Если вы работаете в сфере финансов или бухгалтерского учета, вы уже знаете, что для большинства вакансий требуются средние или продвинутые навыки работы с Excel . Некоторые из наиболее распространенных функций Excel в этих ролях — сводная таблица^{(Pivot Table)} и функция ВПР^(VLOOKUP) .

В этой статье будут описаны основы сводной таблицы. Перейдите сюда, если хотите узнать больше о ВПР^(VLOOKUP) . Кроме того, обязательно ознакомьтесь с альтернативой ВПР^(VLOOKUP) — функцией ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ^{(INDEX-MATCH)} .

Создайте сводную таблицу в Excel

Что такое сводная таблица? Проще^(Simply) говоря, сводная таблица — это одна из встроенных функций, которую можно использовать для быстрого создания сводной таблицы на основе большого набора данных в Excel .

Представьте, что у вас есть интернет-магазин, который продает различные модели мобильных телефонов с данными о продажах, как показано ниже. Скачать образец таблицы .

После двух месяцев ведения бизнеса вам интересно, продали ли вы больше товара в первый или во второй месяц. Вы также хотели бы знать, продали ли вы больше продуктов Apple или Samsung . Наконец, вы хотели бы знать общий объем продаж, полученных в каждом месяце.

Сводная таблица является идеальным кандидатом для получения быстрой сводки без необходимости использования каких-либо формул Excel , таких как количество или сумма. Ответы на приведенные выше вопросы можно получить за считанные секунды, если вы знаете, как работать со сводной таблицей.

Ниже приведены пошаговые инструкции по созданию сводной таблицы.

ШАГ 1. ^{(STEP 1)}Создайте^(Create) сводную таблицу , щелкнув любую из ячеек в таблице данных, затем перейдите на верхнюю вкладку в Excel и выберите « Вставить^{(Insert )}  » -> «  Сводная таблица^{( Pivot Table)} » .

ШАГ 2.^{(STEP 2)} Появится окно выбора, и оно должно автоматически определить полный диапазон таблицы на основе ячейки, по которой вы щелкнули ранее. В этом примере мы добавляем нашу сводную таблицу на новый рабочий лист, чтобы ее было легче увидеть.

ШАГ 3. ^{(STEP 3)}Нажмите^(Click) на пустую сводную таблицу , созданную на новом листе. Вы заметите, что в правой части таблицы появятся поля сводной таблицы. ^{(Pivot Table Fields)}Здесь вы перетаскиваете мышью, чтобы создать краткую сводку.

ШАГ 4.^{(STEP 4)} Чтобы узнать количество мобильных телефонов, продаваемых каждый месяц, перетащите « Месяц^{(Month Sold)} продаж» в область СТРОКИ^(ROWS) , а « Бренд^(Brand) » — в область « ЗНАЧЕНИЯ » ^(VALUES).

Вы заметите, что сводная таблица^{(Pivot Table)} будет автоматически обновляться, чтобы показывать количество строк за каждый месяц, что указывает на количество продаж мобильных телефонов за каждый месяц.

Если вы перетащите Model или Warehouse Location в VALUES вместо Brand , будут получены те же числа для каждого месяца, поскольку это просто относится к общему количеству строк в каждом проданном месяце. ^{(Month Sold.)}Похоже, в январе мы продали больше телефонов ,^(FEB) чем в феврале^(JAN) .

ШАГ 5.^{(STEP 5)} Чтобы узнать, было ли продано больше продуктов Apple или Samsung в вашем магазине, вы можете повторно использовать одну и ту же сводную таблицу, не создавая новую.

Для этого вы можете очистить выделение, которое вам больше не нужно (перетащив поле данных за пределы области^(Area) и перетащив его в любое место электронной таблицы).

Затем замените его на Brand в поле ROWS .

Сводная таблица будет мгновенно обновлена, чтобы показать общее количество строк, сгруппированных по брендам^{(Brand )} (т. е. общее количество продуктов, проданных по брендам^{(Brand )} на сегодняшний день). На самом деле вы продали больше продуктов Apple , чем ^(Apple)Samsung .

ШАГ 5.^{(STEP 5)} Наконец, чтобы узнать, сколько вы получили от продаж в каждом из месяцев, мы будем повторно использовать одну и ту же сводную таблицу^{(Pivot Table)} .

Очистите поле « Бренд^(Brand) » и перетащите « Месяц^{(Month Sold)} продажи» обратно в область СТРОКИ^(ROWS) . Поскольку мы специально хотим узнать общий объем продаж, очистите область ЗНАЧЕНИЯ^{(VALUES )} и перетащите ее в поле « Цена продажи^{(Sale Price)} » , как показано ниже.

Поскольку столбец « Цена продажи^{(Sale Price)} » в исходном наборе данных имеет числовой формат, сводная таблица автоматически суммирует цену продажи^{(Sale Price)} вместо подсчета количества строк « Цена продажи ». ^{(Sale Price )}Вуаля^(Voila) , вы получили 7550 долларов в январе^(JAN) и 7100 долларов в феврале^(FEB) .

