Платформа программирования VBA^{(VBA programming)} , которая используется почти во всех продуктах Microsoft Office , является одним из самых мощных инструментов, которые каждый может использовать для расширения возможностей использования этих продуктов.

Это руководство по VBA для начинающих покажет вам, как добавить меню « Разработчик » в ваше приложение ^(Developer)Office , как войти в окно редактора VBA и как работают основные операторы и циклы ^(VBA)VBA , чтобы вы могли начать использовать VBA в Excel , Word , Powerpoint , Outlook и OneNote .

В этом руководстве по VBA используется последняя версия продуктов Microsoft Office . Если у вас более ранняя версия, вы можете увидеть небольшие отличия от скриншотов.

Как включить и использовать редактор VBA^{(How To Enable & Use The VBA Editor)}

В любом из продуктов Office , используемых в этом руководстве, вы можете заметить, что у вас нет упомянутого меню разработчика . ^(Developer)Меню разработчика доступно только в Excel , Word , Outlook и Powerpoint . OneNote не предлагает инструмент для редактирования кода VBA внутри приложения, но вы по-прежнему можете ссылаться на OneNote API для взаимодействия с OneNote из других программ Office . 

Вы узнаете, как это сделать, в нашем предстоящем руководстве Advanced VBA .

• Чтобы включить меню « Разработчик^(Developer) » в любом продукте Office, выберите меню « Файл^(File) » и выберите « Параметры^(Options) » в меню навигации слева. 
• Вы увидите всплывающее меню « Параметры ». ^(Options)Выберите « Настроить ленту»^{(Customize Ribbon)} в меню навигации слева.

Левый список включает все доступные меню и команды меню, доступные в этом приложении Office . В списке справа перечислены те, которые в настоящее время доступны или активированы.

• Вы должны увидеть Developer в списке справа, но он не будет активирован. Просто^(Just) установите флажок, чтобы активировать меню разработчика .^(Developer)

• Если вы не видите « Разработчик^(Developer) » справа, измените слева « Выбрать команды^{(Choose commands)} » из раскрывающегося списка на « Все команды»^{(All Commands)} . Найдите « Разработчик^(Developer) » в списке и выберите « Add>> в центре, чтобы добавить это меню на ленту^(Ribbon) .
• Выберите OK , когда закончите.
• Когда меню « Разработчик^(Developer) » станет активным, вы можете вернуться в главное окно приложения и выбрать « Разработчик^(Developer) » в верхнем меню. 
• Затем выберите « Просмотр кода^{(View Code)} » в группе « Элементы управления^(Controls) » на ленте, чтобы открыть окно редактора VBA .

• Это откроет окно редактора VBA , где вы сможете ввести код, который вы узнаете в следующих нескольких разделах.

• Попробуйте добавить меню « Разработчик » в несколько приложений ^(Developer)Office , которые вы используете каждый день. Когда вы научитесь открывать окно редактора VBA , переходите к следующему разделу этого руководства.

Общие советы по программированию на VBA для начинающих^{(General VBA Programming Tips for Beginners)}

Вы заметите, что когда откроется редактор VBA , параметры навигации на левой панели выглядят по-разному в разных приложениях Office .

Это связано с тем, что доступные объекты, в которые вы можете поместить код VBA , зависят от того, какие объекты есть в приложении. Например, в Excel вы можете добавить код VBA в книгу или объекты листа. В Word вы можете добавлять в документы код VBA . В Powerpoint только к модулям.

Так что не удивляйтесь разным меню. Структура и синтаксис кода VBA одинаковы для всех приложений. Единственная разница заключается в объектах, на которые вы можете ссылаться, и действиях, которые вы можете выполнять с этими объектами с помощью кода VBA .

Прежде чем мы углубимся в различные объекты и действия, которые вы можете выполнять с ними с помощью кода VBA , давайте сначала рассмотрим наиболее распространенную структуру и синтаксис VBA , которые вы можете использовать при написании кода VBA .

