним из вариантов является создание приложений, использующих облачные Azure и Microsoft 365 , которые будут работать практически на всех типах моделей. Использование и внедрение универсальных приложений, таких как Dropbox , OneDrive и т. д ., для удаленного хранения и совместной работы в режиме реального времени придаст импульс вашей политике BYOD .

Если вы хотите, чтобы сотрудники использовали приложения, разработанные ИТ-отделом компании, убедитесь, что эти приложения совместимы со всеми основными устройствами (операционными системами), доступными для мобильных устройств. Таким образом, вы будете предлагать средства, которые могут работать практически на любой модели устройства, а не ограничивать их определенными моделями устройств, даже если они жаждут этого нового телефона Windows , выпущенного с большой помпой.

#3 Don’t Forget Migrating Process

При использовании описанного выше метода использования универсальных приложений несложно перейти со старого устройства на новое. Тем не менее, включите что-то, что помогает передавать данные на новые устройства (если они хранятся локально), а затем стирать предыдущее устройство. Чаще всего люди хранят свои старые устройства небрежно (незащищенными), а некоторые могут попытаться продать их. В обоих случаях вы должны стереть бизнес-данные до того, как их заберет кто-то за пределами организации.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

В то время как в пункте 3 говорилось о старых устройствах, этот пункт относится к новым устройствам. Трудно будет заставить сотрудников согласиться с этим. Скажи им, что это для их же блага. Если они потеряют устройство или перейдут в другую компанию, ваш ИТ-отдел должен иметь возможность удаленно стереть данные на устройствах сотрудников.

Вы не можете просто взять и стереть данные, так как сотрудник может обращаться в суд. Эта возможность делает необходимым включение пункта в соглашение BYOD , чтобы даже в случае удаленного удаления данных вы не несли ответственности.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Должна существовать четкая политика, которая оправдывает организацию, если сотрудник использует свое устройство для нелегальных загрузок и т. д.

#6 Forgetting About Upgrades

Известно, что технологии продолжают развиваться. Соответственно, ваш ИТ-отдел должен сделать свои приложения и другие вещи совместимыми с новейшими технологиями для бесперебойной и защищенной работы. Аппаратное обеспечение и операционная система мобильных устройств также могут устареть таким образом, что приложения организации могут не работать должным образом на существующих устройствах.

Лучшие решения BYOD содержат пункт, который обязывает сотрудников обновлять свои мобильные устройства, когда технологии требуют более качественного оборудования или операционной системы. Если сотрудники не могут обновиться из-за финансовых проблем, организация может предложить им совместимое устройство или, что еще лучше, предложить им ссуду для покупки новейшей технологии. Это сделает сотрудников счастливыми и лояльными. Это приводит к лучшему производству.

Выше приведены некоторые критические ошибки, которые я могу выявить при реализации хорошей политики BYOD. Если вы думаете, что я что-то пропустил, пожалуйста, прокомментируйте и поделитесь с нами.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Теперь прочитайте: ^{(Now read:)} Что такое Bring Your Own Network или BYON?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

Related posts

• Best Особенности и Advantages LibreOffice Writer

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets для Windows, iOS, Android

• Best Laptop Tables купить онлайн

• Best Laptop Backpacks для Men and Women

• Best бесплатный Secure Digital Notebook Software & Online Services

• Приложение Session Messaging предлагает сильную безопасность; Требуется номер No phone!

• Как использовать Template для создания документа с LibreOffice

• NASA's Eyes помогает вам исследовать Universe, как Astronauts

• Как выглядеть лучше на вызове видеоконференций - Tips & Best practices

• Этот аккаунт не связан с ним Mixer account

• Бесплатный Task Management Software для управления совместной работой

• SMS Organizer: SMS Application Powered на Machine Learning

• Setup Internet Radio Station бесплатно на Windows PC

• Как конвертировать Binary в текст, используя этот текст на Binary Converter

• Как удалить Your LastPass Account

• Nine Nostalgic Tech Sounds Вы, вероятно, не слышали в годы

• Заблокирован Plex Server and Server Settings? Вот исправление!

• Automate.io - бесплатная альтернатива automation tool and IFTTT

• Zip file слишком большая ошибка при загрузке файлов из DropBox

• Best Computer and Laptop Чистящие наборы доступны на Amazon