Повторяющиеся^(Duplicate) значения на листе Excel могут испортить ваши данные. Если дубликаты не являются преднамеренными, они могут привести к неточностям и искаженным отчетам.

В этом уроке мы покажем вам, как находить и удалять дубликаты в документе Excel .

Как найти повторяющуюся строку или данные

Важно сначала проверить, какие строки (или столбцы) содержат идентичную информацию. Поэтому, прежде чем мы покажем вам, как удалить дубликаты в Excel , давайте проведем вас через процесс проверки вашего листа на наличие повторяющихся данных.

Метод 1: поиск по всему рабочему листу^{(Method 1: Search Entire Worksheet)}

В Excel есть инструмент условного форматирования,^{(Conditional Formatting tool)} который помогает идентифицировать, визуализировать и делать выводы из данных. Вот как использовать этот инструмент для выделения повторяющихся значений в документе Excel .

1. Нажмите Control + A , чтобы выбрать список или таблицу. Либо щелкните значок « Выбрать все^{(Select All)} » в верхнем левом углу таблицы, чтобы выбрать весь рабочий лист.

1. Перейдите на вкладку « Главная^(Home) » и нажмите кнопку раскрывающегося списка « Условное форматирование ».^{(Conditional Formatting)}

1. Наведите курсор на «Правила выделения ячеек»^{(Highlight Cell Rules)} и выберите «Дублировать значения^{(Duplicate Values)} » .

1. Убедитесь^(Make) , что в первом раскрывающемся списке указано «Дублировать». Вы также можете выбрать предпочтительный цвет выделения во втором раскрывающемся меню.

1. Выберите ОК^(OK) , чтобы продолжить.

Excel сразу выделяет строки и столбцы с повторяющимися значениями.

Способ 2: путем объединения рядов^{(Method 2: By Combining Rows)}

Этот метод идеально подходит для поиска строк с повторяющимися значениями во всех столбцах или ячейках. Во- первых^(First) , вам нужно будет использовать функцию Excel «Объединить», чтобы объединить содержимое каждой строки. Затем выберите столбец, в котором вы хотите сохранить объединенные значения, и выполните следующие действия. Мы рекомендуем объединять значения в столбце рядом с последним значением в первой строке.

1. Введите или вставьте =CONCAT( в ячейку, выберите первую ячейку в строке, введите столбец ( : ) и выберите последнюю ячейку в строке. После этого^(Afterward) закройте формулу скобками и нажмите Enter .

В нашем образце рабочего листа (см. изображение ниже) первая и последняя ячейки в первой строке имеют ссылки A2 и D2 соответственно. Следовательно^(Hence) , формула будет иметь следующий вид: =CONCAT(A2:D2) .

Помните^(Remember) , что ссылки на ячейки будут различаться в зависимости от количества строк и столбцов в таблице.

1. Скопируйте формулу вниз по столбцу, пока не дойдете до последней строки. Для этого выберите ячейку с формулой, переместите курсор мыши в левый нижний угол ячейки, удерживайте значок маркера^{(Fill handle)} заполнения (то есть значок плюса) и перетащите его вниз по столбцу.

1. Выберите весь столбец — щелкните букву в верхней части столбца или щелкните ячейку в столбце и нажмите Control + Space .

1. Перейдите на вкладку « Главная^(Home) » и выберите « Условное форматирование^{(Conditional Formatting)} » .

1. Наведите курсор мыши на Highlight Cell Rules и выберите Duplicate Values .

1. Выберите ОК^(OK) , чтобы продолжить.

Excel выделит столбец с повторяющимися значениями. Это говорит вам о ячейках в этой конкретной строке, которые имеют повторяющиеся значения, как о другой строке на листе.

Если вы внимательно посмотрите на изображение выше, вы заметите, что инструмент условного форматирования^{(Conditional Formatting)} не выделил строки 4^{(Row 4)} и строки 13^{(Row 13)} . Обе строки имеют повторяющиеся значения в столбцах Names , Scores и ID , но разные значения в столбце Day .

Только 3 из 4 столбцов в обеих строках содержат повторяющуюся информацию. Это объясняет, почему инструмент условного форматирования^{(Conditional Formatting)} не выделял конкатенированные или объединенные значения для обеих строк. Обе строки ( строка 4^{(Row 4)} и строка 13^{(Row 13)} ) уникальны, поскольку в столбце «День» есть отличительная информация.

Как удалить повторяющиеся строки^{(Duplicate Rows)} в Excel

Вы обнаружили на листе Excel несколько строк, содержащих повторяющуюся информацию . Давайте покажем вам, как удалить эти повторяющиеся строки с помощью двух инструментов Excel .

1. Используйте инструмент «Удалить дубликаты»^{(1. Use the “Remove Duplicates” Tool)}

У этого инструмента есть только одна задача: убедиться, что у вас есть чистые данные на вашем листе Excel . Это достигается путем сравнения выбранных столбцов на вашем листе и удаления строк с повторяющимися значениями. Вот как использовать инструмент:

• Выберите ячейку в таблице и нажмите Control + A на клавиатуре, чтобы выделить таблицу.

