Когда вы хотите отсортировать в Excel по алфавиту , будь то сортировка столбца или строки, процесс обычно прост. Однако, когда речь идет об алфавитном расположении нескольких строк или столбцов или работе с буквами и цифрами, процесс может потребовать нескольких дополнительных шагов.

В этой статье вы узнаете все, что вам нужно знать о том, как расположить данные в алфавитном порядке в электронной таблице Excel .

Расставить по алфавиту в Excel с сортировкой

Метод, который вы используете для упорядочения по алфавиту в Excel , зависит от того, сколько столбцов или строк содержат данные, которые вы хотите упорядочить.

Отсортировать один столбец данных в алфавитном порядке проще всего. Если у вас есть несколько столбцов и вы хотите убедиться, что все данные совпадают с алфавитным столбцом, есть несколько дополнительных шагов.

Наконец, есть особые соображения, которые следует учитывать, если вы хотите отсортировать несколько столбцов, а также независимо от того, есть ли у данных строка заголовка или нет.

Общий

Самый простой способ алфавитного алфавита в Excel — это если у вас есть один столбец данных. Например, если у вас есть столбец со списком имен. 

1. Выберите столбец данных.

2. Выберите меню « Главная^(Home) » и выберите раскрывающийся список « Сортировка и фильтр » в группе « ^{(Sort & Filter)}Редактирование^(Editing) » на ленте.

3. Выберите «Сортировка от А до Я»^{(Sort A to Z)} или « Сортировка от Я до А^{(Sort Z to A)} » в зависимости от того, как вы хотите упорядочить данные^{(organize the data)} .

Теперь, когда вы снова посмотрите на выделенный вами столбец, вы увидите, что данные в нем были отсортированы в алфавитном порядке с использованием выбранного вами метода.

Что делать, если ваши данные имеют числа? Например, допустим, у вас есть второй столбец с возрастом каждого человека.

Вы хотите отсортировать этот столбец, поэтому выполните ту же процедуру, что и выше, и выберите столбец данных.

На этот раз, когда вы выберете « Сортировка^(Sort) и фильтр^(Filter) » на ленте, вы увидите, что выбор способа сортировки изменился.

Эти параметры либо сортируют числа от наименьшего числа к наибольшему, либо наоборот.

Многоколоночная сортировка

Существует одна проблема с сортировкой столбцов по отдельности в таблице , содержащей несколько столбцов^{(that contains multiple columns)} данных. 

Если вы выберете только один столбец и отсортируете его, остальные столбцы останутся на месте. Это означает, что ваша электронная таблица будет перепутана, и данные больше не будут иметь смысла. Ответ на этот вопрос заключается в сортировке всех столбцов одновременно.

Давайте сделаем это снова с электронной таблицей примера имени и возраста.

1. На этот раз вместо выбора одного столбца выберите всю таблицу.

2. В главном^(Home) меню выберите « Сортировка и фильтр^{(Sort & Filter)} » и, как и раньше, выберите предпочтительный вариант сортировки.

Теперь вы увидите, что не только имена отсортированы в алфавитном порядке в электронной таблице Excel , но и связанные с ними возрасты из второго столбца отсортированы вместе с ними. Те века остались с правильным названием.

Это работает не только с электронной таблицей с двумя столбцами в Excel , но и будет работать независимо от того, насколько велика ваша электронная таблица, если вы выберете все данные на листе перед сортировкой.

При желании вы также можете отсортировать несколько столбцов в один^{(sort multiple columns into one)} , а затем вместо этого отсортировать этот единственный столбец.

Пользовательская сортировка

Вы заметите еще один параметр в раскрывающемся меню « Сортировка^(Sort) и фильтр » — « ^(Filter)Пользовательская сортировка^{(Custom Sort)} » .

Чтобы увидеть, как это работает, давайте возьмем в качестве примера большую электронную таблицу. Электронная таблица в этом примере представляет собой список результатов SAT для средних школ штата Нью-Йорк^{(New York)} . 

1. Выберите всю таблицу данных в электронной таблице, выберите главное^(Home) меню, выберите « Сортировка и фильтр^{(Sort & Filter)} » и выберите « Пользовательская сортировка^{(Custom Sort)} » .

2. Появится новое всплывающее окно, в котором можно выбрать способ сортировки каждого столбца. Выберите столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку, выберите способ сортировки, а затем выберите способ сортировки (от А до Я, от Я до А или Пользовательский^(Custom) ).

