Чат Google Docs^{(Google Docs)} — очень эффективный инструмент для совместной работы над документами с командами. Он предоставляет редакторам возможность помечать и комментировать правки, а также позволяет командам обсуждать

 правильность формулировок документов, а также позволяет сотрудникам , заполняющим формы,^{(filling out forms)} задавать вопросы, на которые могут ответить их менеджеры.

Все эти замечательные способы использования чата Google Docs работают хорошо, только если люди, использующие документ, понимают, как работает система комментирования.

В этой статье вы узнаете обо всех функциях комментирования и совместной работы, доступных в Документах Google^{(Google Docs)} .

Как работает комментирование в Документах Google

Внутри Google Docs вы не просто слепо сотрудничаете с документами. На самом деле вы можете видеть, как несколько пользователей получают доступ к документу в режиме реального времени.

Это работает следующим образом: всякий раз, когда другие люди получают доступ к документу, вы увидите значок их учетной записи Google в верхней части окна Документов Google .^{(Google Docs)}

Когда эти другие пользователи поместят курсор мыши в документ, вы увидите, что имя их учетной записи Google^{(Google Account)} на мгновение появится над курсором. 

Это полезно для просмотра того, над какими областями документа работают другие члены вашей команды. Это может помочь избежать внесения противоречивых правок в один и тот же документ.

Если вы видите, что кто-то неправильно редактирует раздел документа или вносит изменения, с которыми вы не согласны, вы можете добавить комментарий непосредственно к этому человеку.

Справа от пользовательских значков в верхней части документа вы увидите значок человека, говорящего внутри белого круга. Когда вы выбираете это, открывается область общих комментариев.

Просто введите свой комментарий и нажмите Enter . Все, кто в данный момент просматривает документ, смогут видеть все комментарии в общей области комментариев.

Вы узнаете, когда кто-то обновил новый комментарий в области комментариев, по красной точке, которая появляется над этим значком.

По мере того, как каждый человек отвечает, новый комментарий появляется под предыдущим в цепочке комментариев.

Либо нажмите X справа от имен в поле комментирования, либо выберите значок комментирования, чтобы окно комментирования снова исчезло.

Создание нового чата Google Docs

Чтобы создать новый чат Google Docs , просто выделите любой текст в документе Google Docs^{(Google Docs)} . Когда вы это сделаете, справа от выделенного текста появится небольшой значок комментария. 

Когда вы наведете указатель мыши на этот значок, вы увидите текст «Добавить комментарий».

При выборе этого значка открывается окно комментариев, в котором вы можете поделиться своими мыслями о тексте в выделенном документе.

Когда вы закончите писать свой комментарий, просто нажмите кнопку « Комментарий^(Comment) », и вы увидите, что поле комментария изменится на постоянный комментарий.

Есть несколько вариантов, которые сопровождаются такими комментариями.

Управление комментариями

Когда вы выберете три точки справа от комментария, вы увидите три варианта.

• Изменить^(Edit) . Внесите любые изменения в свой комментарий или добавьте к нему ответ, если хотите.
• Удалить^(Delete) : удалить комментарий и его выделение из документа.
• Ссылка на этот комментарий^{(Link to this comment)} . Получите URL - ссылку, которой вы можете поделиться с людьми, если хотите, чтобы они увидели этот конкретный комментарий.

Ссылки на комментарии очень эффективны, поскольку помогают людям найти точный комментарий, особенно внутри документов, содержащих большое количество комментариев.

Вы можете вставить ссылку в мгновенный чат, мобильное SMS или электронное письмо. 

Когда получатель выберет ссылку, он перенаправит его прямо к документу, в который был вставлен комментарий. Они могут либо ответить на комментарий, либо выбрать « Разрешить^(Resolve) » .

При разрешении комментария он исчезает из ветки комментариев. Кажется, что комментарий удален, но на самом деле он скрыт только с правого поля.

Если вы хотите увидеть все комментарии, опубликованные в документе, просто выберите черный значок комментария в правом верхнем углу документа.

Здесь показаны все комментарии, которые были опубликованы в документе, а также вся следующая информация о комментарии.

