Когда компания, организация или частное лицо хотят создать согласованный документ, такой как формы, письма или почтовые ярлыки, которые идентичны, за исключением конкретной информации, например имени, адреса или номера телефона Получателя^(Recipient) . Для этого вам необходимо выполнить процесс слияния^{(Mail Merge)} , который позволяет создать простой настраиваемый документ.

Как использовать слияние почты в Word

Инструменты слияния^{(Mail Merge)} на вкладке «Рассылка» в Microsoft Word позволяют выполнять слияние^{(Mail Merging)} . Эти инструменты

• Start Mail Merge : Start Mail Merge создает один документ и отправляет его нескольким людям. Вы можете вставить такие поля, как Имя и Адрес^(Address) . Word создаст копию для каждого получателя^(Recipient) и заменит эти поля информацией о человеке.
• Выбрать получателя^{(Select Recipient)} : Выбрать получателя^(Recipient) позволяет вам выбрать список людей, которым вы хотите отправить документ.
• Редактировать список получателей^{(Edit Recipient List)} : это изменяет ваш список получателей или выбирает конкретных людей для получения рассылки. В этом инструменте вы можете сортировать, фильтровать, находить и удалять дубликаты, а также проверять адреса списка.

Как настроить ручное слияние^{(Mail Merge)} для писем

• Чтобы настроить Ручное слияние^{(Mail Merge)} для письма, нужно сначала создать пустой документ, перейти на вкладку Рассылка^{(Mailing tab)} .
• Выберите « Начать слияние^{(Start Mail Merge)} », затем выберите «Письма»^(Letters) .
• Щелкните Выбрать получателей^{(Select Recipients)} .
• Появится выпадающее меню; вы можете выбрать «Тип нового списка^{(Type a New List)} », «Использовать существующий список^{(Use an Existing List)} », выбрать «Контакты Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} » .

Мы собираемся использовать тип нового списка^{(Type a New List)} .

Появится диалоговое окно с надписью « Новый ^{( New)} список адресов^{(Address List)} ». В диалоговом окне вы можете вводить текст в строки и столбцы. В левой части диалогового окна « Новый список адресов^{(New Address List)} » некоторые команды позволяют изменять список; они называются « Новая запись^{(New Entry)} », «Удалить запись», « Найти^(Find) и настроить столбцы^{(Customize Columns)} » .

Чтобы добавить новую строку, нажмите « Новая запись^{(New Entry)} » . Чтобы удалить строку, выберите Удалить запись^{(Delete Entry)} . Чтобы добавить, удалить, переименовать, переместить столбцы^(Columns) вверх и вниз , выберите ^(Select) «Настроить столбцы^{(Customize Columns)} » . Введите данные^{(Enter Data)} в свой список, выберите ОК^(OK) и сохраните^(Save) файл. Если вы хотите вернуться и отредактировать свой список, нажмите «Редактировать список получателей»^{(Edit Recipient List)} , а затем отредактируйте.

Теперь вы можете написать или скопировать письмо в документ.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить поля, и выберите « Вставить и объединить поля»^{(Insert and Merge Fields)} ; выберите нужные поля. Вы можете предварительно просмотреть свои поля, щелкнув результаты предварительного просмотра ABC^{(ABC Preview Results)} .

Чтобы вернуться к документам, в которых показаны поля, снова щелкните результаты предварительного просмотра ABC .^{(ABC Preview Results)}

Теперь выберите «Готово» и «Объединить^{(Finish and Merge)} » . Вы можете выбрать «Редактировать отдельные документы^{(Edit Individual Documents)} », «Печать документа^{(Print Document)} » и «Отправить сообщения электронной почты^{(Send Email Messages)} » . Выберите свой выбор; тогда вы увидите результат.

Использование мастера слияния^{(Mail Merge Wizard)} писем для письма^(Letter)

На этот раз мы создадим слияние с помощью мастера пошагового слияния^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , который является самым простым процессом создания слияния^{(Mail Merge)} .

