Если вы являетесь пользователем Microsoft 365 , возможно, вы видели значок приложения Power Automate в списке приложений Microsoft , с которыми вы более знакомы, например Excel , Powerpoint и Outlook . Мы обсудим, что такое Power Automate и что он может сделать. Затем мы рассмотрим несколько полезных шаблонов Power Automate , которые вы можете реализовать прямо сейчас. 

Многие офисные работы включают в себя повторяющиеся задачи, для выполнения которых не требуется специалиста по ракетам, например, сохранение вложения электронной почты^{(email attachment)} в определенную папку в OneDrive или Dropbox или создание задачи в Microsoft Planner из сообщения в Microsoft Teams . Именно для таких задач и был создан Power Automate . 

Что такое Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate раньше назывался Microsoft Flow . Это набор инструментов, похожий на IFTTT (If This Then That) , который вы можете использовать для таких вещей, как:

• Автоматизируйте^(Automate) процессы в бизнес-настройках. 
• Отправляйте^(Send) автоматические напоминания, когда задача просрочена.
• Автоматизируйте^(Automate) повторяющиеся ручные задачи, записывая действия мыши, нажатия клавиш и другие действия.

Другими словами, Microsoft Power Automate позволяет заменить ручные и иногда сложные процессы автоматизированными рабочими процессами. 

Не только для приложений Microsoft

Как и следовало ожидать, Microsoft Power Automate подключается к другим приложениям Microsoft . Например, вы можете настроить процесс в Power Automate , который принимает сообщение, полученное вами в Microsoft Teams , и сохраняет его в Microsoft OneNote . 

Но что делает Power Automate действительно полезным, так это то, что он также может подключаться к множеству^{(ton )} сторонних приложений. В последний раз, когда мы проверяли, Power Automate подключается к более чем 500 другим службам. Вау^(Whoa) . 

Три вида потоков

Microsoft разделяет действия, которые вы можете выполнять в Power Automate , на три типа потоков:

1. Облачные потоки
2. Потоки рабочего стола
3. Потоки бизнес-процессов

Давайте рассмотрим каждый тип потока и рассмотрим, почему вы можете его использовать.

Облачные потоки Power Automate

Облачные потоки в Microsoft Power Automate можно разделить на три категории: 

• Автоматизированные потоки
• Мгновенные потоки
• Запланированные потоки

Автоматические потоки запускаются событием, например, когда публикуется новый твит с определенным хэштегом или когда вы получаете электронное письмо от определенного человека. Вы можете использовать автоматизированный поток для подключения учетных записей и разрешить им общаться друг с другом. Например, вы можете создать автоматизацию, которая отправляет вам текстовое сообщение всякий раз, когда вы получаете электронное письмо от своего начальника.

Нажатие кнопки запускает мгновенные потоки. Допустим, вы неоднократно отправляете своей команде напоминание о необходимости присоединиться к ежедневному собранию команды. Вы можете создать кнопку, чтобы автоматизировать это. Создайте кнопку, а затем каждый раз, когда вы нажимаете эту кнопку, вашей команде автоматически отправляется электронное письмо с напоминанием о присоединении к собранию. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит количество ошибок, например, случайного пропуска кого-либо из электронной почты.

Запланированный поток автоматизирует задачи по расписанию. Например, вы можете создать запланированный поток, который автоматически загружает данные на сайт SharePoint или в определенную базу данных.

Это три типа потоков Power Automate , которые работают с информацией в облаке. Далее мы рассмотрим потоки задач, которые вы выполняете на своем рабочем столе. 

Потоки рабочего стола Power Automate

У Microsoft^(Microsoft) есть инструмент под названием Power Automate Desktop , который расширяет возможности Power Automate , позволяя вам автоматизировать повторяющиеся процессы на рабочем столе, включая действия, которые вы выполняете в Интернете. Это похоже на запись макроса в Excel . Вы можете записать серию действий и указать условия, которые должны быть истинными, чтобы вызвать этот набор действий.

Например, вы можете создать рабочий стол, который извлекает данные с веб-сайта и добавляет их в файл Excel . Или вы можете настроить поток, который объединяет документы Microsoft Word в PDF^(PDFs) -файлы . 

Потоки бизнес^{(Business Process Flows)} -процессов Power Automate

Допустим, у вас есть сотрудники, которые отвечают на запросы клиентов. Независимо от того, какой сотрудник взаимодействует с клиентом, вы хотите, чтобы они выполняли одни и те же шаги, чтобы клиентский опыт был последовательным. 

