Microsoft Teams используют более 15 миллионов пользователей, и около 1300 пользователей подключаются к звонку Teams каждую секунду. Последствия пандемии 2021 и 2022 годов привели к внезапному росту виртуального соединения людей для удаленной работы и совещаний. Вовлеченность приложения и количество активных пользователей в Teams просто невероятное и достигает небесного предела. Это лучшая замена Skype для бизнеса, и вы можете наслаждаться его невероятными функциями. Несколько заметных функций и преимуществ Microsoft Teams включают групповой чат, видео/голосовой вызов, параметры совместного использования экрана, мега-собрания, онлайн-классы и многое другое. Будучи частью среды Microsoft 365 , Microsoft Teamsфункции собраний сочетают в себе роль Outlook , SharePoint и других приложений Microsoft . Проще говоря, вы можете пользоваться множеством функций и преимуществ Microsoft Teams , лучшие из которых перечислены ниже. Надеюсь, эта статья вам очень поможет!

10 лучших функций Microsoft Teams^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

В этом разделе мы составили список функций собраний Microsoft Teams , которые все эти дни скрыты в ваших умах. Прочтите^(Read) и поделитесь ими с друзьями, которым они пригодятся.

1. Делитесь электронной почтой в командах^{(1. Share Email in Teams)}

Иногда может возникнуть необходимость скопировать содержимое из почты Outlook и вставить его в чат Teams . Копировать^(Copy) и вставить^(Paste) было бы отличным выбором, предпочитаемым многими из вас. Тем не менее, в этом нет необходимости, поскольку функция Microsoft Teams по ^{(Microsoft Teams)}обмену почтой с Teams^{(sharing mail to Teams)} будет невероятно полезна. Встроенная функция между Outlook и Teams позволяет вам сделать это.

• Эта функция Microsoft Teams будет полезна тем организациям, которые имеют дело с внешними клиентами, поставщиками, коллегами и многим другим^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Вы можете отправлять все эти электронные письма на один канал Teams,^{(send all those emails to a single Teams Channel)} что позволяет избежать ложно-ошибочных ответов и содержать почту в чистоте.
• Чтобы поделиться почтой Outlook с ^(Outlook)Teams , у вас должна быть надстройка Outlook^{(Outlook add-in)} . Эта надстройка автоматически устанавливается на ваш компьютер для пользователей Teams . Обратите внимание, что эта функция не поддерживается для мобильных пользователей Teams .

Выполните следующие действия, чтобы поделиться электронной почтой с Teams .

1. Если вы используете настольное приложение, вы можете просто щелкнуть кнопку « Поделиться в Teams^{(Share to Teams)} » на ленте панели инструментов, а если вы используете веб-приложение, щелкнуть значок « Дополнительные действия…^{(More actions … )} » в правом верхнем углу письма.

2. Здесь введите имя человека, группы или канала, которым вы хотите поделиться почтой.

Если у вас есть какие-либо вложения в почте, они автоматически включаются, когда вы отправляете их в Teams . Если вы хотите удалить их, вы можете снять флажок « Включить вложения^{(Include attachments)} ». Наслаждайтесь^(Enjoy) отправкой писем в Teams напрямую, не используя обычный традиционный метод.

2. Используйте комнаты отдыха^{(2. Use Breakout Rooms)}

Обратите внимание, что эта функция Microsoft Teams доступна только для организаторов собраний пользователей настольных приложений ( Microsoft и Mac ). Вы не можете использовать эту функцию, если на собрании присутствует более 300 человек, а при создании комнат отдыха^{(Breakout Rooms)} Teams перед собранием вы не можете добавить более 300 человек.

• Когда вы находитесь в комнате обсуждения, вы не можете добавлять людей к собранию с панели участника, не можете добавлять дополнительных людей в чат, не можете использовать функцию «Позвонить мне» и не можете копировать содержимое собрания «Присоединиться»^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . В противном случае вы можете пользоваться всеми остальными функциями общения и обмена информацией.
• Вы можете создавать комнаты отдыха Teams, когда вы инициируете собрание или в середине собрания^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} , чтобы позволить небольшой группе участников обсуждать и сотрудничать.
• Вы можете создать около 50 комнат отдыха Teams для одного собрания^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . Таким образом, вы можете разделить участников встречи на несколько групп, чтобы обсудить какое-либо конкретное/общее содержание встречи.

