Приложения со списками дел становятся основным продуктом, поскольку все адаптируются к среде удаленной работы. Приложения- задачи^(Task) популярны, потому что легко что-то забыть, работая над несколькими проектами с несколькими клиентами.

Пропущенная задача часто стоит дорого, стоит вам времени и денег. Они также необходимы для выполнения повседневных личных задач. Например, если вам нужны напоминания о продлении лицензии или выполнении задания, приложения для управления задачами могут помочь вам уведомить вас о сроке выполнения задачи.

Проблема, однако, в том, что на рынке слишком много приложений для составления списков дел. В этой статье мы поможем вам отличить два самых популярных из них: Todoist и Microsoft To^{(Microsoft To Do)} Do.

Особенности и функциональность

Каждое приложение имеет свой собственный набор возможностей.

Microsoft To Do фокусируется на простоте. После приобретения Wunderlist в 2015 году Microsoft заменила его на Microsoft To Do. План состоял в том, чтобы создать более надежное приложение с большим количеством функций, но вместо этого Microsoft создала простое приложение только с базовыми возможностями.

С другой стороны, Todoist предлагает более широкий набор функций, которые идеально подходят для использования в бизнесе.

Microsoft To Do и Todoist имеют схожие интерфейсы с левой боковой панелью для переключения между разделами приложения и правой панелью со списком задач.

Списки задач

Microsoft To Do предлагает четыре типа фильтров для списков, где вы можете фильтровать свои задачи по:

• Мой день^{(My Day)} : это смарт-список, в который вы можете вручную добавлять задачи, которые хотите сделать сегодня. Если вы не закончите задачу в этом списке в тот же день, задача будет сохранена в вашем общем списке задач ночью, когда список автоматически сбрасывается. Незавершенные задачи появляются в качестве предложения в разделе задач « Мой день^{(My Day)} » на следующий день.
• Важно: здесь отображаются важные задачи (нажмите на звездочку рядом с названием задачи).
• Запланировано: в этом разделе отображается любая задача со сроком выполнения или напоминанием.
• Назначено мне: при совместной работе с товарищами по команде над проектом^{(collaborating with teammates on a project)} с несколькими задачами вы увидите все назначенные вам задачи в этом разделе.
• Задачи: Здесь отображаются все ваши задачи.

Вы также можете добавить новые списки задач на левую боковую панель или создать группу списков задач, щелкнув значок в правом нижнем углу боковой панели. Это довольно простой пользовательский интерфейс, когда вы смотрите на него:

Теперь давайте сравним это с тем, как это работает в Todoist .

С Todoist вы можете сделать намного больше.

Боковая панель Todoist не разделена на фильтры задач, как Microsoft To Do. Вот что вы увидите на боковой панели Todoist:

• Входящие: здесь отображаются все задачи, созданные вами (не для конкретного проекта) и назначенные вам.
• Сегодня: здесь отображаются задачи, которые нужно выполнить сегодня, и просроченные задачи.
• Предстоящие: здесь вы видите список задач по дате, а просроченные задачи также отображаются вверху в этом разделе.
• Фильтры и метки. Вы можете фильтровать задачи по таким параметрам, как приоритет или по меткам. В отличие от Microsoft To Do, в Todoist есть целый раздел, посвященный фильтрации, что означает простоту использования, поскольку он объединяет несколько функций прямо на боковой панели.

• Проекты: задачи отображаются в соответствующих проектах. Вы также можете получить доступ к архивным проектам. Однако Microsoft^(Microsoft) не разрешает архивировать проекты (или списки задач, как они их называют). Все списки задач навсегда удаляются из To Do при их удалении.

Todoist предлагает более полный набор функций для списков задач, но если вам нужно что-то более простое, To Do имеет больше смысла.

Создание задачи

Оба приложения имеют несколько стандартных функций создания задач. Например, оба позволяют создавать подзадачи и предлагают варианты добавления напоминания, срока выполнения и исполнителей.

Однако есть и много отличий:

• Подзадачи: вы можете добавлять подзадачи в оба приложения. To Do относится к подзадачам как к «шагам». Разница в том, что Todoist позволяет добавлять подзадачи в подзадачи, а To Do — нет.
• Разделы: Todoist позволяет создавать разделы в рамках одного проекта, что означает, что вы можете группировать задачи на основе определенных критериев даже в рамках одного проекта. В Microsoft To do можно добавлять только отдельные задачи в рамках проекта.

