Раньше совместная работа^{(team collaboration)} над документами в команде отнимала много времени и была утомительной. Один человек писал черновик, отдавал черновик другому для внесения изменений, перечитывал изменения и решал, принимать ли их, передавать документ кому-то еще для редактирования и так далее. В настоящее время^(Nowadays) делиться документами так же просто, как и писать их, и многие люди могут легко работать над одним и тем же документом. Набор программ Microsoft Office^{(Microsoft Office)} предназначен для командной работы, но поначалу не все сочтут его инстинктивным. Именно здесь такая книга, как « Совместная работа в команде», «Использование Microsoft Office для более эффективной совместной^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} работы» , может стать настоящей жемчужиной. Соответствует ли эта книга заявленному названию? Как давний пользователь Office^{(Office user)}, мне было интересно узнать. Посмотрим, что я обнаружил.

Эта книга предназначена для бизнеса

С самого начала ясно, что эта книга предназначена для людей, работающих в бизнес-среде^{(business environment)} и особенно на предприятиях. Это также для людей, которые уже знакомы с последними выпусками Office (с момента появления ленты) и которым не нужен учебник по основам. Предполагается, что у читателя установлен Office 2013 , что и показано на рисунках.

Книга начинается с обсуждения понятий, связанных с командной работой (командная динамика, лидерство на примере и т. д.), которое, к сожалению, сухо, как учебник, и никогда не использует одно слово там, где достаточно дюжины. Автор, кажется, хочет быть уверенным, что каждый очевидный момент освещен в унылых подробностях. Я не думаю, что буду одинок, прочитывая абзац за абзацем и желая^{(paragraph and wishing)} , чтобы он уже справился с этим.

Сотрудничество в офисе

В первой главе, в которой фактически рассказывается о совместной работе с Office , подробно описывается использование SharePoint . Для использования SharePoint требуется подписка на Office 365 Small Business Premium или более высокого уровня. Большая часть раздела SharePoint^{(SharePoint section)} предназначена для людей, которые администрируют сайты SharePoint , и автор соглашается, что пользователи, не являющиеся администраторами, могут найти информацию интересной, но они не смогут с ней что-то сделать. Нет никаких сомнений в том, что SharePoint — это чудесная полнофункциональная служба, и если у компании уже есть подписка на Office 365 Small Business Premium , SharePointуже встроен. Подробное и хорошо иллюстрированное описание того, как полностью настроить SharePoint в соответствии с конкретными потребностями группы.^(SharePoint)

Однако стоимость подписки может оказаться непомерно высокой для многих предприятий. А сосредоточение внимания на администрировании сайтов SharePoint^{(SharePoint site)} занимает много места. У бизнеса, перешедшего в SharePoint , почти наверняка будут свои обученные администраторы и собственные политики. В следующем разделе описывается командная работа через Outlook , но опять же, в начале основное внимание уделяется связыванию Outlook с корпоративным сайтом SharePoint^{(SharePoint site)} . Как только книга начинает описывать совместную работу через OneNote , она становится более ценной для обычного пользователя.

В книге описывается, как связать Outlook с OneNote и как обеспечить синхронизацию расписаний, сообщений и календарей группы с общими записными книжками. Функция календаря^{(calendar feature)} должна быть особенно полезна для отслеживания различных проектов и обеспечения отсутствия конфликтов в расписании.

Существует раздел, описывающий командную^{(team collaboration)} работу с Lync , но он будет интересен только тем, чьи предприятия используют Lync Server и лицензировали его для использования своими сотрудниками.

Синхронизация и совместная работа

В главе под названием «Отслеживание обсуждений и идей»^{("Keeping track of discussions and ideas")} собраны инструкции по совместному использованию OneNote ^{(team use)}и Lync^{(OneNote and Lync)} . Основное внимание уделяется OneNote , и в нем объясняется, как обмениваться документами через Outlook и другие приложения Office^{(Office apps)} , а также как создавать общие папки и списки. Именно здесь «Совместная работа в команде, использование Microsoft Office для более эффективной совместной работы^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} » наконец становится полезным для большинства людей — в середине книги. Помимо наиболее распространенных совместных задач, этот раздел также включает описание шаблонов, ссылок, обмена страницами по электронной почте и использования резервных копий. Там кратко упоминается, что люди не обязательно должны иметьOutlook для получения общих элементов.