Где разместить код VBA^{(Where To Put VBA Code)}

Когда вы находитесь в редакторе VBA , вам нужно использовать два раскрывающихся списка в верхней части окна редактирования, чтобы выбрать, к какому объекту вы хотите прикрепить код и когда вы хотите, чтобы код выполнялся.

Например, в Excel , если вы выберете Worksheet и Activate , код будет выполняться при каждом открытии рабочего листа. 

Другие действия с рабочим листом, которые вы можете использовать для запуска кода VBA , включают в себя изменение рабочего листа, его закрытие (деактивацию), запуск вычисления рабочего листа и многое другое.

Когда вы добавляете код VBA в редактор, всегда убедитесь, что ваш код VBA помещен^(VBA) в объект и используется правильное действие, которое вы хотите использовать для запуска этого кода.

Операторы VBA IF^{(VBA IF Statements)}

Оператор IF работает в VBA так же, как и в любом другом языке программирования.

Первая часть оператора IF проверяет, верно ли условие или набор условий. Эти условия могут быть объединены оператором И^(AND) или ИЛИ, чтобы связать их вместе.

Одним из примеров может быть проверка того, находится ли оценка в электронной таблице выше или ниже «проходной» оценки, и присвоение статуса «пройдено» или «не пройдено» другой ячейке.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

Если вы не хотите, чтобы весь оператор помещался в одну строку, вы можете разбить его на несколько строк, добавив символ «_» в конце строк.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

Использование этой техники часто может значительно упростить чтение и отладку кода.

VBA для следующих циклов^{(VBA For Next Loops)}

Операторы IF отлично подходят для одиночных сравнений, как в приведенном выше примере просмотра одной ячейки. Но что, если вы хотите перебрать весь диапазон ячеек и выполнить одно и то же выражение IF для каждой?

В этом случае вам понадобится цикл  FOR .

Для этого вам нужно будет использовать длину диапазона и прокрутить эту длину по количеству строк, содержащих данные.

Для этого вам нужно определить переменные диапазона и ячейки и прокрутить их. Вам также потребуется определить счетчик, чтобы вы могли выводить результаты в соответствующую строку. Таким образом, ваш код VBA сначала будет иметь эту строку.^(VBA)

Dim rng As Range, ячейка As Range ^{(Dim rng As Range, cell As Range)}
Dim rowCounter as Integer

Определите размер диапазона следующим образом. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Наконец, вы можете создать свой цикл FOR , чтобы пройти через каждую ячейку в этом диапазоне и выполнить сравнение.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

После запуска этого сценария VBA^{(VBA script)} вы увидите результаты в фактической электронной таблице.

Циклы VBA "пока"^{(VBA While Loops)}

Цикл^(Loop) while также выполняет серию операторов, как и цикл FOR , но условие продолжения цикла — это условие, остающееся истинным.

Например, вы можете написать тот же цикл FOR , что и цикл ^(FOR)WHILE , просто используя переменную rowCounter следующим образом.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Примечание. Ограничение завершения rng.Count + 2 требуется, поскольку счетчик строк начинается с 2 и должен заканчиваться в строке 7, где заканчиваются данные. Однако счетчик диапазона (B2:B7) равен только 6, и цикл While завершится только тогда, когда счетчик станет БОЛЬШЕ^(GREATER) , чем счетчик, поэтому последнее значение rowCounter должно быть равно 8 (или rng.Count + 2).

Вы также можете настроить цикл While следующим образом:

While rowCounter <= rng.Count + 1

Вы можете увеличить счетчик диапазона (6) только на 1, потому что как только переменная rowCounter достигнет конца данных (строка 7), цикл может завершиться.

Циклы VBA Do While и Do until^{(VBA Do While and Do Until Loops)}

Циклы «До тех пор» и «До» почти идентичны циклам «Пока», но работают немного по-другому.

• Цикл while^{(While Loop)} проверяет, выполняется ли условие в начале цикла.
• Цикл Do-While^{(Do-While Loop)} проверяет, истинно ли условие после выполнения инструкций в цикле.
• Цикл Do-Until^{(Do-Until Loop)} проверяет, остается ли условие ложным после выполнения цикла.