Если вы являетесь организатором/ведущим собрания, вы можете создать комнаты отдыха^{(Breakout Rooms)} в Teams , выполнив указанные ниже действия.

1. Как обычно, создайте приглашение на собрание и начните собрание.

2. Теперь нажмите на опцию « Комнаты обсуждения», как показано ниже.^{(Breakout rooms )}

3. В следующем окне вы можете выбрать количество комнат, которые вы хотите создать, из раскрывающегося меню и, наконец, нажать « Создать комнаты^{(Create rooms )} » , как показано.

После создания комнат обсуждения^(Breakout) вы можете переименовать их и вручную или автоматически назначать им участников. Вот и все. Как менеджер комнаты^{(Breakout Room)} отдыха вы можете добавлять и удалять комнаты, управлять участниками в комнате, присоединяться к любым комнатам, выходить и открывать комнаты, назначать ограничения по времени для комнат, отправлять объявления и при необходимости воссоздавать комнаты. Если вы не можете управлять комнатами обсуждения^{(Breakout rooms)} , вы также можете назначить участника или докладчика для управления ими.

Читайте также: ^{(Also Read:)} Как использовать секретные смайлики Microsoft Teams^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Виртуальная доска^{(3. Virtual Whiteboard)}

Microsoft Teams имеет связь с Microsoft Whiteboard , с помощью которой вы можете поделиться своим мнением, рисуя, записывая и делая наброски вместе на собрании. Эта совместная работа на доске^(Whiteboard) доступна для всех участников собрания. Чтобы использовать доску^(Whiteboard) в Teams , убедитесь, что на вашем устройстве установлена ​​доска Microsoft .^{(Microsoft Whiteboard)}

Вы можете писать, перетаскивая букву, добавляя текст, добавляя заметку, можете добавить изображение из библиотеки, изображение Bing или изображение с камеры^(Camera) , вставить документ, добавить документ PDF/Word/PowerPoint и многое другое, что вас развлечет много. Вы можете сделать свою доску^(Whiteboard) видимой для всех участников, выполнив следующие шаги.

1. После запуска собрания или присоединения к нему щелкните значок « Открыть общий доступ» на панели задач^{(Open share tray )} , как показано ниже.

2. Теперь справа щелкните Microsoft Whiteboard , как показано на рисунке.

Теперь Microsoft Whiteboard загружается на экран, и после этого экран выглядит так, как показано ниже.

Теперь участники встречи могут наслаждаться своими мыслями, используя эту удивительную функцию Microsoft Teams . Участники, принадлежащие к одному и тому же арендатору, могут работать на доске^(Whiteboard) вместе, в то время как незнакомые, федеративные или анонимные пользователи не могут этого делать. Обратите внимание, что когда вы используете доску^(Whiteboard) для обмена содержимым на записываемом собрании Teams , это не будет частью записи. Эта функция находится в стадии разработки, и Microsoft сообщит вам, как только изменения вступят в силу.

Интересной особенностью является то, что функция Microsoft Whiteboard доступна для всех участников чата собрания даже после его завершения.

4. Живая транскрипция на встречах^{(4. Live Transcription in Meetings)}

Когда вы находитесь на собрании Teams , вы можете видеть транскрипцию контента в виде текста, который отображается рядом с тем же экраном собрания. Это одна из лучших функций и преимуществ Microsoft Teams , которую могут использовать глухие или слабослышащие пользователи, а также имеющие языковой барьер. Кроме того, если вы посещаете собрание, на котором слишком много шума, эта функция будет очень полезна. Транскрипция в реальном времени на собраниях^{(Live transcription in meetings)} доступна только для настольной версии Teams .

Чтобы включить транскрипцию в реальном времени на собраниях Teams , выполните указанные ниже действия.

1. Присоединитесь к собранию и щелкните значок Дополнительные действия^{(More actions icon )} , как показано ниже.

