При совместном использовании документа Word 2007 может потребоваться удалить или скрыть конфиденциальную информацию. Вы можете искать данные и удалять их вручную, но это может быть подвержено ошибкам и отнимать много времени. Если вам часто нужно скрывать конфиденциальные данные в Word 2007 , существует бесплатная надстройка для Word 2007 , называемая Word 2007 Redaction Tool , которую можно использовать для простого и более эффективного скрытия текста в документах Word 2007 .

Отредактированный текст отображается в новой копии исходного документа в виде сплошной черной полосы. Текст^(Text) под полосой преобразуется в вертикальные линии (|||||), что предотвращает извлечение отредактированного содержимого ни при каких обстоятельствах, даже если сторона, с которой вы делитесь документом, просматривает отредактированный документ в текстовом редакторе, таком как Блокнот^(Notepad) .

Загрузите Word 2007/2010 Redaction Tool с веб-сайта

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Для установки средства редактирования Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} необходимы следующие элементы :

• Пакет обновления 1 ^{(Service Pack 1)}для .NET Framework 3.5^{(.NET Framework 3.5)}
• Пакет обновления 1 для среды выполнения VSTO 3.0

Однако вам не нужно устанавливать их отдельно. Если какой-либо из этих элементов не установлен в вашей системе, программа установки средства редактирования Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} загрузит и установит их автоматически. Установка этих двух элементов может вызвать перезагрузку.

Чтобы установить надстройку, дважды щелкните загруженный файл .exe . Прочтите^(Read) лицензионное соглашение для клиентского профиля .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)} и нажмите кнопку « Принять^(Accept) », чтобы продолжить.

Прочтите лицензионное соглашение для инструментов Visual Studio для Office^{(Visual Studio Tools for Office)} и нажмите кнопку « Принять^(Accept) » , чтобы продолжить.

Откроется WinZip Self-Extractor и автоматически запустится процесс установки.

Необходимые файлы скачиваются.

Установлены .NET Framework и инструменты Visual Studio^{(Visual Studio Tools)} .

Отображается установщик настройки Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} с вопросом, уверены ли вы, что хотите установить эту настройку. Нажмите ^(Click) Установить^(Install) , чтобы продолжить.

Диалоговое окно отображается после успешного завершения установки. Щелкните Закрыть^(Close) .

ПРИМЕЧАНИЕ.^(NOTE:) Если на этом этапе вы получите сообщение об ошибке, снова запустите загруженный установочный файл. Мы получили ошибку, когда впервые установили надстройку. Запуск установки снова, похоже, сработал.

После установки средства редактирования Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} на вкладку « ^(Review)Рецензирование^(Redact) » добавляется группа «Редактировать ».

Чтобы отредактировать или скрыть личный текст в документе, сначала необходимо пометить текст для редактирования. Для этого выделите нужный текст и нажмите кнопку « Отметить^(Mark) » .

Если вы хотите пометить один и тот же текст в нескольких местах документа, щелкните стрелку на кнопке « Пометить^(Mark) » и выберите « Найти и^{(Find and Mark)} пометить » в раскрывающемся меню.

Отобразится диалоговое окно « Найти и отметить». ^{(Find and Mark)}Введите текст для поиска в поле ввода « Найти^{(Find what)} ». Чтобы просмотреть дополнительные параметры, нажмите кнопку « Дополнительно^(More) » .

Параметры поиска^{(Search Options)} отображаются под кнопками в диалоговом окне, а кнопка « Дополнительно^(More) » становится кнопкой « Меньше^(Less) » . Выберите^(Select) любые желаемые параметры. Чтобы снова скрыть дополнительные параметры, нажмите кнопку « Меньше^(Less) » . Нажмите « Отметить»^(Mark) , чтобы найти и отметить введенный текст.

В диалоговом окне отображается, сколько вхождений указанного текста было найдено и отмечено. Чтобы закрыть диалоговое окно, нажмите кнопку « Отмена^(Cancel) » .

Выделенный текст отображается в документе серым цветом.

Если есть какой-либо отмеченный вами текст, который вы не хотите редактировать, вы можете снова выделить этот отмеченный текст и выбрать « Снять^(Unmark) пометку» в раскрывающемся меню кнопки « Снять^(Unmark) пометку», чтобы предотвратить редактирование этого текста.