Другими словами, вы можете использовать поток бизнес-процессов, чтобы настроить ряд шагов, которым люди должны следовать для достижения определенного результата. Вместо того, чтобы полагаться только на обучение сотрудников, потоки бизнес-процессов направляют сотрудников и помогают им избежать ошибок.

Полезные шаблоны Power Automate

Возможно, самый простой способ понять, что может сделать Microsoft Power Automate , — это изучить некоторые шаблоны. Если вы использовали IFTTT , вы знакомы с этой концепцией. Шаблоны Power Automate^{(Power Automate)} похожи на апплеты или рецепты в IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Вы можете использовать шаблоны Power Automate как есть или настроить их в соответствии со своими конкретными обстоятельствами и целями. Вот несколько, чтобы вы начали.

Полезные шаблоны автоматизированных потоков

1. Сохраняйте вложения электронной почты Outlook.com в OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Всякий раз, когда вы получаете электронное письмо с вложением, вложение будет сохранено в вашем OneDrive в папке с именем « Вложения электронной почты » из ^(Email)Power Automate .

1. Отправить электронное письмо для новых твитов об определенном ключевом слове^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Каждый раз, когда появляется твит об указанном вами ключевом слове, Power Automate отправляет электронное письмо с некоторыми основными сведениями о пользователе об учетной записи, опубликовавшей твит. 

Полезные шаблоны Instant Flow

1. Отправить себе напоминание через 10 минут^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Этот шаблон потока создает кнопку, которая отправит вам пользовательское отложенное напоминание.

1. Запланируйте встречу с отправителем сообщения^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Этот поток позволяет запланировать встречу с отправителем любого сообщения из канала или чата Microsoft Teams .

Полезные шаблоны запланированных потоков

1. Пришлите мне по электронной почте список предстоящих событий календаря^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Этот шаблон просматривает ваш календарь и отправляет вам по электронной почте сводку предстоящей недели, включая информацию о рейсах, отелях и погоде.

1. Отправьте электронное письмо-напоминание Office 365 Outlook о ранних собраниях на следующий день^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Это отличный вариант для людей, которые забывают посмотреть расписание на завтра, но часто проверяют электронную почту. Если на следующий день до указанного вами времени состоятся какие-либо встречи, на ваш адрес электронной почты Outlook будет отправлено напоминание .

Тратьте больше времени на то, что не может сделать никто другой^{(Things No One Else)}

Слоган Microsoft для Power Automate : « Заботьтесь^(Take) о том, что важно. Остальное автоматизируй». Вы должны признать, что они правы. Если вы автоматизируете то, что можно автоматизировать, у вас останется больше времени для более важных вещей, таких как разработка стратегии, глубокое обдумывание и отдых. Будущее уже наступило, и пришло время заставить роботов работать на вас!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsоft 365 uѕer, you maу have seen the icon for the Power Automate app listed among Microsoft aрps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Работает ли Microsoft Windows File Recovery? Мы протестировали это.

• Учебник Microsoft Planner: все, что вам нужно знать

• 11 лучших бесплатных программ для создания скриншотов для Windows

• Используйте старую веб-камеру для бесплатного наблюдения за вашей собственностью

• Как заблокировать сайты с помощью бесплатного программного обеспечения для родительского контроля

• 11 лучших приложений Microsoft Teams в 2022 году

• Как использовать диспетчер пакетов Windows для установки программ Windows

• 6 лучших бесплатных программ для тестирования и диагностики жестких дисков

• Лучшее бесплатное программное обеспечение для командного чата для Windows 10

• Что такое чат-бот и как его использовать на своем сайте

• Как легко копировать DVD и Blu-Ray с помощью MakeMKV

• Лучшие редакторы Markdown: все платформы и онлайн

• Что нужно учитывать перед созданием собственной вики

• Редактор скриптов Google Apps: все, что вам нужно знать, чтобы начать работу

• Руководство по видеоконференциям Microsoft Teams

• 5 портативных приложений, которые вы обязательно захотите иметь на USB-накопителе

• 5 лучших инструментов для сканирования IP-адресов для Windows, Mac, iOS и Android

• Автозаполнение Google Chrome: полное руководство

• 8 лучших бесплатных программных приложений OCR для преобразования изображений в текст

• 7 способов открыть файл MDB без Microsoft Access