2. Теперь выберите параметр « Начать транскрипцию^{(Start transcription )} » в раскрывающемся списке, как показано выше.

После этого все участники собрания получат уведомление о том, что ведется расшифровка содержания собрания. Вы также можете изменить язык транскрипции и отметить, что изменение языка влияет на всех пользователей.

Вы можете переключить язык транскрипции, как указано ниже.

Английский^(English) (США), английский^(English) ( Канада^(Canada) ), английский^(English) ( Индия^(India) ), английский^(English) (Великобритания), английский^(English) ( Австралия^(Australia) ), английский^(English) ( Новая Зеландия^{(New Zealand)} ), арабский^(Arabic) ( Арабские Эмираты^{(Arab Emirates)} ) ( предварительная версия^(Preview) ), арабский^(Arabic) ( Саудовская Аравия^{(Saudi Arabia)} ) ( предварительная версия^(Preview) ), китайский^(Chinese) ( кантонский диалект^(Cantonese) ), китайский^(Chinese) ( мандаринский диалект^(Mandarin) ), датский^(Danish) , голландский^(Dutch) ( Бельгия^(Belgium) ) ( предварительный просмотр^(Preview)), голландский^(Dutch) ( Нидерланды^{(Netherlands)} ), французский ( Канада^(Canada) ), французский ( Франция^(France) ), финский^(Finnish) ( предварительная версия^(Preview) ), немецкий, хинди^(Hindi) , итальянский^(Italian) , японский^(Japanese) , корейский^(Korean) ( предварительная версия^(Preview) ), норвежский, польский ( предварительная версия^(Preview) ), португальский^(Portuguese) ( Бразилия^(Brazil) ), русский^(Russian) ( предварительная версия^(Preview) ) ), испанский ( Мексика^(Mexico) ), испанский ( Испания^(Spain) ), шведский^(Swedish) .

Читайте также: ^{(Also Read:)} Как включить или отключить Push-to-Talk в Microsoft Teams^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Слеш-команды^{(5. Slash Commands)}

Как давно вы используете Teams ? Знаете ли^(Did) вы, что slash(/) commands могут упростить вашу работу и взаимодействие с приложением?

Да. Вы можете переключиться на свой любимый канал, изменить свой статус, найти последнее сообщение или перейти к сохраненным сообщениям с помощью команд косой черты.^(Slash)

Перейдите к строке поиска и введите ^{(Search )}/ в ней. Список рекомендуемых команд будет показан следующим образом.

Вот несколько наиболее часто используемых команд в Teams .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Воспользуйтесь этими интересными командами^{(interesting commands)} и настройте параметры Teams за секунду.

6. Привлечение внимания к людям^{(6. Spotlighting People)}

В Teams вы можете выделять^(spotlight) какие-то конкретные видео, чтобы выделить их среди всей широкой гаммы участников. Если вы являетесь организатором или докладчиком собрания, вы можете выделить около 7 пользователей на собрании. Вы не можете выделять людей, если вы включили режим просмотра « Большая галерея»^{(Large gallery)} или «Вместе» . ^{(Together mode)}Вот несколько инструкций, как выделить людей на собраниях Microsoft Teams .

1. Присоединяйтесь к собранию и перейдите к списку участников .^{(Participants )}

2. Теперь щелкните правой кнопкой мыши имя пользователя, которого вы хотите выделить, и выберите параметр «В центре внимания для всех^{(Spotlight for everyone )} », как показано ниже.

3. Затем подтвердите приглашение, снова нажав Spotlight для всех .^{(Spotlight for everyone )}

Теперь видео выбранного участника будет выделено на собрании. Если вы хотите прекратить подсветку, выполните следующие шаги.

4. Как и раньше, щелкните правой кнопкой мыши имя участника и выберите параметр « Выйти из центра внимания^{(Exit spotlight )} », как показано ниже.

5. Наконец, подтвердите приглашение, нажав « Выход из прожектора^{(Exit spotlight )} » , как показано ниже.

Примечание.^{(Note: )} Чтобы привлечь внимание к своему видео, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши свое видео и выбрать параметр «В центре внимания»^{(Spotlight me )} или перейти к списку участников, щелкнуть правой кнопкой мыши свое имя и выбрать параметр «В центре внимания»^{(Spotlight me)} .

