При создании таблиц Google , которые должны заполнять другие люди, выпадающий список может упростить процесс ввода данных.

Вы можете извлечь элементы для раскрывающегося списка из другого диапазона ячеек или ввести их напрямую. Узнайте, как сделать и то, и другое, а также как изменить существующий раскрывающийся список.

Создание выпадающих списков вручную^{(Create Manual Dropdown Lists)} в Google Sheets

Самый быстрый способ создать раскрывающийся список Google Sheets — перечислить элементы в настройках проверки данных.

Сделать это:

1. Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. Выберите « Данные^(Data) » в меню, а затем выберите « Проверка данных^{(Data validation)} » .

2. Рядом с Критерии выберите Список элементов^{(List of items)} . 

3. В поле рядом с этим выбором введите элементы, которые вы хотите включить в раскрывающийся список, разделенные запятыми.

4. Нажмите кнопку Сохранить^(Save) , и вы увидите, что выбранная ячейка теперь имеет раскрывающийся список.

Варианты проверки данных

В окне проверки данных^(Data) есть несколько важных настроек, на которые следует обратить внимание.

Если снять флажок « Показать раскрывающийся список в ячейке^{(Show dropdown list in cell)} », стрелка раскрывающегося списка не появится. Однако, когда пользователь начнет печатать, элементы списка появятся.

Если в разделе « Недопустимые данные^{(On invalid data)} » выбрать « Показать предупреждение»^{(Show warning)} , появится красный индикатор предупреждения. Это отображает сообщение, предупреждающее пользователя о том, что введенный элемент не соответствует чему-либо в списке.

Если вместо этого вы выберете « Отклонить ввод », ^{(Reject input)}Google Таблицы^{(Google Sheets)} отклонят запись и заменят ее первым элементом раскрывающегося списка.

Если в разделе « Внешний вид^(Appearance) » выбрать « Показать текст справки по проверке^{(Show validation help text)} » и ввести текст в поле под ним, этот текст появится, когда пользователь выберет раскрывающуюся ячейку.

Создание выпадающих^{(Create Dropdown)} списков из диапазона Google Sheets^{(Google Sheets Range)}

Более динамичный способ^{(dynamic way)} создания выпадающих списков Google Sheets — использовать содержимое диапазона ячеек^{(range of cells)} для заполнения списка.

Сделать это:

1. Сначала^(First) создайте списки проверки в любом диапазоне ячеек. Они не обязательно должны быть в одной таблице. Вы также можете создавать и выбирать эти списки на других вкладках электронной таблицы.

2. Затем выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. Выберите « Данные^(Data) » в меню, а затем выберите « Проверка данных^{(Data validation)} » .

3. На этот раз выберите Список из диапазона^{(List from a range)} в раскрывающемся списке Критерии . ^(Criteria)Затем выберите маленький значок выбора сетки, чтобы открыть окно выбора диапазона.

4. Выберите диапазон, который вы хотите использовать в качестве списка, и вы увидите, что текст диапазона появится в поле Выберите диапазон данных^{(Select a data range)} .

5. Нажмите OK , чтобы закрыть окно выбора и вернуться в окно проверки. Настройте остальные параметры раскрывающегося списка, которые вы хотите, а затем нажмите кнопку « Сохранить^(Save) » , чтобы закончить.

6. Теперь вы увидите, что данные диапазона отображаются в виде элементов раскрывающегося списка в выбранной вами ячейке.

7. Продолжайте этот же процесс для любых других столбцов, которые вы хотите добавить в виде динамического раскрывающегося списка.

Использование диапазонов в качестве источника ваших данных — отличный способ обновлять ваши электронные таблицы без необходимости вручную просматривать и обновлять каждый созданный вами раскрывающийся список.

Интересные факты о выпадающих списках Google Sheets^{(Google Sheets Dropdown)}

Выпадающие списки Google Sheets^{(Google Sheets)} , связанные с диапазонами, наиболее полезны, поскольку они значительно сокращают общее обслуживание вашей электронной таблицы.

Обновление нескольких ячеек с одним изменением диапазона^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Это особенно верно, если у вас есть много ячеек, отображающих данные из одного диапазона элементов. Если вы хотите обновить или изменить эти элементы списка, вам нужно будет внести изменения только в одном диапазоне.