Есть главы, посвященные совместной работе с Word , Excel и PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . В книге подразумевается, что такое сотрудничество возможно только с Office 2010 или более новыми версиями, что не совсем так. Более новые версии позволяют нескольким людям одновременно работать над одним и тем же файлом. Но если в этом одновременном использовании нет необходимости, я обнаружил, что Office 2007 (который я использую) вполне подойдет. Автор предполагает, что эти общие документы будут доступны через SharePoint or SkyDrive/OneDrive . Инструменты, доступные в SharePoint , гораздо более обширны и универсальны, чем в OneDrive . Отслеживание^(Tracking)изменения были доступны в Word в течение очень долгого времени. Многие люди, которые раньше работали над документами, знают, как это делается. Тем не менее, описание в книге будет полезно для новичков и хорошим напоминанием для более опытных сотрудников. То же самое касается аннотаций в Excel и совместного использования PowerPoint .

Наконец, SkyDrive/OneDrive

В последней главе объясняется, как можно организовать совместную работу в SkyDrive (теперь он называется OneDrive ). Поскольку это самый практичный метод для многих людей, я думаю, что его следовало бы указать первым. Здесь, в 7 Tutorials , редакция сотрудничает через OneDrive и Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} , поэтому мы знаем, насколько ценными могут быть связи с OneDrive . В книге обсуждаются приложения Office Web Apps^{(Office Web Apps)} (теперь они называются Office Online ) и отмечаются их функции и ограничения. Эта книга защищена авторским правом в 2012 году, до того, как Office Online был переименован и обновлен.

Вердикт

Совместная работа в команде, использование Microsoft Office для более эффективной совместной^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} работы предназначено для бизнес-пользователей и ИТ-администраторов, которым необходимо настроить Sharepoint . Многое из этого будет неактуальным для людей, у которых нет доступа к корпоративным серверам SharePoint или Lync^{(SharePoint or Lync servers)} и которые не администрируют сайты SharePoint . Стиль письма^{(writing style)} сухой, многословный и скучный, а сам материал немного устарел. Даже те, кто входит в целевую аудиторию^{(target audience)} , могут быть недовольны этим. Эта книга просто не предназначена для среднего читателя, и ее тон не приглашает людей читать ее. Есть и другие, более качественные книги, объясняющие совместное использование документов и совместную работу.^{(sharing and collaboration)}, которые имеют дополнительное преимущество, заключающееся в том, что они служат гораздо более подробными ссылками на Office в целом. Нет необходимости тратить так много времени на SharePoint , который на самом деле не для совместной работы, а для администрирования платформы Microsoft^(Microsoft) для совместной работы^{(collaboration platform)} для бизнеса. Прежде чем купить его, мы рекомендуем вам взглянуть на его оглавление и главу с бесплатным образцом^{(sample chapter)} и дважды проверить, действительно ли он соответствует тому, что вам нужно изучить. В противном случае лучше держаться подальше от этой книги.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documеnts was time-сonsuming and tedious. One persоn would write a draft, give the draft to someone еlse to make changes, re-read thе changes and decide whether to accеpt them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharіng documents is every bit as easy as writіng them, and many people can easily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs is desіgned for teamwork, but not everyone will find it instinctive at firѕt. This is where a book lіke Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Рецензия на книгу - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Обзор книги - Microsoft Office 365 для чайников

• Обзор книги — Microsoft Office Professional 2010, шаг за шагом

• Рецензия на книгу — Microsoft Office Inside Out: издание 2013 г.

• Обзор книги — Windows 7 и Office 2010 для чайников, книга + комплект DVD

• Обзор книги - Windows 7 Inside Out, Deluxe Edition

• Рецензия на книгу — Office 2013: недостающее руководство

• Обзор книги - Microsoft Office 2010 для чайников

• Рецензия на книгу «Первые шаги Windows PowerShell 3.0» Эда Уилсона

• Рецензия на книгу «Windows 8 Inside Out» Тони Нортрапа

• Рецензия на книгу - Эффективное управление временем

• Обзор книги - Устранение неполадок и обслуживание вашего ПК All-In-One для чайников

• Как изменить PowerPoint Slide Size: все, что вам нужно знать

• Обзор книги - Windows 7, простая и обычная

• Обзор книги - Windows 7 Visual Quick Tips

• Рецензия на книгу - Шаг за шагом Windows 7

• Рецензия на книгу - Windows 7 для чайников

• Рецензия на книгу «Книга дерзости» Карлы Шредер

• Как удалить страницу в Word (6 способов)

• Рецензия на книгу: Создайте свой собственный веб-сайт: шуточное руководство по HTML, CSS и Wordpress