Читайте также: ^{(Also Read:)} Как войти в центр администрирования Microsoft Teams^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Режим докладчика^{(7. Presenter mode)}

Режим докладчика будет способствовать более активному участию аудитории в собрании, поскольку докладчик также виден в презентации. Вместо того, чтобы делиться только окном или экраном, эта замечательная функция станет неотъемлемой частью встречи с ее выделением^{(Standout )} (удаляет ваш фон и показывает содержимое презентации) , рядом^{(, Side-by-side )} (и ваш канал, и контент будут отображаться рядом ). ) и Репортер^{(Reporter )} (презентация будет проходить справа от вашего плеча, как будто вы смотрите ее в репортажах по телевизору). Вот несколько инструкций по использованию режима докладчика в Teams .

Примечание:^{(Note: )} Если вы используете веб-приложение или мобильную версию Teams , докладчик и презентация будут отображаться отдельно. Вам рекомендуется использовать настольную версию приложения, чтобы использовать эту функцию режимов докладчика^{(Presenter Modes feature)} .

1. Как только собрание начнется, щелкните параметр « Поделиться содержимым^{(Share content )} », как показано на рисунке.

2. Убедитесь, что вы включили камеру и выбрали режим докладчика^{(presenter mode )} , который хотите использовать. Вы можете настроить свой фон, включить или исключить компьютерные звуки и передать управление другим, когда используете этот режим.

3. Чтобы выйти из общего доступа, вы можете нажать кнопку «Остановить презентацию^{(Stop presenting )} » на панели инструментов презентации.

8. Сочетания клавиш ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

Перечисленные ниже сочетания клавиш помогут вам эффективно работать в Teams . Эти функции собраний Microsoft Teams очень полезны для пользователей с дальновидными проблемами. Вот список сочетаний клавиш, которые помогут вам получить доступ к Teams без использования мыши.

Примечание^(Note) . Для быстрого доступа, использующего числовой ввод, используйте цифровые клавиши над клавишами алфавита^(Alphabets) .

• Общие сочетания клавиш^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Навигационная комбинация клавиш^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Сочетания клавиш для обмена сообщениями^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Горячие клавиши для собраний и вызовов^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

Так чего же ты ждешь? Похвастайтесь^(Show) перед друзьями с помощью этих хитрых ярлыков!

Читайте также: ^{(Also Read:)} Как изменить аватар профиля Microsoft Teams^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Скрыть или показать сообщения в Teams^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

Вы не можете удалить всю историю канала или чата, но вы можете скрыть или отобразить любой канал или чат в Teams , выполнив следующие действия. История чата возобновляет свою активность, когда кто-то отправляет в нее сообщение, и вы можете возобновить ее, когда это необходимо. Это одна из самых простых функций и преимуществ Microsoft Teams , которая позволяет вам сосредоточиться только на чатах или каналах с высоким приоритетом.

1. Наведите указатель мыши на канал или чат, который вы хотите скрыть, и щелкните значок с тремя точками^{(three-dotted icon)} , как показано на рисунке.

2. Теперь нажмите на опцию « Скрыть^{(Hide )} », как показано выше. Выбранный чат исчезнет из списка команд .^(Teams)

Позже, если вы передумаете и захотите отобразить чаты, выполните следующие шаги.

3. Найдите скрытый чат с помощью панели поиска и нажмите клавишу Enter^{(Enter key )} , чтобы открыть его.

4. Теперь нажмите « Показать скрытую историю чата»,^{(Show hidden chat history)} если хотите ее просмотреть. К этому времени вы увидите чат/канал в списке Teams на левой панели.

5. Теперь щелкните трехточечный значок^{(three-dotted icon )} вашего чата/канала и выберите параметр « Показать^{(Unhide )} », как показано на рисунке.

Точно так же вы можете закрепить свой любимый чат или отключить^{(pin your favorite chat or mute)} его, когда это необходимо.

