Как пользователь, при создании длинного документа в Microsoft Word указатель является удобным инструментом для ваших потенциальных читателей. Обычно мы видим индексы в конце книг. Они позволяют читателям искать слово или фразу, чтобы найти страницу со ссылкой на эту тему.

Точно так же в оглавлении в Microsoft Word пользователи могут вставить индекс, а затем автоматически обновить его. Это отнимает большую часть ручной работы по созданию этих замечательных справочных источников. Здесь пользователям будет показано, как создать индекс, а также обновить его в Word .

Как создать индекс в Word

Ниже перечислены шаги для создания указателя в Word.

1. Отметьте свои записи.
2. Изменить или удалить записи индекса.
3. Обновите Индекс.
4. ^(Create)Автоматически ^{(Index Automatically)}создавать индекс в Microsoft Word

Теперь мы рассмотрим каждый шаг, как мы продолжим ниже-

1] Отметьте свои записи указателя

Word может создать индекс автоматически, но он достаточно умен, чтобы знать, какие элементы в нем нужны. Таким образом, чтобы пользователи могли создать индекс, им нужно будет пометить записи. Это основная часть работы, которую вы будете выполнять для индекса. Но как только вы начнете отмечать записи, вы сможете быстро их просматривать.

Откройте документ Microsoft Word и перейдите на вкладку « Ссылки ». ^(References)Выберите первую запись указателя, перетащив через нее курсор.

На ленте вы увидите раздел « Указатель^(Index) » справа. Нажмите  кнопку « Отметить запись ».^{(Mark Entry)}

Появится всплывающее окно для описания вашей записи. Это окно может оставаться открытым, пока вы выбираете оставшиеся записи. Введите  основную запись^{(Main entry)}  вверху и, при необходимости,  подзапись^(Subentry) .

Затем выберите из параметров^(Options)  перекрестную ссылку, текущую страницу или диапазон страниц.

Или вы можете отформатировать номер страницы, который будет отображаться жирным шрифтом и/или курсивом.

Нажмите « Отметить^(Mark) »  для одной записи или «  Отметить все^{(Mark All)} »  , чтобы отметить один и тот же текст повсюду в документе.

Когда вы закончите работу с окном Mark Index Entry , нажмите Close .

В документе элементы указателя помечены XE . Если вы добавите подстатью или перекрестную ссылку, вы заметите это и в теге XE .

Если вы не видите теги XE , но хотите их увидеть, перейдите на вкладку « ^(XE)Главная^(Home)  » и нажмите кнопку «  Show/Hide Paragraph  .

2] Изменить или удалить записи указателя

Если пользователям необходимо внести изменения в запись, например удалить перекрестную ссылку, они сделают это в этом поле XE. Внесите изменения внутри кавычек. Другой вариант — удалить отмеченную запись, а затем отметить ее снова.

Кроме того, чтобы удалить запись указателя, выделите весь текст внутри фигурных скобок и включая фигурные скобки {  } и нажмите Удалить^(Delete) . Затем вы можете выполнить шаги, описанные выше, чтобы снова отметить запись с нужными изменениями.

3] Создайте индекс в Word

Когда вы собираетесь вставить указатель, переместите курсор в то место в документе, где вы хотите его разместить. Затем выберите вкладку « Ссылки^(References)  » и нажмите  « Вставить индекс^{(Insert Index)} » .

Перед созданием индекса у вас есть несколько настроек, которые вы можете изменить, если хотите. Это Предварительный просмотр перед печатью, ^{(Print Preview,)} Лидер вкладок, ^{(Tab Leader,)} Тип ^(Type)форматов^(Formats)   и Столбцы.^(Columns.)

После внесения изменений в индекс нажмите  OK . Ваш индекс появится в вашем документе с вашими записями. Вы увидите все красиво и аккуратно и в алфавитном порядке.

4] Обновите индекс

Пользователи могут продолжать отмечать дополнительные записи после создания указателя и простого его обновления. И если вы редактируете или удаляете записи, вам также нужно будет обновить указатель.

Щелкните^(Click) внутри области указателя в документе, кнопка « Обновить указатель^{(Update Index)} »  на ленте на  вкладке « Ссылки^(References) » станет активной. Если кнопка по-прежнему неактивна, как показано на изображении выше, убедитесь, что ваш курсор находится в индексе.

Если вы хотите полностью удалить индекс, выделите весь его текст и нажмите клавишу Удалить^(Delete) . Затем вы, вероятно, захотите удалить записи индекса (как показано выше), если вы вообще не планируете использовать индекс.

5] Автоматически ^{(Index Automatically)}создавать^(Create) индекс в Word

Может потребоваться некоторое время, чтобы пометить все нужные записи в индексе Word . Но указатель может быть ценным инструментом для ваших читателей. Поэтому подумайте о том, чтобы добавить его, если ваша аудитория может извлечь из этого пользу для вашего следующего документа Word , книги или другого длинного материала.

Если это было полезно, вам также может понравиться – Как использовать связанный текст в Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creаting a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

Related posts

• Как использовать Rewrite Suggestions в Word для Web application

• Excel, Word or PowerPoint не мог начать в прошлый раз

• Как создать Booklet or Book с Microsoft Word

• Как отключить знаки Paragraph в Microsoft Word

• Best Invoice Templates для Word Online для создания Business Invoices бесплатно

• Что такое ASD file и как его открыть в Microsoft Word?

• Файл не может быть открыт, потому что есть проблемы с содержанием

• Save Word document не показан на print preview or printing

• Word не удалось создать work file, проверьте временный Environment Variable

• Как добавить, удалить или вставить номера страниц в Word

• Как использовать Measurement Converter в Microsoft Office

• Как извлечь Email Addresses от Word document

• Как сделать флаер в Microsoft Word

• Как управлять Document Versions в Word

• Как сравнить два документа Word и выделение различий

• Как объединить Word Documents

• Как вставить водяной знак в Word document

• Как вставить Text в форму в Word

• FocusWriter - бесплатный отвлекательный Word Processor для Writers

• Как импортировать стили из одного документа к другому в Word