• Перейдите на вкладку « Данные » и щелкните значок « ^(Data)Удалить дубликаты^{(Remove Duplicates)} » в разделе «Инструменты данных».

Если у вашего ПК маленький экран или окно Excel свернуто, нажмите кнопку раскрывающегося списка « Инструменты данных » и выберите « ^{(Data Tools)}Удалить дубликаты^{(Remove Duplicates)} » .

• Перейдите в раздел « Столбцы^(Columns) » и выберите все столбцы. Если в вашей таблице есть заголовок, установите флажок «Мои данные имеют заголовки». Это отменит выбор строки заголовка или первой строки на листе. Нажмите ^(Click) OK , чтобы продолжить.

Совет.^{(Quick Tip:)} Чтобы сделать первую строку листа Excel заголовком, перейдите на вкладку « Вид^(View) », выберите « Закрепить области^{(Freeze Panes)} » и выберите « Закрепить верхнюю строку»^{(Freeze Top Row)} .

• Excel отобразит подсказку, уведомляющую вас об общем количестве повторяющихся значений, найденных и удаленных с листа. Нажмите ^(Click) OK , чтобы вернуться к рабочему листу.

2. Используйте инструмент расширенного фильтра^{(2. Use the Advanced Filter Tool)}

«Расширенный фильтр» — еще один блестящий инструмент, помогающий очищать данные в Excel^{(clean your data in Excel)} . Инструмент позволяет просматривать, редактировать, группировать и сортировать данные на листе^{(group and sort data on your worksheet)} . Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как использовать этот инструмент для удаления повторяющихся строк с листа Excel .

• Выберите^(Select) любую ячейку в таблице и нажмите Control + A , чтобы выделить всю таблицу.

• Перейдите на вкладку « Данные^(Data) » и выберите « Дополнительно^(Advanced) » в разделе «Сортировка и фильтрация».

• Установите флажок « Только уникальные записи^{(Unique records only)} » и нажмите « ОК^(OK) » .

Если таблица или рабочий лист содержат несколько строк с похожей информацией или значениями, Excel удалит все дубликаты, кроме первого.

Примечание.^(Note:) Инструмент « Расширенный фильтр^{(Advanced Filter)} » автоматически обрабатывает первую строку как заголовок. Это означает, что инструмент не удалит первую строку, даже если она содержит повторяющиеся данные. Например, в приведенной ниже таблице запуск функции « Только уникальные^(Unique) записи» инструмента « Расширенный фильтр^{(Advanced Filter)} » не удалит первую и последнюю строки, даже если они обе имеют повторяющиеся значения во всех столбцах.

Итак, если ваш лист или таблица Excel имеет заголовок, лучше всего использовать инструмент «Удалить дубликаты», чтобы удалить повторяющиеся строки.

Совет:^{(Quick Tip:)} случайно удалили повторяющиеся строки или значения? Нажмите Control + Z , чтобы отменить изменение и вернуть дубликаты данных.

Удаление дубликатов в Excel : ограничения

Следует отметить, что вы не можете удалить повторяющиеся строки или значения из рабочего листа, содержащего выделенные или сгруппированные данные^{(outlined or grouped data)} . Поэтому, если вы сгруппировали строки и столбцы на листе Excel^{(grouped the rows and columns in your Excel worksheet)} , возможно, в итоговые и промежуточные итоги, вам придется разгруппировать данные, прежде чем вы сможете проверить наличие дубликатов. Обратитесь к официальной документации Microsoft^{(this official documentation from Microsoft)} , чтобы узнать больше об удалении дубликатов в Excel и фильтрации уникальных значений.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

Dupliсate values in your Excеl worksheet can mess up уour data. Unless duplicates are intentional, they can cause inaccuracies and skewed reporting.

In this tutorial, we’ll show you how to find and remove duplicates in your Excel document.

How to Find Duplicate Row or Data

It’s essential to first check which rows (or columns) have identical information. So before we show you how to remove duplicates in Excel, let’s walk you through the process of checking your sheet for duplicate data.

Method 1: Search Entire Worksheet

Excel has a Conditional Formatting tool that helps to identify, visualize, and draw conclusions from data. Here’s how to use the tool to highlight duplicate values in your Excel document.

1. Press Control + A to select your list or table. Alternatively, click the Select All icon at the top-left corner of the table to select the entire worksheet.

1. Go to the Home tab and click the Conditional Formatting drop-down button.

1. Move your cursor over Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Make sure the first drop-down box reads “Duplicate.” You can also select your preferred highlight color in the second drop-down menu.

1. Select OK to proceed.

Excel will immediately highlight rows and columns with duplicate values.