10. Закладка сообщений^{(10. Bookmark Messages)}

^{(Microsoft Teams)}Функции собраний Microsoft Teams , такие как добавление сообщений в закладки^{(Bookmarking)} , помогут вам сэкономить время на поиск любого текста вместо прокрутки всего чата. Несмотря на то, что сообщение скрыто в длинной истории разговоров, вы можете легко найти его, сохранив для дальнейшего использования. Вот как добавить сообщение в закладки.

1. Когда вы найдете какое-либо сообщение, которое необходимо для ознакомления в ближайшее время, наведите указатель мыши на сообщение и щелкните значок с тремя точками^{(three-dotted icon)} .

2. Затем выберите параметр Сохранить это сообщение^{(Save this message )} из списка, как показано.

3. Чтобы просмотреть сохраненные сообщения, щелкните изображение своего профиля и выберите параметр « Сохранено^{(Saved )} », как показано на рисунке.

4. Теперь все сохраненные разговоры будут отображаться на левом экране. Вы можете легко щелкнуть и получить к ним доступ.

Начните^(Start) сохранять свои сообщения и легко находите их с помощью этой функции.

Рекомендуемые:^{(Recommended:)}

• Как настроить скины Rainmeter для двух мониторов в Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
• Как размыть фон в Microsoft Teams^{(How to Blur Background on Microsoft Teams)}
• 15 лучших бесплатных сервисов виртуальных почтовых ящиков^{(15 Best Virtual Mailbox Free Service)}
• Как включить темный режим Microsoft Outlook^{(How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode)}

Надеюсь, что это руководство было полезным, и вы узнали о некоторых функциях Microsoft Teams^{(Microsoft Teams features)} , о которых вы никогда не слышали. Не стесняйтесь^(Feel) обращаться к нам в разделе комментариев внизу с вашими предложениями и отзывами об этой статье. Продолжайте посещать нашу страницу, чтобы узнать больше интересных советов и приемов, и дайте нам знать, какую тему вы хотите, чтобы мы рассмотрели дальше.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microsoft Teams is used bу more than 15 million users and around 1300 users conneсt to Teams call every second. The pandemic effect of 2021 and 2022 has led to its sudden growth for connecting people virtually on remote wоrk and meetings. The engagemеnt of the application and number of active users on Teams is simply incredible and reaching the sky limit. It is the best replacement for Skype for business and you can enjoy incredible features in it. Few notable Microsoft Teams features and benefits include groυp chat, video/voice call, screen share options, mega meetings, online classroоms, and a lot more. Being a part of the Miсrosoft 365 envіronmеnt, Mісrosoft Teams meeting features cоmbines the role of Outlook, SharePoint, and other Microsoft applicatiоns. In simplе words, you can enjoy a ton of Microsoft Teams fеatures and benefits from which the best collections of them are listed belоw. Hope this article helps you a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

Recommended:

• How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10
• How to Blur Background on Microsoft Teams
• 15 Best Virtual Mailbox Free Service
• How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode

Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

Related posts

• Microsoft Teams против Zoom: что Better?

• Microsoft Teams против Slack: что лучше?

• 11 лучших советов и рекомендаций по Microsoft Teams

• Как сохранить статус Microsoft Teams доступным

• Как размыть фон в Microsoft Teams

• Что такое Microsoft Teams Together Mode? Как включить режим вместе?

• Что такое Microsoft Teams и как это работает?

• LibreOffice против Microsoft Office — что лучше для вас?

• Как создать Breakout Rooms в Microsoft Teams

• Как активировать подарочную карту в учетной записи Microsoft

• Как использовать Snapchat Camera filter на Microsoft Teams and Skype

• 13 лучших сочетаний клавиш для Microsoft Teams

• 10 лучших инструментов совместной работы для удаленных команд

• 13 лучших альтернатив Mininova — 2022 TechCult

• Turn Off Read Receipts в Microsoft Teams для членов команды

• Как установить Microsoft Teams Status As Always Available

• 27 лучших альтернатив Microsoft Word

• 14 лучших бесплатных сайтов для анонимных сообщений

• Как Microsoft Teams отслеживает вашу деятельность и как остановить его

• Сделайте свой голос профессиональным с помощью этих быстрых советов по смелости