Хранение личных копий ваших электронных писем может пригодиться, когда вам понадобится обратиться к ним позже. Например, вы можете задокументировать образцы для своей следующей работы, сохранить проекты, над которыми вы работали, или сохранить полученные отзывы.

Существует несколько способов резервного копирования рабочих электронных писем^{(back up your work emails)} . Один из них — сохранить его в формате PDF^(PDF) . Если это рабочая электронная почта, вам необходимо проконсультироваться со своим руководителем или ИТ-отделом, прежде чем архивировать вашу электронную почту, чтобы избежать каких-либо юридических последствий. 

Какой бы ни была ваша причина, мы покажем вам, как сохранить электронное письмо в формате PDF^(PDF) за несколько простых шагов.

Как сохранить электронное письмо в виде файла PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

В этом руководстве объясняется, как сохранять электронные письма в формате PDF^(PDFs) в Gmail , Outlook или почтовом^(Mail) приложении для Mac .

Аутлук (Windows)^{(Outlook (Windows))}

Вы можете сохранить электронное письмо в формате PDF^(PDF) из Outlook на свой компьютер или телефон, выполнив следующие действия.

1. Откройте сообщение электронной почты, которое вы хотите сохранить в виде файла PDF , а затем выберите « Файл»^(File) > « Печать^(Print) » . 

1. Выберите Microsoft Print to PDF в раскрывающемся меню в разделе « Принтер^(Printer) ». 

1. Далее выберите Печать^(Print) . 

1. Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл PDF , в поле « Сохранить вывод на печать как^{(Save Print Output As)} ».

1. Вы можете переименовать файл в поле « Имя файла»^{(File Name)} , а затем выбрать « Сохранить^(Save) » , чтобы изменения вступили в силу. 

В предыдущих версиях Outlook (2010 или более ранней) вам необходимо сохранить сообщение электронной почты в виде файла HTML , а затем преобразовать его в файл PDF . 

1. Выберите « Файл»^(File) > « Сохранить как^{(Save As)} » в окне сообщения электронной почты. 

1. Перейдите в поле « Сохранить как^{(Save As)} » и найдите папку, в которой вы хотите сохранить файл PDF . Переименуйте PDF - файл в поле « Имя файла»^{(File Name)} и выберите HTML в раскрывающемся меню  « Сохранить как тип ».^{(Save as Type)}

1. Выберите Сохранить^(Save) , откройте документ Word, выберите Файл^(File) > Открыть^(Open) , а затем выберите ранее сохраненный HTML - файл^(file) . 

1. Выберите « Файл»^(File) > « Сохранить как^{(Save As)} » , выберите место^(location) для сохранения файла, а затем выберите « PDF » в раскрывающемся меню  « Сохранить как ^{(Save as)} тип ».^(Type)

1. Выберите « Сохранить^(Save) » и проверьте наличие файла PDF в выбранной папке.

Примечание^(Note) . Если вы используете Outlook 2007 , вам может быть трудно найти возможность сохранить электронное письмо в виде файла PDF . Вместо этого вы можете скопировать сообщение электронной почты, вставить его в документ Word , а затем сохранить документ в виде файла PDF . У сообщения не будет заголовка, но вы можете ввести его в документ Word вручную.

Outlook (Мак)^{(Outlook (Mac))}

Шаги немного отличаются, если вы используете Outlook на Mac и хотите сохранить электронное письмо в виде файла PDF . 

1. Откройте сообщение электронной почты, которое вы хотите сохранить в формате PDF^(PDF) , в Outlook и выберите « Файл»^(File) > « Печать^(Print) » . 

1. Затем выберите Сохранить как PDF^{(Save as PDF)} в раскрывающемся меню PDF .

1. Введите имя файла^{(file name)} PDF, который вы хотите сохранить. 

1. Выберите стрелку рядом с « Где^(Where) » и перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл PDF .

1. Далее выберите Сохранить^(Save) .

Почтовое приложение ^{(Mail App )}

Почтовое^(Mail) приложение доступно для пользователей устройств macOS и iOS. Вы также можете сохранить сообщение электронной почты из приложения « Почта»^(Mail) в виде файла PDF на своем Mac или iPhone/iPad.

Мак^(Mac)

Если вы хотите сохранить электронное письмо в формате PDF^(PDF) для использования в другом месте или сохранить его для дальнейшего использования, выполните следующие действия.

1. Откройте приложение « Почта»^(Mail) и выберите переписку^{(email conversation)} (и) электронной почты, которую вы хотите сохранить в виде файла PDF.

1. Выберите « Файл»^(File) > « Экспортировать как PDF^{(Export as PDF)} » , чтобы сохранить электронное письмо в виде файла PDF.

iOS (iPhone/iPad)

Если вы используете приложение « Почта»^(Mail) на своем устройстве iOS, вы все равно можете сохранить электронное письмо в виде файла PDF .

1. Откройте приложение « Почта»^(Mail) на своем iPhone/iPad, выберите сообщение электронной почты, которое хотите сохранить.
2. Коснитесь нижней стрелки^(arrow) .

1. Затем нажмите « Печать^(Print) » в меню.

1. Появится экран печати документа. Теперь вам нужно увеличить сообщение электронной почты, сведя пальцы наружу от центра.

1. Когда вы это сделаете, появится новый экран, в котором электронное письмо будет преобразовано в PDF . Все^(All) , что вам нужно сделать сейчас, это поделиться PDF файлом^(PDF) . Нажмите « Поделиться^(Share) » в правом верхнем углу экрана. 

