В предыдущей статье мы рассмотрели, как работает видеоконференция в Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . С тех пор Microsoft обновила Teams новыми функциями, включая долгожданную и столь желанную возможность создавать комнаты обсуждения. Действительно, более 20 000 пользователей Microsoft проголосовали за предложение^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} на Microsoft Teams UserVoice , форуме отзывов пользователей о приложении Teams .

Любой может получить доступ к Teams с помощью бесплатной учетной записи Microsoft , а премиум-пользователи пакета Office 365 пользуются надежной версией Teams с такими функциями, как увеличенное хранилище файлов, запись собраний и возможность проводить онлайн-мероприятия с участием до 10 000 человек. 

Минимальные требования к комнатам отдыха^{(Breakout Rooms)} в Teams

Прежде чем мы начнем, давайте удостоверимся, что все готово для того, чтобы вы могли создавать комнаты обсуждения на собраниях Teams . Как вы можете себе представить, для включения комнат обсуждения в Teams^(Teams) требуется некоторая настройка . Дважды проверьте^{(Double-check)} эти настройки, прежде чем начать.

Новый опыт совещаний

Во-первых, вы должны использовать «новый опыт собраний» Teams. Вы можете включить новый интерфейс, выбрав изображение своего профиля в правом верхнем углу настольного приложения и перейдя в « Настройки^(Settings) » . Затем выберите Включить новый интерфейс собрания^{(Turn on new meeting experience)} и перезапустите Teams.

Минимальное количество участников

Чтобы организатору собрания была доступна опция секций, в собрании должно быть не менее пяти участников. Хотя люди, звонящие по телефону, в настоящее время не могут присоединиться к побегам, они учитываются^{(do )} как минимум из пяти человек.

Вы организатор встречи?

Только организатор собрания может создавать встречи и управлять ими, хотя Microsoft сообщила^(Microsoft) , что они позволят организатору разделить эту ответственность в будущих обновлениях Teams . 

Кроме того, организатор встречи должен использовать настольное приложение, а не браузерную версию или мобильное приложение. (Не волнуйтесь, участники, присоединившиеся к собранию через приложение Teams для Android^{(Teams Android)} или iPhone, могут присоединиться к обсуждениям.)

Совет: Если приглашение на собрание должно исходить от кого-то, кроме лица, которое будет управлять обсуждениями, попросите руководителя обсуждения создать собрание Teams , а затем используйте ссылку на это собрание в приглашении на собрание. 

Пока ссылка на встречу была создана человеком, который будет управлять секциями, не имеет значения, кто поделится ссылкой.

Создание комнат отдыха в Teams

На момент написания этой статьи комнаты обсуждения в Teams нельзя было настроить до собрания, как в Zoom . После начала собрания Teams вы, как организатор собрания, можете начать с выбора значка « ^(Teams)Комнаты^{(Breakout Rooms)} обсуждения» на панели инструментов собрания.

При выборе значка « Комнаты^{(Breakout Rooms)} обсуждения» открывается экран, на котором вы можете решить, сколько комнат обсуждения вы хотите создать и хотите ли вы, чтобы Teams автоматически назначала участников в комнаты обсуждения, или вы предпочитаете вручную выбирать, к какой комнате обсуждения относится каждый. Участник будет отправлен.

После создания комнат обсуждения вы можете назначать участников в комнаты с помощью панели комнат обсуждения. 

Выберите Назначить участников^{(Assign participants)} , и вы увидите список всех участников вашей встречи. Установите флажок рядом с участником, а затем выберите, к какой комнате вы хотите его привязать.

Как организатор собрания, вы можете назначать участников в комнаты обсуждения в любой момент во время собрания. Когда вы будете готовы к фактическому началу сеанса работы в группах, выберите « Начать комнаты^{(Start rooms)} » , чтобы открыть все комнаты обсуждения одновременно и переместить людей в назначенные им комнаты.

Примечание. В настоящее время вы не можете установить таймер для автоматического закрытия комнат обсуждения в Teams . Это еще одна функция, которую мы ожидаем, что Teams добавят в будущих обновлениях.

Параметры организатора собрания

Как и в Zoom , организатор встречи может присоединиться к любой из комнат обсуждения в любое время. Организатор также может переименовывать комнаты и, как только все комнаты обсуждения открыты, он может транслировать объявление во все комнаты. Объявления будут появляться на панели чата комнаты обсуждения.

В настройках комнаты^{(Room settings)} организатор собрания может выбрать, чтобы Teams автоматически перемещала участников в обсуждения, а не заставляло участников вручную присоединяться к их комнате обсуждения. Также есть возможность разрешить или запретить участникам возвращаться в основную комнату собрания во время сеанса работы в группах.

Комнаты отдыха внутри команд

Работа участников в комнатах обсуждения в Teams аналогична работе на основном собрании Teams . Участники имеют доступ ко всем элементам управления обычным собранием. Они могут включать и выключать свою веб-камеру, выключать и включать звук для себя, показывать свой экран, поднимать руку или включать и выключать панели чата и участников. 

Возвращение к встрече основных команд

Если организатор собрания разрешает это (см. выше), участники комнат обсуждения могут вернуться на основное собрание в любое время, нажав кнопку « Возврат»^(Return) . Предупреждение: нажатие кнопки « Покинуть^{(Leave )} » приведет к полному выходу из собрания.

Другие приложения для видеоконференций

Пользователи Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} , безусловно, довольны недавним добавлением комнат обсуждения в Teams , но в Teams по-прежнему отсутствуют некоторые функции^{(Teams still lacks some features)} , которые предлагают другие приложения для видеоконференций. Если вы не настроены на использование Teams для онлайн-собраний, вас может заинтересовать наше сравнение четырех различных приложений для видеоконференций^{(four different video conferencing apps)} . Для дальнейшего чтения ознакомьтесь с нашими статьями о Google Meet и Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} и Zoom и Skype^{(Zoom vs. Skype)} .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• 4 Ways для запуска Microsoft Teams Poll во время встреч

• Как создавать и использовать Breakout Rooms в Microsoft Teams

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Как создать Drop Down List в Excel

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как вставить подпись в Microsoft Word Document

• Как добавить Headers and Footers в PowerPoint

• Как создать Greeting Card с MS Word

• Как использовать Mail Merge в Word до Create Letters, Labels и конверты

• Как добавить или удалить Comments в Word

• Ultimate Guide для ремонта поврежденного или Corrupt Word File

• Как Automatically Backup A Word Document в OneDrive

• 15 PowerPoint Tips & Tricks для улучшения ваших презентаций

• Исправить Microsoft Outlook обнаружил проблему с ошибкой

• Как печатать на конверте в Microsoft Word

• 40 лучших сочетаний клавиш Microsoft Excel

• Что такое Microsoft Teams и как это работает?