Две основные функции Excel позволяют вам манипулировать данными и просматривать их с разных точек зрения, а одним из более простых, но мощных инструментов программы для этого является функция сортировки .^{(Sort )}

Будь то простая сортировка по возрастанию/убыванию, сортировка по нескольким переменным для отображения данных в группах или для сохранения целостности строк, или простая алфавитно-цифровая сортировка для упорядочения табличных данных, сортировка данных в Excel является важным навыком.

Немногие программы подходят для сортировки табличных данных лучше, чем Excel , и ваши сортировки могут выполняться от простых и относительно несложных до очень сложных. В то время как мастерство сортировки Excel — то, что вы можете сделать с правильным набором данных и небольшим знанием внутренней работы программы — действительно надежно и всесторонне, сегодняшний технический совет фокусируется на двух основных типах сортировки, а именно:

• Сортировка данных в одном столбце
• Сортировка данных по нескольким столбцам

Электронные таблицы, конечно же, состоят из столбцов и строк ячеек или табличных данных, где каждый столбец содержит логическое разделение фактов, цифр или любых других деталей по категориям, например, имена, адреса, валюта, части. числа и т. д. — в зависимости от типа электронной таблицы. Строки^(Rows) , с другой стороны, отображают людей, объекты или фигуры рядом друг с другом или в одном экземпляре или в одном и том же месте.

В зависимости от типа электронной таблицы и содержащихся в ней данных, таких как табличный список имен, адресов, номеров телефонов и других соответствующих данных, строки часто аналогичны записям базы данных.

Когда вы сортируете строки данных, каждая строка должна сохранять свою целостность, не допуская непреднамеренного перемещения данных из одной строки в другую, что, как вы увидите ниже, является тем, где сортировка данных по нескольким столбцам пригодится.

Сортировка по одному полю

Вы можете сортировать записи в электронной таблице по строкам, а ячейки в записях — по столбцам. Конечно, вы можете указать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию. По умолчанию, по возрастанию/буквенно-цифровому, программа упорядочивает текст от А^{(A )} до Я^{(Z )} и числа от меньшего к большему. Сортировка по убыванию, конечно же, меняет местами старые с Z на A или так, что большие числа начинаются сверху.

Как и со многими функциями в Excel , существует несколько способов выполнить простую сортировку; все, что вам нужно для этого типа сортировки, находится во всплывающем меню правой кнопки мыши, как показано ниже.

1. Щелкните правой кнопкой мыши^{(Right-click)} поле в столбце, по которому вы хотите отсортировать электронную таблицу, чтобы открыть всплывающее меню.
2. Прокрутите^(Scroll) вниз и наведите курсор на Сортировка^(Sort) , чтобы открыть всплывающее меню.
3. Щелкните Сортировать от А до Я^{(Sort A to Z)} по возрастанию или Сортировать от Я до А по^{(Sort Z to A )} убыванию ( обратите внимание^(Note) , что Excel не включает данные в ячейках в строке 1 при сортировке; программа предполагает, что эта строка содержит метки столбцов или заголовки).

Эта простая сортировка работает для многих типов данных, за исключением случаев, когда ваши строки и столбцы содержат идентичные или повторяющиеся данные. В этих случаях вы должны сортировать по двум или более столбцам, следующим далее.

Сортировка записей по нескольким полям

В зависимости от сложности ваших данных может потребоваться сортировка более чем по одному столбцу. Возможно, лучшим примером является сортировка базы данных в алфавитном порядке по фамилии. Допустим, в ваших данных есть несколько человек с одинаковыми фамилиями. В этих случаях вы должны убедиться, что Линда Джонсон появляется перед Лидией Джонсон^{(Lydia Johnson)} , а Черри Андерсон^{(Cherri Anderson)} появляется после Чарльза Андерсона… Вы поняли идею.

Вы можете настроить пользовательский поиск с несколькими критериями в диалоговом окне « Сортировка », например.^(Sort)

1. Щелкните^(Click) ячейку в первом столбце данных, которые вы хотите отсортировать.
2. Нажмите « Данные^{(Data )} » под строкой заголовка, чтобы открыть ленту « Данные ». ^(Data)(Лента — это, конечно же, ряд контекстных вкладок в верхней части окна приложения.)
3. В разделе « Сортировка и фильтр^{(Sort & Filter)} » нажмите кнопку « Сортировка^{(Sort )} », чтобы открыть диалоговое окно «Сортировка».

• Щелкните раскрывающийся список « Сортировать по » и выберите имя первого столбца для сортировки. ^{(Sort by)}(Обратите внимание, что Excel отображает содержимое в строке 1 столбца, которая в данном случае содержит метки столбцов. Вы можете отключить этот параметр, сняв флажок « Мои данные имеют заголовки»^{(My data has headers)} .)
• Щелкните Добавить уровень^{(Add Level )} , чтобы добавить еще один столбец в порядок сортировки.
• Щелкните раскрывающийся список « Затем по » и выберите следующий столбец для сортировки.^{(Then by)}
• При необходимости повторите шаги 6 и 7^{(Steps 6 and 7)} , чтобы настроить параметры сортировки.

Щелчок в диалоговом окне « Сортировка^(Sort) » открывает несколько различных вариантов изменения сортировки, хотя некоторые из них, если вы точно не знаете, как каждый из них влияет на сортировку, скорее всего, приведут к нежелательным результатам.

• Нажмите ОК^(OK) .
• Если появится диалоговое окно « Предупреждение сортировки^{(Sort Warning)} », выберите «Расширить выбор^{(Expand the selection)} » и нажмите « Сортировка».^(Sort.)

Кроме того, когда вы выбираете столбец, Excel анализирует содержимое ячеек в этом столбце и делает обоснованные предположения о том, какие значения должны быть заполнены в полях « Сортировка»^{(Sort on)} и « Порядок ». ^(Order)Если у вас нет конкретной (и логической) причины для их изменения, не делайте этого. (Конечно, если вы не экспериментируете. Я всегда поощряю это, и функция отмены^(Undo) Excel работает изумительно.)

Я уверен, вы понимаете, что это только начало того, как вы можете сортировать данные в Excel . Однако важно помнить, что если вы не будете осторожны, использование неправильных параметров может привести к сопоставлению ваших данных и полностью изменить их положение в электронной таблице. Сортировка^(Sort) быстрая и простая в настройке. Хорошей новостью является то, что Undo тоже работает быстро. Не бойтесь отменить ^(Don)и^(Undo) попробовать еще раз. И снова.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulate and view data from different perspectives, and one of the progrаm’s more simplе but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Центрируйте данные рабочего листа в Excel для печати

• Как объединить данные в нескольких файлах Excel

• Как удалить пустые строки в Excel

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Как вставить лист Excel в документ Word

• Как исправить строку в Excel

• Не удается получить доступ к файлу данных Outlook: 4 исправления, которые стоит попробовать

• Как создать несколько связанных раскрывающихся списков в Excel

• Почему вы должны использовать именованные диапазоны в Excel

• Использование инструмента поиска цели для анализа «что, если» в Excel

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Что такое массив VBA в Excel и как его запрограммировать

• Как использовать операторы If и вложенные операторы If в Excel

• Используйте клавиатуру для изменения высоты строки и ширины столбца в Excel

• Различия между Microsoft Excel Online и Excel для рабочего стола

• 4 способа использования галочки в Excel

• Google Таблицы против Microsoft Excel — в чем разница?

• 4 способа конвертировать Excel в Google Таблицы

• Как искать в Excel

• Как объединить ячейки, столбцы и строки в Excel