В этом случае вы должны переписать описанный выше цикл While следующим образом, как цикл Do-While.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

В этом случае логика не сильно меняется, но если вы хотите убедиться, что логическое сравнение выполняется после выполнения всех операторов (что позволяет им всем выполняться независимо от того, что хотя бы один раз), тогда Do-While или цикл Do-Until — правильный вариант.

Операторы выбора VBA^{(VBA Select Case Statements)}

Последний тип логического оператора, который вам нужно понять, чтобы начать структурировать свой код VBA , — это операторы Select Case .

Учитывая приведенный выше пример, предположим, что вы хотите иметь метод оценки, который не является просто непройденным. Вместо этого вы хотите присвоить буквенную оценку от A до F.

Вы можете сделать это с помощью следующего оператора Select Case :

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Полученная электронная таблица после запуска этого скрипта VBA выглядит так, как показано ниже.

Теперь вы знаете все, что нужно знать, чтобы начать использовать VBA в приложениях Microsoft Office .

The Best VBA Guide (For Beginners) You’ll Ever Need

The VBA programming platform that runs throughout nearly all Microsoft Office products is one of the most powerful tools anyone can use to enhance their use of those products.

This VBA guide for beginners will show you how to add the Developer menu to your Office application, how to enter the VBA editor window, and how basic VBA statements and loops work so that you can get started using VBA in Excel, Word, Powerpoint, Outlook, and OneNote.

This VBA guide uses the latest version of Microsoft Office products. If you have an earlier version you may see some slight differences from the screenshots.

How To Enable & Use The VBA Editor

In any of the Office products used in this guide, you may notice that you don’t have the referenced Developer menu. The developer menu is only available in Excel, Word, Outlook, and Powerpoint. OneNote doesn’t offer a tool to edit VBA code from inside the application, but you can still reference the OneNote API to interact with OneNote from other Office programs. 

You’ll learn how to do this in our upcoming Advanced VBA guide.

• To enable the Developer menu in any office product, select the File menu, and select Options from the left navigation menu. 
• You’ll see an Options menu pop-up. Select Customize Ribbon from the left navigation menu.

The left list includes all available menus and menu commands available in that Office application. The list on the right are those that are currently available or activated.

• You should see Developer in the list on the right, but it will not be activated. Just select the checkbox to activate the Developer menu.

• If you don’t see Developer available on the right, then change the left Choose commands from dropdown to All Commands. Find Developer from the list and select Add>> in the center to add that menu to the Ribbon.
• Select OK when you’re done.
• Once the Developer menu is active, you can go back to your main application window and select Developer from the top menu. 
• Then select View Code from the Controls group in the ribbon to open the VBA editor window.

• This will open the VBA editor window where you can type the code you’ll learn in the next few sections.

• Try adding the Developer menu to a few of the Office applications you use every day. Once you’re comfortable opening the VBA editor window, continue on to the next section of this guide.

General VBA Programming Tips for Beginners

You’ll notice when the VBA editor opens, the navigation options in the left panel look different from one Office application to the other.

This is because the available objects where you can place VBA code depend on what objects there are in the application. For example, in Excel, you can add VBA code to workbook or sheet objects. In Word, you can add VBA code to documents. In Powerpoint, only to modules.

So, don’t be surprised by the different menus. The structure and syntax of the VBA code is the same across all applications. The only difference are the objects you can reference and the actions you can take on those objects through the VBA code.

Before we dive into the different objects and actions you can take on them via VBA code, let’s first look at the most common VBA structure and syntax you can use when you write VBA code.

Where To Put VBA Code

When you’re in the VBA editor, you need to use the two dropdown boxes at the top of the editing window to choose which object you want to attach the code to, and when you want the code to run.

For example, in Excel, if you choose Worksheet and Activate, the code will run whenever the worksheet is opened. 

Other worksheet actions you can use to trigger your VBA code include when the worksheet changes, when it’s closed (deactivated), when the worksheet calculation is run, and more.

When you add VBA code in the editor, always make sure to place your VBA code on the object and using the correct action that you want to use to trigger that code.