• Напоминание: напоминания^(Reminders) доступны в обоих приложениях при создании задачи. Однако только пользователи с тарифным планом Pro или Business могут получить доступ к функции ^(Business)напоминаний^(Reminders) в Todoist . Нет возможности устанавливать напоминания, если вы используете бесплатную версию.

• Повторяющиеся даты выполнения: To Do упрощает задачу, позволяя вам устанавливать повторяющиеся задачи. Однако Todoist делает еще один шаг вперед и использует синтаксический анализ естественного языка^{(Natural Language)} для установки повторяющихся сроков выполнения. Например, когда вы создаете задачу, попробуйте ввести « Напоминать^(Remind) мне о проверке Нейта^(Nate) каждый понедельник» в поле имени, и Todoist автоматически установит повторяющиеся сроки выполнения.

В дополнение к этим различиям Todoist также предлагает некоторые дополнительные функции, которых нет в приложении To Do:

• Приоритизация: приложение Todoist позволяет устанавливать приоритеты для каждой задачи, в то время как в To Do такой опции нет.
• Комментарии и реакции: Todoist предлагает различные функции для совместной работы, такие как комментарии и реакции. Вы можете отметить товарищей по команде в разделе комментариев для обмена информацией или обновлениями.
• Активность задачи: вы можете просматривать журнал активности для всех задач, что позволяет вам эффективно отслеживать и проверять рабочий процесс.

Представления задач

Представления задач — одна из важнейших функций, особенно для пользователей, которые хотят управлять сложным рабочим процессом.

Хотя приложения для работы с задачами обычно не предоставляют столько просмотров задач, как приложения для управления проектами, пользователи ожидают, по крайней мере, доску канбан от приложений для работы с задачами.

К сожалению, Microsoft To Do не предлагает никаких других представлений, кроме обычного списка. С другой стороны, Todoist предлагает как представление списка, так и представление доски.

Вы можете использовать представление канбан-доски Todoist так^{(Todoist’s kanban board)} же, как приложение для управления проектами на основе канбан-доски, такое как Trello^{(project management app like Trello)} , где вы создаете столбцы для каждого этапа вашего рабочего процесса, а карточки перемещаются по мере завершения каждого этапа.

Разные особенности

Мы рассмотрели почти все , что может предложить Microsoft To Do. К сожалению, в To Do нет заслуживающих внимания дополнительных функций (кроме интеграций). Тем не менее, вы получаете дополнительные преимущества с Todoist .

• Очки кармы^(Karma) : приложение повышает производительность пользователей с помощью кармы^(Karma) . Когда вы перейдете в раздел « Производительность^{(Productivity)} » в Todoist , вы увидите возможность создавать цели. Вы можете установить цели для создания определенного количества ежедневных или еженедельных задач.

Вы зарабатываете очки кармы^(Karma) каждый раз, когда выполняете задание и достигаете своей цели. Посмотрите , как работают очки кармы, на сайте Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Интеграции: Интеграции — одна из самых мощных функций Todoist . Вы можете интегрировать Todoist практически с любым приложением, включая Gmail , Chrome , Google Calendar , Outlook и Zapier . Вы также можете интегрироваться с приложениями, которых нет в списке, с такими интеграциями, как Apiway .

Даже Microsoft To Do предлагает интеграцию с такими приложениями, как Google Calendar и Office 365 Suite . Однако вариантов значительно меньше, чем у Todoist. Также стоит отметить, что вы можете использовать такой инструмент, как Zapier , для интеграции To Do или Todoist со многими другими приложениями.

• Стиль предупреждений: вы можете настроить способ получения уведомлений о предупреждениях Todoist для каждого действия. Например, если вы являетесь менеджером, вы можете не захотеть получать уведомления по электронной почте каждый раз, когда соавтор присоединяется к проекту или покидает его, но вы можете предпочесть получать уведомления о завершении задачи.

