Microsoft Office Word предлагает функцию просмотра^{(Review Feature)} , которая позволяет отслеживать изменения^(Changes) в документе. В этом руководстве мы рассказываем, как вы можете использовать функцию проверки^{(Review Feature)} или отслеживания изменений^{(Track Changes)} в Microsoft Word.

Функция просмотра^{(Review Feature)} или отслеживания изменений^{(Track Changes)} в Word

Я разбил функцию обзора^{(Review Feature)} на несколько разделов и объяснил, чем полезен каждый из них:

1. Включить отслеживание изменений
2. Просмотр и комментирование
3. Просмотр изменений
4. Принятие и отклонение изменений
5. Завершение документа
6. Объединение комментариев и изменений^(Changes) в один документ
7. Сравните два^{(Compare two)} документа без отслеживания

Объединение и сравнение документов являются необязательными функциями, и вам необходимо использовать их в разных сценариях.

1] Включить отслеживание изменений

Перед отправкой документа, который будет рассмотрен, обязательно включите функцию отслеживания изменений^{(Track Changes)} . После включения изменения, сделанные любым из рецензентов, будут записаны с их именем. Эти изменения могут быть одобрены или отклонены другим лицом. Эта функция также предлагает способ блокировки отслеживания изменений^{(Track Changes)} , чтобы никто не мог ее отключить. Давайте изучим их обоих.

• Убедитесь^(Make) , что документ готов к рассмотрению.
• Откройте документ, а затем перейдите в раздел « Review section > click on Track Changes, а затем снова щелкните меню « Отслеживание изменений^{(Track Changes)} » .
• После включения вы должны заметить, что кнопка имеет серый фон.
• Затем нажмите «Блокировать отслеживание» и введите пароль,^{( Lock Tracking, and enter a password,)} подтвердите и нажмите «ОК».
• После этого отслеживание изменений^{(Track Changes)} будет отключено для вас или кого-либо еще, если только оно не будет отключено повторным использованием того же пароля.

Примечание.^(Note:) Если вы потеряете или забудете свой пароль, Microsoft не сможет восстановить его для вас. Обязательно отметьте это где-нибудь в документе.

2] Просмотр и комментирование

После этого любые изменения, внесенные в документ, будут записаны независимо от того, где документ был опубликован и отредактирован. Вот как будут записаны изменения:

• Удаления отмечены зачеркиванием
• Дополнения выделены подчеркиванием
• Каждый автор получает свой цвет за изменения
• Выберите абзац или набор слов и нажмите кнопку комментария, чтобы добавить свои комментарии.

Красная горизонтальная линия^{(red horizontal line)} будет отображаться рядом со строкой или абзацем, что облегчит идентификацию. Нажмите^(Click) на нее, и все изменения и комментарии будут видны. Кроме того, вы можете дополнительно настроить цвета, щелкнув стрелку^{(customize colors by clicking on the arrow)} в правом нижнем углу раздела « Отслеживание^(Tracking) ».

Примечание.^(Note:) Даже если вы отключите отслеживание, в документе будут видны цветные подчеркивания и зачеркивания.

3] Просмотр изменений

Предположим, что документ вернулся к вам после просмотра, и вам нужно найти все изменения и комментарии. Перейдите в раздел Обзор ^(Review ) >  Отслеживание ^(Tracking ) >  Показать для просмотра^{(Display for Review)} .

• Перейдите в раздел « Review > « Отслеживание» > измените « Простая разметка^{( Simple Markup )} » на « Все разметки ».^{(All Markup)}
• Если вы выберете No Markup , документ будет отображаться только как окончательная версия.
• Если вы выберете Оригинал^(Original) , вы сможете просмотреть исходный документ без каких-либо изменений.

4] Принятие и отклонение изменений

Если вы согласны с разницей, нажмите « Принять^(Accept) » и перейдите к следующему, но если вам это не нравится, нажмите «Отклонить^(Reject) » и перейдите к следующему. Это отменит изменение предыдущей версии. Вы должны увидеть, что разница отмечена подчеркиванием^{( marked with an underline)} . У вас также есть варианты

• Принять все изменения в документе
• Отклонить все изменения в документе.

