Microsoft Office позволяет печатать конверты по отдельности или как массовое слияние. Это невероятно ценно для компаний, которым необходимо добавить брендинг и другие пользовательские элементы в обширный список рассылки.

Вот как вы можете печатать на конверте в Microsoft Excel . Помните^(Remember) , что вам нужны Microsoft Word и Excel , чтобы сделать эту работу. Этот метод должен работать независимо от того, используете ли вы пакет Microsoft на ПК с Windows или Mac .

Шаг 1: Создайте свой список рассылки

Первый шаг — создать список получателей, которым вы будете отправлять почту. Вы можете пропустить этот шаг, если вам нужно напечатать только один или два конверта. Однако этот шаг важен для тех, кто работает с большими списками рассылки.

Чтобы создать свой список рассылки:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Создайте новую таблицу со следующими столбцами: Имя^{(First Name)} , Фамилия^(Surname) , Адрес^(Address) , Штат^(State) , Страна^(Country) , Почтовый индекс^{(Postal Code)} . Импортируйте^(Import) свои контакты в электронную таблицу, добавив эту информацию в соответствующие столбцы. Этот документ станет вашим основным списком рассылки.

1. Проверка ваших адресов на этом этапе важна, чтобы не тратить время и деньги на печать старых или неверных данных.

Шаг 2: Создайте свой конверт

Далее вам нужно подготовить шаблон конверта в Microsoft Word . Это документ, который вы настроите для заполнения адресами получателей при автоматической печати.

Для этого:

1. Откройте пустой документ в Microsoft Word .
2. Выберите вкладку «Рассылки».

1. Щелкните Конверты.

1. Теперь укажите, какого размера должны быть ваши конверты. Для этого выберите значок Предварительный просмотр .^(Preview)

1. На вкладке « Параметры ^(Options)конверта^(Envelope) » выберите раскрывающееся меню « Размер конверта ».^(Envelope)

1. Выберите нужный размер конвертов. Word содержит наиболее распространенные размеры конвертов, но вы можете указать свой собственный размер, щелкнув Пользовательский размер^{(Custom Size)} .

1. Затем выберите « Шрифт…^(Font…) » рядом с полем «Адрес доставки » или «Адрес ^(Delivery)возврата»^(Return) , чтобы установить нужный шрифт для обоих параметров.

1. Выберите ОК.

1. Последний шаг — добавить брендинг и пользовательские элементы, если хотите. Для этого нажмите Добавить^(Add) в документ. Это откроет конверт как обычный документ Word , поэтому отредактируйте его, как обычно.

Примечание. Вы можете использовать образец адреса в текстовом поле адреса доставки, чтобы увидеть, как будет выглядеть ваш конверт при печати. Для предварительного просмотра конверта щелкните Предварительный просмотр результатов^{(Preview Results)} на ленте.

Шаг 3: Установите подачу принтера

Следующим шагом будет сообщить Microsoft Word , как работает подача вашего принтера^{(how your printer feed works)} . Это гарантирует, что ваши конверты будут напечатаны правильно, со всеми элементами в правильной организации.

Чтобы установить подачу принтера:

1. Щелкните Рассылки > Конверты.

1. Выберите Параметры.

1. Перейдите на вкладку «Параметры печати».

1. В окне «Метод подачи^(Feed) » выберите ориентацию конверта, который будет подаваться в принтер. Мы рекомендуем выбрать метод, при котором конверт граничит с краем лотка подачи, так как это облегчит размещение конверта в принтере. Обратите внимание, что адреса доставки и возврата будут смещены, если ваш конверт расположен неправильно.

1. Выберите Лицевой стороной^(Face) вверх или Лицевой стороной^(Face) вниз, чтобы указать, какой стороной вверх вы будете загружать конверт.

1. Щелкните Вращение по часовой стрелке^{(Click Clockwise)} , чтобы повернуть дизайн конверта по своему усмотрению.

1. Если в вашем принтере несколько лотков подачи, щелкните раскрывающееся меню в разделе «Подача из», чтобы выбрать правильный лоток.

