Microsoft 365 недавно анонсировала новые функции для отслеживания производительности. Он был нацелен на мониторинг данных о работниках, но запуск функции дал обратный эффект после того, как люди узнали об объеме пользовательских данных, собранных Microsoft Teams .

Какие данные собирает Microsoft Teams ?

Microsoft Teams собирает три типа данных, т. е . перепись, использование^{(Census, Usage, )} и отчеты об ошибках^{( Error reporting data)} . Данные переписи — это не что иное, как стандартная информация о вашем устройстве, операционной системе и языке пользователя. Он также генерирует специальный идентификатор пользователя, который дважды защищен, чтобы избежать ненужной привязки. Данные переписи^(Census) в отчете о действиях пользователей Teams^{(Teams user)} — это данные, собираемые по умолчанию, и пользователь не может отказаться от них.

Microsoft также собирает данные об использовании, которые включают количество отправленных сообщений^{(number of messages sent)} , звонков^(calls) и собраний, к которым присоединились^{(meetings joined)} , а также название организации^{(name of the organization)} . Это также помогает отслеживать ошибки, чтобы их можно было вовремя исправить. Это называется данными отчетов об ошибках .^(Error)

Читайте: ^(Read:) как создать частную команду и изменить конфиденциальность в Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Отчет о действиях пользователей Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Чтобы просматривать и редактировать отчет о действиях пользователей Teams , вы должны быть администратором службы Teams^{(Teams service admin)} . Чтобы узнать больше о ролях администратора и разрешениях, получите доступ к ролям администратора Teams для управления командой^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. На левой панели навигации центра администрирования Microsoft Teams ^{(Microsoft Teams)}Analytics & reports > Usage reports .
2. Выберите действия пользователей Teams^{(Teams user activity )} на вкладке « Просмотр отчетов^{(View reports)} » на вкладке « Отчет^{(Report )} ».
3. Выберите диапазон на вкладке диапазона данных^{(data range)}
4. Нажмите «Выполнить^(Run) отчет».

Интерпретация отчета о действиях пользователей Teams^{(Teams User Activity Report)}

Отчет об активности пользователей Teams^{(Teams user)} можно просмотреть за последние 7, 30 или 90 дней^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Отчет дает разбивку использования пользователем. Он предоставляет подробную информацию о сообщениях каналов, ответных и почтовых сообщениях, сведениях об организованных собраниях и сведениях об участии в собраниях. Можно также предоставить подробную информацию о последней активности, времени видео и активности совместного использования экрана.

Этот отчет полезен администраторам компании для просмотра информации о действиях сотрудников с помощью Teams . Администраторы могут просматривать до 19 различных типов данных о действиях пользователей. В настоящее время у пользователей нет возможности отказаться от сбора данных от соответствующих администраторов компании. Хотя многие компании могут и не знать о наличии таких данных.

Где хранятся пользовательские данные Teams^{(Teams user)} ?

Microsoft Teams работает по всему миру и в нескольких юрисдикциях с разными стандартами обработки данных. Если вы хотите увидеть, где физически хранятся отдельные данные, вы можете перейти в центр администрирования Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Щелкните Settings > Organization profile , а затем перейдите к пункту Расположение данных^{(Data Location)} .

Управление уведомлениями Teams

Во время работы в Teams получение нескольких уведомлений с постоянным пингом в правом нижнем углу экрана может сильно отвлекать.

Вы можете вернуть управление, щелкнув три точки в правом верхнем углу Teams , выбрав «Уведомления канала^{(Channel notifications)} » и полностью отключив их. Вы также можете установить новые правила, выбрав «Пользовательские»^{(“Custom”)} .

Вы можете отключить « Все новые сообщения^{(All new posts)} », а также уменьшить количество упоминаний канала^(Channel) , например, когда кто-то отмечает вас на канале, используя @ Название канала , с « ^(Channel)Баннер и лента^{(Banner and feed)} » на « Только показывать в ленте^{(Only show in feed)} ».

