Если вы много работаете с Microsoft Word и постоянно делаете одни и те же действия, создайте макрос . Макрос^(Macro) — это сокращение от слова макроинструкция, которое означает серию инструкций для выполнения задачи. 

Преимущество создания макросов в Word заключается в том, что вам не нужно знать, как их программировать^{(know how to program)} . Если вы можете нажать запись и остановить, вы можете это сделать.

Разве макросы не опасны?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

Слышали ли вы о том, что макросы вредны, потому что они могут содержать вирусы ? Хотя вам нужно быть осторожным при открытии документов Office от неизвестных людей, потому что они могут содержать вредоносные макросы, здесь это не проблема. Вы делаете свой собственный макрос, чтобы знать, что это не вирус.

Как записать макрос в Word^{(How To Record A Macro in Word)}

В этом примере вы создадите макрос в Word , чтобы вставить свою подпись^{(insert your signature)} в конце документа.

1. Открыв Word, перейдите на вкладку « Вид ».^{(View )}
2. Выберите стрелку вниз под кнопкой « Макросы ».^{(Macros )}
3. Выберите «Запись макроса»…^{(Record Macro… )} откроется новое окно.

1. В поле Имя макроса:^{(Macro name: )} введите осмысленное имя макроса. Пробелы не допускаются. Используйте подчеркивание или тире.
2. В раскрывающемся списке « Сохранить макрос в:^{(Store macro in:)} » вы можете выбрать, в каких документах вы хотите использовать этот макрос. Если вы выберете «Все документы^(Documents) » ( Normal.dotm ), макрос будет доступен вам в каждом новом документе Word , который вы создаете с этого момента. Если вы выберете один документ, он будет применяться только к этому одному документу. Обычно лучше выбрать « Все документы^{(All Documents)} » .

1. В поле Описание:^{(Description: )}  напишите, что делает макрос. Это простой макрос с описательным именем, но когда вы освоитесь с макросами, вы будете делать более сложные вещи, поэтому описание всегда полезно.
2. Вы можете выбрать « Назначить макрос^{(Assign macro to)} » либо кнопке, которую вы создадите с помощью кнопки^{(Button )} , либо горячим клавишам, которые вы можете выбрать с помощью кнопки « Клавиатура ». ^{(Keyboard )}Для Word^(Word) уже существует множество сочетаний клавиш , поэтому лучше всего использовать кнопку. Выберите кнопку^(Button) . Откроется новое окно под названием « Параметры Word»^{(Word Options)} .

1. Здесь вы назначите макросу кнопку на ленте Word^{(Word Ribbon)} . Выберите «Настроить ленту»^{(Customize Ribbon)} .
2. В раскрывающемся списке « Выбрать команды из:^{(Choose commands from:)} » выберите « Макросы^(Macros) » . Это покажет нам наши макросы в области под ним.

1. Нужно где-то на ленте поставить макрос. В этом примере выберите « Главная»^{(Home )} в области « Основные вкладки^{(Main Tabs)} » . Затем выберите Новая группа^{(New Group)} .
2. Выберите « Переименовать»^(Rename) , чтобы вы могли дать ему осмысленное имя.
3. В окне « Переименовать^(Rename) » выберите один из значков, представляющих группу, затем введите «Мои макросы^{(My Macros )} » в поле « Отображаемое имя^{(Display name )} » .
4. Выберите ОК^(OK) , чтобы применить его. Вы увидите изменения в области основных вкладок^{(Main Tabs )} .

1. Выбрав новые Мои макросы^{(My Macros)} в области основных вкладок^{(Main Tabs)} , выберите макрос Normal.NewMacros.Insert_Signature .
2. Выберите « Добавить^(Add) » , чтобы вставить его в группу « Мои макросы^{(My Macros)} ».

1. Конечно, вы захотите переименовать его. Выбрав макрос в области основных вкладок^{(Main Tabs)} , выберите « Переименовать… ».^(Rename…)
2. В окне « Переименовать^(Rename) » выберите значок и введите простое имя в поле « Отображаемое имя:^{(Display name: )} » .
3. Нажмите OK , чтобы зафиксировать изменение. Вы увидите изменения в области основных вкладок^{(Main Tabs)} .
4. Нажмите « ОК^{(OK )} » под областью « Основные вкладки»^{(Main Tabs)} , чтобы завершить создание кнопки для макроса.

1. Идите вперед и создайте любой блок подписи, который вы хотите. Добавьте^(Add) скан вашей подписи или других изображений. Что бы вы ни хотели. Когда это будет сделано, выберите стрелку вниз под кнопкой « Макросы ».^(Macros)
2. Выберите Остановить запись^{(Stop Recording)} . Вот и все. Ваш макрос «Вставить подпись » готов.^(Signature)

1. Проверьте это, найдя созданную вами кнопку « Вставить подпись » на вкладке « ^{(Insert Signature)}Главная^(Home) » и выберите ее. Ваш блок подписи должен волшебным образом появиться именно так, как вы его создали.