Вы заметите, что есть несколько интересных вариантов сортировки по^{(Sort On)} . Эти:

• Значения ячеек^{(Cell Values)} : сортировка в алфавитном порядке или, в случае чисел, от меньшего к большему или от большего к меньшему.
• Цвет ячейки^{(Cell Color)} : систематизируйте данные, сгруппированные по цвету ячейки.
• Цвет шрифта^{(Font Color)} : систематизируйте данные, сгруппированные по цвету шрифта.
• Значок условного форматирования^{(Conditional Formatting Icon)} : систематизируйте данные по значку в ячейке из логики условного форматирования.

Это отсортирует всю таблицу данных по первому выбранному вами столбцу. Но вы также можете выполнить вторичную сортировку (после сортировки первого выбранного столбца).

Просто выберите Добавить уровень^{(Add Level)} . В появившихся новых полях снова выберите раскрывающиеся списки « Столбец^(Column) », « Сортировка^(Sort) » и « Порядок ».^(Order)

Нажмите OK , и вы увидите, что вся таблица теперь отсортирована по нескольким столбцам. 

Сначала он будет сортироваться по выбранному вами начальному столбцу, затем по второму, третьему и так далее.

Примечание^(Note) . Возможно, вы заметили, что параметры сортировки столбцов в раскрывающемся списке выше включают имена заголовков, а не буквы. Это связано с тем, что установлен флажок рядом с Мои данные имеют заголовки^{(My data has headers)} в окне сортировки. Если в вашей электронной таблице есть заголовки, обязательно выберите их.

Расставить по алфавиту в Excel с фильтром

При использовании раскрывающегося списка « Сортировка^(Sort) и фильтр^(Filter) » в главном^(Home) меню вы, возможно, заметили, что есть также параметр « Фильтр^(Filter) ».

Если вы выберете это, вы заметите, что вверху каждого столбца появятся стрелки раскрывающегося списка. Когда вы выберете одну из стрелок в верхней части любого из этих столбцов, вы увидите длинный список параметров.

Вот как работает каждый из этих вариантов:

• Сортировка от А до Я^{(Sort A to Z)} или Сортировка от Я до А^{(Sort Z to A)} : сортировка листа по этому столбцу в алфавитном порядке в любом направлении.
• Сортировка по цвету^{(Sort by Color)} : откроется то же окно сортировки с несколькими столбцами, что и в последнем разделе выше.

Другие параметры фильтрации внизу не помогут вам отсортировать по алфавиту в Excel , но есть много вариантов для фильтрации данных, которые вам не нужны. При выборе « Текстовые фильтры^{(Text Filters)} » вы можете отображать на листе только те данные, которые:

• Равно^(Equals) определенному значению
• Не^{(Does Not Equal)} равно определенному значению
• Начинается со^{(Begins With)} слова или числа
• Заканчивается^{(Ends With)} словом или цифрой
• Содержит^(Contains) слово или число
• Не^{(Does Not Contain)} содержит слова или числа
• Пользовательский фильтр^{(Custom Filter)} позволяет комбинировать любой из вышеперечисленных фильтров для использования нескольких фильтров.

Как видите, в Excel существует множество способов расставить по алфавиту (или упорядочить числа) . Выбранный вами вариант действительно зависит от того, сколько данных вы хотите отсортировать, насколько велика таблица, которую вы хотите отсортировать, и хотите ли вы сортировать только по одному столбцу или строке или по нескольким.

Узнайте больше о различных советах и ​​рекомендациях по работе с Excel^{(tips and tricks for Excel)} и расскажите о других известных вам методах сортировки строк и столбцов в Excel .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a column or а row, the process is usuallу straightforward. However, when it comes to alphabetіzing multiple rows or columns, or dealing with letters and numbеrs, the process may require a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• Как удалить пустые строки в Excel

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Как вставить лист Excel в документ Word

• Как использовать анализ «что, если» в Excel

• Как исправить строку в Excel

• Как использовать операторы If и вложенные операторы If в Excel

• Расширенное руководство по VBA для MS Excel

• Что такое массив VBA в Excel и как его запрограммировать

• Когда использовать Index-Match вместо VLOOKUP в Excel

• Центрируйте данные рабочего листа в Excel для печати

• Группировать строки и столбцы на листе Excel

• Как создать несколько связанных раскрывающихся списков в Excel

• Как создать простую сводную таблицу в Excel

• Как сделать круговую диаграмму в Excel

• Использование инструмента поиска цели для анализа «что, если» в Excel

• Как использовать Flash Fill в Excel

• Используйте клавиатуру для изменения высоты строки и ширины столбца в Excel

• Подключение Excel к MySQL

• Как объединить ячейки, столбцы и строки в Excel

• 4 способа использования галочки в Excel