Method 2: By Combining Rows

This method is perfect for finding rows with duplicate values across all columns or cells. First, you’ll need to use Excel’s “Concatenate” function to combine the content of each row. Then, select the column where you want the combined values stored and follow the steps below. We recommend combining the values in a column next to the last value on the first row.

1. Type or paste =CONCAT( in the cell, select the first cell on row, type a column (:), and select the last cell on the row. Afterward, close the formula with a parenthesis and press Enter.

In our sample worksheet (see image below), the first and last cells on the first row have the reference A2 and D2, respectively. Hence, the formula will be this form: =CONCAT(A2:D2).

Remember, the cell references will vary depending on the number of rows and columns on the table.

1. Copy the formula down the column until you get to the last row. To do this, select the cell with the formula, move your mouse cursor to the bottom-left corner of the cell, hold the Fill handle icon (i.e. the plus icon), and drag it down the column.

1. Select the entire column—click the letter at the top of the column or click on a cell in the column and press Control + Space.

1. Go to the Home tab and select Conditional Formatting.

1. Hover your mouse cursor on Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Select OK to proceed.

Excel will highlight the column with duplicates values. That tells you to the cells in that particular row that have duplicate values as another row on the worksheet.

If you look closely at the image above, you’ll notice that the Conditional Formatting tool did not highlight Row 4 and Row 13. Both rows have duplicate values in the Names, Scores, and ID columns, but different values in the Day column.

Only 3 out of 4 columns in both rows have duplicate information. That explains why the Conditional Formatting tool didn’t highlight the concatenated or combined values for both rows. Both rows (Row 4 and Row 13) are unique because there’s distinguishing information in the “Day” column.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

You’ve found multiple rows containing duplicate information in your Excel worksheet. Let’s show you how to remove these duplicate rows using two Excel tools.

1. Use the “Remove Duplicates” Tool

This tool has only one job: to ensure you have clean data in your Excel worksheet. It achieves this by comparing selected columns in your worksheet and removing rows with duplicate values. Here’s how to use the tool:

• Select a cell on the table and press Control + A on your keyboard to highlight the table.

• Go to the Data tab and click the Remove Duplicates icon in the “Data Tools” section.

If your PC has a small screen or the Excel window is minimized, click the Data Tools drop-down button and select Remove Duplicates.

• Go through the Columns section and select all columns. If your table has a header, check the box that reads “My data has headers.” That’ll deselect the header row or the first row on the sheet. Click OK to proceed.

Quick Tip: To make the first row of an Excel worksheet a header, go to the View tab, select Freeze Panes, and select Freeze Top Row.

• Excel will display a prompt notifying you of the total duplicate values found and removed from the sheet. Click OK to return to the worksheet.

2. Use the Advanced Filter Tool

“Advanced Filter” is another brilliant tool that helps you clean your data in Excel. The tool lets you view, edit, group and sort data on your worksheet. Follow the steps below to learn how to use this tool to remove duplicate rows from your Excel worksheet.

• Select any cell on the table and press Control + A to highlight the entire table.

• Go to the Data tab and select Advanced in the “Sort & Filter” section.

• Check the Unique records only box and click OK.

If the table or worksheet contains multiple rows with similar information or values, Excel will remove all but the first occurrence of the duplicates.

Note: The Advanced Filter tool automatically treats the first row as a header. This means that the tool won’t remove the first row, even if it contains duplicate information. For instance, in the table below, running the “Unique records only” feature of the Advanced Filter tool did not remove the first and last rows—even though they both have duplicate values across all columns.

So, if your Excel worksheet or table has a header, it’s best to use the “Remove Duplicates” tool to eliminate duplicate rows.

Quick Tip: Removed duplicate rows or values by accident? Press Control + Z to revert the change and get back the duplicate data.

Removing Duplicates in Excel: Limitations

We should mention that you cannot remove duplicate rows or values from a worksheet containing outlined or grouped data. So if you grouped the rows and columns in your Excel worksheet, perhaps into Totals and Subtotals, you’ll have to ungroup the data before you can check for duplicates. Refer to this official documentation from Microsoft to learn more about removing duplicates in Excel and filtering unique values.

Related posts

• Группировать строки и столбцы на листе Excel

• Как быстро вставить несколько строк в Excel

• Как объединить ячейки, столбцы и строки в Excel

• Как удалить пустые строки в Excel

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Почему вы должны использовать именованные диапазоны в Excel

• 3 способа разделить ячейку в Excel

• Как сделать круговую диаграмму в Excel

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Как искать в Excel

• Как вставить CSV или TSV в рабочий лист Excel

• Как вставить лист Excel в документ Word

• Как исправить ошибки #N/A в формулах Excel, таких как ВПР

• Как использовать Flash Fill в Excel

• Используйте имена динамических диапазонов в Excel для гибких раскрывающихся списков

• Google Таблицы против Microsoft Excel — в чем разница?

• Как написать формулу/оператор ЕСЛИ в Excel

• 10 советов и рекомендаций по Excel на 2019 год

• Как исправить строку в Excel

• Подключение Excel к MySQL