Если вы используете обычные почтовые клиенты в корпоративной^(Corporate) среде, такие как Outlook , вы, вероятно, привыкли настраивать ответ об отсутствии на работе^{(setting your out of office reply)} . Знаете ли^(Did) вы, что вы также можете настроить ответы об отсутствии на работе в Gmail ?

Поскольку большинство людей используют Gmail в качестве своей личной учетной записи электронной почты, может быть полезно сообщать людям, когда вы находитесь в отпуске или в отпуске.

Сделать это довольно просто в Gmail , но процесс несколько отличается от того, к которому вы, возможно, привыкли в Outlook . В этой статье вы узнаете, как настроить режим «Вне офиса» в Gmail , как его отключить и что люди могут ожидать от вас, когда он включен.

Как^(Gmail) настроить вне^(Out) офиса в Gmail^(Office)

Если вы собираетесь на некоторое время отправиться в отпуск и хотите предупредить людей, что вы, возможно, не сможете отвечать на их электронные письма так быстро, как обычно, ответ вне офиса — это то, что вам нужно.

Чтобы приступить к выполнению описанных ниже действий, сначала войдите в свою учетную запись Gmail .

1. Выберите значок настроек^(Settings) шестеренки в правом верхнем углу вашей учетной записи Gmail .

2. Выберите Просмотреть все настройки^{(See all settings)} в верхней части списка настроек.

3. Прокрутите вниз до раздела Ответчик в отпуске^{(Vacation responder)} внизу. Измените настройку на Автоответчик в отпуске на^{(Vacation responder on)} .

4. Выберите первый день отпуска. Введите строку темы и сообщение, на которое вы хотите автоматически отвечать всякий раз, когда люди отправляют вам электронные письма.

Обратите внимание на следующие параметры при заполнении этой формы.

• Вам не нужно включать и выбирать Last day , но это хорошая идея, чтобы не забыть оставить включенным автоответчик в отпуске .^(Vacation)
• По умолчанию в поле сообщения используется редактор расширенного форматирования, где вы можете использовать панель форматирования для форматирования текста сообщения. Если вы выберете Обычный текст^{(Plain Text)} над полем сообщения, форматирование изменится на обычный текст.
• Выберите «Отправлять ответ только людям из моих контактов^{(Only send a response to people in my Contacts)} » , если вы хотите нацеливать автоответчик в отпуске только на людей, которых вы уже знаете, и игнорировать всех остальных. ^(Vacation)Это хорошая идея, если вы не хотите, чтобы незнакомцы знали, что вас нет дома в течение длительного периода времени. 

5. Выберите « Сохранить изменения^{(Save Changes)} », чтобы включить автоответчик «Отпуск».

Как отключить « Нет^(Out) на месте^(Office) » в Gmail

Есть два способа отключить автоответчик^(Vacation) . Пока он включен, в верхней части папки «Входящие» вы увидите сообщение о статусе респондента.

Вы можете выбрать « Завершить сейчас^{(End now)} » , чтобы мгновенно отключить автоответчик. Это быстрый способ отключить его без повторного поиска в настройках Gmail для изменения настроек ответчика.

Однако, если вы предпочитаете отключить автоответчик^(Vacation) в настройках Gmail , вы можете либо выбрать « Настройки отпуска»^{(Vacation Settings)} в уведомлении, либо вернуться в окно « Настройки Gmail ».^{(Gmail Settings)}

Прокрутите^(Scroll) вниз меню « Настройки Gmail^{(Gmail Settings)} » , чтобы снова найти раздел «Автоответчик в отпуске ».^{(Vacation responder)}

Выберите Автоответчик в отпуске,^{(Vacation responder off)} чтобы отключить автоответчик. 

Примечание. Вам не нужно этого делать, если вы установили в поле Последний день^{(Last day)} дату окончания вашего отпуска. Ответчик « Отпуск^(Vacation) » автоматически отключится после этой даты.

Но если вы хотите отключить автоответчик^(Vacation) перед настройкой «Последний день», описанная выше процедура будет работать.

Как работает автоответчик Gmail в отпуске

Имейте в виду, что, поскольку вы можете ввести только даты начала и окончания автоответчика^(Vacation) , время устанавливается автоматически по электронной почте.