• Шаблоны: вы можете быстро создавать проекты, импортируя готовый к использованию шаблон из библиотеки^{(template library)} шаблонов Todoist . От личных проектов до адаптации сотрудников — в библиотеке вы найдете шаблон практически для любого проекта, о котором только можно подумать.
• Автоматическое резервное копирование: автоматическое резервное копирование недоступно в бесплатном плане. Вы можете сделать резервную копию всех своих данных в облаке, если у вас платный план.

Ни одна из функций, перечисленных в этом разделе, недоступна в Microsoft To Do, что делает Todoist более подходящим для активных пользователей, таких как предприятия.

Совместимость устройств

Microsoft To Do и Todoist — кроссплатформенные приложения, но Todoist работает на большем количестве устройств, чем Todoist.

Вы можете использовать To Do на Windows , Mac , Android , iOS и в Интернете. Todoist доступен на всех платформах, включая Linux , Wear OS и Apple Watch .

В дополнение к мобильному приложению вы можете добавить виджет Todoist на свой iPhone, iPad или Android - устройство.

Todoist также позволяет напрямую создавать задачи из электронных писем через надстройку Gmail, расширение ^(Gmail)Gmail и плагин Outlook . Вы также можете использовать Todoist из своего браузера — у него есть расширения для Chrome , Edge , Firefox и Safari .

Цены

Microsoft To Do совершенно бесплатен. У Todoist есть бесплатный план, но некоторые его функции заблокированы за планами Pro и Business . Бесплатный план позволяет иметь до 5 активных проектов, 5 соавторов в каждом проекте, загрузку файлов до 5 МБ, 3 фильтра и 1-недельную историю активности.

Бесплатная версия отлично подходит для личного использования, но бизнес-пользователи почти наверняка захотят получить один из платных планов.

План Todoist Pro стоит 4 доллара в месяц, а бизнес^(Business) - план — 6 долларов в месяц при условии, что вы платите за весь год.

Какой из них подходит именно вам: Todoist против Microsoft^{(Vs Microsoft)} To Do

Оба приложения имеют свои варианты использования.

Microsoft To Do идеально подходит, если вы просто хотите использовать подход GTD ( Getting Things Done ) для личных задач. Вам не нужен длинный набор функций Todoist, чтобы сделать список покупок более сложным, чем он должен быть.

Если вы ищете нечто большее, чем возможность создавать и выполнять задачи, например совместно работать над задачами, отмечая своих товарищей по команде или интегрируясь с другими бизнес-приложениями, вы можете рассмотреть Todoist .

Это идеальный выбор, если вам не нужно полноценное приложение для управления проектами, такое как Asana . Просто^(Just) что-то достаточно мощное для решения бизнес-задач и совместной работы.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-dо list apps are becoming a staple as everyone adapts to a remote work environment. Task apps are popular beсaυse it’s easу to forget things when jυggling multiple projects with multiple clients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

Related posts

• Работает ли Microsoft Windows File Recovery? Мы протестировали это.

• Учебник Microsoft Planner: все, что вам нужно знать

• Что такое Microsoft Power Automate и бесплатные шаблоны для загрузки

• 7 способов открыть файл MDB без Microsoft Access

• Руководство по видеоконференциям Microsoft Teams

• Что нужно учитывать перед созданием собственной вики

• 4 отличных инструмента для создания пакетов установщика Windows

• Как удалить дубликаты цифровых фотографий на вашем компьютере с Windows

• HDG объясняет: что такое уценка и какие основы я должен знать?

• Лучшие программы для добавления новых функций в Windows 10

• Используйте HP Print and Scan Doctor для устранения распространенных проблем с принтером

• Как приложение Signal для ПК может защитить вашу конфиденциальность

• 5 трюков с командной строкой, чтобы сделать CMD более интересным

• Битые пиксельные тесты, чтобы исправить застрявший пиксель на вашем мониторе

• 5 лучших приложений для фильтрации синего света для Windows, Mac и Linux

• Лучшие утилиты для настройки процессора, видеокарты и оперативной памяти

• 5 портативных приложений, которые вы обязательно захотите иметь на USB-накопителе

• 7 лучших инструментов для обрезки Chromebook

• Автоматически перемещать, удалять или копировать файлы в Windows

• Расширение Avast Online Security: стоит ли его использовать?