Этикет видеоконференцсвязи, советы и правила, которым нужно следовать

Многие фирмы по всему миру не возражают против предоставления возможности удаленной работы своим работникам, которым не обязательно находиться в офисе. В связи с этим становится важным соблюдать определенный этикет видеоконференцсвязи(video conferencing etiquette) .

Настройка общего доступа к экрану на собрании Microsoft Teams

В то время как компании используют телеприсутствие и режим видеоконференций для обеспечения беспрепятственного взаимодействия, вот некоторые этикет, советы и правила видеоконференций, которые вы должны соблюдать, чтобы произвести неизгладимое впечатление.

Прочтите(Read) : Как настроить собрание Microsoft Teams и присоединиться к нему(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting) .

Руководство по этикету во время видеоконференций

На видеоконференции у вас нет возможности встретиться со всеми лично, чтобы произвести неизгладимое впечатление. Итак, следуйте этим желаемым правилам этикета в качестве справочного руководства.

  1. Заранее определите повестку встречи
  2. Настройка фона
  3. Подготовьтесь к встрече
  4. Будьте пунктуальны во времени
  5. Содержите свой рабочий стол в чистоте
  6. Знай свою аудиторию
  7. Задокументируйте соответствующие моменты
  8. Назначить ведущего
  9. Будьте вежливы с другими участниками
  10. Отключайте микрофон, когда он не используется

Правильный этикет видеоконференций может помочь вам укрепить уверенность в себе и улучшить свои навыки общения.

1] Заранее определите(Decide) повестку дня встречи

Важной практикой для эффективных видеоконференций является организация встречи только тогда, когда вы прекрасно понимаете тему обсуждения. Таким образом, если вы организуете виртуальную встречу, убедитесь, что все участники заранее знают о ней. Считается безопасным отправить не менее двух напоминаний,

  • За день до встречи
  • За час до начала встречи

Это помогает участникам подготовиться к встрече, чтобы они не были застигнуты врасплох и не боролись с этикетом.

2] Настройте фон

Тем более важно иметь надлежащие условия освещения на заднем плане, чтобы избежать теней. Точно так же, если прямо позади вас есть солнечное окно, задерните штору, чтобы приглушить молнию. Кроме того, чистая стена или занавеска намного лучше, чем загроможденный офис или странные произведения искусства, чтобы не отвлекать внимание.

Имейте в виду, человек, с которым вы проводите видеоконференцию, не должен отвлекаться. Поэтому убедитесь, что вы проверяете, что они видят, прежде чем звонить. Слишком много беспокойства о том, что у вас есть в прошлом и как это могут увидеть другие, может добавить стресса, который может помешать работе.

Читайте(Read) . Как размыть фон на собрании Microsoft Teams(How to blur the background in Microsoft Teams meeting) .

3] Подготовьтесь к встрече

Сядьте(Sit) прямо перед камерой и улыбнитесь. Используйте(Use) естественные жесты, когда говорите, и старайтесь ограничить посторонние разговоры. Не(Avoid) стучите по микрофону и не шуршите бумагой рядом с микрофоном. Также старайтесь, чтобы ваши движения были как можно меньше.

4] Приходить вовремя

Многие люди по привычке опаздывают, поэтому приходить вовремя важно. На самом деле, это должно быть стандартом, чтобы не отставать от любой встречи, видео или чего-то еще. Потому что, хотя вам может сойти с рук физическая встреча, от видеоконференции никуда не деться.

5] Содержите свой стол в чистоте

Ваш рабочий стол не должен выглядеть грязным или неорганизованным. Поэтому важно, чтобы между вами и камерой ничего не было. Уберите стопку бумаг, стикеров и других канцелярских принадлежностей со своего стола. Вы также можете поддерживать чистоту рабочего стола Windows . Используйте параметр « Скрыть значки(Hide desktop icons) на рабочем столе », если считаете это необходимым.

6] Знайте свою аудиторию

Вы не можете навязывать школьный дресс-код с помощью видеоконференции, т. е. в зависимости от аудитории ваш наряд может варьироваться от обычно сдержанного формального до совершенно повседневного. Мы рекомендуем вам использовать светлые пастельные тона и приглушенные цвета, которые лучше всего смотрятся на экране.

7] Задокументируйте соответствующие моменты

Надлежащее(Proper) документирование удаленных совещаний позволяет эффективно вспоминать подробности, когда это необходимо. Кроме того, это может помочь другим членам команды, которые не смогли присутствовать на собрании, оставаться в курсе событий.

8] Назначьте ведущего

Всегда вести блокнот для записи важных моментов считается хорошей общей практикой на собраниях. Эта практика становится еще более важной при переходе в виртуальный мир. Итак, назначьте ведущего, который будет документировать все происходящее на собрании. Это добавляет нюансов, и если кто-то захочет вернуться к тому, что обсуждалось, он легко сможет туда добраться.

9] Будьте вежливы с другими участниками

Если вы являетесь организатором или тем, кто устроил видеоконференцию, войдите в свой компьютер и будьте готовы к встрече за несколько минут до назначенного времени. Это должен быть первый урок.

Во-вторых, начните с представления себя, прежде чем говорить, чтобы все участники узнали вас и могли обратиться к вам по имени.

Прочтите(Read) : Как лучше всего выглядеть во время видеоконференции(How to look your best on a video conferencing call) .

10] Отключайте(Keep) микрофон, когда он не используется

Даже если вы не говорите и думаете, что молчите, большинство микрофонов могут улавливать незначительные фоновые шумы, такие как кашель, чихание или ввод текста. Эти звуки могут легко отвлечь других участников видеоконференции или вызвать раздражение. Итак, отключите микрофон, прежде чем сделать перерыв и уйти во время встречи.

Что-нибудь еще мы должны были упомянуть?(Anything else we should have mentioned?)


Related posts