Сотрудничество важно во многих рабочих пространствах. Поскольку для большинства проектов требуется доступ к файлам большого количества пользователей, возникла необходимость в совместных настройках.

Microsoft Excel — одна из многих программ, используемых компаниями по всему миру. Таким образом, потребность в общих книгах имеет решающее значение.

В этом посте вы узнаете, как вы и ваша команда можете сотрудничать с помощью Excel 2016 и других версий Excel в Интернете.

Делитесь файлами Excel в автономном режиме

Если у вас есть подключение по локальной сети, все пользователи в сети могут иметь доступ к любому файлу. Мало того, любые изменения, внесенные в файл, можно отследить. Вы также можете указать, какие пользователи будут иметь доступ к файлу.

Начните с сохранения файла в месте, доступном для всех в вашей группе. Затем вы можете установить файл для совместной работы.

Добавление функции обратной общей книги

Пользователи Office 365 обнаружат, что функция общей книги^{(Shared Workbook)} скрыта по умолчанию. Это связано с тем, что Microsoft поощряет пользователей делиться книгами в Интернете.

Вот как вы включаете эту функцию. Если вы используете более старую версию Excel , вы можете перейти к следующему разделу — Общий доступ к документу.^{(Sharing a Document.)}

• Выберите « File > Options > Quick Access Toolbar .

• В раскрывающемся меню « Выбрать команды из » выберите « ^{(Choose Commands From)}Все команды^{(All Commands)} » . Прокрутите^(Scroll) список, пока не увидите «Общий доступ к книге (устаревшие версии)»^{(Share Workbook (Legacy))} , и выберите этот элемент.

• Нажмите кнопку « Добавить^(Add) ».
• Сделайте то же самое для следующих команд:

1. Отслеживание изменений (предыдущая версия)
2. Защитить общий доступ (устаревшая версия)
3. Сравните и объедините книги

• Нажмите OK , когда закончите.

Общий доступ к документу

• На вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку « Поделиться ^(Review)книгой^{(Share Workbook)} » .

Те, кто выполнил шаги, описанные в разделе « Добавление функции обратной общей книги^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} », вместо этого найдут кнопку « Поделиться книгой^{(Share Workbook)} » (вместе с другими добавленными вами командами) на панели быстрого доступа^{(Quick Access Toolbar)} .

• Это приведет к появлению диалогового окна. Отметьте параметр, который включает функцию общих книг.

• Перейдите на вкладку « Дополнительно » и включите « ^(Advanced)Отслеживание изменений^{(Track Changes )} » и другие параметры, которые вы, возможно, захотите включить.

Защитите свой файл

Приведенные выше шаги предоставляют всем доступ к вашему файлу. Но он также предоставляет всем административный доступ по умолчанию. Защита вашего файла означает, что доступ к файлу будет ограничен и отслежен.

• Перейдите на вкладку « Рецензирование^(Review) » и нажмите кнопку « Защитить и поделиться книгой^{(Protect and Share Workbook)} » .
• Установите флажок « Совместное использование с отслеживанием изменений ».^{(Sharing With Track Changes)}

• Вы также должны создать пароль, иначе любой сможет вернуть книгу к исходным настройкам.
• Сохраните изменения и выйдите.

Делитесь файлами Excel онлайн

Хотя работа в автономном режиме — отличное решение, вам мешает необходимость общего локального диска. Работа в Интернете, безусловно, лучший выбор. Вот как вы это делаете.

Использование OneDrive

• Откройте файл и выберите « File > Share > Save to Cloud .

• Пригласите людей, с которыми вы хотели бы сотрудничать, введя их адрес электронной почты. Вы также можете установить параметры разрешений.
• Нажмите «Поделиться»^(Share) , когда закончите.

Использование Google Диска

Google Диск^{(Google Drive)} , пожалуй, самый простой способ одновременной работы над проектом. Любой, у кого есть учетная запись Google , может получить доступ к файлам и редактировать их по мере необходимости.

• Войдите в свою учетную запись и перейдите на Google Диск^{(Google Drive)} .
• После входа вы можете создать новый файл или загрузить существующий.

• После создания или загрузки документа нажмите кнопку « Поделиться^(Share) » в правом верхнем углу рабочего листа.

Это даст вам возможность поделиться электронной таблицей, введя адрес электронной почты или поделившись ссылкой с вашими коллегами.

Все изменения автоматически отслеживаются и сохраняются. Вы можете вместе работать над документом в режиме реального времени, что очень удобно.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work sрaces. Since most proјects reqυire files to be aсcessed by a lot of users, collaborative setups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

Related posts

• Как удалить пустые строки в Excel

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Как вставить лист Excel в документ Word

• Как использовать анализ «что, если» в Excel

• Не удается получить доступ к файлу данных Outlook: 4 исправления, которые стоит попробовать

• Как сортировать по дате в Excel

• Подключение Excel к MySQL

• 4 способа конвертировать Excel в Google Таблицы

• Как объединить данные в нескольких файлах Excel

• Как очистить список недавно открытых файлов в Word

• 2 способа использования функции транспонирования Excel

• Центрируйте данные рабочего листа в Excel для печати

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Как удалить линии сетки в Excel

• Как использовать Flash Fill в Excel

• Google Таблицы против Microsoft Excel — в чем разница?

• Быстрое написание чисел в Word и Excel

• Как использовать функцию PMT в Excel

• Как быстро вставить несколько строк в Excel

• Как исправить строку в Excel