Чтобы перемещаться между пометками редактирования в документе для окончательной проверки, используйте кнопки « Далее^(Next) » и « Назад ».^(Previous)

Убедившись, что отмечен весь текст, который вы хотите отредактировать, выберите «Редактировать документ»^{(Redact Document )} в раскрывающемся меню « Отметить », чтобы затемнить отмеченный текст.^(Mark)

Создается новая отредактированная версия вашего документа, в которой выделенный текст заменяется черными полосами. По завершении процесса отображается диалоговое окно с предложением запустить Инспектор документов^{(Document Inspector)} для проверки и удаления любых скрытых метаданных в документе перед его распространением. Нажмите « Проверить»^(Inspect) , чтобы запустить проверку, или « Закрыть^(Close) », чтобы пропустить проверку.

Отобразится диалоговое окно инспектора документов . ^{(Document Inspector)}Различные^(Different) типы метаданных перечислены в диалоговом окне с флажком рядом с каждым элементом. Установите флажки для элементов, которые вы хотите проверить на наличие метаданных. Нажмите кнопку « Проверить»^(Inspect) , чтобы начать проверку. Чтобы закрыть диалоговое окно на этом этапе, не выполняя проверку, нажмите кнопку « Закрыть^(Close) » .

Результаты проверки отображаются в диалоговом окне « Инспектор документов ». ^{(Document Inspector)}Если какие-либо метаданные были найдены, слева от найденного элемента отображается восклицательный знак. Чтобы удалить метаданные из документа, нажмите кнопку « Удалить все^{(Remove All)} » справа от элемента.

ПРИМЕЧАНИЕ.^(NOTE:) Инспектор документов^{(Document Inspector)} отмечает в нижней части диалогового окна, что некоторые изменения нельзя отменить. Убедитесь, что вы хотите удалить метаданные, прежде чем нажимать кнопку « Удалить все^{(Remove All)} ».

Диалоговое окно инспектора документов^{(Document Inspector)} информирует вас о внесенных изменениях. Щелкните Закрыть^(Close) .

В новом документе черные полосы вставляются поверх всего отмеченного вами закрытого текста.

Помните^(Remember) , что вы не можете удалить черные метки из текста в новом документе. Убедитесь, что вы сохранили файл под именем, отличным от оригинала, и предоставили общий доступ к новому документу, а не к оригиналу. Вы можете вернуться к исходному документу и выбрать « Удалить все метки^{(Remove All Marks)} » в меню кнопки « Снять^(Unmark) пометку», чтобы при желании очистить отмеченный текст.

Чтобы еще больше обезопасить отредактированный документ, вы можете защитить его от изменений при сохранении как новый документ. Это позволяет распространять документ, который нельзя изменить.

Для этого выберите Save As | Word Document из меню Office .

В диалоговом окне « Сохранить как^{(Save As)} » введите новое имя отредактированной копии документа в поле редактирования « Имя файла^{(File name)} ». Нажмите кнопку « Инструменты^(Tools) » внизу и выберите « Общие параметры^{(General Options )} » в раскрывающемся меню.

В диалоговом окне « Общие параметры^{(General Options)} » введите пароль в поле « Пароль для изменения^{(Password to modify)} » и при необходимости выберите « Рекомендуется только для чтения^{(Read-only recommended)} ». Нажмите ОК^(OK) .

Откроется диалоговое окно Подтверждение пароля . ^{(Confirm Password)}Введите свой пароль еще раз и нажмите OK .

Вы вернетесь в диалоговое окно « Сохранить как ». ^{(Save As)}Нажмите кнопку Сохранить^(Save) , чтобы сохранить новый отредактированный защищенный документ.

Используя средство редактирования Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} и защищая документ от изменений, вы можете защитить свою конфиденциальную информацию и сохранить документ при его распространении. Инструмент редактирования^{(Redaction Tool)} работает так же хорошо в Word 2010 . Наслаждаться!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 document, you may need to delete or hide confidential information. You can search for the data and remove it manually, but this cаn be еrror prone and time consuming. If you often need to hide сonfіdential data in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

Related posts

• 9 способов открыть документ Word без Word

• Проверьте все гиперссылки в документе MS Word за считанные секунды

• Как восстановить документ Word

• Как обновить старый документ Word до последнего формата Word

• Как преобразовать документ Word в PDF

• Как создать флаер в Microsoft Word

• Как ограничить редактирование документов Word

• Изменить единицы измерения в Microsoft Word

• Как диктовать документы в Microsoft Word

• Исправить открытие Word только в безопасном режиме

• Как объединить данные в нескольких файлах Excel

• Как исправить висящий отступ в Word

• Как вставить водяной знак в Word и Google Docs

• Как показать, принять или скрыть изменения в Microsoft Word

• Как очистить список недавно открытых файлов в Word

• Как создать слияние в Microsoft Word

• Показать/скрыть коды полей в Word и преобразовать поля в текст

• Как добавить сноски в Word

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Как вставить горизонтальную линию в Microsoft Word