Многие фирмы по всему миру не возражают против предоставления возможности удаленной работы своим работникам, которым не обязательно находиться в офисе. В связи с этим становится важным соблюдать определенный этикет видеоконференцсвязи^{(video conferencing etiquette)} .

В то время как компании используют телеприсутствие и режим видеоконференций для обеспечения беспрепятственного взаимодействия, вот некоторые этикет, советы и правила видеоконференций, которые вы должны соблюдать, чтобы произвести неизгладимое впечатление.

Прочтите^(Read) : Как настроить собрание Microsoft Teams и присоединиться к нему^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Руководство по этикету во время видеоконференций

На видеоконференции у вас нет возможности встретиться со всеми лично, чтобы произвести неизгладимое впечатление. Итак, следуйте этим желаемым правилам этикета в качестве справочного руководства.

1. Заранее определите повестку встречи
2. Настройка фона
3. Подготовьтесь к встрече
4. Будьте пунктуальны во времени
5. Содержите свой рабочий стол в чистоте
6. Знай свою аудиторию
7. Задокументируйте соответствующие моменты
8. Назначить ведущего
9. Будьте вежливы с другими участниками
10. Отключайте микрофон, когда он не используется

Правильный этикет видеоконференций может помочь вам укрепить уверенность в себе и улучшить свои навыки общения.

1] Заранее определите^(Decide) повестку дня встречи

Важной практикой для эффективных видеоконференций является организация встречи только тогда, когда вы прекрасно понимаете тему обсуждения. Таким образом, если вы организуете виртуальную встречу, убедитесь, что все участники заранее знают о ней. Считается безопасным отправить не менее двух напоминаний,

• За день до встречи
• За час до начала встречи

Это помогает участникам подготовиться к встрече, чтобы они не были застигнуты врасплох и не боролись с этикетом.

2] Настройте фон

Тем более важно иметь надлежащие условия освещения на заднем плане, чтобы избежать теней. Точно так же, если прямо позади вас есть солнечное окно, задерните штору, чтобы приглушить молнию. Кроме того, чистая стена или занавеска намного лучше, чем загроможденный офис или странные произведения искусства, чтобы не отвлекать внимание.

Имейте в виду, человек, с которым вы проводите видеоконференцию, не должен отвлекаться. Поэтому убедитесь, что вы проверяете, что они видят, прежде чем звонить. Слишком много беспокойства о том, что у вас есть в прошлом и как это могут увидеть другие, может добавить стресса, который может помешать работе.

Читайте^(Read) . Как размыть фон на собрании Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Подготовьтесь к встрече

Сядьте^(Sit) прямо перед камерой и улыбнитесь. Используйте^(Use) естественные жесты, когда говорите, и старайтесь ограничить посторонние разговоры. Не^(Avoid) стучите по микрофону и не шуршите бумагой рядом с микрофоном. Также старайтесь, чтобы ваши движения были как можно меньше.

4] Приходить вовремя

Многие люди по привычке опаздывают, поэтому приходить вовремя важно. На самом деле, это должно быть стандартом, чтобы не отставать от любой встречи, видео или чего-то еще. Потому что, хотя вам может сойти с рук физическая встреча, от видеоконференции никуда не деться.

5] Содержите свой стол в чистоте

Ваш рабочий стол не должен выглядеть грязным или неорганизованным. Поэтому важно, чтобы между вами и камерой ничего не было. Уберите стопку бумаг, стикеров и других канцелярских принадлежностей со своего стола. Вы также можете поддерживать чистоту рабочего стола Windows . Используйте параметр « Скрыть значки^{(Hide desktop icons)} на рабочем столе », если считаете это необходимым.

6] Знайте свою аудиторию

Вы не можете навязывать школьный дресс-код с помощью видеоконференции, т. е. в зависимости от аудитории ваш наряд может варьироваться от обычно сдержанного формального до совершенно повседневного. Мы рекомендуем вам использовать светлые пастельные тона и приглушенные цвета, которые лучше всего смотрятся на экране.

7] Задокументируйте соответствующие моменты

Надлежащее^(Proper) документирование удаленных совещаний позволяет эффективно вспоминать подробности, когда это необходимо. Кроме того, это может помочь другим членам команды, которые не смогли присутствовать на собрании, оставаться в курсе событий.

8] Назначьте ведущего

Всегда вести блокнот для записи важных моментов считается хорошей общей практикой на собраниях. Эта практика становится еще более важной при переходе в виртуальный мир. Итак, назначьте ведущего, который будет документировать все происходящее на собрании. Это добавляет нюансов, и если кто-то захочет вернуться к тому, что обсуждалось, он легко сможет туда добраться.

9] Будьте вежливы с другими участниками

Если вы являетесь организатором или тем, кто устроил видеоконференцию, войдите в свой компьютер и будьте готовы к встрече за несколько минут до назначенного времени. Это должен быть первый урок.

Во-вторых, начните с представления себя, прежде чем говорить, чтобы все участники узнали вас и могли обратиться к вам по имени.

Прочтите^(Read) : Как лучше всего выглядеть во время видеоконференции^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Отключайте^(Keep) микрофон, когда он не используется

Даже если вы не говорите и думаете, что молчите, большинство микрофонов могут улавливать незначительные фоновые шумы, такие как кашель, чихание или ввод текста. Эти звуки могут легко отвлечь других участников видеоконференции или вызвать раздражение. Итак, отключите микрофон, прежде чем сделать перерыв и уйти во время встречи.

Что-нибудь еще мы должны были упомянуть?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms wоrldwide do not mind extending the facility of work-from-home to thеir workers who dоn’t hаve to neceѕsarily be in officе. In this connection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Как установить Drupal с помощью WAMP на Windows

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets для Windows, iOS, Android

• Setup Internet Radio Station бесплатно на Windows PC

• Fix Partner не подключался к ошибке маршрутизатора в TeamViewer на Windows 10

• NASA's Eyes помогает вам исследовать Universe, как Astronauts

• Что такое Blue Whale Challenge Dare Game

• Как установить Windows 95 на Windows 10

• Как защитить пароль и защищать документы PDf с LibreOffice

• Бесплатный Task Management Software для управления совместной работой

• Cyber Monday & Black Friday Sale Советы по магазинам Вы хотите следовать

• Как использовать Template для создания документа с LibreOffice

• Best Laptop Backpacks для Men and Women

• Этот аккаунт не связан с ним Mixer account

• Best бесплатный Secure Digital Notebook Software & Online Services

• Convert Magnet Ссылки на прямую ссылку Download с использованием Seedr

• Hubstaff Tasks - бесплатный Project Management Tool с функциями Agile

• Что такое Silly Window Syndrome - Explanation and Prevention

• Best Laptop Tables купить онлайн

• Что такое Virtual Credit Cards и как и где вы их получаете?

• Разница между Analog, Digital and Hybrid computers