Вы^(Are) ищете способ отслеживать изменения, внесенные в электронную таблицу Excel^{(Excel spreadsheet)} ? Есть много случаев, когда вам нужно раздать файл нескольким людям и отслеживать, какие изменения были внесены. Возможно, вы захотите отследить, когда было внесено изменение, кто внес это изменение, в какой ячейке произошло изменение и какие данные были изменены.

Excel имеет встроенные функции отслеживания, которые могут обрабатывать все вышеперечисленные случаи. Вы можете легко просмотреть все изменения прямо на листе, а также принять или отклонить каждое изменение. Есть несколько моментов, которые следует помнить о функциях отслеживания в Excel :

1. Включение отслеживания не означает, что вы можете вернуть таблицу во времени в предыдущее состояние, отменив изменения. Это в основном файл журнала,^{(log file)} который записывает все, и все. Вы можете вручную посмотреть, какие данные были удалены или добавлены, но вам придется внести изменения в электронную таблицу самостоятельно.

2. Включение отслеживания не означает, что каждое ваше изменение будет записано. Любые данные, хранящиеся в ячейке, отслеживаются, но другие изменения, такие как форматирование, не отслеживаются. Другие изменения, которые не отслеживаются, включают скрытие/отображение строк и столбцов, комментариев и значений ячеек, которые изменяются в связи с пересчетом формулы.

3. История изменений^{(Change history)} по умолчанию хранится только 30 дней. Если вы внесете изменения в лист Excel^{(Excel worksheet)} , а затем снова откроете книгу через 45 дней, вы сможете просмотреть историю изменений^{(change history)} за все 45 дней, пока не закроете книгу. Когда вы его закроете, вся история изменений^{(change history)} старше 30 дней исчезнет. Это означает, что в следующий раз, когда вы откроете его, вы не сможете увидеть изменения, внесенные 45 днями ранее.

4. Всякий раз, когда вы включаете отслеживание, рабочая книга становится общей рабочей книгой. Это означает, что несколько пользователей будут вносить изменения в документ.

Теперь, когда вы знаете некоторые основы того, как работает отслеживание в Excel , давайте поговорим о том, как включить его, изменить настройки и отслеживать изменения!

Включение отслеживания

Давайте продолжим и сначала включим отслеживание. Откройте Excel и щелкните^{(Excel and click)} вкладку « Обзор^(Review)  » на ленте. В крайнем правом углу вы должны увидеть опцию « Отслеживание изменений ^{(Track Changes )} » в разделе « Изменения^(Changes) ».

Нажмите кнопку и выберите «  Выделить изменения»^{(Highlight Changes)} . Вы получите диалоговое окно,^{(dialog box)} в котором теперь вам нужно отметить опцию «Отслеживать изменения во время редактирования». Это также дает доступ к вашей рабочей книге»^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Здесь у вас есть несколько вариантов, включая  « Когда^(When) », «Кто^(Who) » и « Где^(Where) » . Для When All означает , что каждое изменение будет выделено. У вас также есть возможность выделить изменения с момента последнего сохранения документа, с определенной даты или изменения, которые еще не были проверены.

Если вы отметите  Кто^(Who) , вы сможете отслеживать изменения, внесенные кем-либо, или изменения^{(anyone or changes)} , внесенные всеми, кроме вас. Параметр « Где^(Where)  » позволяет отслеживать изменения только для определенной части электронной таблицы. Просто^(Just) нажмите кнопку справа и выберите диапазон ячеек, которые вы хотите отслеживать.

Наконец, вы можете снять флажок « Выделять изменения на экране^{(Highlight changes on screen)} », если не хотите, чтобы другие знали, что вы отслеживаете изменения. По умолчанию, как только вы начнете отслеживать и выберете этот параметр, любая измененная ячейка будет показывать небольшую стрелку в левом верхнем углу, чтобы указать, что она была изменена.

Кроме того, если вы нажмете на измененную ячейку (с включенной подсветкой изменений на экране^{(Highlight changes on screen)} ), вы получите небольшое всплывающее окно^{(popup window)} , показывающее, какое значение было изменено, на какое и в какое время. Если вы отмените выбор параметра « Выделять^(Highlight) изменения на экране»^{(screen option)} , этот маленький черный треугольник не будет отображаться^{(t show)} .

