Хотя все почтовые серверы теперь используют безопасное соединение, если вы хотите шифровать электронные письма в настольном клиенте Microsoft Outlook и ^{(Microsoft Outlook)}Outlook в Интернете^(Web) , вы можете это сделать. Однако процесс отличается. Здесь мы говорим о шифровании электронной почты,^{(encrypting the email)} а не о соединении. Вы можете думать об этом как о дополнительном уровне защиты.

Несмотря на простоту использования, помните о конечном пользователе и клиенте, которого он использует. Если и отправитель, и получатель не поддерживают формат шифрования, отправлять такие типы электронной почты будет сложно.

Outlook поддерживает два типа шифрования :^(Encryption)

1. Шифрование S/MIME и
2. Шифрование сообщений Office 365.

Последний работает только в том случае, если компания использует лицензию Office 365 Enterprise E3 . Первый, однако, широко используется и работает с большинством почтовых приложений, кроме Outlook .

Outlook Web предлагает внутреннее шифрование^(Encryption) , которое вы можете включить для отдельных электронных писем. Вот список вещей, которые мы обсудим в этой теме

1. Как зашифровать электронную почту Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. Как зашифровать электронную почту Outlook Web
3. Как читать зашифрованную электронную почту^{(Encrypted email)} вне клиентов Office

Примечание. В ^(Note:)Outlook невозможно защитить паролем отдельных лиц или электронные письма . Вы можете защитить паролем^{( password protect the PST)} файлы PST, чтобы все ваши электронные письма были никому не доступны, но это отличается от шифрования.

Как зашифровать электронную почту в Outlook в Windows 10

Прежде чем мы начнем, если вы используете шифрование S/MIME , отправитель и получатель должны иметь почтовое приложение, поддерживающее стандарт S/MIME . Outlook поддерживает стандарт S/MIME . Вы можете либо зашифровать все электронные письма, либо зашифровать отдельные электронные письма. Выбор зависит от применения политики ИТ-отделом. Также у вас должен быть установлен сертификат S/MIME . Убедитесь^(Make) , что вы связались с нужным человеком, чтобы сделать это. После установки у вас будет опция, доступная в раскрывающемся списке цифровых сертификатов в Outlook .

Зашифровать индивидуальную электронную почту

• В редакторе нового сообщения электронной почты^{(New Email)} перейдите на вкладку « Параметры ».^(Options)
• Затем разверните раздел «Дополнительные параметры», щелкнув стрелку в правом нижнем углу.
• Откроется раздел свойств. Нажмите^(Click) на кнопку « Настройки безопасности^{(Security Settings)} » .
  • Сначала установите флажок « Шифровать^(Encrypt) содержимое сообщения и вложения».
  • Затем в разделе « Безопасность^(Security) » щелкните раскрывающийся список в разделе «Параметры безопасности» и выберите сертификат S/MIME
  • Наконец, выберите метку безопасности, если применимо.
• Когда вы отправляете электронное письмо, оно будет зашифровано с использованием этого стандарта.

Примечание.^(Note:) Если у вас нет сертификата S/MIME , клиент Outlook предложит вам добавить его. Если вы не можете, это не позволит вам отправить зашифрованное электронное письмо.

Зашифровать все электронные письма

• Откройте Outlook и щелкните меню « Файл» .^(File)
• Затем снова нажмите «Параметры» и перейдите в Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Установите флажок « Шифровать^(Encrypt) содержимое сообщения и вложения».
• В разделе « Зашифрованная^(Encrypted) электронная почта» нажмите^(Click) « Settings > Сертификаты^{(Certificates)} и Algorithms > выберите сертификат S/MIME .
• Выберите ОК

Когда вы включите это, все ваши электронные письма будут зашифрованы. Вам нужно будет убедиться, что у получателя также есть клиент, который поддерживает сертификат S/MIME

Читать^(Read) . Бесплатные надстройки шифрования электронной почты для Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Как зашифровать электронную почту в Outlook в Интернете^(Web)

Эта функция доступна только для подписки на Office 365 для дома или Office 365 персональный^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Это полезно, когда вы не доверяете поставщику электронной почты получателя в безопасности. Однако вы должны четко понимать, как работают эти функции; в противном случае получатель не сможет прочитать письмо или получить доступ к какому-либо содержимому.

