Как отформатировать ячейки электронной таблицы для автоматического расчета сумм

Вычисление сумм в электронной таблице является одной из основных причин использования программы для работы с электронными таблицами, такой как Excel , или веб-сайта для работы с электронными таблицами, такого как Google Sheets . Это полезно при работе с большими наборами данных, автоматическом отслеживании расходов(automating expense tracking) и т. д.

Формула, которая автоматически добавляет ячейки, намного проще, чем вытащить калькулятор, чтобы выполнить математику вручную. То же самое верно и для других математических вычислений. Все, что вам нужно, это значения, с которыми вы будете работать, а формулы, которые мы рассмотрим ниже, сделают всю тяжелую работу за вас.

Большинство программ для работы с электронными таблицами работают(spreadsheet software work) одинаково, когда дело доходит до сложения, вычитания, умножения и деления, поэтому эти шаги должны работать независимо от того, какой инструмент для работы с электронными таблицами вы используете.

Автоматически добавлять и вычитать в электронной таблице(Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet)

Рассмотрим простую электронную таблицу, которая содержит расходы, депозиты и текущий баланс. Вы начинаете с баланса, который показывает, сколько денег у вас есть, и из него необходимо вычесть расходы и добавить депозиты, чтобы оставаться в курсе. Формулы используются для легкого расчета баланса.

Вот простой пример того, как вычесть большой расход из баланса:

Мы хотим, чтобы текущий баланс отображался ниже существующего в размере 10 000 долларов США. Для этого мы выбрали ячейку, в которой мы хотим, чтобы расчет отображался, а затем поместили знак = , за которым следует расчет. 

Знак = всегда необходим для начала любой формулы в электронной таблице. Остальное довольно просто: возьмите текущий баланс (C2) за вычетом расходов (A3), как если бы вы вычитали эти значения на бумаге. Нажатие Enter после завершения формулы автоматически вычисляет значение 9 484,20 долларов США.

Точно так же, если бы мы хотели добавить депозит к балансу, мы бы выбрали ячейку, в которой должны отображаться данные, поместили бы в нее знак = , а затем продолжили бы простые математические операции для того, что нам нужно добавить: C3+B4 . . 

Что мы сделали до сих пор, так это показали, как выполнять простое сложение и вычитание в электронной таблице, но есть некоторые расширенные формулы, которые мы могли бы использовать для расчета этих результатов сразу после ввода расхода или депозита(expense or deposit) . Их использование позволит вам вводить числа в эти столбцы, чтобы окончательный баланс отображался(balance show) автоматически.

Для этого нам нужно создать формулы if/then. Это может немного сбить с толку, если вы впервые видите длинную формулу, но мы разобьем ее на небольшие фрагменты, чтобы понять, что они все означают.

=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)

Часть « если(ifs) » просто говорит, что мы хотим сопоставить более одного «если», потому что мы не знаем, будут ли заполнены расходы или депозит. Мы хотим, чтобы одна формула работала, если расход заполнен (это будет вычитание, как показано выше), и другая (сложение), если депозит введен.

  • A5>0 : Это первый оператор if, который говорит, что если A5 больше 0 (т. е. если там вообще есть значение), то сделайте следующее…
  • C4-A5 : это происходит, если в A5 есть значение; мы возьмем остаток за вычетом значения в A5.
  • B5>0 : Это другой оператор if, который спрашивает, заполнено ли поле депозита .(deposit field)
  • C4+B5 : Если есть депозит, добавьте его к балансу для расчета нового баланса.
  • ИСТИНА», «»(TRUE,””) : это заполнитель, который ничем не помечает ячейку, если не нужно что-то вычислять. Если вы опустите это, то каждая ячейка, которая использует формулу, но не имеет ничего для вычисления, будет показывать #N/A , что выглядит не очень красиво.

Теперь, когда у нас есть формула, которая будет автоматически вычислять эти суммы, мы можем перетащить формулу вниз по электронной таблице, чтобы подготовиться к любым записям, которые мы делаем в столбце расходов или депозитов(expense or deposit column) .

Когда вы заполните эти значения, в столбце баланса(balance column) будут немедленно рассчитаны суммы.

Программы для работы с электронными таблицами могут работать с более чем двумя ячейками одновременно, поэтому, если вам нужно добавить или вычесть несколько ячеек одновременно, есть несколько способов сделать это:

  • =ADD(B2,B30)
  • =MINUS(F18,F19)
  • =C2+C3+C4+C5
  • =A16-B15-A20

Как делить, умножать и многое другое(How To Divide, Multiply, & More)

Деление и умножение так же просто, как сложение и вычитание. Используйте * для умножения и / для деления. Однако что может немного сбить с толку, так это когда вам нужно объединить все эти разные вычисления в одну ячейку.

Например, когда деление и сложение(division and addition) используются вместе, это может быть отформатировано как =sum(B8:B9)/60 . Это берет сумму B8 и B9(B8 and B9) , а затем делит этот(that) ответ на 60. Поскольку нам нужно, чтобы сложение выполнялось первым, мы записываем его первым в формулу.

Вот еще один пример, где все умножения вложены в свои собственные разделы, поэтому они выполняются вместе, а затем эти отдельные ответы складываются вместе: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50) .

В этом примере =40-(sum(J3:P3)) мы определяем, сколько часов осталось из 40 при вычислении суммы от J3 до P3. Поскольку мы вычитаем сумму из 40, мы сначала ставим 40, как в обычной математической задаче(math problem) , а затем вычитаем из нее общую сумму.

При вложении расчетов помните порядок операций, чтобы знать, как все будет рассчитываться:

  • Вычисления в скобках выполняются в первую очередь.
  • Экспоненты следующие.
  • Потом умножение и деление.
  • Сложение и вычитание в последнюю очередь.

Вот пример правильного и неправильного использования порядка операций в простой математической задаче(math problem) :

30 разделить на 5 умножить на 3(30 divided by 5 times 3)

Правильный способ вычислить это — взять 30/5 (что равно 6) и умножить его на 3 (чтобы получить 18). Если вы нарушите порядок и сначала возьмете 5*3 (чтобы получить 15), а затем возьмете 30/15, вы получите неверный ответ 2.



About the author

Я компьютерный техник с более чем 10-летним опытом, в том числе 3 года в качестве 店員. У меня есть опыт работы с устройствами Apple и Android, и я особенно хорошо разбираюсь в ремонте и обновлении компьютеров. Я также люблю смотреть фильмы на своем компьютере и использовать свой iPhone для съемки фотографий и видео.



Related posts