Текстовые файлы данных являются сегодня одним из наиболее распространенных методов хранения данных в мире. Это связано с тем, что текстовые файлы, как правило, занимают последнее место и их проще всего хранить. К счастью, очень легко вставить файлы CSV (значения, разделенные запятыми) или TSV (значения, разделенные табуляцией) в Microsoft Excel .

Если вы хотите вставить CSV или TSV в рабочий лист Excel , вам нужно только точно знать, как данные в файле разделены. Вам не обязательно знать подробности о данных, если только вы не хотите переформатировать эти значения в строки, числа, проценты и многое другое.

В этой статье вы узнаете, как вставить файл CSV или TSV на лист ^(TSV)Excel и как переформатировать эти данные в процессе импорта, чтобы сэкономить время.

Как вставить файл CSV в рабочий^{(A CSV File Into)} лист Excel^{(Excel Worksheet)}

Прежде чем вы сможете вставить CSV - файл на лист Excel , вам необходимо убедиться, что файл данных на самом деле разделен запятыми (также известный как «разделенный запятыми»).

Убедитесь, что это файл с разделителями-запятыми

Для этого откройте проводник^{(Window Explorer)} и перейдите в каталог, в котором хранится файл. Выберите меню « Вид^(View) » и убедитесь, что выбрана панель предварительного просмотра .^{(Preview pane)}

Затем выберите файл, который, по вашему мнению, содержит данные, разделенные запятыми. Вы должны увидеть запятую между каждым фрагментом данных в текстовом файле.

Приведенный ниже пример взят из правительственного набора данных, содержащего результаты SAT College Board за 2010 год .

Как видите, первая строка — это строка заголовка. Каждое поле отделяется запятой. Каждая вторая строка после этой представляет собой строку данных, где каждая точка данных разделена запятой.

Это пример того, как выглядит файл со значениями, разделенными запятыми. Теперь, когда вы подтвердили форматирование исходных данных, вы готовы вставить их на лист Excel .

Вставьте файл CSV в свой рабочий лист^{(Insert A CSV File Into Your Worksheet)}

Чтобы вставить исходный файл данных CSV на лист ^(CSV)Excel , откройте пустой лист. 

1. Выберите Данные^(Data) из меню
2. Выберите « Получить данные^{(Get Data)} » в группе « Получить^(Get) и преобразовать данные^{(Transform Data)} » на ленте.
3. Выбрать из файла^{(From File)}
4. Выбрать From Text/CSV

Примечание. В качестве альтернативы вы также можете выбрать « From Text/CSV » прямо на ленте.

Это откроет браузер файлов. Найдите^(Browse) место, где вы сохранили CSV - файл, выберите его и нажмите « Импорт^(Import) » .

Это откроет мастер импорта данных. Excel анализирует входящие данные и устанавливает все раскрывающиеся списки в соответствии с форматом файла входных данных на основе первых 200 строк. 

Вы можете настроить этот анализ, изменив любой из следующих параметров:

• Происхождение файла^{(File Origin)} : если файл имеет другой тип данных, например ASCII или UNICODE , вы можете изменить это здесь.
• Разделитель^(Delimiter) : если в качестве альтернативного разделителя используются точки с запятой или пробелы, вы можете выбрать их здесь.
• Обнаружение типа данных^{(Data Type Detection)} : вы можете заставить Excel выполнять анализ на основе всего набора данных, а не только первых 200 строк.

Когда вы будете готовы импортировать данные, выберите « Загрузить^(Load) » в нижней части этого окна. Это перенесет весь набор данных на ваш пустой рабочий лист Excel .

Когда у вас есть эти данные на листе Excel , вы можете реорганизовать эти данные, сгруппировать строки и столбцы^{(group rows and columns)} или выполнить функции Excel^{(Excel functions)} для данных.

Импорт файла CSV в^{(CSV File Into)} другие элементы Excel

Рабочий лист — это не все, на что вы можете импортировать данные CSV . В последнем окне, если вы выберете « Загрузить в^{(Load To)} » вместо « Загрузить^(Load) », вы увидите список других параметров.

Опции в этом окне включают:

• Таблица^(Table) : это параметр по умолчанию, который импортирует данные в пустой или существующий рабочий лист.
• Отчет сводной таблицы^{(PivotTable Report)} : внесите данные в отчет сводной таблицы^{(Pivot Table report)} , который позволит обобщить входящий набор данных.
• Сводная диаграмма: отображение данных в сводной^(PivotChart) диаграмме, такой как гистограмма или круговая диаграмма.
• Только создать соединение^{(Only Create Connection)} : создает соединение с внешним файлом данных, который вы можете использовать позже для создания таблиц или отчетов на нескольких листах.

