В качестве облачного и веб-инструмента для отслеживания проектов, задач, списков, членов команды и многого другого Smartsheet.com^{(Smartsheet.com)} предлагает обширные и гибкие функции.

Если вы подумываете о том, чтобы попробовать его, или уже подписались на бесплатную пробную версию, чтобы максимально использовать инструмент, нужно знать, что он может сделать для вас и вашей команды. Давайте углубимся в то, как использовать Smartsheet для начинающих.

Что такое Smartsheet?

Если вы когда-либо использовали такие приложения , как Asana^{(like Asana)} , Monday.com или аналогичное программное обеспечение для управления проектами, Smartsheet можно сравнить с ним по назначению, структуре и функциям. Вы можете использовать его в одиночку или сотрудничать с другими, создавать информационные панели для быстрого доступа к элементам и пользоваться несколькими представлениями, такими как канбан^(Kanban) , календарь и сетка.

Smartsheet также предоставляет автоматизированные рабочие процессы, шаблоны для быстрого запуска, полезные отчеты, настраиваемые формы и интеграцию с другими приложениями для оптимизации ваших процессов.

Лучший способ начать использовать Smartsheet — создать или импортировать проект, таблицу или список задач, которые вы хотите отслеживать. Затем мы познакомим вас с функциями каждого инструмента.

Создание, импорт или использование шаблона

Выберите значок Центра решений^{(Solution Center)} (знак плюса) в левой части навигации. Затем вы увидите параметры в левом верхнем углу экрана для создания^(Create) и импорта^(Import) .

Выберите « Создать»,^(Create,) и у вас есть восемь вариантов для « Сетка^(Grid) » , «Проект»^(Project) , « Карты^(Cards) » , « Список задач»^{(Task List)} , « Форма^(Form) » , « Отчет^(Report) » и Dashboard/Portal » . Выберите тип элемента, который вы хотите создать, дайте ему имя и выберите « Создать^(Create) » .

Выберите « Импорт^(Import) », если у вас есть план проекта или лист задач, с которого вы хотели бы начать. Выберите Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets или Atlassian Trello . Затем следуйте инструкциям, чтобы импортировать элемент.

Если вы хотите начать с шаблона или набора шаблонов, выберите « Просмотреть все решения^{(Browse All Solutions)} », выберите отрасль или воспользуйтесь полем поиска^(Search) , чтобы найти что-то конкретное. 

Выберите шаблон или набор для просмотра дополнительной информации. Затем, чтобы использовать шаблон^{(use a template)} , нажмите кнопку « Использовать ».^(Use)

Для набора шаблонов выберите « Подробнее^{(Learn More)} », чтобы получить полную информацию о том, что включено, и загрузить набор.

Используйте помощник проекта

Если вы хотите начать с нового проекта, вы также можете использовать Project Assistant . Это дает вам преимущество при настройке проекта.

В Центре решений^{(Solution Center)} выберите Project Assistant . Назовите свой проект, введите две задачи для начала и добавьте две подзадачи для задачи^(Task) №1.

Затем вы увидите макет Grid View для вашего нового проекта с задачами и подзадачами, которые вы ввели. 

Особенности проекта

Отслеживать свой проект в Smartsheet легко благодаря встроенным инструментам управления проектами, таким как представление Ганта^{(Gantt View)} .

У вас есть места для задачи, продолжительности, начала, окончания, предшественников, назначенных, процента выполнения, статуса и комментариев с левой стороны. Справа находится ваша диаграмма Ганта^(Gantt) .

Вы можете добавить базовые показатели и показать или скрыть критический путь, используя значки в правом верхнем углу.

Щелкните значок шестеренки^(gear) , чтобы открыть настройки проекта^{(Project Settings)} . Затем настройте параметры зависимостей^{(Dependency Settings)} , отображение временной шкалы^{(Timeline Display)} и управление ресурсами^{(Resource Management)} .

Функции списка задач

В списке задач есть именно то, что вам нужно для отслеживания ваших дел^{(track your to-dos)} от начала до конца. 