Еще одно отвлечение — это когда вас пригласили на запланированную встречу или вы покинули встречу на полпути, но по-прежнему получаете уведомления каждый раз, когда сообщение вводится в окно чата текущей встречи.

Временное решение этой проблемы — изменить свой статус на « Не беспокоить^{(Do not disturb)} ». Сделать это можно, кликнув на свою аватарку на главной странице Команд^(Teams) , кликнув « Доступно^(Available) » и сменив на « Не беспокоить^{(Do not disturb)} ».

Вы также можете управлять приоритетом, перейдя в « Settings > Privacy », нажмите « Управление приоритетным доступом^{(Manage priority access)} » и добавьте имена людей, от которых вы хотите получать уведомления.

Прочтите^(Read) : Microsoft Teams аварийно завершает работу или зависает во время совещаний^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Контроль доступа в Microsoft Teams

Teams также предоставляет вам возможность ограничить доступ к Microsoft Teams , чтобы у вас было время и пространство для размышлений и работы.

Вы можете сделать это, выбрав « Settings > Privacy » и установив переключатель « Чтение квитанций^{(Read receipts)} ».

Вы можете попросить свою организацию включить многофакторную аутентификацию^{(multi-factor authentication)} для вашей учетной записи и добавить дополнительный уровень защиты. Для защиты учетной записи необходим надежный уникальный пароль и менеджер паролей.

Вы также можете настроить частные каналы^{(private channels)} , если вы являетесь членом определенной команды, предоставляя ограниченный доступ только определенным членам команды. В выбранной команде перейдите в раздел каналов и нажмите на три точки. Перейдите к Добавить канал^{(Add channel)} в разделе Конфиденциальность^(Privacy) и выберите Конфиденциальность^(Privacy) .

Затем вы можете выбрать соответствующих людей для добавления в команду — до 250 человек. Только создатель канала может добавлять или удалять людей из частного канала. Файлы или сообщения, которыми обмениваются в частном канале, недоступны никому за его пределами.

Microsoft Teams приобрела популярность благодаря переходу на удаленную работу. Теперь сотрудникам необходимо сотрудничать, обеспечивая при этом полную безопасность конфиденциальных данных и отсутствие злоупотреблений в отчетах о действиях пользователей Teams . ^{(Teams user)}Вышеупомянутые рекомендации помогут сохранить ваши данные в безопасности, сохраняя при этом бесперебойную связь. Надеюсь, они у вас сработают.

Читать далее^{(Read next)} : Проблема с большим объемом памяти и использованием ЦП в Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productіvity. It was aimed at monitoring data about workers but the featυre launch backfired after people were mаde aware of the amount оf user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Как создать Private Team and change Privacy в Microsoft Teams

• Как добавить Zoom на Microsoft Teams

• Как установить Microsoft Teams на Linux and macOS

• Как хвалить кого-то на Microsoft Teams на своей работе хорошо сделано

• Вы пропустите, спросите своего администратора, чтобы включить Microsoft Teams

• Как создать Microsoft Teams tab, используя загруженный файл

• Zoom vs Microsoft Teams против Google Meet vs Skype

• Как записать Microsoft Teams meeting o PC or Mobile

• Как отключить всех участников микрофон в Microsoft Teams

• Как изменить Theme в Microsoft Teams на Windows 11

• Как использовать IP Camera apps с Microsoft Teams and Skype

• Дох! Что-то пошло не так ошибку в Microsoft Teams

• Microphone не работает в Microsoft Teams на Windows 10

• Как переключить Member Role и удалить Member в Microsoft Teams

• Video sharing отключен администратором в Microsoft Teams

• Как восстановить Deleted Document от Microsoft Teams

• Как заблокировать встречи в Microsoft Teams

• Best Educational apps для Microsoft Teams для преподавателей и студентов

• Как отправить Urgent or Important Message в Microsoft Teams

• Исправлено: Microsoft Teams не может загрузить или отправлять изображения в чате