Итак, что вы можете сделать, например, скрыть изменения на экране, не устанавливая флажок, отправить свой файл всем, кто должен внести в него изменения, а когда вы получите его обратно, просто перейдите в « Отслеживание изменений^{(Track Changes)} » и перепроверьте коробка.

Настроить отслеживание

Следующий шаг — взглянуть на настройки отслеживания и настроить их в соответствии с вашими потребностями. Для этого нажмите кнопку « Поделиться книгой^{(Share Workbook)} » , которая находится слева от кнопки « Отслеживание изменений^{(Track Changes)} » . Нажмите на вкладку « Дополнительно^(Advanced) », когда появится диалоговое окно « Поделиться книгой ».^{(Share Workbook)}

Здесь вы можете изменить количество дней для хранения истории изменений на что-то другое, чем 30 дней. По умолчанию изменения обновляются при сохранении файла, но можно сделать так, чтобы это делалось автоматически каждые несколько минут. Наконец, вы можете выбрать, как вы хотите справляться с конфликтами: либо с помощью запроса, либо просто разрешив последнее изменение при сохранении файла win^{(file win)} .

Просмотр изменений

После того, как вы включили отслеживание и внесли несколько изменений, вы можете снова нажать кнопку « Отслеживать изменения », нажать « ^{(Track Changes button)}Выделить изменения^{(Highlight Changes)} » , и вы заметите, что список изменений на новом листе^{( List changes on a new sheet)} больше не отображается серым цветом.

Проверьте это и нажмите ОК. Будет^{(OK. A)} добавлен новый рабочий лист под названием « История^(History) », который позволит вам просмотреть все изменения, внесенные в эту книгу.

В какой-то момент вам нужно будет либо одобрить, либо отклонить изменения. Вы можете просмотреть все изменения, а затем выбрать, какие из них вы хотите сохранить или отменить.

Просто нажмите «Отследить изменения^{(Track Changes)} » еще раз и выберите Accept/Reject Changes . Выберите параметры, чтобы выбрать, какие изменения вы хотите принять или отклонить. Если вы хотите просмотреть все изменения, просто оставьте флажок « Когда^(When) отмечено» и убедитесь, что для него установлено значение «Не^{(Not Reviewed)} проверено» .

Нажмите OK, и Excel^{(Click OK and Excel)} начнет показывать вам каждое сделанное изменение и даст вам возможность принять^(Accept) или отклонить^(Reject) . Вы также можете Принять все^{(Accept All)} или Отклонить все^{(Reject All)} изменения, если хотите.

Если вы отклоните изменение, оно немедленно вернется к тому, что было изначально в этой ячейке. Стоит отметить, что если другая ячейка ссылается на содержимое отклоненной ячейки, то это значение также изменится, когда значение ячейки^{(cell value)} , на которую указывает ссылка, вернется обратно. Это может привести к нарушению формул и т. д., поэтому будьте осторожны.

Вот и все! Теперь вы можете легко отслеживать любые изменения, внесенные в электронную таблицу Excel^{(Excel spreadsheet)} , с помощью этой встроенной функции. Если у вас есть какие-либо вопросы, оставьте комментарий. Наслаждаться!

How to Track Changes in Excel

Are yоu looking for a way to track chаnges mаde to an Excel spreadsheеt? There are many cases where yоu have tо distribute a file to multiplе people and keep track of what changes were made. You might want to track when the change was made, who made the change, what cell the change occurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как сделать Histogram в Excel

• Как надежно Password Protect Excel File

• Как создать Flowchart в Word and Excel

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Как использовать функции автоматического восстановления и резервного копирования Excel

• Руководство по всем расширениям файлов Excel и их значению

• Используйте Excel, чтобы определить эффективную процентную ставку по номинальной процентной ставке

• Как использовать функцию ВПР в Excel

• Как добавить комментарии к ячейке листа Excel

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Используйте окно наблюдения Excel для мониторинга важных ячеек в книге

• Как сделать контрольный список в Excel

• График ваших данных Excel

• Как сравнить два файла Excel и выделить различия

• Как рассчитать Variance в Excel

• Как записать Macro в Excel

• Как добавить и распечатать фоновые изображения Excel

• Как разделить имя и фамилию в Excel

• Как отслеживать изменения в Word (в Интернете, на мобильных устройствах и на компьютере)