Попробуйте поиграть и перетащить поля, как показано ниже, и посмотреть, каков результат сводной таблицы.

Это лишь малая часть того, что может сделать сводная таблица, но она даст вам хорошее базовое понимание для начала. Приятного изучения!

Советы. Если панель « Поля сводной таблицы»^{(Pivot Table Fields)} справа от электронной таблицы отсутствует, попробуйте навести указатель мыши на сводную таблицу, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать « Показать список полей»^{(Show Field List)} . Это должно вернуть его. Наслаждаться!

How to Create a Simple Pivot Table in Excel

If you are in the field of finаnce or accounting, you already know that mоst of the job oррortunities rеquire intermediate or advanced Excel skillѕ. Some of the most common Excel functions in these roles are Pivot Table and VLOOKUP.

This article will outline the basics of a pivot table. Go here if you want to learn more about VLOOKUP. Also, be sure to check out the alternative to VLOOKUP, a function called INDEX-MATCH.

Create a Pivot Table in Excel

What is pivot table? Simply put, a pivot table is one of the built-in functions that you can use to quickly create a summary table based on a large set of data in Excel.

Imagine if you own an online shop that sells different models of mobile phones with sales data as shown below. Download sample spreadsheet.

After doing business for about two months, you are curious if you have sold more product in the first month or the second. You would also like to know whether you have sold more Apple products or Samsung products. Lastly, you would like to know the total sales received in each month.

The pivot table is the perfect candidate for getting a quick summary without needing to use any Excel formula, such as count or sum. The answers to the above questions can be produced in a matter of seconds once you know how to work with a pivot table.

Here are step-by-step instructions for creating a pivot table.

STEP 1 – Create a pivot table by clicking in any of the cells within the data table, then go to the top tab in Excel and select Insert  ->  Pivot Table .

STEP 2 – A selection window will appear and it should automatically determine the full range of the table based on the cell where you clicked earlier. For this example, we’re adding our pivot table to a new worksheet, so it’ll be easier to see.

STEP 3 – Click on the blank pivot table created in the new sheet. You will notice a Pivot Table Fields will appear on the right side of your spreadsheet. This is where you drag-and-drop to create the quick summary.

STEP 4 – To know the number of mobile phone sold each month, drag Month Sold to the ROWS area and Brand to VALUES area.

You will notice that the Pivot Table will be automatically updated to show the number of rows for each month, which indicates number of mobile phone sales for each month.

If you drag Model or Warehouse Location to VALUES instead of Brand, it will produce the same numbers for each months as it is simply referring to the total count of rows in each Month Sold. Looks like we sold more phones in JAN compared to FEB.

STEP 5 – To know whether more Apple or Samsung products were sold in your store, you can reuse the same pivot table without needing to create a new one.

To do this, you can clear the selection that you no longer need (by dragging the data field out of the Area and dropping it anywhere on the spreadsheet).

Next replace it with Brand in the ROWS box.

The pivot table will be instantly be updated to show total number of rows, grouped by Brand (i.e. Total number of product sold by Brand to date). You actually sold more Apple product compared to Samsung.

STEP 5 – Lastly, to know how much you have received in sales in each of the months, we will be reusing the same Pivot Table.

Clear out the Brand field and drag Month Sold back to the ROWS area. As we specifically want to know the total sales, clear the VALUES area and drag in Sale Price as shown below.

As the Sale Price column in the original dataset is in number format, the pivot table will automatically sum up the Sale Price, instead of counting the number of Sale Price rows. Voila, you have received $7,550 in JAN and $7,100 in FEB.

Try to play around and drag the fields as per below and see what is the outcome of the pivot table.

This is just scratching the surface of what pivot table can do, but it will give you a good basic understanding to start with. Happy exploring!

Tips: If the Pivot Table Fields pane on the right of the spreadsheet goes missing, try to hover your mouse over the pivot table, right click and choose Show Field List. That should bring it back up. Enjoy!

Related posts

• Как удалить пустые строки в Excel

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Как вставить лист Excel в документ Word

• Как использовать анализ «что, если» в Excel

• Как исправить строку в Excel

• Подключение Excel к MySQL

• Как создать макрос или скрипт VBA в Excel

• Как объединить данные в нескольких файлах Excel

• 5 способов преобразовать текст в числа в Excel

• Как расположить по алфавиту в Excel

• Как поделиться файлом Excel для удобной совместной работы

• Как использовать функцию PMT в Excel

• Расширенное руководство по VBA для MS Excel

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Как рассчитать Z-показатель в Excel

• Используйте клавиатуру для изменения высоты строки и ширины столбца в Excel

• Что такое массив VBA в Excel и как его запрограммировать

• Использование инструмента поиска цели для анализа «что, если» в Excel

• Как удалить линии сетки в Excel

• Как быстро вставить несколько строк в Excel