Как написать макрос^{(How To Write a Macro)}

Для большинства макросов метод записи является наиболее эффективным способом их создания. В конце концов, вы захотите сделать что-то более сложное. Для этого необходимо написать макрос на языке Visual Basic для приложений^{(Applications)} ( VBA ). У нас есть лучшее руководство по VBA для начинающих^{(best VBA guide for beginners)} , так что добавьте его в закладки. Давайте создадим макрос, который даст нам среднее количество слов в предложении, чтобы помочь нам понять, когда мы многословны.

1. Вам нужен доступ к вкладке « Разработчик^{(Developer )} », которая по умолчанию скрыта в Word . В верхнем левом углу Word выберите Файл^(File) .

1. В левом нижнем углу выберите « Параметры^(Options) » .

1. В открывшемся окне выберите « Настроить ленту^{(Customize Ribbon)} » .
2. С правой стороны найдите Developer и поставьте напротив него галочку.
3. Выберите OK , чтобы закрыть окно. Откроется вкладка « Разработчик ».^{(Developer )}

1. Выберите вкладку Разработчик .^{(Developer )}
2. Нажмите кнопку « Макросы» .^(Macros)

1. Введите осмысленное имя в поле «Имя макроса»:^{(Macro name:)} оставьте макрос в:^{(Macros in: )} как Normal.dotm , чтобы он применялся ко всем документам Word . Всегда^(Always) вводите описание в поле Описание^{(Description: )} :.
2. Выберите Создать^(Create) . Откроется средство разработки Microsoft Visual Basic для приложений .^{(Microsoft Visual Basic for Applications )}

1. Код, показанный в зеленых прямоугольниках ниже, уже должен быть там с некоторым пустым пространством между ними. Скопируйте и вставьте в это место следующий код:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

Для каждого s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox «Среднее количество слов в предложении» + Str ( Int (numWords/numSentences)) + «. Лучше меньше 15».

1. Нажмите кнопку « Выполнить»^{(Run )} , чтобы проверить код. Если он не работает должным образом, отредактируйте код, пока он не будет работать так, как вы хотите.

1. Нажмите кнопку Сохранить^{(Save )} и закройте окно разработки.

1. Создайте кнопку на ленте Word,^{(Create a button in the Word ribbon)} используя тот же метод, что и в инструкции «Как записать макрос» выше.
2. Найдите только что созданную кнопку и протестируйте ее.

Мой макрос не работает, когда я сохраняю документ Word^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

По умолчанию Word^(Word) сохраняет файл с расширением .docx , что не позволяет автоматически запускать макросы. Если вы хотите, чтобы макрос запускался, вам нужно изменить тип файла на документ Word с поддержкой макросов^{(Word Macro-Enabled Document)} (*.docm).

Этот тип файла существует частично для борьбы с проблемами безопасности макросов. Если вы видите это расширение файла в документе, который не ожидали получить, будьте подозрительны.

Что еще я могу сделать с макросами?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

Вы можете создавать макросы в Excel^{(create macros in Excel)} , Outlook и даже PowerPoint . Все, что вы сейчас делаете вручную, вы должны иметь возможность записать или написать макрос для этого. Использование макросов в Word вместе с отличными сочетаниями клавиш Windows^{(great Windows shortcut keys)} повысит вашу производительность в десять раз. 

How to Create and Run a Macro in Word

If you wоrk with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

Related posts

• Как исправить ошибку «Закладка не определена» в Word

• Как добавить сноски в Word

• Вставить маркер в середине предложения в Word

• Как показать количество слов в Microsoft Word

• Как вставить лист Excel в документ Word

• Как исправить неработающую проверку орфографии в Word

• Как показать, принять или скрыть изменения в Microsoft Word

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Вставить текст в Word без форматирования

• Быстрое написание чисел в Word и Excel

• Как найти и заменить слова в MS Word и Google Docs

• Создать случайный текст или текст Lorem Ipsum в MS Word

• Используйте Spike для вырезания и вставки нескольких текстовых элементов в Word

• Как сделать простой календарь в Microsoft Word

• Сделайте так, чтобы OpenOffice Writer выглядел и функционировал как Microsoft Word

• Просмотр и вставка даты последнего изменения документа в документ Word

• Как добавить новые шрифты в Microsoft Word

• Как вставить водяной знак в Word и Google Docs

• Как ограничить редактирование документов Word

• Как удалить страницу в Microsoft Word