Как использовать отслеживание собраний Outlook, чтобы увидеть, кто принял

Microsoft Outlook позволяет организаторам собрания просматривать список людей, принявших приглашение на собрание. Это означает, что вы можете использовать отслеживание собраний Outlook для просмотра списка всех, кто ответил на приглашение на ваше собрание, и в большинстве случаев вы можете увидеть, кто принял участие в собрании, даже если вы не являетесь его организатором.

Мы рассмотрим, как ответы на собрания работают в Outlook и как просмотреть отслеживание участников собрания в браузере, настольной и мобильной версиях, чтобы вы могли видеть, кто принял приглашение на собрание в Outlook .

Должны ли вы выбрать отправку ответа?

Получив приглашение на собрание, вы можете выбрать « Принять(Accept) », « Под вопросом(Tentative) » или « Отклонить»(Decline) . Какой бы ответ вы ни выбрали, вы можете выбрать:

  • Отредактируйте ответ перед отправкой
  • Отправить ответ сейчас
  • Не отправлять ответ

Если вы выберете третий вариант, организатор встречи не получит электронное письмо с вашим ответом. Однако это не обязательно означает, что ваш ответ не будет отслеживаться. Если вы используете Outlook для Mac(Outlook for Mac) , Outlook в Интернете, Outlook для iOS или Outlook для Android , ваш ответ все равно будет отслеживаться, даже если вы выберете «Не отправлять ответ(Response) ». 

Кроме того, если вы являетесь пользователем Microsoft 365 и решите принять, предварительно принять или отклонить приглашение на собрание без отправки ответа, организатор собрания и другие участники, являющиеся пользователями Microsoft 365 , все равно смогут увидеть ваш ответ.

Microsoft для Windows является исключением. Если вас пригласили на собрание и вы выбрали «Не отправлять ответ», то ни организатор собрания, ни другие участники не смогут просмотреть ваш ответ на приглашение. Хотя, возможно, это ненадолго. Microsoft говорит: «Мы планируем обновить это поведение и в Outlook для Windows , но пока не знаем ожидаемой даты выпуска».

Наконец, имейте в виду, что если собрание было организовано пользователем Microsoft 365 , список приглашенных и их ответы можно просмотреть в любом приложении Outlook , кроме Outlook для Android . Ответы нельзя просматривать в приложениях, отличных от Outlook(non-Outlook apps) .

Как использовать отслеживание собраний Outlook(Outlook Meeting Tracking) в браузере(Browser)

Выполните следующие действия, чтобы просмотреть ответы на собрание в Outlook Online.

  1. Перейдите на сайт outlook.office.com(outlook.office.com) и войдите, используя свое имя пользователя и пароль.
  2. Выберите значок календаря слева.

  1. Выберите дату встречи, которую вы хотите отслеживать.

  1. Выберите конкретное собрание, для которого вы хотите просмотреть ответы. 

  1. Во всплывающем окне с информацией о собрании выберите значок «Просмотреть событие» с диагональной стрелкой.

  1. В расширенном представлении мероприятия вы увидите информацию о том, кто организовал собрание и как на него отреагировали приглашенные.

  1. Разверните(Expand) каждую категорию, выбрав значок > , чтобы увидеть отдельные ответы.

Как уже упоминалось, если вы являетесь пользователем Microsoft 365 , описанные выше шаги должны работать независимо от того, являетесь ли вы организатором собрания или нет. 

Стоит отметить, что нет хорошего способа скопировать список ответов из Outlook в Интернете. Для этого вам понадобится настольное приложение Outlook .

Как использовать отслеживание собраний Outlook(Outlook Meeting Tracking) в настольном приложении(Desktop App)

Пользователи большинства настольных версий Outlook могут выполнить следующие действия, чтобы узнать, кто принял приглашение на собрание в Outlook . Как уже отмечалось, это будет работать, только если вы являетесь организатором собрания. 

  1. Откройте Outlook и выберите календарь на панели навигации Outlook .

  1. Выберите интересующую вас встречу в календаре.
  2. Выберите вкладку Встреча(Meeting) или Встреча(Meeting Occurrence ) .

  1. Выберите Отслеживание(Tracking) .

  1. Если собрание повторяется, выберите просмотр отслеживания для события собрания или всей серии.

  1. Вы увидите список приглашенных на собрание и их ответы.

  1. Если вы хотите распечатать список ответов или вставить их в другое место, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с « Отслеживание(Tracking ) » на вкладке « Собрание(Meeting) » и выберите « Копировать статус в буфер обмена(Copy status to clipboard) » .

  1. Теперь вы можете вставить ( Ctrl + V ) информацию об отслеживании в документ, такой как Word или Excel , для печати или вставить ее куда угодно, например, в сообщение электронной почты или чат.

Хотя настольное приложение Outlook для Windows немного неуклюже и менее изящно, чем его онлайн-версия, возможность легко копировать информацию об отслеживании собраний — приятная функция.

Как узнать , кто(Who) принял приглашение(Meeting Invitation) на собрание в Outlook для мобильных устройств(Mobile)

Когда вы находитесь в пути, вы все равно можете проверить, кто принял приглашение на собрание, с помощью приложения Outlook для вашего мобильного устройства.

  1. Запустите приложение Outlook.

  1. Выберите календарь.

  1. Выберите встречу в календаре.
  2. В разделе Участники(Attendees) вы увидите список людей, принявших приглашение на собрание. 

  1. Если на собрании много участников, вы можете увидеть ссылку « Просмотреть всех участников(View all attendees) » . 

  1. Выберите ссылку View all ### attendees , чтобы просмотреть список всех участников, отсортированных по ответу (принято, предварительно, отклонено). 

Как изменить то, что Outlook делает с ответами на собрания(Meeting)

Организаторы собраний, использующие Outlook для Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 и Outlook 2013 , могут изменить способ обработки Outlook ответов на собрания. Вы можете выбрать, чтобы ответы на собрания не входили в ваш почтовый ящик. По умолчанию ответы на собрания настроены на пропуск вашего почтового ящика, но вы можете изменить это поведение, если хотите.

  1. В Outlook выберите Файл(File) > Параметры(Options)

  1. В окне « Параметры Outlook(Outlook Options) » выберите « Почта»(Mail) .

  1. Если в разделе « Отслеживание(Tracking) » установлен флажок « Автоматически обрабатывать приглашения на собрания и ответы на приглашения на собрания и опросы(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls) », то ответы на собрания не будут отображаться в вашем почтовом ящике, если только приглашенный не добавил комментарий к своему ответу. Информация об отслеживании встречи будет обновлена ​​соответствующим образом. Если вы снимите этот флажок, вы будете получать сообщение в свой почтовый ящик каждый раз, когда участник обновляет свой ответ.

  1. Точно так же вы можете установить флажок Обновить информацию об отслеживании, а затем удалить ответы, не содержащие комментариев(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments) . Собрание будет обновляться с учетом всех полученных вами ответов, а сами ответы будут удалены, если они не содержат комментариев.

Как видите, просто изменив несколько различных параметров, вы можете заставить Outlook делать именно то, что вы хотите,(get Outlook to do exactly what you want) с ответами на собрания и информацией об отслеживании.



About the author

Я разработчик бесплатного программного обеспечения и сторонник Windows Vista/7. Я написал несколько сотен статей на различные темы, связанные с операционной системой, включая советы и рекомендации, руководства по ремонту и рекомендации. Я также предлагаю консультационные услуги, связанные с офисом, через мою компанию Help Desk Services. Я хорошо понимаю, как работает Office 365, его функции и способы их наиболее эффективного использования.



Related posts