Слияние почты в Microsoft Word позволяет отправлять персонализированные письма и электронные письма без необходимости настраивать каждое письмо. Вы можете подготовить документ так, как хотите, и добавить заполнители для различных полей данных, которые вы хотите динамически заполнить из источника данных.

Например, вы можете подготовить одно письмо для всех своих друзей, спрашивая, как у них дела, но с возможностью динамического изменения имен и городов в письме. Таким образом, в вашем обычном письме Джону^(John) будет упомянуто его имя и его город, а в том же письме Майку^(Mike) будет указано имя Майка^(Mike) и его город.

Создайте список получателей в электронной таблице Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Вам потребуется собрать список получателей и их данные в единый источник данных. Самый простой способ сделать это — создать электронную таблицу Microsoft Excel и добавить в нее все данные получателей. Затем вы можете извлечь эти данные Excel в письмо слияния^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} в Microsoft Word.

1. Используйте поиск в меню « Пуск»^{(Start Menu)} , чтобы найти и открыть Microsoft Excel .

1. Перейдите на вкладку « Главная^(Home) » на левой боковой панели и выберите « Пустая книга^{(Blank workbook)} » на правой панели. Это создаст для вас пустой рабочий лист.

1. Начните^(Start) вводить данные для получателей слияния. Обязательно^(Make) используйте первую строку для заголовков ваших данных. Если вы собираетесь ввести чье-то имя, используйте Имя^(Name) в качестве заголовка в первой строке и так далее.

1. В следующем примере мы создали таблицу с некоторыми данными для четырех человек. Для каждого из этих людей мы создадим персонализированное письмо слияния в Microsoft Word .

1. Щелкните меню « Файл»^(File) вверху, выберите « Сохранить^(Save) » на левой боковой панели и нажмите кнопку « Обзор^(Browse) » .

1. Перейдите^(Navigate) на рабочий стол, введите имя для электронной таблицы Excel и нажмите кнопку « Сохранить^(Save) » , чтобы сохранить электронную таблицу на рабочем столе. Это облегчит поиск электронной таблицы при использовании ее в Microsoft Word .

1. Вы можете закрыть Microsoft Excel на своем компьютере.

Подготовьте документ в Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Вам нужно будет написать общее письмо, которое вы хотите отправить каждому из ваших получателей^{(send to each of your recipients)} . Это письмо должно содержать информацию, общую для всех получателей. Некоторые примеры включают в себя написание приветственной строки, вопрос о том, как дела, обмен мыслями и так далее.

Оставьте поля пустыми там, где вы хотите, чтобы отображалась информация о получателях. Вы добавите это позже, когда начнете слияние в Microsoft Word .

1. Запустите Microsoft Word из меню « Пуск^{(Start Menu)} » на вашем компьютере.

1. Нажмите « Главная»^(Home) на левой боковой панели и выберите « Пустой документ^{(Blank document )} » на правой боковой панели. Вы также можете использовать шаблон, если хотите.

1. Откроется пустой документ. Напишите письмо, которое хотите отправить получателям.

1. Вы можете использовать любые цвета, форматирование, стили шрифтов и другие элементы, которые хотите. Мы создали следующее простое письмо для отправки нашим получателям. В письме вверху будет имя человека, а внизу его город.

1. Держите документ открытым, так как вы будете выполнять слияние в разделе ниже.

Создать слияние в Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word позволяет создавать слияние с помощью пошагового мастера. Это позволяет вам очень легко выбрать письмо, которое вы хотите использовать, добавить нужных вам получателей и динамически изменить содержимое письма.

1. Пока ваше письмо все еще открыто в Word , щелкните вкладку « Рассылки^(Mailings) » вверху, выберите параметр « Начать слияние^{(Start Mail Merge)} » и выберите «Пошаговый мастер слияния»^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. В правой части экрана появится новая панель. В первом разделе с надписью «Выбрать тип документа»^{(Select document type)} выберите «Письма»^(Letters) . Вы можете выбрать Сообщения электронной почты,^{(E-mail messages)} если хотите отправить письмо по электронной почте.
   
   Затем нажмите Далее: Начальный документ^{(Next: Starting document)} внизу, чтобы продолжить.

1. На следующем экране Word спросит, какой документ вы хотите использовать для слияния. Щелкните параметр « Использовать текущий документ^{(Use the current document)} », чтобы использовать текущее письмо для задачи.
   
