Независимо от того, являетесь ли вы опытным экспертом по GTD в Getting Things Done^{(Getting Things Done GTD)} или только начинаете изучать процесс GTD , Todoist на сегодняшний день является лучшим приложением для списка дел, поддерживающим ваш рабочий процесс GTD .

Почему это? Есть много причин, связанных с его функциями, компоновкой и тем фактом, что функциональность по умолчанию естественным образом поддерживает структуру GTD , которую вы создадите внутри нее.

Даже если вы никогда не слышали о GTD , ниже приведены основные советы по GTD , которые помогут вам начать работу, а также то, как вы можете использовать Todoist для этого.

Примечание^(Note) . Точная версия GTD , используемая в этой статье, основана на принципах, изложенных Карлом Пуллейном^{(Carl Pullein)} и его онлайн-курсом «Ваша цифровая жизнь 3.0»^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (который я настоятельно рекомендую). В этой статье предлагается только то, как использовать Todoist как часть этой системы. У нас нет места, чтобы включить в эту статью много подробностей.

Что такое «довести дело до конца» (GTD)?

Принципы Getting Things Done существуют уже давно. Нет никаких установленных инструментов или приложений, которые вы должны использовать, но основные основные принципы любого подхода, по сути, одинаковы.

GTD помогает освободить ваш разум от всего, что крутится в нем весь день. Это освобождает ваш мозг, чтобы по-настоящему сосредоточиться на задаче, стоящей перед вами, вместо того, чтобы постоянно отвлекаться.

Он работает, предлагая вам серию шагов, которые вы выполняете каждую неделю, чтобы оставаться организованным. Эти шаги включают в себя:

• Фиксируйте^(Capturing) каждую идею, задачу, пункт действия или встречу, которые появляются. Вы можете быть посреди встречи, и ваш босс дает вам задание. Вы можете гулять в парке и у вас появится отличная идея для книги, которую вы хотите написать. Неважно, когда, где и как — всякий раз, когда вы думаете о чем-то, что вам нужно сделать, вы записываете это в свой «Входящие».
• Проясните^(Clarifying) эти идеи, разбив их на задачи, назначив им приоритет и назначив им срок выполнения, если вы готовы работать над ними в ближайшее время.
• Организуйте^(Organizing) задачи, поместив их в корзину, к которой вы в конечном итоге попадете, в зависимости от приоритета. Если вы планируете поработать над задачей в ближайшее время, вы также добавите ее в свой календарь (и Todoist может помочь вам автоматизировать это).
• Просмотрите^(Reviewing) каждое «ведро» и переместите все эти организованные идеи вверх по лестнице, пока самые насущные не попадут в ваш календарь и не станут вашим фокусом.
• Сосредоточьте^(Engaging) все свое внимание на тех задачах, которые, наконец, предстали перед вами, в запланированное вами время.

GTD не только помогает вам стать более продуктивным и организованным, но также может помочь вам достичь нулевой папки «Входящие»^{(Inbox Zero)} (больше никаких писем в папке «Входящие»), потому что вы никогда не будете откладывать^{(never procrastinate)} входящие электронные письма. Вы будете обрабатывать все сразу, используя систему GTD выше.

Как создать структуру Todoist GTD^{(Todoist GTD Structure)}

Теперь, когда вы знаете основные принципы GTD , давайте подробнее рассмотрим, как Todoist может вам помочь.

Первое, что вам нужно сделать, это создать новую родительскую структуру Проектов в Todoist , содержащую все корзины для организации различных входящих задач.

Эти корзины (родительские папки) включают:

• Входящие^(Inbox) : сюда попадают все входящие идеи. Когда вы получаете электронное письмо, требующее действия, вы указываете действие здесь и немедленно архивируете электронное письмо. Если вы получите задание на собрании, вы поместите его здесь. Все, что вам нужно сделать, попадает прямо в папку «Входящие^(Inbox) » .

Примечание^(Note) . В Todoist есть раздел « Входящие^(Inbox) » по умолчанию , поэтому вам не нужно создавать его вручную.

Следующие несколько папок проекта, которые вы создадите, — это места, куда вы будете перемещать элементы во время ежедневных сессий прояснения^(Clarifying) и организации^(Organizing) в конце дня . Это включает:

• На этой неделе^{(This Week)} : элементы, над которыми вы хотите работать немедленно, в течение текущей недели, войдут в этот проект. Когда вы поместите их сюда, вы также назначите дату выполнения. Если вы интегрируете Todoist со своим календарем, Todoist автоматически добавит его в ваш календарь.

• Следующая неделя^{(Next Week)} : элементы из папки «Входящие», которые вы хотите сделать в ближайшее время, но не настолько срочные, чтобы сделать их на этой неделе, войдут в ваш проект на следующей неделе . ^(Week)Срок не требуется.

• В этом месяце^{(This Month)} : в этот проект войдут предметы, которые вы хотите сделать довольно скоро, но можете подождать неделю или две. Не прикрепляйте дату выполнения здесь либо.

• Следующий месяц^{(Next Month)} : задачи, которые вы хотите выполнить в конечном итоге, но знаете, что они могут подождать довольно долго, перейдут в папку «Следующий месяц^(Month) » без даты выполнения.

Есть еще два проекта, которые вам нужно создать для специальных задач. 

• Повторяющиеся области внимания^{(Recurring Areas of Focus)} : это вещи, которые вам нужно делать регулярно, связанные с важными для вас целями, например, посещение онлайн-класса каждый месяц.