Введите^(Enter) имя задачи, дату выполнения, исполнителя и статус. Используйте столбец « Готово^(Done) », чтобы отмечать задачи как выполненные, и раздел « Комментарии^(Comments) » для заметок.

Особенности карт

Если вам нравится канбан^(Kanban) - метод управления проектами, вы можете использовать карточный макет как для себя, так и для своей команды.

Вы начнете с дорожек « Без категории^{(Uncategorized)} », « Незавершенная работа^(Backlog) », « Планирование^(Planning) », « Выполняется^(Progress) » и « Завершено^(Complete) » . Однако вы можете изменить эти метки для вашего проекта.

Используйте знаки плюс, чтобы добавить карты на дорожки. Ваши карточки могут включать контрольный список подзадач, вложенных файлов, комментариев, доказательств и напоминаний. Вы также можете редактировать подзадачи на карточке в увеличенном виде, выбрав значок « Редактировать^(Edit) » (карандаш).

Выберите^(Choose) между компактным или полным просмотром ваших карт и настройте параметры просмотра карты^{(Card View)} с помощью значка шестеренки в правом верхнем углу.^(gear)

Особенности сетки

Используете ли вы такие приложения, как Microsoft Excel или Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} , для отслеживания элементов? Если это так, то макет сетки для вас. ^(Grid)Он выглядит как электронная таблица со столбцами, строками и ячейками.

Особенности формы

Создание пользовательской формы^{(Building a custom form)} — полезная функция для всех видов проектов. С помощью Smartsheet вы можете легко создать форму и настроить ее параметры.

Добавляйте^(Add) и удаляйте элементы ^(Elements)формы^(Form) с помощью раздела слева. Затем выберите поле формы, чтобы настроить его конкретные параметры справа. Например, вы можете сделать поле обязательным, включить метку или текст справки, использовать проверку и добавить логику.

Настройте параметры формы для темы^(Theme) и бренда^(Brand) , безопасности^(Security) , отправки формы^{(Form Submission)} и электронных писем для отправки.

Особенности отчета

Создайте отчет^{(Row Report)} по строкам , сводный отчет^{(Summary Report)} или и то, и другое. Выберите лист или проект и добавьте столбцы. Вы можете добавлять фильтры, сортировать и группировать столбцы, а также включать сводку вверху.

Особенности приборной панели

Создав панель мониторинга Smartsheet , вы сможете увидеть моментальный снимок своего проекта, проверить активные элементы, увидеть удобную диаграмму или просмотреть показатели.

Дайте панели управления имя, а затем выберите виджеты, которые хотите использовать. Вы увидите хороший выбор виджетов справа и просто выберите один из них, чтобы добавить его. 

Когда виджеты появятся на панели инструментов, вы сможете настроить их параметры. В зависимости от типа виджета вы можете добавить и оформить заголовок, а также выбрать действие, когда кто-то нажимает на виджет.

Навигация^{(Smartsheet Navigation)} , макет^(Layout) и инструменты Smartsheet^(Tools)

Smartsheet предлагает простой способ навигации по приложению, а также использования инструментов. 

Левосторонняя навигация

С левой стороны у вас есть основная навигация для Home , Notifications , Browse , Recent^(WorkApps) , Favorites , WorkApps^(Recents) и Solution Center . При входе в Smartsheet выберите, с чего вы хотите начать.

Внизу выберите значок справки (вопросительный знак) для получения помощи или значок ^(Help)учетной записи^(Account) , чтобы настроить свой профиль и настройки.

Правые инструменты

С правой стороны инструменты. Вы увидите их на экране для каждого элемента, который вы используете, например для проекта, списка задач^{(Task List)} или карточек. Исключениями являются Dashboard и Report . 

При выборе инструмента отображается боковая панель с соответствующими элементами. У вас есть диалоги, вложения, доказательства^(Proofs) , запросы на обновление^{(Update Requests)} , публикация^(Publish) , журнал активности^{(Activity Log)} и сводка^(Summary) . 

