В вашей профессиональной жизни электронная почта^{(life email)} , вероятно, является одним из самых важных средств коммуникации. Вы делаете это каждый день, и если вы чем-то похожи на меня, вы утопаете в этом.

Конечно, вы можете посвятить определенный час или два в день управлению своей электронной почтой. Но если вы тратите 10 минут или больше на каждый ответ, электронная почта скоро займет весь ваш день, и отключение уведомлений Gmail вас не спасет.

Вот почему очень важно научиться писать профессиональные электронные письма, которые получают ответы и^(AND) не занимают больше нескольких минут. К счастью, сегодня для этого не нужно быть великим писателем или гуру продуктивности^{(productivity guru)} . Все дело в том, чтобы найти правильную стратегию и набор инструментов для ее реализации. 

Настройка шаблонов электронной почты (стандартные ответы)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Создание шаблонов электронной почты — отличный способ сэкономить время для тех, кто часто получает одни и те же вопросы или комментарии по электронной почте. Потратьте день на настройку готовых ответов, и вам больше не придется писать одни и те же ответы по десять раз в день. И в Gmail, и в Outlook^{(Gmail and Outlook)} есть эта функция, которая поможет вам сэкономить время и бесплатно автоматизировать работу с электронной почтой. 

Вот как настроить профессиональные шаблоны электронной почты в Gmail всего за несколько кликов:

• После входа в свою учетную запись щелкните значок шестеренки и выберите « ^{(icon and select)} Настройки^(Settings) » .
• Затем перейдите в раздел « Дополнительно^(Advanced) » и нажмите « Включить^(Enable) » рядом с параметром « Шаблоны^(Templates) ». Прокрутите^(Scroll) страницу вниз, чтобы сохранить изменения.

• Теперь вы можете начать работать над собственными шаблонами писем. Введите текст, который вы хотите сохранить в новом электронном письме. Затем щелкните три вертикальные точки в правом нижнем углу и выберите « Шаблоны»^(Templates) , чтобы сохранить черновик в качестве шаблона. 

Вы можете создавать шаблоны для ответов, содержащих как длинные абзацы, так и быстрые ответы из 2-3 предложений. Вы удивитесь, сколько времени они сэкономят вам в будущем. 

Сетевые письма^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Если ваша проблема заключается не^{(problem isn)} в использовании шаблонов электронной почты, а в их создании, попробуйте сетевые электронные письма^{(Networking Emails)} . Это веб-инструмент с десятками шаблонов электронной почты, которые помогут вам расширить вашу профессиональную сеть. 

Сетевые электронные письма^{(Networking Emails)} , созданные Resume Worded , являются отличным ресурсом для оптимизации вашего общения. Некоторые примеры шаблонов, которые они предлагают, включают холодное/теплое знакомство, последующее общение с неответившим и даже написание благодарственных записок. 

Каждый шаблон также содержит полезные советы и предложения, которые могут еще больше улучшить ваше общение с получателем. 

Вы можете использовать кнопку поиска или просмотреть^{(search button or browse)} список, чтобы найти нужное электронное письмо. Тогда все, что осталось сделать, это скопировать и вставить его в окно сообщения и изменить^{(message box and change)} несколько деталей. 

Счетчик слов плюс^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Если вы тот, кто пишет более 10 электронных писем в день, очень важно, чтобы некоторые из них были короткими и приятными. Поэтому, если вы часто получаете слишком длинные электронные письма, вы можете подумать об использовании инструмента счетчика слов,^{(word counter tool)} чтобы остановить себя. Расширение Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus может сделать эту работу за вас. 

Выделите^(Highlight) текст в письме и получите количество слов и символов, которые вы использовали одним щелчком мыши. Затем вы можете либо продолжить писать свое электронное письмо, либо завершить^{(email or wrap)} его, прежде чем оно станет состоящим из двух частей. 

DraftMap

Вы можете найти много отличных инструментов, которые помогут вам писать лучше и, таким образом, сократить время, которое вы тратите на корректуру и переписывание своих электронных писем. DraftMap является одним из них. Вспомните Grammarly или Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} , а также отметьте ненужные повторения слов^{(word repetition)} и помогите придерживаться одного стиля письма^{(writing style)} . 

Это расширение Chrome^{(Chrome extension)} дает вам в режиме реального времени предложения по написанию, которые имеют цветовую кодировку. Это поможет вам избежать использования пассивного залога, опечаток, клише, а также даст советы по читабельности вашего письма. Все предложения основаны на правилах письма Эрнеста Хемингуэя. DraftMap особенно удобен, так как все процессы происходят прямо в окне составления^{(composition box)} электронной почты .

Не волнуйтесь, если вы все еще выделены слова после того, как вы закончили редактирование электронной почты. Получатель не увидит цвета, предложения видны только вам. 

Ваша электронная почта может быть лучше^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Ваша электронная почта может быть лучше^(Better) — это онлайн-инструмент, предназначенный для сокращения времени, которое вы тратите на управление электронной почтой, путем обучения всех передовым методам работы с электронной почтой. 

При составлении профессионального электронного письма вы следуете определенным правилам. Например, убедитесь, что ваше сообщение имеет четкую строку темы или не содержит ненужных вложений. Вы будете удивлены тем, как часто люди нарушают эти правила, что в конечном итоге приводит к тому, что обе стороны тратят больше времени и усилий^{(time and effort)} . 

Ваша электронная почта могла бы быть лучше^{(Your Email Could Be Better)} содержит список из 10 распространенных ошибок. Каждый из пунктов сопровождается объяснением и примерами^{(explanation and examples)} того, как улучшить вашу электронную почту. Это может пригодиться, если вы хотите рассказать своим коллегам об этих правилах, но не знаете, как это сделать. Вы можете использовать свои собственные слова или отправить им ссылку на « Ваша электронная почта может быть лучше»^{(Your Email Could Be Better)} , чтобы проиллюстрировать свою точку зрения. 

Мы все хотели бы, чтобы наша электронная почта стала полностью автоматизированной и не требовала вообще никакого внимания. Хотя сегодня это не совсем возможно, любая мелочь помогает. Будь то сокращение длины электронной почты или время, когда вы пишете, как только вы установите некоторые правила, вы заметите свои первые улучшения. 

Если вы просто не можете перестать писать длинные письма, отнимающие много времени, возможно, пришло время полностью отказаться от электронной почты. Вместо этого попробуйте использовать менеджер по работе с клиентами^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) или Slack для обмена сообщениями с коллегами. По крайней мере, это поможет вам тратить меньше времени на электронную почту. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professiоnal life email is probably onе of the most important meanѕ of communiсation. You do it on a daily basis and if you’re anything like mе, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Как исправить Disk Write Error в Steam

• Как запланировать отправку писем позже

• Как предотвратить попадание спама в ваш почтовый ящик

• 3 способа взять Photo or Video на хромин

• Как Detect Computer & Email Monitoring или Spying Software

• OLED vs Microled: Если вы ждать?

• Как взять Screenshot на Steam

• Как сделать Spotify Louder and Sound Better

• Как найти лучшие раздорные серверы

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED и многое другое

• Как изменить язык на Netflix

• Что такое Uber Passenger Rating and How, чтобы проверить это

• Discord не Opening? 9 Ways, чтобы исправить

• Как открыть File с No Extension

• 7 Quick Fixes, когда Minecraft Keeps Crashing

• Как отбрасывать до Roku TV от PC or Mobile

• Как разделить Screen на хромин

• 10 Best Ways до Child Proof Your Computer

• Как Mute Someone на Discord

• Не может Schedule Uber в Advance? Вот что делать