Недавно я написал статью о том, как использовать сводные функции в Excel , чтобы легко суммировать большие объемы данных, но в этой статье учитывались все данные на листе. Что, если вы хотите просмотреть только подмножество данных и обобщить подмножество данных?

В Excel вы можете создавать фильтры для столбцов, которые будут скрывать строки, не соответствующие вашему фильтру. Кроме того, вы также можете использовать специальные функции в Excel для суммирования данных, используя только отфильтрованные данные.

В этой статье я расскажу вам, как создавать фильтры в Excel , а также использовать встроенные функции для обобщения отфильтрованных данных.

Создание простых фильтров в Excel

В Excel можно создавать простые фильтры и сложные фильтры. Начнем с простых фильтров. При работе с фильтрами у вас всегда должна быть одна строка вверху, которая используется для меток. Эта строка не является обязательной, но она немного упрощает работу с фильтрами.

Выше у меня есть поддельные данные, и я хочу создать фильтр в столбце « Город ». ^(City)В Excel это сделать очень просто. Перейдите на вкладку « Данные^(Data) » на ленте, а затем нажмите кнопку « Фильтр^(Filter) » . Вам также не нужно выбирать данные на листе или щелкать^{(sheet or click)} в первой строке.

Когда вы нажимаете « Фильтр^(Filter) », к каждому столбцу в первой строке автоматически добавляется небольшая кнопка раскрывающегося списка в самом правом углу.

Теперь нажмите на стрелку раскрывающегося списка в столбце «Город»^{(City column)} . Вы увидите несколько разных вариантов, которые я объясню ниже.

В верхней части можно быстро отсортировать все строки по значениям в столбце «Город»^{(City column)} . Обратите внимание, что при сортировке данных будет перемещена вся строка, а не только значения в столбце «Город»^{(City column)} . Это гарантирует, что ваши данные останутся нетронутыми, как и прежде.

Кроме того, хорошей идеей будет добавить в самом начале столбец с именем ID и пронумеровать^{(ID and number)} его от одного до любого количества строк, которые есть на вашем листе. Таким образом, вы всегда можете отсортировать данные по столбцу ID^{(ID column)} и вернуть данные в том же порядке, в котором они были изначально, если это важно для вас.

Как видите, все данные в электронной таблице теперь отсортированы на основе значений в столбце «Город»^{(City column)} . Пока ни одна строка не скрыта. Теперь давайте посмотрим на флажки в нижней части диалогового окна фильтра^{(filter dialog)} . В моем примере у меня есть только три уникальных значения в столбце «Город»,^{(City column)} и эти три отображаются в списке.

Я пошел дальше и снял флажки с двух городов и оставил отмеченным один. Теперь у меня отображается только 8 строк данных, а остальные скрыты. Вы легко поймете, что просматриваете отфильтрованные данные, если посмотрите на номера строк в крайнем левом углу. В зависимости от того, сколько строк скрыто, вы увидите несколько дополнительных горизонтальных линий, а цвет чисел будет синим.

Теперь предположим, что я хочу отфильтровать второй столбец, чтобы еще больше уменьшить количество результатов. В столбце C указано общее количество членов в каждой семье, и я хочу видеть результаты только для семей с более чем двумя членами.

Нажмите на стрелку раскрывающегося списка в столбце C^{(Column C)} , и вы увидите одинаковые флажки для каждого уникального значения в столбце. Однако в этом случае мы хотим нажать «Числовые фильтры^{(Number Filters)} », а затем нажать «Больше чем^{( Greater Than)} » . Как видите, есть и куча других вариантов.

Появится новое диалоговое окно, и здесь вы можете ввести значение для фильтра. Вы также можете добавить более одного критерия с помощью функции И или ИЛИ^{(AND or OR function)} . Например, вы можете сказать, что вам нужны строки, в которых значение больше 2 и не равно 5.