VBA IF Statements

An IF statement works in VBA just like it works in any other programming language.

The first part of the IF statement looks at whether a condition or set of conditions is true. These conditions can be joined by an AND or OR operator to link them together.

One example would be to check if a grade in a spreadsheet is above or below a “passing” grade, and assigning the pass or fail status to another cell.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

If you don’t want the entire statement on a single line, you can split it into multiple lines by adding a “_” symbol at the end of the lines.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

Using this technique can often make code much easier to read and debug.

VBA For Next Loops

IF statements are great for single comparisons, like the example above of looking at a single cell. But what if you want to loop through an entire range of cells and do the same IF statement on each?

In this case you’d need a FOR loop. 

To do this, you’d need to use the length of a range, and loop through that length by the number of rows that contain data.

To do this, you need to define the range and cell variables, and loop through them. You’ll also need to define a counter so you can output the results to the appropriate row. So your VBA code would first have this line.

Dim rng As Range, cell As Range
Dim rowCounter as Integer

Define the range size as follows. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Finally, you can create your FOR loop to step through every cell in that range and do the comparison.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Once this VBA script is run, you see the results in the actual spreadsheet.

VBA While Loops

A While Loop also loops through a series of statements, just like the FOR loop, but the condition of the looping to continue is a condition remaining true.

For example, you could write the same FOR loop above, as a WHILE loop, by simply using the rowCounter variable as follows.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Note: the rng.Count + 2 terminating limit is required because the row counter starts at 2 and needs to end on row 7 where the data ends. However, the count of the range (B2:B7) is only 6, and the While loop will only end once the counter is GREATER than the counter – so the last rowCounter value needs to be 8 (or rng.Count + 2).

You could also set up the While loop as follows:

While rowCounter <= rng.Count + 1

You can only increment the range count (6) by 1, because once the rowCounter variable reaches the end of the data (row 7), the loop can finish.

VBA Do While and Do Until Loops

Do While and Do Until loops are nearly identical to While loops, but work slightly different.

• The While Loop checks whether a condition is true at the beginning of the loop.
• The Do-While Loop checks whether a condition is true after executing the statements in the loop.
• The Do-Until Loop checks whether a condition is still false after executing the loop.

In this case you would rewrite the While loop above as follows, as a Do-While loop.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

In this case the logic doesn’t change very much, but if you want to make sure the logic comparison takes place after all of the statements are run (allowing them all to run no matter what at least once), then a Do-While or Do-Until loop is the right option.

VBA Select Case Statements

The final type of logical statement you’ll need to understand to start structuring your VBA code are Select Case statements.

Given the example above, let’s say you want to have a grading method that isn’t just pass fail. Instead, you want to assign a letter grade from A through F.

You could do this with the following Select Case statement:

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

The resulting spreadsheet after this VBA script runs looks like the one below.

Now you know everything you need to know to start using VBA in your Microsoft Office applications.

Related posts

• Расширенное руководство по VBA для MS Excel

• 13 лучших сочетаний клавиш для Microsoft Teams

• Как создать макрос или скрипт VBA в Excel

• Что такое Microsoft Publisher? Руководство для начинающих

• Как исправить ошибку «Закладка не определена» в Word

• Как исправить ошибки #N/A в формулах Excel, таких как ВПР

• Как использовать анализ «что, если» в Excel

• Сделайте так, чтобы OpenOffice Writer выглядел и функционировал как Microsoft Word

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Как использовать Flash Fill в Excel

• Быстрое написание чисел в Word и Excel

• Как исправить строку в Excel

• Как использовать операторы If и вложенные операторы If в Excel

• Создание или создание сочетаний клавиш для Microsoft Office

• Как восстановить удаленные электронные письма в Office 365

• Как создавать PDF-документы в Microsoft Office

• Как изменить шрифт по умолчанию в приложениях Office

• 9 способов открыть документ Word без Word

• 7 альтернатив PowerPoint, которые вы можете использовать в Интернете

• Как создать и запустить макрос в Word