Вы когда-нибудь пропускали важное электронное письмо, потому что ваш почтовый ящик был переполнен предыдущими сообщениями без ответа? Большинство людей сталкивались с этим, и почти каждый знает, как отвлекают пятьдесят непрочитанных электронных писем, которые требуют вашего внимания, как только вы утром открываете свой почтовый ящик. 

Согласно исследованиям, работники тратят до 28 процентов своей недели^{(28 percent of their week)} на чтение и ответы на электронные письма. Это больше четверти всего рабочего времени. Сколько еще вы могли бы сделать, если бы вам не приходилось справляться с постоянным шквалом электронных писем? 

Что такое Inbox Zero?

Inbox Zero — это концепция, разработанная Мерлином Манном^{(Merlin Mann)} , экспертом по продуктивности. Хотя большинство людей интерпретируют «ноль» в названии как количество электронных писем, которые есть у человека, изначально он указывал на то, сколько времени люди тратят на размышления об электронной почте. Если у вас нет электронных писем, вы почти не тратите время на размышления о них.

В этой статье вы узнаете, как свести количество непрочитанных писем в папке «Входящие» к абсолютному минимуму с помощью инструментов, доступных в Gmail , а также о методах, которые вы можете применять в течение рабочего дня, чтобы укротить рой получаемых писем. в течение дня. 

Основы управления электронной почтой

Первый шаг к повышению продуктивности работы с электронной почтой — закрыть почтовый ящик. Это может показаться нелогичным, но лучше выделить определенное время для чтения и ответа на электронные письма, чем решать их по мере их поступления. Исследования^(Research) показали, что сроки, установленные самими собой или нет, повышают эффективность^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} и сокращают время, затрачиваемое на проект.

Выделите^(Set) пять минут в начале каждого часа или, может быть, двадцать минут в начале и в конце дня, чтобы отвечать на электронные письма^{(to answer emails)} . Удалите все письма, которые явно являются спамом^{(clearly spam)} . Если для ответа на электронное письмо требуется две минуты или меньше, сначала ответьте на него. 

Если для ответа на электронное письмо потребуется больше времени, переместите его в специально отведенную папку.

Использование Gmail для достижения нулевого почтового ящика

Gmail — самый популярный почтовый клиент в мире, но большинство людей не осознают, насколько универсальной на самом деле является эта платформа. Gmail переполнен инструментами^{(chock-full of tools)} и настраиваемыми параметрами, которые дают вам огромный контроль над его внешним видом. Inbox Zero становится гораздо более достижимым, если вы воспользуетесь преимуществами этих инструментов. 

Используйте специальные звезды

Все знают о возможности «пометить» электронное письмо, щелкнув значок звездочки^(Star) , но знаете ли вы, что существует 12 различных звездочек, которые можно использовать? Нажмите « ^(Click) Settings > See All Settings > General , а затем прокрутите, пока не увидите подраздел « Звезды»^(Stars) . 

Существуют разные цвета звездочек, но есть также значки, такие как восклицательный знак, стрелка перемотки вперед, галочка, вопросительный знак и строчная буква i. По умолчанию активна только главная звездочка, но вы можете щелкнуть и перетащить любой из значков в раздел « Используется^{(In use)} », чтобы активировать их. 

В Gmail^(Gmail) будет отображаться только один символ . Нажмите^(Click) на нее несколько раз, чтобы просмотреть все выбранные вами звезды. Выберите как минимум четыре символа: стандартную звезду, красную звезду, строчную букву i и зеленую галочку. 

Настройка нескольких почтовых ящиков и фильтров^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Возможно, вы уже знакомы с несколькими вкладками, доступными в Gmail : «Промоакции», « Личные^(Personal) » , « Социальные^(Social) сети » и т. д. Перейдите в « Settings > Inbox » и рядом с « Тип входящих»^{(Inbox type,)} щелкните раскрывающийся список и выберите « Несколько почтовых ящиков».^{(Multiple inboxes.)}

Появится новый раздел под названием « Несколько разделов входящих». ^{(Multiple inbox sections.)}Вы можете назвать до пяти настраиваемых разделов для просмотра вместе с основным почтовым ящиком, хотя два заполнены по умолчанию. Один раздел предназначен для помеченных^(Starred) писем, а другой — для черновиков. Эти разделы обозначаются своими поисковыми запросами, поэтому вам нужно будет узнать, как называется каждая из специальных звездочек, чтобы выделить для них разделы.