Теперь у меня всего 5 рядов данных: семьи только из Нового Орлеана^{(New Orleans)} и с 3 или более членами. Достаточно легко ? ^(Easy)Обратите внимание, что вы можете легко очистить фильтр для столбца, щелкнув раскрывающийся список, а затем щелкнув ссылку «Очистить фильтр из имени столбца» .^{(Clear Filter From “Column Name”)}

Вот и все о простых фильтрах в Excel . Они очень просты в использовании, и результаты довольно просты. Теперь давайте взглянем на сложные фильтры, используя диалоговое окно « Дополнительные^(Advanced) фильтры».

Создание расширенных фильтров в Excel

Если вы хотите создать более продвинутые фильтры, вы должны использовать диалоговое окно « Расширенный ^(Advanced) фильтр»^{(filter dialog)} . Например, предположим, я хотел увидеть все семьи, которые живут в Новом Орлеане^{(New Orleans)} с более чем 2 членами в их семье ИЛИ^(OR) все семьи в Кларксвилле^{(Clarksville)} с более чем 3 членами в их семье И^(AND) только те, у которых заканчивается адрес электронной почты .EDU . Теперь вы не можете сделать это с помощью простого фильтра.

Для этого нам нужно настроить лист Excel^{(Excel sheet)} немного по-другому. Вставьте пару строк над набором данных и скопируйте метки заголовков точно в первую строку, как показано ниже.

Вот как работают расширенные фильтры. Вы должны сначала ввести свои критерии в столбцы вверху, а затем нажать кнопку « Дополнительно^(Advanced) » в разделе « Сортировка и фильтр^{( Sort & Filter)} » на вкладке « Данные ».^(Data)

Итак, что именно мы можем ввести в эти ячейки? Итак, давайте начнем с нашего примера. Нам нужны данные только из Нового Орлеана или Кларксвилля^{(New Orleans or Clarksville)} , поэтому давайте введем их в ячейки E2 и E3^{(E2 and E3)} .

Когда вы вводите значения в разные строки, это означает ИЛИ. Теперь нам нужны семьи Нового Орлеана^{(New Orleans)} с более чем двумя членами и семьи Кларксвилля^{(Clarksville)} с более чем 3 членами. Для этого введите >2 в C2 и >3 в C3.

Поскольку >2 и Новый Орлеан^{(New Orleans)} находятся в одной строке, это будет оператор^{(AND operator)} И. То же самое верно для строки 3^{(row 3)} выше. Наконец, нам нужны только семьи с адресом электронной почты, заканчивающимся на .EDU. Для этого просто введите *.edu как в D2, так и в D3^{(D2 and D3)} . Символ * означает любое количество символов.

Как только вы это сделаете, щелкните в любом месте вашего набора данных, а затем нажмите кнопку « Дополнительно^(Advanced) » . Поле « Список диапазонов^{(List Rang)} » автоматически определит ваш набор данных, так как вы щелкнули его до того, как нажали кнопку « Дополнительно»^{(Advanced button)} . Теперь нажмите маленькую кнопку справа от кнопки диапазона критериев^{(Criteria range)} .

Выберите все^{(Select everything)} от A1 до E3, а затем нажмите ту же кнопку еще раз, чтобы вернуться в диалоговое окно Advanced Filter^{(Advanced Filter dialog)} . Нажмите OK^{(Click OK)} , и теперь ваши данные должны быть отфильтрованы!

Как видите, сейчас у меня есть только 3 результата, соответствующих всем этим критериям. Обратите внимание, что метки для диапазона критериев должны точно совпадать с метками для набора данных, чтобы это работало.

Очевидно, что вы можете создавать гораздо более сложные запросы, используя этот метод, поэтому поэкспериментируйте с ним, чтобы получить желаемые результаты. Наконец, давайте поговорим о применении функций суммирования к отфильтрованным данным.

Суммирование отфильтрованных данных

Теперь предположим, что я хочу суммировать количество членов семьи по моим отфильтрованным данным, как мне это сделать? Что ж, давайте очистим наш фильтр, нажав на кнопку « Очистить^(Clear) » в ленте. Не волнуйтесь, очень легко снова применить расширенный фильтр, просто нажав кнопку « Дополнительно^{(Advanced button)} » и снова нажав «ОК».