1. Затем нажмите « Сохранить в файлы»^{(Save to Files)} в меню «Поделиться^{(Share Menu)} » .

1. Выберите папку и нажмите Сохранить^(Save) . 

Кроме того, вы можете использовать приложение « Ярлыки»^(Shortcuts) для сохранения сообщений электронной почты в виде файлов  PDF .

1. Откройте « Ярлыки^(Shortcuts) » на iPhone/iPad и коснитесь трех точек рядом с ярлыком « Создать PDF ».^{(Make PDF)}

1. Коснитесь трех точек^{(three dots)} в правом верхнем углу экрана, а затем установите для параметра « Показать в общем листе^{(Show in Share Sheet)} » значение « Вкл^(On) .». 

Gmail

Если вы используете Gmail в качестве почтового приложения по умолчанию, вы можете сохранить свое сообщение электронной почты в виде файла PDF на своем компьютере или мобильном устройстве.

Окна^(Windows)

Если вы используете Gmail на ПК с Windows 10 , вы можете сохранить сообщение электронной почты в виде файла PDF , выполнив несколько быстрых действий. 

1. Откройте сообщение электронной почты и выберите « Еще»^(More) (три точки) рядом со значком  « Ответить ».^(Reply)

1. Далее выберите Печать^(Print) . 

Примечание^(Note) . Если вы хотите распечатать всю ветку электронной почты, выберите « Печатать^(Print) все». 

1. В появившемся диалоговом окне печати выберите Microsoft Print to PDF в качестве места назначения печати. 

Примечание^(Note) . Нажмите Ctrl + P , если диалоговое окно печати не отображается. 

1. Выберите Печать^(Print) . 

Мак^(Mac)

Шаги по сохранению электронной почты в формате PDF^(PDF) в Gmail немного отличаются от действий Windows на Mac .

1. Откройте сообщение электронной почты и выберите « Еще»^(More) (три точки)  .

1. Выберите Печать^(Print) . 

1. Выберите раскрывающееся меню PDF , а затем выберите ^(PDF)Сохранить как PDF^{(Save as PDF)} . 

1. Затем выберите папку^(folder) , в которой вы сохраните файл PDF , а затем нажмите « Сохранить^(Save) » .

Андроид^(Android)

Если у вас есть устройство Android и вы используете приложение Gmail , вы можете сохранить сообщение электронной почты в виде файла PDF на свой телефон или планшет. 

1. Откройте переписку по электронной почте в Gmail и выберите « Еще^(More) » (три точки) > « Печать^(Print) » .

1. Затем нажмите стрелку раскрывающегося списка^{(drop-down arrow)} в правом верхнем углу.

1. Нажмите « Сохранить как PDF»^{(Save as PDF)} .

1. Затем коснитесь значка PDF или печати.

1. Выберите место для сохранения файла PDF . 

iOS

В Gmail для iOS вы можете сохранить или распечатать электронное письмо в виде файла PDF . 

1. Откройте сообщение электронной почты в Gmail и нажмите « Еще^(More) » (три точки).

1. Коснитесь « Печать^(Print) » .

1. Затем нажмите AirPrint .

1. Сожмите и увеличьте миниатюры страниц, которые вы видите на экране параметров ^(Options)принтера^(Printer) , чтобы преобразовать сообщение электронной почты в формат PDF^(PDF) .

1. Нажмите « Поделиться^(Share) » на экране предварительного просмотра PDF.

1. Затем нажмите « Сохранить в файлы»^{(Save to Files)} , чтобы сохранить PDF-файл локально.

Сохраните эти электронные письма в качестве документов для будущего использования^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Сохранение сообщений электронной почты в виде файлов PDF — это удобный способ резервного копирования, обмена определенными сообщениями или просто обеспечения легкого доступа к ним. 

Ознакомьтесь с дополнительными руководствами по редактированию PDF-файла^{(edit a PDF)} , преобразованию PDF-файла в файл Word^{(convert a PDF to a Word file)} или вставке PDF-файла в документ Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

Было ли^(Was) это руководство полезным? Поделитесь с нами в комментарии.

How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy of уour еmails can come in hаndy when you need to refer tо them later. For example, you may wish to document samples for yоυr next job, saνe projects уou worked on, or retain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• Как писать или рисовать в файле PDF на Mac и Windows

• Как создать заполняемый PDF-файл бесплатно

• 4 способа редактирования файла PDF

• Как сканировать несколько страниц в один файл PDF

• Optimize, компресс и уменьшить PDF File size в Windows 10

• Блокировка загрузки файлов в Internet Explorer

• Как защитить паролем PDF, чтобы сохранить его в безопасности

• 5 Way для извлечения Images из PDF File

• Что такое простой общий доступ к файлам и как его отключить

• Как настроить свой собственный почтовый сервер

• Что такое поврежденный файл и как его исправить?

• Как отправить факс по электронной почте

• Что такое исполняемый файл и как его создать

• Как вставить файл PDF в документ Word

• Как исправить «Файл библиотеки iTunes не может быть сохранен» в Windows 10

• Как использовать OpenPGP для защиты электронной почты

• Как отправить файлы, слишком большие для электронной почты

• Как открыть заблокированный файл, когда его использует другая программа

• Как найти все учетные записи, связанные с вашим адресом электронной почты

• Как сэкономить Email как PDF в Gmail and Outlook