Доступные действия на боковой панели зависят от инструмента. Например, вы можете просмотреть все разговоры, непрочитанные или комментарии на листе или строке. Для вложений вы можете предварительно просмотреть файл, загрузить его, переименовать или добавить описание.

Верхняя панель инструментов

В верхней части каждого элемента у вас есть дополнительные инструменты. С левой стороны вы можете сохранить, распечатать, отменить или повторить действие. Непосредственно рядом с этим вы можете изменить свой вид, что очень удобно. Переключение между представлениями « Сетка^(Grid) », « Гантт^(Gantt) », « Карта^(Card) » или « Календарь^(Calendar) » . 

Вы также увидите кнопки шрифта и формата, аналогичные тем, что вы видите в Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Это позволяет вам изменить стиль, размер или цвет шрифта, изменить выравнивание, форматировать как валюту и многое другое.

^{(Additional Smartsheet Features)}Дополнительные функции и параметры Smartsheet

Изучив основы использования Smartsheet , ознакомьтесь с этими дополнительными функциями и параметрами.

Совместное использование^(Sharing) : наряду с беседами в реальном времени и инструментами совместной работы^{(collaboration tools)} вы можете настроить параметры общего доступа и разрешений для своей команды. Используйте кнопку « Поделиться^(Share) » в правом верхнем углу, чтобы просмотреть варианты.

Интеграция^{(Integrations)} : подключите Smartsheet к таким приложениям, как Slack , Google Диск^{(Google Drive)} , Gmail , OneDrive , Jira и другим. Чтобы просмотреть варианты, перейдите в Центр решений^{(Solution Center)} , выберите « Просмотреть все решения^{(Browse All Solutions)} » и выберите « Просмотреть дополнительные надстройки^{(See More Add-Ons)} » в разделе «Дополнения».

Автоматизированные рабочие процессы^{(Automated Workflows)} : автоматизируйте задачи^{(Automate tasks)} для вашего проекта или листа, выбрав триггер и действие. Вы можете автоматизировать такие вещи, как уведомления, запросы на утверждение, запись даты или блокировку строк. Выберите вкладку Автоматизация^(Automation) над верхней панелью инструментов.

Вы также можете создать рабочую область, использовать условное форматирование и проверить функциональность для создания веб-приложения или мобильного приложения для вашей компании.

Smartsheet — это полнофункциональный надежный инструмент для управления проектами любого масштаба. Обязательно ознакомьтесь с ценами на их планы подписки,^{(subscription plan pricing)} чтобы выбрать наиболее подходящий для вас.

Для похожих инструментов посмотрите, как использовать инструмент Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} или как повысить эффективность работы с Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Учебное пособие по Adobe Premiere для начинающих

• Учебник Microsoft Planner: все, что вам нужно знать

• Google Draw: полное руководство для начинающих

• Что такое лучший сервис конференц-связи - сравнение лучших приложений

• Автоматически перемещать, удалять или копировать файлы в Windows

• Что такое Microsoft Power Automate и бесплатные шаблоны для загрузки

• 5 лучших надстроек конфиденциальности Firefox для онлайн-безопасности

• Как легко копировать DVD и Blu-Ray с помощью MakeMKV

• Лучшие утилиты для настройки процессора, видеокарты и оперативной памяти

• 11 лучших бесплатных программ для создания скриншотов для Windows

• Работает ли Microsoft Windows File Recovery? Мы протестировали это.

• 4 отличных инструмента для создания пакетов установщика Windows

• Как использовать диспетчер пакетов Windows для установки программ Windows

• Как удалить дубликаты цифровых фотографий на вашем компьютере с Windows

• Что такое чат-бот и как его использовать на своем сайте

• 7 способов открыть файл MDB без Microsoft Access

• 5 портативных приложений, которые вы обязательно захотите иметь на USB-накопителе

• Два инструмента транскрипции для преобразования аудио в текст

• Лучшие приложения для мониторинга использования Интернета

• 5 альтернатив Windows команде sudo в Linux