В нижней части нашего набора данных давайте добавим ячейку с именем Total , а затем добавим функцию суммирования для суммирования всех членов семьи. В моем примере я просто набрал =SUM(C7:C31) .

Итак, если я посмотрю на все семьи, у меня всего 78 членов. Теперь давайте продолжим и снова применим наш расширенный фильтр^{(Advanced filter)} и посмотрим, что произойдет.

Упс! Вместо того, чтобы показать правильное число, 11, я все еще вижу, что общее число равно 78! Почему это? Что ж, функция СУММ^{(SUM function)} не игнорирует скрытые строки, поэтому она по-прежнему выполняет вычисления, используя все строки. К счастью, есть несколько функций, которые можно использовать для игнорирования скрытых строк.

Первый ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ^(SUBTOTAL) . Прежде чем мы воспользуемся какой-либо из этих специальных функций, вам нужно очистить фильтр, а затем ввести функцию.

После того, как фильтр очищен, введите =SUBTOTAL( , и вы должны увидеть раскрывающееся окно с кучей параметров. Используя эту функцию, вы сначала выбираете тип функции суммирования,^{(summation function)} которую хотите использовать, используя число.

В нашем примере я хочу использовать SUM , поэтому я должен ввести число 9^{(number 9)} или просто щелкнуть его в раскрывающемся списке. Затем введите запятую и выберите диапазон ячеек.

Когда вы нажмете Enter, вы должны увидеть, что значение 78 такое же, как и раньше. Однако если теперь снова применить фильтр, мы увидим 11!

Превосходно! Это именно то, что мы хотим. Теперь вы можете настроить свои фильтры, и значение всегда будет отражать только те строки, которые отображаются в данный момент.

Вторая функция, которая работает практически так же, как и функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГО,^{(SUBTOTAL function)} — это АГРЕГАТ^(AGGREGATE) . Единственное отличие состоит в том, что в функции AGGREGATE^{(AGGREGATE function)} есть еще один параметр, в котором вы должны указать, что хотите игнорировать скрытые строки.

Первый параметр — это функция суммирования,^{(summation function)} которую вы хотите использовать, и, как и в случае с ПРОМЕЖУТОЧНЫМИ ИТОГОМИ^(SUBTOTAL) , 9 представляет функцию СУММ^{(SUM function)} . Во втором варианте вам нужно ввести 5, чтобы игнорировать скрытые строки. Последний параметр тот же и представляет собой диапазон ячеек.

Вы также можете прочитать мою статью об итоговых функциях, чтобы узнать, как более подробно использовать функцию АГРЕГАТ^{(AGGREGATE function)}  и другие функции, такие как МОДА, МЕДИАНА, СРЗНАЧ^(AVERAGE) и т^(MODE) . д .^(MEDIAN)

Надеюсь, эта статья послужит вам хорошей отправной точкой^{(starting point)} для создания и использования фильтров в Excel . Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь оставлять комментарии. Наслаждаться!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote аn article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• График ваших данных Excel

• Используйте новую функцию Excel Mobile «Вставить данные из изображения»

• Используйте функции суммирования для суммирования данных в Excel

• Используйте Excel как инструмент для копирования данных из Интернета

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как Group Worksheets в Excel

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Автоподбор ширины столбцов и высоты строк в Excel

• Как найти и вычислить диапазон в Excel

• Учебное пособие по основам Microsoft Excel — обучение работе с Excel

• Как надежно Password Protect Excel File

• 40 лучших сочетаний клавиш Microsoft Excel

• Как использовать функцию YEARFRAC в Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks Для лучшего организации ваших заметок лучше

• Как добавить планки погрешностей в Excel

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как записать Macro в Excel

• Как создать Drop Down List в Excel

• Как добавить и распечатать фоновые изображения Excel