У вас также есть раздел комментариев, который может помочь вам перемещаться по всем комментариям. Вы можете отвечать на комментарии, отмечать их как решенные после внесения изменений или удалять их.

5] Завершение документа

Когда вы убедитесь, что все готово, выполните следующие действия, чтобы удалить все видимые пометки и комментарии.

• Удалите^(Delete) все комментарии, нажав Комментарии > Delete > Delete все комментарии .
• Нажмите^(Click) « Принять все^{(Accept All)} изменения и прекратить отслеживание ».
• Вас могут попросить ввести пароль, если отслеживание заблокировано.

После этого функция просмотра^(Review) в документе Office Word завершена. Однако есть еще две функции, которые мы добавили в руководство. Они могут пригодиться в другом сценарии.

6] Объединяйте^(Merge) комментарии и изменения из разных документов в один документ.

Если вы отдали документ на проверку нескольким пользователям, вы можете объединить их в один окончательный документ для проверки.

1. Откройте пустой документ Microsoft и выберите « Review > Compare > Combine
2. Выберите два документа, исходный слева и отредактированный справа.
3. Нажмите^(Click) «ОК» и повторите для всех документов, пока не закончите.

Изменения, внесенные авторами, будут видны разными цветами. Если вы хотите отфильтровать по автору, вы можете нажать « Show Markup > Specific люди» и удалить авторов, которые вам не нужны.

При этом обязательно используйте функцию «Защита»,^{(Protect feature)} чтобы заблокировать авторов и установить ограничения на редактирование. Это полезно, когда документ доступен в общем расположении.

7] Сравните два^{(Compare two)} документа без отслеживания

Наконец, если отслеживание не было включено и были внесены изменения, вы можете использовать инструмент сравнения^(Compare) , чтобы найти различия.

1. Откройте пустой документ, а затем перейдите в раздел « Просмотр»^(Review) > нажмите кнопку « Сравнить^{( Compare button)} » , а затем снова нажмите « Сравнить».^{(Compare again.)}
2. Появится похожее диалоговое окно, в котором вы можете выбрать исходный документ, измененный документ, имя автора и т. д.
3. Вы также можете сравнить комментарии, верхние и нижние колонтитулы, таблицы и многое другое.

На этом мы завершаем наше руководство о том, как вы можете использовать функции рецензирования для отслеживания, комментирования и сравнения в Microsoft Word . Это мощный инструмент для компаний, где документы проверяются на разных уровнях.

Я надеюсь, что руководство было легко понять и следовать.

How to use Review Feature to track changes in Word documents

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

1. Enable Track Changes
2. Reviewing and Commenting
3. View Changes
4. Accepting and Rejecting Changes
5. Finalizing the document
6. Merging Comments and Changes into One Document
7. Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

• Make sure the document is ready for review.
• Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
• Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
• Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
• After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2]  Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

• Deletions are marked with a strikethrough
• Additions are shown with an underline
• Every author gets its color for the changes
• Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

• Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
• If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
• If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

• Accept All Changes in Document
• Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

• Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
• Click on Accept All changes and stop tracking
• You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

1. Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
2. Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
3. Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

1. Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
2. It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
3. You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

Related posts

• Как использовать Rewrite Suggestions в Word для Web application

• Excel, Word or PowerPoint не мог начать в прошлый раз

• Как создать Booklet or Book с Microsoft Word

• Как отключить знаки Paragraph в Microsoft Word

• Best Invoice Templates для Word Online для создания Business Invoices бесплатно

• Как скачать Page Borders для Microsoft Word бесплатно

• Как объединить Word Documents

• Как сравнить два документа Word и выделение различий

• Как извлечь Email Addresses от Word document

• Как удалить все разрывы в Word сразу

• Как конвертировать Table до Text and Text до Table в Word

• Как использовать Microsoft Editor, чтобы проверить Grammar и правописание

• Convert Word Документы до JPG Использование Batch Word до JPG Converter

• Как показать Spelling and Grammar tool на Quick Access Toolbar в Word

• Как вставить Text от Word file в Publisher publication

• Как создать раскрывающийся список в Word

• Файл не может быть открыт, потому что есть проблемы с содержанием

• Как изменить AutoSave and AutoRecover time в Word

• Word Открытие документов в WordPad вместо Word

• Как искать Online Templates в Microsoft Word