• Дата начала Время: 00:00 полночь
• Дата окончания, время: 23:59

Если вы предпочитаете, чтобы время начиналось в полночь перед днем ​​начала отпуска, установите дату начала на один^{(Start Date one)} день раньше начала отпуска.

Люди, которые отправляют вам электронные письма, когда вы включили автоответчик в отпуске^(Vacation) , увидят следующее поведение из вашей учетной записи Gmail .

• Люди увидят ваш автоматический ответ при первом сообщении вам. Если они отправят вам повторное сообщение, автоответ не будет отправлен.
• Если по прошествии четырех дней один и тот же человек отправит вам сообщение, автоматический ответ сработает снова.
• Если вы отредактируете свой ответ об отпуске, таймер запустится заново, и любой, кто отправит вам сообщение в первый раз после редактирования, получит автоматический ответ.
• Gmail достаточно умен, чтобы не отвечать автоматически на сообщения, которые автоматически попадают в папку со спамом или в списки рассылки.
• Другие пользователи Gmail увидят ваш статус «нет на месте», если начнут писать вам электронное письмо. 

Создавайте умные ^{(Create Smarter Out)}ответы ^(Office) об отсутствии^(Replies) на работе в Gmail с помощью фильтров

Если вы хотите создать более целенаправленный автоматический ответ с персонализированными сообщениями для определенных людей, вы можете сделать это с помощью фильтров Gmail^{(Gmail Filters)} .

1. Прежде чем вы сможете использовать фильтр для автоматического воспроизведения, вам нужно создать шаблон электронной почты^{(email template)} для ответа. Для этого создайте новое электронное письмо в Gmail с письмом, на которое вы хотите ответить. Затем выберите меню «Дополнительно» из трех точек в правом нижнем углу окна и выберите « Шаблоны^(Templates) » , выберите « Сохранить черновик как шаблон^{(Save draft as template)} » и затем выберите « Сохранить как новый шаблон^{(Save as new template)} » .

1. Дайте шаблону имя во всплывающем окне.

1. Чтобы получить доступ к фильтрам Gmail , вернитесь в настройки Gmail^{(Gmail Settings)} . Выберите « Фильтры и заблокированные адреса^{(Filters and Blocked Addresses)} » в верхней части окна «Настройки».

1. Прокрутите страницу вниз и выберите Создать новый фильтр^{(Create a new filter)} .

4. В форме « Создать^(Create) фильтр» введите адрес электронной почты, на который вы хотите автоматически отвечать, в поле « От^(From) » . Когда закончите, выберите Создать фильтр .^{(Create filter)}

1. В окне Создать^(Create) фильтр установите флажок рядом с Отправить шаблон^{(Send template)} . В раскрывающемся списке выберите созданный ранее шаблон ответа босса .^{(Boss Reply)}

1. Наконец, просто нажмите кнопку « Создать фильтр^{(Create filter)} » внизу, и ваш новый фильтр и автоматический ответ станут активными.

Теперь каждый раз, когда человек с адресом, который вы определили в фильтре, отправит вам электронное письмо, он получит ответ об отсутствии на работе^{(out of office)} с созданным вами шаблоном.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you uѕe common email clients in a Corporаte envirоnment like Outlook, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

Related posts

• Как отправить Private Emails в Gmail

• Можете ли вы удалить все электронные письма от Gmail одновременно?

• Как заказать Email в Gmail

• 7 Best Gmail Add-Ons

• Как добраться до Inbox Zero в Gmail

• 9 Особенности Hidden в Google Maps Вы должны проверить

• Как использовать задачи Google - Начало работы Руководство

• 3 хитрости Gmail для сокращения спама и организации электронной почты

• Хотите автоматически выйти из аккаунта Gmail или Google?

• Как Filter в листах Google

• Как претендовать на бизнес на Google

• Как использовать Google Family Calendar, чтобы сохранить ваш Family на Time

• Что такое Google Exposure Notifications для COVID Protection?

• Google Search Bar Widget Missing? Как восстановить его на Android

• Что такое Google App & How для его использования

• Как сделать Line Graph в листах Google

• Не получить Gmail Notifications? 10 Ways, чтобы исправить

• Как включить Google SafeSearch Off

• Как отменить или пауза YouTube Premium Subscription

• Как Export and Import Chrome Bookmarks