Шаг 4: Запустите слияние^{(Mail Merge)} и свяжите свой список рассылки^{(Link Your Mailing)}

Пришло время начать слияние почты. Это позволит Microsoft Word автоматически добавлять имена и адреса из вашего источника данных списка адресов.

Для этого:

1. В Word щелкните Mailings > Start Mail Merge > Envelopes .

1. Перейдите^(Click) на вкладку « Параметры ^(Options)конверта^(Envelope) ». Дважды проверьте настройки в диалоговом окне « Параметры ^(Options)конверта » и добавьте ^(Envelope)обратный^(Return) адрес. Когда все будет готово, нажмите OK.
2. Click File > Save , чтобы сохранить шаблон конверта.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use существующий список^(Existing) . Если вы печатаете только на один конверт, выберите « Ввести^(Type) новый список»^{(New List)} . Аналогичным образом^(Likewise) , если ваши контакты уже сохранены в Microsoft Outlook в виде списка рассылки^{(distribution list)} , вы можете выбрать Выбрать^(Choose) из контактов Outlook^{(Outlook Contacts)} .

1. Выберите электронную таблицу Microsoft Excel и подтвердите выбор.

1. Если необходимо отредактировать какие-либо адреса, вы можете выбрать «Редактировать список получателей»^{(Edit Recipient List)} , чтобы изменить их.

1. Щелкните Блок адреса^{(Click Address Block)} на ленте. Это окно покажет вам, как будет выглядеть ваш адресный блок со вставленными данными. В левой части находится список вариантов того, как будут напечатаны имя и адрес.

1. Выберите параметр, затем нажмите кнопку ОК.

Шаг 5: Распечатайте конверты

Если все выглядит правильно, пришло время завершить слияние и распечатать адреса на ваших конвертах. Для этого:

1. Выберите «Готово^{(Select Finish)} и объединить^(Merge) », затем «Печать документов… ».^{(Print Documents…)}

1. Наконец, убедитесь, что установлен флажок «Все», и выберите «ОК».

1. Убедитесь^(Make) , что настройки принтера верны и ваши конверты правильно выровнены, затем снова нажмите OK. Теперь ваш принтер должен начать печатать ваши конверты.

Примечание. Word также позволяет создавать и печатать этикетки^{(create and print labels)} , если вы предпочитаете использовать почтовые этикетки вместо печати непосредственно на конвертах. Вы можете добавить сведения в диалоговом окне меток адресов, щелкнув Рассылка^(Mailing) > Ярлыки^(Labels) . Вы также можете использовать слияние почты^{(use mail merge)} для создания нескольких ярлыков.

Не забывайте штампы

К сожалению, вы не можете печатать конверты, используя только Excel . Тем не менее, благодаря сочетанию MS Word и Excel процесс печати конвертов невероятно прост. С помощью этого руководства у вас должна быть готова к отправке следующая партия почты в кратчайшие сроки. Не забудьте^(Don) оплатить почтовые расходы!

How to Print on an Envelope in Microsoft Excel

Microsoft Office lets you print enνelopes individually or аs a mass mail mergе. This is incredibly valuablе for businesses that nеed to add branding and other custom elements to an extensive mailing liѕt.

Here’s how you can print on an envelope in Microsoft Excel. Remember that you need both Microsoft Word and Excel to make this work. This method should work regardless of whether you’re using the Microsoft suite on a Windows PC or a Mac.

Step 1: Create Your Mailing List

The first step is to create the list of recipients to whom you will send mail. You can skip this step if you only need to print one or two envelopes. However, this step is essential for those working with large mailing lists.

To create your mailing list:

1. Open Microsoft Excel.
2. Create a new spreadsheet with the following columns: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code. Import your contacts to the spreadsheet, adding this information in the corresponding columns. This document will become your master mailing list.

1. Verifying your addresses at this step is important to avoid wasting time and money printing old or incorrect data.

Step 2: Design Your Envelope

Next, you need to prepare your envelope template in Microsoft Word. This is the document you will set up to populate with your recipient’s addresses when printing automatically.