Войдите^(Log) в учетную запись Outlook , а затем нажмите кнопку нового сообщения. Рядом^(Right) с Attach есть ссылка Encrypt , нажмите на нее. У вас будет два варианта:

• Зашифровать:^(Encrypt:)

  • Сообщение остается зашифрованным и не покидает Office 365.

  • Получатели с учетными записями Outlook.com и Office 365 могут загружать вложения без шифрования.

  • Они могут делать это при использовании Outlook.com, мобильного приложения Outlook или почтового приложения в Windows 10.

Однако, если они используют любой другой почтовый клиент, им придется использовать временный пароль для загрузки вложений с портала шифрования сообщений ^{(Message Encryption)}Office 365 .

• Шифрование и предотвращение пересылки^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Ваше сообщение остается зашифрованным в Office 365
  • Его нельзя скопировать или переслать.
  • Документы Office, такие как Word или Excel , остаются зашифрованными даже после загрузки.
  • Другие вложения, такие как файлы PDF или файлы изображений, можно загружать без шифрования^(Encryption) .

Как читать зашифрованную электронную почту вне клиентов Office

Если вам нужно отправить зашифрованную электронную почту и вы хотите, чтобы другие пользователи таких приложений, как Gmail , прочитали ее, вам нужно поделиться методом, описанным ниже. Этот метод запросит пароль для доступа к электронной почте. Тем не менее, это пароль, предлагаемый Microsoft для проверки подлинности получателя.

• Составление^(Compose) и отправка электронной почты с использованием шифрования^(Encryption)
• Получатель получит электронное письмо, в котором будет раскрыта информация о человеке и его идентификаторе электронной почты.
• Затем, чтобы прочитать сообщение, нажмите кнопку « Прочитать сообщение ^(Read)» .^(Message)
• Это приведет вас к центру Office 365, где вы сможете пройти проверку, используя одноразовый код^(Time) доступа или войдя в Google .
• После завершения проверки электронная почта будет раскрыта.

Примечание.^(Note:) OTP отправляется^(OTP) на адрес электронной почты получателя.

Как вы можете заметить, электронная почта никогда не покидает серверы Office 365 . Электронная почта размещается там и разрешено для чтения после проверки. Если вы используете клиент Outlook , вам не придется проходить этот процесс.

Я надеюсь, что за постом было легко следить, и вы смогли понять детали шифрования электронной почты^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

Whilе аll email servers now use a secure connection, if you want to encrypt emails in the Microsoft Outlook desktop cliеnt and Outlook on the Web, then you can do so. The process is different, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Как автоматически Forward Email в Microsoft Outlook

• Как вспомнить Email в Outlook? Без чего Email S

• Как автоматически переводить сообщения электронной почты в Outlook.com

• Как удалить или закрыть учетную запись Outlook.com email постоянно

• Как создавать, добавить, удалить, использовать Outlook Email Alias or Microsoft Accounts

• Как заблокировать Email Tracking в Outlook and Gmail?

• Что такое Email encryption и как шифровать сообщения электронной почты

• Microsoft Outlook extension для Edge позволяет управлять электронной почтой, календарь

• Как экспортировать ваши электронные письма из Microsoft Outlook в CSV или PST

• Как создать новое электронное письмо в Outlook app, используя его функции

• Fix Unknown Error 0x80040600 на Microsoft Outlook

• Поддержка Microsoft: Phone Number, Live Chat, Email ID, Useful Links

• Как прикрепить другой элемент Outlook (электронная почта, контакт, задача или элемент календаря) к электронному письму

• Как создавать и добавить Email Signature в Outlook

• Как остановить Email от перехода на Junk в Outlook

• Outlook Attachment Cleanup Tool очищает вложения Email file

• Как отправлять электронные письма, которые застряли в Outbox Microsoft Outlook client

• Как включить темный режим в Microsoft Outlook (Windows, Mac и мобильные устройства)

• Бесплатный Email Encryption Add-ins для Outlook

• Outlook против Gmail: кто король электронной почты?