Опция PivotChart очень мощная. Он позволяет пропустить этапы сохранения данных в таблице, а затем выбора полей для создания диаграмм или графиков. 

В рамках процесса импорта данных вы можете выбрать поля, фильтры, легенды и данные осей, чтобы создать эти графики за один шаг.

Как видите, при вставке CSV -файла в рабочий лист Excel существует большая гибкость .

Как вставить файл TSV в рабочий^{(A TSV File Into)} лист Excel^{(Excel Worksheet)}

Что делать, если ваш входящий файл разделен табуляцией, а не запятой? 

Процесс в основном такой же, как и в предыдущем разделе, но вы захотите использовать раскрывающееся^(Delimiter) поле «Разделитель», чтобы выбрать Tab .

Кроме того, помните, что когда вы просматриваете файл данных, Excel автоматически предполагает, что вы ищете файл *.csv. Поэтому в окне браузера файлов не забудьте изменить тип файла на « All Files (*.*) , чтобы увидеть файл типа *.tsv.

После того, как вы выбрали правильный разделитель, импорт данных в любой рабочий лист Excel , сводную диаграмму или сводной ^(PivotChart)отчет^{(Pivot Report)} работает точно так же.

Как работает преобразование данных

Если в окне « Импорт данных^{(Import Data)} » выбрать «Преобразовать данные^{(Transform Data)} » вместо « Загрузить^(Load) », откроется окно редактора Power Query .^{(Power Query Editor)}

Это окно дает вам представление о том, как Excel автоматически преобразовывает импортируемые данные. Здесь вы также можете настроить преобразование этих данных во время импорта.

Если вы выберете столбец в этом редакторе, вы увидите предполагаемый тип данных в разделе « Преобразование^(Transform) » на ленте. 

В приведенном ниже примере вы можете видеть, что Excel предположил, что вы хотите преобразовать данные в этом столбце в формат целых чисел .^(Number)

Вы можете изменить это, щелкнув стрелку вниз рядом с типом данных и выбрав тип данных, который вы предпочитаете.

Вы также можете изменить порядок столбцов в этом редакторе, выбрав столбец и перетащив его в нужное место на листе.

Если в файле входящих данных нет строки заголовков, вы можете изменить параметр Использовать первую строку в качестве заголовков^{(Use First Row as Headers)} на Использовать заголовки в качестве первой строки^{(Use Headers as First Row)} .

Обычно вам никогда не придется использовать редактор Power Query^{(Power Query Editor)} , поскольку Excel довольно хорошо анализирует входящие файлы данных. 

Однако, если эти файлы данных несовместимы с форматированием данных или вы хотите реорганизовать способ отображения данных на листе, редактор Power Query^{(Power Query Editor)} позволит вам сделать это.

Ваши данные находятся в базе данных MySQL ? Узнайте^(Learn) , как подключить Excel к MySQL^{(connect Excel to MySQL)} , чтобы получить эти данные. Если ваши данные уже находятся в другом файле Excel , существуют также способы объединить данные из нескольких файлов Excel^{(merge data in multiple Excel files)} в один файл.

How To Insert CSV or TSV Into An Excel Worksheet

Text based data files are one of thе most common methods of storing data in the world today. This is because text files, in general, cоnsume the last space and thеy’re eaѕiеst to store. Thankfully, it’s very easy to insert either CSV (comma separated values) or TSV (tab separated values) files into Microsoft Excel.

If you want to insert CSV or TSV into an Excel worksheet, you only need to know specifically how the data in the file is separated. You don’t necessarily have to know the details about the data, unless you want to reformat those values into strings, numbers, percentages and more.

In this article you’ll learn how to insert either a CSV or TSV file into your Excel worksheet and how to reformat that data in the process of importing, to save yourself some time.

How To Insert A CSV File Into An Excel Worksheet

Before you can insert a CSV file into your Excel worksheet, you need to confirm that the data file is actually comma separated (also known as “comma-delimited”).

Verify It’s A Comma Separated File

To do this, open Window Explorer and navigate to the directory where the file is stored. Select the View menu and make sure the Preview pane is selected.

Then, select the file that you believe contains comma separated data. You should see a comma between each piece of data in the text file.

The example below comes from a government dataset containing 2010 SAT College Board student score results.

As you can see, the first line is the header line. Each field is separated by a comma. Every other line after that is a line of data, with each data point separated by a comma.

This is an example of what a file with comma separated values looks like. Now that you’ve confirmed the formatting of your source data, you’re ready to insert it into your Excel worksheet.

Insert A CSV File Into Your Worksheet

To insert the source CSV data file into your Excel worksheet, open a blank worksheet. 