To do so:

1. Open a blank document in Microsoft Word.
2. Select the Mailings tab.

1. Click Envelopes.

1. Now specify what paper size your envelopes are to be. To do so, select the Preview icon.

1. In the Envelope Options tab, select the drop-down menu under Envelope size.

1. Choose the size your envelopes need to be. Word contains most common envelope sizes, but you can designate your own by clicking Custom Size.

1. Next, select Font… next to the Delivery address box or Return address to set the font you want for both options.

1. Select OK.

1. The last step is to add branding and custom elements if you desire. To do so, click Add to document. This will open the envelope as a regular Word document, so edit it as you would normally.

Note: You can use a sample address in the delivery address text box to see how your envelope will look when printed. To preview your envelope, click Preview Results in the ribbon.

Step 3: Set the Printer Feed

The next step is to tell Microsoft Word how your printer feed works. This ensures that your envelopes will be printed correctly, with all elements in the proper organization.

To set the printer feed:

1. Click Mailings > Envelopes.

1. Select Options.

1. Click the Printing Options tab.

1. In the Feed method window, select the orientation for how your envelope will feed into the printer. We recommend selecting a method where the envelope borders the edge of the feed tray, as it will make it easier to place the envelope in your printer. Note that the delivery and return addresses will be misaligned if your envelope isn’t correctly positioned.

1. Select Face up or Face down to define which way up you will load the envelope.

1. Click Clockwise rotation to rotate the envelope design to your preference.

1. If your printer has more than one feed tray, click the drop-down menu under Feed from to choose the correct tray.

Step 4: Start the Mail Merge and Link Your Mailing List

It’s time to begin the mail merge. This will allow Microsoft Word to automatically add the names and addresses from your address list data source.

To do so:

1. In Word, click Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.

1. Click the Envelope Options tab. Double-check your settings in the Envelope Options dialog box and add your Return address. When you’re set, click OK.
2. Click File > Save to save your envelope template.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. If you’re only printing to a single envelope, select Type a New List. Likewise, if your contacts are already saved in Microsoft Outlook as a distribution list, you can select Choose from Outlook Contacts.

1. Select your Microsoft Excel spreadsheet and confirm the choice.

1. If any addresses need to be edited, you can select Edit Recipient List to change them.

1. Click Address Block in the ribbon. This window will show you how your address block will look with your data inserted. The left-hand side contains a list of options for how the name and address will be printed.

1. Choose an option, then select OK.

Step 5: Print the Envelopes

If everything looks correct, it’s time to complete the mail merge and print addresses onto your envelopes. To do so:

1. Select Finish & Merge, then Print Documents…

1. Finally, make sure “All” is checked and select OK.

1. Make sure the printer settings are correct, and your envelopes are correctly aligned then select OK again. Your printer should now begin printing your envelopes.

Note: Word also allows you to create and print labels if you’d rather use mailing labels instead of printing directly on the envelopes. You can add details in the address labels dialog box by clicking Mailing > Labels. You can also use mail merge to create several labels.

Don’t Forget Stamps

Unfortunately, you can’t print envelopes using Excel alone. However, with the combination of MS Word and Excel, the envelope printing process is incredibly easy. With this tutorial, you should have your next batch of mail ready to go in no time. Don’t forget to pay for postage!

Related posts

• Как заблокировать ячейки в Microsoft Excel

• Google Таблицы против Microsoft Excel — в чем разница?

• Различия между Microsoft Excel Online и Excel для рабочего стола

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• Как открыть Word и Excel в безопасном режиме

• Как искать в Excel

• Как удалить страницу в Microsoft Word

• Как рисовать в Microsoft Word

• Как показать количество слов в Microsoft Word

• Как сортировать по дате в Excel

• 4 способа использования галочки в Excel

• Подключение Excel к MySQL

• Как использовать анализ «что, если» в Excel

• Как сделать круговую диаграмму в Excel

• Как использовать операторы If и вложенные операторы If в Excel

• Как экспортировать ваши электронные письма из Microsoft Outlook в CSV или PST

• Microsoft Outlook не открывается? 10 способов исправить

• Что такое массив VBA в Excel и как его запрограммировать

• Быстрое написание чисел в Word и Excel