Создание или создание сочетаний клавиш для Microsoft Office

Мышь — удобный инструмент, но «укажи и щелкни» — пустая трата времени. Вы знали это, поэтому вы уже выучили лучшие сочетания клавиш для Office и Windows(best keyboard shortcuts for Office and Windows) .

Но, возможно, у некоторых повторяющихся задач нет сочетаний клавиш. Было бы здорово, если бы вы могли создавать свои собственные сочетания клавиш в Microsoft Office ? Ну(Well) , ты можешь.

Как создавать сочетания клавиш(Keyboard Shortcuts) в Microsoft Office

Давайте сначала пройдем эти шаги в Word . Шаги идентичны в Excel и PowerPoint на рабочем столе. Прокрутите(Scroll) вниз, чтобы узнать, как это сделать в Outlook .

  1. Щелкните правой кнопкой мыши(Right-click) любое серое пространство в области ленты и выберите «Настроить ленту(Customize the Ribbon) » .

  1. Откроется окно параметров Word . (Word Options )Выберите « Настроить(Customize ) » рядом с пунктом « Сочетания клавиш(Keyboard shortcuts) » в нижней части окна.

  1. Откроется окно « Настроить клавиатуру ». (Customize Keyboard)Посмотрите в области « Категории(Categories ) », чтобы сузить список до вкладки с командой, для которой вы хотите создать ярлык. Команды этой вкладки будут отображаться в области « Команды(Commands ) » справа. Выберите нужную команду.

    В этом примере мы выбрали FileSendPdf , так как было бы очень полезно отправить документ Word в формате PDF(send a Word document as a PDF) с помощью простой комбинации клавиш. Если у команды уже есть комбинация клавиш, она будет отображаться в области Текущие клавиши(Current keys ) .

  1. Чтобы установить новую комбинацию клавиш быстрого доступа, поместите курсор в поле « Нажмите новую клавишу быстрого доступа(Press new shortcut key) », затем нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать на клавиатуре. Обратите внимание на то, что отображается в области Текущие ключи(Current keys) рядом с В настоящее время назначено(Currently assigned to) . Если там отображается что-либо, кроме [unassigned] , попробуйте другую комбинацию клавиш.

  1. Чтобы использовать это сочетание клавиш для всех будущих документов, оставьте значение Normal.dotm выбранным в поле Сохранить изменения в(Save changes in ) . Чтобы применить комбинацию клавиш только к этому документу, выберите ее в раскрывающемся списке. 
  2. Нажмите кнопку « Назначить(Assign ) », чтобы применить настройки, затем закройте окно « Настроить клавиатуру ». (Customize Keyboard)Нажмите OK , чтобы закрыть окно параметров Word . (Word Options)Попробуйте новую комбинацию клавиш. 

Ярлык FileSendPdf автоматически преобразует документ в PDF , создаст новое сообщение электронной почты в Outlook , прикрепит PDF и присвоит сообщению Тему(Subject) . Одно нажатие клавиши вместо дюжины или более нажатий мышью — это невероятная экономия времени.

Как очистить пользовательские сочетания клавиш(Custom Keyboard Shortcuts) в Microsoft Office

Возможно, вы захотите избавиться от всех пользовательских сочетаний клавиш, созданных вами в приложении Office . Это просто сделать.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши(Right-click) любое серое пространство в области ленты и выберите «Настроить ленту(Customize the Ribbon) » .

  1. Откроется окно параметров Word . (Word Options )Нажмите кнопку « Настроить(Customize ) » в нижней левой части окна. Откроется окно  « Настроить клавиатуру ».(Customize Keyboard )

  1. Чтобы удалить назначения клавиш из всех будущих документов, оставьте значение Normal.dotm выбранным в раскрывающемся списке Сохранить изменения в . (Save changes in )Чтобы удалить их только из этого документа, вместо этого выберите документ в раскрывающемся списке. В левом нижнем углу нажмите кнопку « Сбросить все ».(Reset All )

  1. Он спросит : «Вы уверены, что хотите сбросить назначения клавиш?» Это действие удалит все клавиши, назначенные в настоящее время макросам и стилям в Normal.dotm(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm) . Обратите внимание, что в конце этого предупреждения будет указано либо Normal.dotm , либо выбранный вами документ. Выберите Да(Yes ) , чтобы подтвердить сброс.