• Дата^(Date) и время публикации комментария
• Все ответы на комментарий
• Любой текст документа, который был выбран при создании комментария
• Ссылка для повторного открытия решенных комментариев
• Ссылка для ответа на комментарии

Выберите Комментарий^(Comment) , чтобы добавить новые комментарии в ветку комментариев. Выберите Уведомления^{(Notifications)} , чтобы изменить настройки электронной почты таким образом, чтобы вы получали уведомления только тогда, когда кто-то отвечает на ваши комментарии, или вообще не получать уведомления.

Редактирование и разрешение правок

Чат Google Docs^{(Google Docs)} особенно полезен для внесения предложений по редактированию документа без фактического их внесения. 

По умолчанию Документы Google^{(Google Docs)} позволяют вносить изменения в документ, и изменения вступают в силу немедленно. Чтобы переключить режим редактирования только на предлагаемые изменения, выберите стрелку раскрывающегося списка справа от слова « Редактирование»^(Editing) в правом верхнем углу документа.

Выберите Предложение^(Suggesting) из выпадающего списка.

Когда вы вносите изменения в документ, текст в документе зачеркивается, а замещающий текст отображается рядом с ним. Каждое редактирование открывает новый комментарий справа с описанием внесенного редактирования.

Цель этой функции состоит в том, чтобы окончательный редактор или первоначальный автор мог пройти правки и принять изменения по отдельности, установив флажок для этого редактирующего комментария.

Однако, если вы не хотите разрешать комментарии по отдельности, есть полезный прием, позволяющий разрешать их все сразу.

Для этого откройте меню « Инструменты^(Tools) » и выберите « Просмотреть предлагаемые изменения»^{(Review suggested edits)} .

Откроется небольшое окно в правом верхнем углу документа. Вы можете выбрать стрелку вверх или вниз для прокрутки каждого комментария редактирования в документе. Вы можете выбрать Принять^(Accept) или Отклонить^(Reject) отдельные изменения.

Если вы хотите просто принять или отклонить их все, выберите стрелку раскрывающегося списка справа от кнопки   « Принять^(Accept) » или « Отклонить ».^(Reject)

Вы можете выбрать «Принять все^{(Accept All)} » , чтобы утвердить все изменения. Это обновит весь документ с использованием предложенных правок и устранит все связанные комментарии.

Узнайте больше о разрешении комментариев в Документах Google^{(resolving comments in Google Docs)} .

Комментарии помогают в совместной работе

Использование облачного текстового процессора, такого как Google Docs , упрощает совместную работу над документами^{(collaborating on documents)} . 

Система комментирования построена таким образом, чтобы обсуждение изменений документа в команде было удобным и простым. Как только все привыкнут к тому, как работает система чата Google Docs , вы обнаружите, что ваша команда намного эффективнее работает над документами вместе. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat іѕ a very effective tool to collaborate on documents with teams. It provides the ability for editors to mark up and cоmment on edits, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Как удалить границы таблицы в Документах Google

• Как вставить водяной знак в Word и Google Docs

• Изменить на альбомную ориентацию в Документах Google

• Документы Google против Microsoft Word — в чем разница?

• Как найти и заменить слова в MS Word и Google Docs

• Как экспортировать ваши электронные письма из Microsoft Outlook в CSV или PST

• Использование инструмента поиска цели для анализа «что, если» в Excel

• Как исправить строку в Excel

• Как использовать Google Forms в качестве счетчика расходов

• Как изменить шрифт по умолчанию в приложениях Office

• Исправить ошибку несоответствия начального тега конечного тега при открытии файлов DOCX

• Что такое Microsoft 365?

• Что такое Microsoft Teams и как это работает?

• 5 функций скрипта Google Sheets, которые вам нужно знать

• Как использовать Flash Fill в Excel

• Как создать и запустить макрос в Word

• Сделайте так, чтобы OpenOffice Writer выглядел и функционировал как Microsoft Word

• Google Slides против Microsoft PowerPoint — в чем разница?

• Как добавить сноски в Word

• Как использовать функцию СЦЕПИТЬ в Google Sheets