• Рутины^(Routines) : это задачи, которые могут не иметь отношения к вашим целям, но которые вы должны выполнять каждую неделю, например, упражнения или встречи в клубе.

Построение повторяющихся задач

У вас обязательно должна быть куча дел, которые вы должны делать каждый день или каждую неделю. Выбросьте их из головы, добавив в свой проект «Повторяющиеся направления деятельности^{(Recurring Areas of Focus)} » (если они связаны с важными для вас целями).

Также рекомендуется включить повторяющиеся области ^(Areas)внимания^(Focus) в качестве подпроекта на этой неделе^(Week) .

Любые повторяющиеся задачи, которые являются лишь частью вашей жизни, но на самом деле не способствуют ее достижению, добавьте их в проект « Рутины^(Routines) ».

Не забудьте^(Remember) добавить сроки выполнения ко всем этим и пометить их как повторяющиеся. Таким образом, они автоматически появятся в ваших разделах « Сегодня^(Today) » и « Предстоящие^(Upcoming) » Todoist, и вам не нужно будет ничего делать.

Использование вашего почтового ящика

В течение недели, когда появляются новые проблемы, с которыми вам приходится иметь дело, просто кидайте их в папку « Входящие^(Inbox) » Todoist . 

Таким образом, вы не будете отвлекаться и будете знать, что не забудете заняться этими задачами позже, когда у вас будет время.

Каждую неделю в одно и то же время вы будете выделять от 20 до 30 минут на обработку папки « Входящие»^(Inbox) . В это время просто работайте над одной задачей за раз и решайте, насколько важно выполнить эту задачу и в какие сроки.

Например, я знаю, что в конце концов хочу починить колоду, но все еще зима^(Winter) . Итак, я переведу эту задачу в Long Term / On Hold . 

Затем я знаю, что мне нужно пройти ежегодный медицинский осмотр, но я занят в этом месяце, и не будет иметь большого значения, если я подожду до следующего месяца, чтобы запланировать его. Итак, я перенесу это в проект « Следующий месяц^{(Next Month)} ».

Наконец, я знаю, что хочу написать статью на Online-Tech-Tips.com на этой неделе. Поэтому я назначаю день и время в течение недели, когда я хочу это сделать.

Затем переместите эту задачу в проект « На этой неделе^{(This Week)} ».

Я смог обработать эти три элемента, которые я добавил в папку « Входящие»^(Inbox) в течение дня, примерно за пять минут. 

Я знаю, что не забуду их, потому что теперь они в моей организованной системе ToDoist GTD . Все расписано на неделю, и мне не нужно ни о чем думать, кроме как усердно работать над каждой задачей, когда она появляется в моем календаре^{(up on my calendar)} .

Управление на этой неделе

Когда вы дойдете до конца каждой недели, вы заметите, что ваш проект «На этой неделе^(Week) » в конце концов будет пуст от активных элементов.

Каждую неделю назначайте^(Set) время (обычно конец дня в пятницу^(Friday) или какое-то время на выходных), чтобы переносить задачи из проекта « Следующая неделя^{(Next Week)} » в проект « На этой неделе^{(This Week)} ». Назначьте^(Assign) сроки выполнения, когда вы это сделаете.

Повторите это для элементов в папках «Этот месяц»^(Month) , « Следующий месяц^{(Next Month)} » и « Long Term / В ожидании ».^(Hold)

Помните^(Remember) : вам не нужно перемещать предмет, если он все еще не кажется вам срочным. Вы также можете удалить задачи, которые, по вашему мнению, больше не имеют для вас значения.

Не забывайте оставаться сосредоточенным

Вот самый главный принцип, который объединяет все это и заставляет работать систему GTD .

Поскольку вы тратите лишь небольшие отрезки времени на обработку всех идей и задач, которые попадают в папку « Входящие^(Inbox) », у вас остается оставшееся время, отведенное в вашем календаре, для фактического выполнения работы.

Это означает использование в течение дня только области «Сегодня» и «Предстоящие^(Upcoming) » в Todoist (вместе с календарем^(Calendar) ) и работа в течение дня, чтобы завершить и вычеркнуть эти задачи.

Вы знаете, что назначили только задачи, которые можете выполнить за один день, потому что Todoist автоматически добавил их в ваш календарь. Если ваш день заполнен, вы не можете назначить больше. Когда ваша неделя заполнена, вы не можете переместить что-либо еще в проект «Эта неделя^(Week) ».

GTD работает, потому что он убирает беспорядок из вашей головы в «систему». Это освобождает ваши мысли, чтобы вы могли сосредоточиться на поставленной задаче и добиться^{(Get Things Done)} цели .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or you’rе just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Как ToDoist Kanban Boards Can Improve Productivity

• 4 бесплатных утилиты для настройки мыши и повышения производительности

• 3 способа взять Photo or Video на хромин

• Как Detect Computer & Email Monitoring или Spying Software

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED и многое другое

• Как открыть File с No Extension

• Как Insert Emoji в Word, Google Docs and Outlook

• Discord не Opening? 9 Ways, чтобы исправить

• Как изменить язык на Netflix

• OLED vs Microled: Если вы ждать?

• Как разделить Clip в Adobe Premiere Pro

• Как разделить Screen на хромин

• Как искать и найти чьи-то удаленные твиты

• Ваш Computer Randomly Turn само по себе?

• Как взять Screenshot на Steam

• Как включить Caps Lock на Chromebook

• 10 Best Ways до Child Proof Your Computer

• Можете ли вы изменить свой Twitch Name? Да, но Be Careful

• Как вернуть Game на Steam

• Что такое Uber Passenger Rating and How, чтобы проверить это