Трекер расходов жизненно важен, если вы составляете бюджет или вам нужно знать, куда уходят ваши деньги. Google Forms — это бесплатный конструктор форм, который отлично подходит для отслеживания расходов.

Google Forms легко настраивается, поэтому, хотя его также можно использовать в качестве опроса, инструмента RSVP , контактной формы, листа подписки на продукт или любой другой формы вопросов / ответов, вы можете превратить его в настраиваемый трекер расходов, выбрав вопросы, связанные с расходами. .

Трекер расходов Google Forms может отслеживать все, что вы хотите в отношении транзакции, и, поскольку он отлично работает с телефона, вы будете иметь его с собой, куда бы вы ни пошли.

Вы можете перестать сохранять квитанции или пытаться расшифровать платеж с вашей кредитной карты; просто откройте свой трекер расходов сразу после того, как вы потратите деньги, чтобы записать все важные детали и отправить их в электронную таблицу, которую вы сможете просмотреть позже.

Совет^(Tip) . Ознакомьтесь с нашим списком лучших приложений^{(best budgeting and expense tracking apps)} для составления бюджета и отслеживания расходов, чтобы узнать о других способах отслеживания расходов. Они не такие настраиваемые, как Google Forms , но у них есть свои преимущества.

Решите, что отслеживать^{(Decide What To Track)}

Идея трекера расходов состоит в том, чтобы следить за тем, на что вы тратите свои деньги, поэтому есть несколько основных деталей, которые необходимо включить в форму. Но в зависимости от того, что вы хотите отслеживать, вам могут понадобиться дополнительные поля в форме.

Вот несколько примеров того, что вы можете отслеживать:

• Цена^(Price) : Сколько стоит эта сделка?
• Магазин^(Store) : Куда вы тратите деньги?
• Описание^{(Description)} : На что вы тратите деньги?
• Категория^(Category) : Что это за покупка (развлечение, еда, счет и т. д.)?
• Используемый способ оплаты^{(Payment method used)} : как вы платите за него (какой картой/банком/приложением)?
• Кто взял на себя расходы^{(Who ran the expense)} : если форму используют несколько человек
• Примечания^(Notes) : какие-либо дополнительные примечания, которые вам нужно сделать?

Решая, что включить в трекер расходов Google Forms , имейте в виду, что вы хотите, чтобы поля были как можно более широкими, чтобы они могли применяться ко всему, что вы покупаете. Например, вам не обязательно нужно поле, в котором спрашивается, какую еду вы покупаете, если только это не трекер расходов на еду; вы также можете использовать это для записи арендной платы и телефонных счетов.

В этой заметке вы можете сделать любое из полей в форме отслеживания расходов обязательными или необязательными. Итак, если вам нужно действительно конкретное поле для чего-то, просто сделайте его необязательным, чтобы вам не приходилось использовать его для каждой транзакции.

Создайте трекер расходов Google Forms^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Это образец трекера расходов, поэтому ваш ни в коем случае не должен выглядеть точно так же, как этот. Мы используем общие вопросы с еще более широкими вариантами ответов, чтобы показать, как это работает. Вы узнаете, что редактировать форму чрезвычайно просто, поэтому у вас не должно возникнуть проблем с настройкой ее под себя.

• Откройте Google Формы^{(Open Google Forms)} .
• Выберите Пустой^(Blank) , чтобы начать новую форму.
• Переименуйте свою форму во что-то узнаваемое.
• Выберите первое поле и измените его на Краткий ответ^{(Short answer)} .

• Назовите эту цену Price^(Price) , убедитесь, что отображается число Is^{(Is number)} , а затем отметьте кнопку Required .

• Используйте знак «плюс» в меню справа, чтобы добавить новый вопрос, но на этот раз выберите « Множественный выбор^{(Multiple choice)} » .
• Назовите этот магазин^(Store) , а затем заполните варианты ответа обычными магазинами, в которых вы делаете покупки. Другое^(Other) добавляется по умолчанию, поэтому, если вы совершите покупку в другом магазине, вы можете ввести его там.