   Если ваше письмо находится в другом файле Word , нажмите « Начать с существующего документа^{(Start from existing document)} » , чтобы открыть этот файл.
   
   Затем нажмите « Далее»: выберите получателей^{(Next: Select recipients)} внизу.

1. В разделе « Выбор получателей^{(Select recipients)} » выберите «Использовать существующий список»^{(Use an existing list)} . Это связано с тем, что вы уже создали электронную таблицу Excel , содержащую данные ваших получателей.
   
   Вы можете выбрать опцию « Ввести новый список^{(Type a new list)} », если у вас еще не собраны данные ваших получателей.
   
   Затем нажмите «Обзор»^(Browse) , чтобы импортировать электронную таблицу Excel.

1. Перейдите^(Navigate) на рабочий стол и дважды щелкните электронную таблицу Excel , которую вы создали ранее. Это откроет электронную таблицу в Microsoft Word .
2. Word спросит, какой лист вы хотите использовать из своей электронной таблицы. Выберите лист, содержащий ваши данные, установите флажок « Первая строка данных содержит заголовки столбцов^{(First row of data contains column headers)} » и нажмите « ОК^(OK) » .

1. Word позволяет выбрать получателей, которых вы хотите использовать для слияния, если вы не хотите использовать всех, кто есть в списке. Установите^(Checkmark) флажки для людей, которых вы хотите включить в свои письма.
   
   Вы можете использовать параметры уточнения под списком для сортировки и фильтрации получателей. Сортировка^(Sorting) позволяет сортировать записи по возрастанию и убыванию. Фильтрация^(Filtering) позволяет сравнивать поля и отфильтровывать ненужные.
   
   Наконец, нажмите OK внизу.

1. Нажмите « Далее»: напишите письмо^{(Next: Write your letter)} внизу.
2. Следующий экран позволяет вам использовать поля данных в вашем письме. Чтобы использовать это, поместите курсор туда, где вы хотите добавить поле данных в письме, и нажмите « Дополнительные элементы^{(More items )} » на правой боковой панели.

1. Выберите поле данных, которое вы хотите добавить, и нажмите « Вставить»^(Insert) внизу.

1. Вы захотите добавить все свои поля данных в письмо, чтобы в ваших письмах была вся необходимая информация. Затем нажмите «Далее: Предварительный просмотр ваших писем»^{(Next: Preview your letters)} .

1. Вы можете предварительно просмотреть письма, которые будут сгенерированы в результате слияния. Щелкните значки со стрелками влево и вправо, чтобы просмотреть письма для каждого из ваших получателей.
   
   Затем нажмите «Далее: завершить слияние»^{(Next: Complete the merge)} .

1. Теперь вы можете нажать «Печать^(Print) » , чтобы распечатать эти персонализированные письма, или выбрать «Редактировать отдельные письма^{(Edit individual letters)} » , чтобы отредактировать эти письма.

Слияние почты^(Mail) — действительно отличная функция Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} , позволяющая сэкономить время .

Знаете ли вы, что в Word можно объединить несколько документов^{(merge multiple documents together in Word)} ? Это поможет, если вы уже написали свои персонализированные письма и хотите объединить их в один файл.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Как показать количество слов в Microsoft Word

• Сделайте так, чтобы OpenOffice Writer выглядел и функционировал как Microsoft Word

• Как удалить страницу в Microsoft Word

• Как рисовать в Microsoft Word

• Изменить единицы измерения в Microsoft Word

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Как печатать на конверте в Microsoft Word

• Microsoft Word не отвечает? 8 способов исправить это

• Как показать, принять или скрыть изменения в Microsoft Word

• Как восстановить любую версию Microsoft Office

• Показать/скрыть коды полей в Word и преобразовать поля в текст

• Как добавить новые шрифты в Microsoft Word

• Как очистить список недавно открытых файлов в Word

• Проверьте все гиперссылки в документе MS Word за считанные секунды

• Как экспортировать ваши электронные письма из Microsoft Outlook в CSV или PST

• Создание или создание сочетаний клавиш для Microsoft Office

• Создать случайный текст или текст Lorem Ipsum в MS Word

• Как использовать инструмент для создания скриншотов Microsoft Word

• Как найти и заменить текст в Microsoft Word

• Как создавать PDF-документы в Microsoft Office