1. Перейдите к « Начать настройку почты»^{(Start Mail Setup)} в нижней части раскрывающегося меню^{(Drop-Down Menu)} и выберите « Пошаговый мастер слияния»^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Панель слияния^{(Mail Merge Pane)} появится справа. Выберите тип документа^{(Document Type)} ; мы выберем письмо^(Letter) . Теперь нажмите Далее^(Next) .
3. Мы собираемся использовать текущий документ^{(Current Document)} .
4. Выберите получателей^(Recipients) : вы можете ввести новый список, выбрать контакты Outlook и написать новый список. Мы идем к существующему списку.
5. Просмотрите^(Browse) , чтобы выбрать файл. Затем нажмите ^(Click) «Далее^(Next) », затем «ОК^(OK) » . Получатели слияния^{(Mail Merge recipients)} появятся во всплывающем окне .
6. Вы можете включить или отключить получателей^(Recipients) , отметив и сняв флажок^(Box) ; мы нажмем «ОК^(OK) », затем «Далее^(Next) » .
7. Напишите свое письмо^{(Write Your Letter)} . Эта витрина Добавить^{(Add Recipient)} информацию о получателе в ваше письмо. Поместите курсор туда, где мы хотим, чтобы информация пошла.
8. Мы будем использовать блок адресов^{(Address Block)} ; появится диалоговое окно « ^{(Dialog Box)}Вставить адрес^{(Insert Address)} ». Вы можете выбрать желаемый формат.
9. В правой части окна « Вставить адресный блок» есть ^{(Insert Address Block)}кнопка навигации^{(Navigation Button)} , которая позволяет перемещаться по блоку адресов.
10. Выберите адрес, затем нажмите OK . На панели слияния^{(Mail Merge Pane)} вы также можете вставить приветствие, щелкнув строку приветствия,^{(Greeting Line )} выберите нужный вариант, нажмите « ОК^(OK) »,   а затем « Далее^(Next) » .
11. Предварительный просмотр ваших писем^{(Preview Your Letters)} . Под предварительным просмотром абзаца вашего письма есть кнопка навигации, которая (<< Recipient>>) позволяет вам перемещаться по блоку адреса, а затем « Далее^(Next) » .
12. Полное слияние — вы увидите два варианта: « Редактировать индивидуума^{(Edit Individual)} » или «Печать^(Prin) » . Выберите «Редактировать человека».^{(Edit Individual.)}

Теперь у нас есть Mail Merge .

Дайте нам знать в комментариях, если у вас возникнут проблемы, и мы свяжемся с вами.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organizatiоn, or individual wants to create a consistent document such аs forms, letters, or mailing labels that are identiсal except for specific information, for instancе, the name, addreѕs, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Как использовать Mail Merge в Word до Create Letters, Labels и конверты

• Как создать слияние в Microsoft Word

• Как использовать Rewrite Suggestions в Word для Web application

• Excel, Word or PowerPoint не мог начать в прошлый раз

• Как создать Booklet or Book с Microsoft Word

• Как вставить Text от Word file в Publisher publication

• Как сравнить два документа Word и выделение различий

• Как скачать Page Borders для Microsoft Word бесплатно

• Как изменить по умолчанию File Format для сохранения в Word, Excel, PowerPoint

• Как сделать один page landscape в Word

• Как управлять Document Versions в Word

• Как извлечь Email Addresses от Word document

• Как изменить AutoSave and AutoRecover time в Word

• Fix Yellow Triangle с Exclamation Point в Excel or Word

• Word не удалось создать work file, проверьте временный Environment Variable

• Файл не может быть открыт, потому что есть проблемы с содержанием

• Word открывает документы в режиме только для чтения в Windows 10

• Fix Error, Bookmark не определен в Microsoft Word

• Save Word document не показан на print preview or printing

• Как начать Word, Excel, PowerPoint, Outlook в Safe Mode