1. Select Data from the menu
2. Select Get Data from the Get & Transform Data group on the ribbon
3. Select From File
4. Select From Text/CSV

Note: As an alternative, you could also select From Text/CSV directly on the ribbon.

This will open the file browser. Browse to where you’ve stored the CSV file, select it, and select Import.

This will open the data import wizard. Excel analyzes the incoming data and sets all of the dropdown boxes according to the format of the input data file, based on the first 200 rows. 

You can adjust this analysis by changing any of the following settings:

• File Origin: If the file is of another data type like ASCII or UNICODE, you can change that here.
• Delimiter: If semicolons or spaces are used as an alternative delimiter, you can select that here.
• Data Type Detection: You can force Excel to analyze based on the entire dataset rather than just the first 200 rows.

When  you’re ready to import the data, select Load at the bottom of this window. This will bring the entire dataset into your blank Excel worksheet.

Once you have that data in an Excel worksheet, you can then reorganize that data, group rows and columns, or perform Excel functions on the data.

Import CSV File Into Other Excel Elements

A worksheet isn’t all you can import CSV data into. In the last window, if you select Load To instead of Load, you’ll see a list of other options.

Options in this window include:

• Table: This is the default setting that imports the data into a blank or existing worksheet
• PivotTable Report: Bring data into a Pivot Table report that lets you summarize the incoming data set
• PivotChart: Display the data in a summarized chart, like a bar graph or pie chart
• Only Create Connection: Creates a connection to the external data file, which you can use later to create tables or reports on multiple worksheets

The PivotChart option is very powerful. It lets you skip over the steps of storing the data in a table and then selecting fields to create charts or graphs. 

As part of the data import process, you can choose the fields, filters, legends, and axis data to create those graphics in a single step.

As you can see, there’s a lot of flexibility when it comes to inserting CSV into an Excel worksheet.

How To Insert A TSV File Into An Excel Worksheet

What if your incoming file is tab delimited instead of comma delimited? 

The process is mostly the same as in the previous section, but you’ll want to use the Delimiter dropdown box to select Tab.

Also, remember that when you’re browsing for the data file, Excel automatically assumes you’re looking for a *.csv file. So in the file browser window, remember to change the file type to All Files (*.*) to see the *.tsv type file.

Once you’ve selected the correct delimiter, importing data into any Excel worksheet, PivotChart, or Pivot Report works exactly the same way.

How Transform Data Works

In the Import Data window, if you select Transform Data instead of selecting Load, it’ll open the Power Query Editor window.

This window gives you insight into how Excel automatically converts the data that it’s importing. This is also where you can tweak how that data gets converted during the import.

If you select a column in this editor, you’ll see the assumed data type under the Transform section in the ribbon. 

In the example below, you can see that Excel assumed you’d want to convert the data in that column into a Whole Number format.

You can change this by selecting the down arrow next to the data type and selecting the data type you prefer.

You can also reorder columns in this editor by selecting a column and dragging it to the position where you want it to go in your worksheet.

If your incoming data file doesn’t have a header row, you can change Use First Row as Headers to Use Headers as First Row.

Normally, you should never have to use the Power Query Editor, since Excel is pretty good at analyzing incoming data files. 

However, if those data files are inconsistent in how the data is formatted or you want to reorganize how the data appears in your worksheet, then the Power Query Editor lets you do that.

Is your data in a MySQL database? Learn how to connect Excel to MySQL to bring in that data. If your data is already in another Excel file, there are also ways to merge data in multiple Excel files into one file.

Related posts

• Как вставить лист Excel в документ Word

• Группировать строки и столбцы на листе Excel

• Вставить лист Excel в документ Word

• Как быстро вставить несколько строк в Excel

• Центрируйте данные рабочего листа в Excel для печати

• Как использовать анализ «что, если» в Excel

• Как отследить зависимых в Excel

• 5 способов преобразовать текст в числа в Excel

• Как создать несколько связанных раскрывающихся списков в Excel

• Быстрое написание чисел в Word и Excel

• Сохранять ссылки на ячейки при копировании формулы в Excel

• Используйте имена динамических диапазонов в Excel для гибких раскрывающихся списков

• Как сделать круговую диаграмму в Excel

• Используйте клавиатуру для изменения высоты строки и ширины столбца в Excel

• Как объединить ячейки, столбцы и строки в Excel

• Как использовать функцию «Говорить ячейки» в Excel

• Как использовать абсолютные ссылки в Excel

• Использование инструмента поиска цели для анализа «что, если» в Excel

• Как объединить данные в нескольких файлах Excel

• Как искать в Excel