Google Диск^{(Google Drive)} стал одним из лучших и самых популярных способов обмена файлами между клиентами, коллегами и друзьями, не требуя от них прямой загрузки.

Десять лет назад вы бы отправляли эти файлы в виде вложения электронной почты или ссылки с таких сайтов, как Megaupload или MediaFire . Давайте все порадуемся, что эти дни позади.

Популярная функция на тех старых сайтах, которая была перенесена на современные популярные сайты обмена, такие как Pastebin , — это возможность аннулировать вашу ссылку или отменить общий доступ к файлу по истечении установленного периода времени. Это не то, что мы можем сделать по электронной почте. Однако это функция, о которой многие люди не знают в Google Диске^{(Google Drive)} .

Некоторые конфиденциальные файлы не должны жить в Интернете^(Internet) вечно. В этой статье мы поговорим о том, как установить срок действия общего доступа к файлам на Google Диске^{(Google Drive)} .

Ограничения срока действия общего доступа к файлам на Google Диске^{(Google Drive)}

Важно знать, что эта функция доступна только для аккаунтов платной организации G Suite . Это означает, что стандартные учетные записи Google или учетные записи, использующие устаревшую бесплатную версию G Suite , не могут использовать истечение срока действия общего доступа к файлам.

Пользователи, которые не входят в платную организацию G Suite , по- прежнему могут иметь доступ к файлам с истечением срока действия, но это требование должно быть выполнено, чтобы установить срок действия общего доступа к файлам на Google Диске. Если вы работаете в компании, которая назначает вам собственную учетную запись электронной почты через собственный домен Gmail , есть большая вероятность, что у вас есть доступ к этой функции через эту учетную запись.

Как настроить срок действия общего доступа к файлам на Google Диске^{(Google Drive)}

Естественно, первым шагом этого процесса является предоставление общего доступа к файлу кому-либо. Чтобы поделиться одним из ваших файлов на Google Диске, проще всего получить доступ к файлу, а затем найти в правом верхнем углу большую синюю кнопку « Поделиться^(Share) » — ее нельзя пропустить.

Нажмите^(Click) на него, и появится лайтбокс, который позволит вам ввести список адресов электронной почты, с которыми вы хотите поделиться своим файлом.

Нажмите кнопку « ОК^(OK) », чтобы отправить приглашение (я) поделиться своим файлом, когда вы будете готовы. После этого вы захотите снова открыть этот же файл и снова нажать синюю кнопку « Поделиться^(Share) » или щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать «Поделиться^(Share) » . На этот раз нажмите « Дополнительно^(Advanced) » в правом нижнем углу лайтбокса.

Здесь, если вы наведете курсор на строку любого из пользователей, с которыми вы делитесь файлом, появится значок таймера с надписью « Установить срок действия^{(Set expiration)} », когда вы наведете его. Если вы не видите этот значок, это может означать, что вы не используете аккаунт в совместимой организации G Suite . Если вы это сделаете, нажмите на него.

Другая причина, по которой вы можете его не увидеть, заключается в том, что Google обновил графический^(GUI) интерфейс для Google Диска^{(Google Drive)} . Вместо этого вам, возможно, придется щелкнуть небольшой раскрывающийся список рядом с их именем, а затем нажать « Предоставить временный доступ^{(Give temporary access)} » .

Теперь вы увидите окно, подобное двум ниже. Верхнее изображение — это более новая версия Google Диска^{(Google Drive)} и, скорее всего, то, с чем вы столкнетесь.

Это должно привести к появлению параметров истечения срока доступа. Нажав на раскрывающееся меню, вы увидите общие даты 7 дней и 30 дней, или вы можете нажать « Пользовательская дата…^{(Custom date…)} » , чтобы установить свою собственную дату истечения срока действия.

Установка пользовательской даты позволит вам выбрать день из представления календаря. Единственная загвоздка в том, что вы не можете выбрать время, только дату — срок действия файла истечет за минуту до полуночи в любой выбранный вами день.

Если вы довольны тем, как вы настроили срок действия общего доступа к файлам, нажмите «Сохранить изменения^{(Save changes)} », а затем «Готово^(Done) » . Вот и все!

Важно помнить, что пользователи по-прежнему смогут эффективно сохранить ваш файл после истечения срока его действия, загрузив его. Чтобы предотвратить это, вы можете настроить их доступ так, чтобы они могли только просматривать файл (но не редактировать его), и включить параметр « Отключить параметры загрузки, печати и копирования для комментаторов и зрителей^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ».

Если у вас есть учетная запись в неустаревшей организации G Suite, истечение срока действия общего доступа к файлам является одним из многих недооцененных преимуществ, которые вы можете использовать с пользой. Это займет всего несколько секунд, так что не позволяйте этим конфиденциальным файлам зависать вечно!

В случае, если G Suite недостаточно безопасен или не соответствует вашим стандартам, в качестве альтернативы у нас есть отличное руководство по настройке личного облачного хранилища^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Ознакомьтесь с ним, чтобы получить полный контроль над совместным использованием облака.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Goоgle Drive has emerged as one of the best and moѕt popular ways of sharing files between clients, coworkers, and friendѕ without requiring them to make a direct dоwnload.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Как использовать Google Backup And Sync для резервного копирования жесткого диска

• Как исправить ошибку Google Диска «Превышена квота загрузки»

• Как создать общий накопитель для систем с двойной загрузкой

• Как автоматически создавать резервные копии файлов на Google Диске или OneDrive для предотвращения потери данных

• Как сканировать на Google Диск с помощью телефона

• Устранение неполадок с неисправным жестким диском

• Как синхронизировать Календарь Google с Outlook

• Как установить Expiration Date and Time для электронных писем в Outlook

• Как восстановить резервную копию WhatsApp с Google Диска

• Как добавить Expiration Date на электронные письма в Outlook

• Как вставить номера страниц в Word и Google Docs

• Разделить документ на столбцы в Google Docs

• Назначение букв диска папкам в Windows

• Как изменить цвет фона в Документах Google

• Изменить местоположение папки «Загрузки» в Google Chrome

• Move Shared folder на другой диск с разрешениями в Google Drive

• Как использовать мощные инструменты поиска фотографий, доступные в Google Фото

• Как заблокировать сайты в Google Chrome

• Как восстановить WhatsApp с Google Диска

• Как сделать заполняемую форму Google Docs с таблицами