Как создать сочетания клавиш(Keyboard Shortcuts) в Microsoft Outlook

Из всех приложений Microsoft Office Outlook , вероятно, является тем, в котором вы проводите больше всего времени. Имеет смысл создать несколько пользовательских сочетаний клавиш, чтобы выполнять задачи быстрее. 

К сожалению, начиная с Outlook 2016, он не позволяет создавать сочетания клавиш, как в Word , Excel и PowerPoint . Итак, каковы ваши варианты?

Это обходной путь, но вы можете создавать быстрые шаги(Quick Steps ) и назначать им комбинации клавиш. Это не даст вам возможности создавать сочетания клавиш для всего в Outlook , но может удовлетворить большинство ваших потребностей. Существует ограничение в девять комбинаций клавиш, которые вы можете назначить для пользовательских быстрых шагов(Quick Steps) .

  1. Выберите « Создать(Create New ) » в разделе « Быстрые(Quick Steps ) действия» на вкладке « Главная(Home ) » в Outlook. 

  1. Откроется окно редактирования быстрого шага . (Edit Quick Step )Введите описательное имя в поле Имя(Name) .
  2. Выберите одно из предопределенных действий в раскрывающемся меню « Выберите действие ». (Choose an Action )В этом примере давайте пометим как прочитанное(Mark as read) .

  1. Соедините действия вместе, нажав кнопку « Добавить действие»(Add Action ) под предыдущим действием.

  1. Выберите Переместить в папку(Move to folder) .

  1. Откроется окно выбора папки . (Select Folder )Найдите(Find) и выберите папку, в которую вы хотите, чтобы это быстрое действие(Quick Action) переместило электронную почту. Мы выбираем папку Bills для этого примера. Выберите OK , чтобы закрыть окно.

  1. Выберите комбинацию клавиш(Shortcut key) в раскрывающемся списке «Горячая клавиша». Обратите внимание, что он ограничен девятью вариантами.

  1. Добавьте описание того, что делает Quick Step, в текстовое поле Tooltip . Когда вы наведете курсор мыши на Quick Step позже, появится напоминание о том, что он делает.
  2. Нажмите « Готово»(Finish ) , чтобы завершить создание быстрого шага(Quick Step) . Теперь на ленте Outlook вы увидите быстрое действие « Отметить как прочитанное и перейти к счетам» . (Mark Read Move to Bills)Протестируйте его, используя комбинацию клавиш быстрого доступа, которую вы выбрали на шаге 7.

Если вы хотите пойти еще дальше, вы можете создавать ярлыки Outlook Desktop(create Outlook Desktop shortcuts) с помощью переключателей командной строки, чтобы упростить выполнение общих задач.

Практикуйте свои сочетания клавиш

Теперь вы можете создавать свои собственные сочетания клавиш Microsoft Office . Распечатайте список наиболее часто используемых ярлыков и держите их рядом с монитором. Через несколько дней шпаргалка вам больше не понадобится. Добавьте(Add) ярлыки переключения командной строки, и это мгновенно повысит производительность Microsoft Office(boost your Microsoft Office productivity)



About the author

Я разработчик бесплатного программного обеспечения и сторонник Windows Vista/7. Я написал несколько сотен статей на различные темы, связанные с операционной системой, включая советы и рекомендации, руководства по ремонту и рекомендации. Я также предлагаю консультационные услуги, связанные с офисом, через мою компанию Help Desk Services. Я хорошо понимаю, как работает Office 365, его функции и способы их наиболее эффективного использования.



Related posts