Даже если есть сотни ячеек с этими элементами списка, однократное обновление диапазона мгновенно обновит все эти раскрывающиеся ячейки.

Копирование проверенных ячеек для экономии времени^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Вы также можете сэкономить время, скопировав проверенные ячейки раскрывающегося списка^{(copying validated dropdown cells)} в любые другие ячейки. Это экономит время на повторный процесс прохождения экранов проверки.

Копирование проверенных ячеек особенно полезно для списков выбора, таких как дни, месяцы, время и другие стандартные наборы данных.

Быстро удалить проверку ячеек^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Предположим^(Suppose) , вы не хотите, чтобы элементы списка включались в какую-либо ячейку. Вы можете быстро удалить их, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши, выбрав « Проверка^(Validation) », а затем выбрав « Удалить проверку^{(Remove validation)} » в окне «Проверка данных».

Вы увидите, что стрелка раскрывающегося списка исчезла из ячейки, и все элементы раскрывающегося списка исчезли. Ячейка станет еще одной обычной ячейкой электронной таблицы.

Использование двойных выпадающих списков^{(Double Dropdown Lists)} в Google Sheets

Еще один полезный способ использования выпадающих списков Google Sheets — передача информации между листами^{(pass information between sheets)} . Вы также можете использовать эту технику для передачи информации между людьми.

Например, если у вас есть исходный лист со списком задач, выполненных одной командой, вы можете создать вторую таблицу на основе этих выполненных задач.

Вы можете создавать или не создавать этот первый список на основе тех же динамических выпадающих списков, которые описаны в последнем разделе.

В любом случае выберите ячейку на листе, в который вы хотите отправить выполненные задачи, в качестве другого раскрывающегося списка и откройте окно проверки, как описано в последнем разделе. Когда вы выбираете диапазон данных, переключитесь на эту исходную таблицу задач и выберите весь столбец задач (включая пустые ячейки).

Теперь в электронной таблице назначения вы увидите, что данные из столбца задач загружены. Это означает, что ваша вторая команда может выполнять свои собственные задачи проекта на основе выполненных задач первой группы.

Первая команда может продолжать добавлять вновь выполненные задачи в исходную электронную таблицу.

Поскольку вы включили пустые ячейки в исходный диапазон, эти новые уникальные задачи появятся в раскрывающемся списке второй команды. 

Имейте в виду, что во втором раскрывающемся списке появятся только уникальные задачи. Это не лучший способ передать определенные элементы строки из источника, но это отличный способ для второй команды увидеть все уникальные элементы, добавленные в электронную таблицу другими людьми.

Как вы будете использовать ^(Will)выпадающие^(Dropdown) списки Google Sheets ?

Как видите, Google Sheets предлагает множество способов извлечения информации из других ячеек для заполнения раскрывающихся списков. Или, если ваши потребности в вводе данных довольно просты, вы можете придерживаться ручного ввода элементов раскрывающегося списка, разделенных запятыми. 

В любом случае, вы должны быть в состоянии сделать ввод данных для любой из ваших электронных таблиц настолько простым и легким, насколько это возможно.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other people need to fill out, a drоpdown list can simplify the data-еntry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 практичных шаблонов Google Sheets для повседневного использования

• 10 полезных формул в Google Таблицах, которые сэкономят вам время

• 9 Особенности Hidden в Google Maps Вы должны проверить

• Как Filter в листах Google

• Что такое Google App & How для его использования

• Как использовать Google Calendar: 10 Pro Tips

• Как YouTube Algorithm Work?

• Как заказать Email в Gmail

• Что такое Software Reporter Tool в Chrome and How, чтобы отключить его

• Можете ли вы удалить все электронные письма от Gmail одновременно?

• Как на Fix SSL Security Certificate ошибки в Chrome

• 3 способа Create Borders в Google Docs

• Что такое Metric and Dimension в Google Analytics?

• Как добавить Shapes в Google Docs

• Как Application Launcher для Google Drive Works

• Как удалить YouTube History and Search Activity

• Как претендовать на бизнес на Google

• Что такое ошибка Google «необычный трафик» и как это исправить

• Как просмотреть свой Google Maps Search History

• Google Search Bar Widget Missing? Как восстановить его на Android