• Продолжайте^(Continue) заполнять форму, задавая различные вопросы, которые вы хотите задать себе каждый раз, когда что-то покупаете. Используйте приведенные выше предложения, такие как вопрос о способе оплаты и описании, чтобы предоставить себе как можно больше деталей. Это пригодится позже, когда мы будем интерпретировать все результаты из формы.
• Используйте кнопку предварительного просмотра (значок глаза) в верхней части Google Forms , чтобы получить URL -адрес вашей формы. Вы можете поделиться этим с кем угодно, с кем хотите использовать форму, или отправить его себе, чтобы он был легко доступен с вашего телефона.

Это не обязательно, но ваша форма также может включать изображения, заголовки и уникальную цветовую схему. Красочная форма может сделать отслеживание расходов забавным, если это вообще возможно! Значок с краской в ​​верхней части страницы — это то место, куда вы переходите для этих изменений.

Настройка расчетов^{(Set Up Calculations)}

Каждая запись из вашей формы собирается в красиво отформатированной электронной таблице в Google Sheets . Выберите ОТВЕТЫ^{(RESPONSES )} в верхней части формы, а затем щелкните значок электронной таблицы, чтобы переименовать электронную таблицу (если хотите).

После того, как электронная таблица откроется, создайте новую вкладку внизу и назовите ее как-то вроде « Расчеты^{(Calculations)} » . 

Оттуда вы можете делать все, что поддерживает Google Sheets : суммировать все свои расходы за определенный период времени, создавать графики для визуального понимания ваших расходов, видеть, кто тратит больше всего денег, определять, какие магазины обходятся вам больше всего и т. д. .

Использование этих типов формул в Google Sheets выходит за рамки этой статьи, но давайте рассмотрим что-то действительно простое, например, суммирование всех расходов для каждого человека, чтобы мы могли действительно увидеть, кто тратит больше всего. Вы всегда можете адаптировать формулу, чтобы подсчитать, сколько вы тратите в каждом магазине.

Самый простой способ суммировать все расходы независимо от того, кто совершил транзакцию, — это запустить формулу суммы^(sum) , например:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Этот расчет работает для нашего примера, потому что столбец цены из ответов формы находится в столбце B.

Вот формула Google Sheets , которая показывает гораздо более подробный взгляд на то, сколько тратит каждый человек:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Это работает следующим образом: введите sumif и затем выберите столбец, содержащий имена ( G в нашем примере). Следующая часть определяет имя, Джефф^(Jeff) . Наконец, выберите заголовок столбца с ценами, чтобы, когда другой столбец совпадет с названием, которое нам нужно, он добавил только эти цены.

Просмотрите список функций Google Таблиц Google^{(list of Google Sheets functions)} , чтобы узнать о других способах интерпретации данных из вашей формы. Еще один способ увидеть свои расходы — использовать диаграмму или график; У Google есть учебник^{(Google has a tutorial)} по этому поводу.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

Αn expense tracker is vital if yоυ’re budgeting or yoυ need to know where your money is going. Google Forms is a free form builder that works great as an expensе tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 функций скрипта Google Sheets, которые вам нужно знать

• Как удалить границы таблицы в Документах Google

• 4 способа конвертировать Excel в Google Таблицы

• Как Google Docs Chat помогает вам совместно работать над документами

• Как вставить водяной знак в Word и Google Docs

• 10 инструментов для восстановления утерянного или забытого пароля Outlook PST

• Microsoft Outlook не открывается? 10 способов исправить

• Как исправить зависание Outlook при загрузке профиля

• Google Slides против Microsoft PowerPoint — в чем разница?

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Сделайте так, чтобы OpenOffice Writer выглядел и функционировал как Microsoft Word

• Как использовать анализ «что, если» в Excel

• Как сортировать по дате в Excel

• Как исправить ошибки #N/A в формулах Excel, таких как ВПР

• Как настроить уведомления о прочтении в Outlook

• Как наслаивать объекты в презентации PowerPoint

• Как добавить номера слайдов в презентацию PowerPoint

• Как экспортировать ваши электронные письма из Microsoft Outlook в CSV или PST

• Исправить сообщение об ошибке MS Office «Не удается проверить лицензию»

• Как использовать Flash Fill в Excel