Вот имена каждой звезды:

• Желтая звезда
• Красная звезда
• Оранжевая звезда
• Зеленая звезда
• Голубая звезда
• Фиолетовая звезда
• Желтый взрыв (восклицательный знак)
• красный взрыв
• Фиолетовый вопрос
• Оранжевая кайра^{(Orange-guillemet)} (символ быстрой перемотки вперед)
• Зеленая галочка
• Синий-информация (нижний регистр i)

Поле поискового запроса распознает разные операторы, поэтому вы можете использовать команды OR/AND для включения нескольких звездочек в один и тот же раздел. Рядом с полем Поисковый запрос^{(Search query)} находится поле Название раздела^{(Section name)} . Введите конкретное имя, которое вы хотите, чтобы поле называлось здесь.

Для достижения Inbox Zero лучше всего настроить несколько конкретных разделов:

• Требуется действие/ответ
• Нужен срочный ответ
• В ожидании ответа
• Делегированный

Вы можете настроить пятую секцию в соответствии с вашими потребностями, но эти четыре будут выполнять самые основные задачи. 

Достижение нуля входящих сообщений^{(Reaching Inbox Zero)}

Теперь, когда вы изменили настройки Gmail , пришло время привести все в действие. Во- первых^(First) , установите фильтры. Введите следующее:

Когда вы получаете электронное письмо, первое, что вы должны сделать, это решить, требует ли оно ответа или его следует удалить. Если электронное письмо является спамом или просто не требует ответа, немедленно удалите его или заархивируйте. 

Если электронное письмо требует ответа и это займет менее двух минут, ответьте на него. Если вам нужно больше двух минут, один раз щелкните значок звездочки^(Star) . Если электронное письмо является срочным и должно быть следующим, на что вы должны ответить, дважды щелкните значок, чтобы отметить его красной звездой^{(Red Star)} . 

После ответа на электронное письмо, если вы ждете ответа, трижды щелкните значок звездочки , чтобы обозначить его как «Ожидает ответа». ^(Star)Если вы получили электронное письмо, которое лучше обрабатывается кем-то другим, перешлите его соответствующему человеку и четыре раза щелкните значок  звездочки , чтобы пометить его как «Делегировано».^(Star)

Выберите, когда вы хотите ответить на ваше письмо, и сосредоточьтесь на работе только в это время. Установив себе крайние сроки и периоды обработки электронной почты, вы сократите время, которое проводите в папке «Входящие», и сможете сосредоточиться на более важных задачах. Если вы решите заняться этим в начале часа, сначала сосредоточьтесь на ответах на любые срочные электронные письма, а затем займитесь остальными. 

Применяя эти методы на практике, вы вскоре сможете получить полный контроль над своим почтовым ящиком. Если это уже беспорядок, выделите полчаса в день, чтобы разобрать электронные письма, которые у вас уже есть, и определить, важны они или нет. Отвечайте тем, кому это нужно, удаляйте те, которые не нужны. 

Это может занять некоторое время, но фильтры^{(but filters)} , назначенные папки «Входящие» и другие инструменты помогут вам достичь нулевой папки «Входящие», и^{(Inbox Zero–and)} вы узнаете, какие методы лучше всего помогут вам оставаться на этом уровне. 

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important emaіl because yoυr inbox was full of previous, unanswered messages? Most people have experienced this and almоst everуone knows the distraction of fifty unread emails that demand your attention as soon as yоu open your inbox in the mornіng. 

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails? 

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day. 

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first. 

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools. 

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection. 

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them. 

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check. 

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

• Yellow-star
• Red-star
• Orange-star
• Green-star
• Blue-star
• Purple-star
• Yellow-bang (exclamation mark)
• Red-bang
• Purple-question
• Orange-guillemet (fast forward symbol)
• Green-check
• Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

• Needs Action/Reply
• Needs Urgent Reply
• Awaiting Reply
• Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks. 

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it. 

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star. 

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.” 

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there. 

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t. 

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there. 

Related posts

• Как отправить Private Emails в Gmail

• Можете ли вы удалить все электронные письма от Gmail одновременно?

• Как заказать Email в Gmail

• 7 Best Gmail Add-Ons

• Как Fix Gmail, когда это не получение сообщений электронной почты

• Как удалить YouTube History and Search Activity

• Как установить из Office в Gmail

• Как на Fix SSL Security Certificate ошибки в Chrome

• Что такое ошибка Google «необычный трафик» и как это исправить

• Как использовать списки Google Sheets Drop Down

• Что такое Software Reporter Tool в Chrome and How, чтобы отключить его

• Что такое Google Exposure Notifications для COVID Protection?

• Что такое Google App & How для его использования

• Как Backup Google Chrome History

• Как вставить подпись в Google Docs

• 3 способа Create Borders в Google Docs

• 9 Особенности Hidden в Google Maps Вы должны проверить

• Как Filter в листах Google

• 8 Google Search Tips: Всегда найдите то, что Looking для

• Что расширено Protection в Google Chrome and How, чтобы включить его