Если вы используете Outlook для общения со своими коллегами, вы, вероятно, хотели неоднократно отправлять электронные письма определенной группе, членство в которой часто меняется. Например, вам может потребоваться отправлять электронные письма всем представителям службы поддержки клиентов каждый день, но из-за высокой текучести этот список может часто меняться.

Вы можете вводить имя или адрес электронной почты каждого человека вручную каждый раз, когда отправляете электронное письмо, но быстро это может стать громоздким, поскольку группа становится больше. Мало того, вы также рискуете непреднамеренно забыть кого-то, что может привести к офисной драме. Вот тут-то и пригодится список рассылки или контактная группа!

По большей части термины «контактная группа» и «список рассылки» взаимозаменяемы. Microsoft начала использовать фразу «контактная группа», по-видимому, потому, что она более интуитивно понятна, чем «список рассылки». 

Однако в организациях, использующих Microsoft 365 , существует реальное различие между ними . Администраторы Microsoft 365 могут преобразовывать существующие списки рассылки Outlook в « ^(Outlook)Группы^(Groups) », что, в свою очередь, дает членам группы доступ к общим библиотекам и пространствам для совместной работы, таким как Microsoft Teams , Yammer и Planner .

Хотя ваш ИТ-отдел, вероятно, управляет списками рассылки Outlook в вашей организации, особенно страшным и часто плохо поддерживаемым списком всех сотрудников, вы все равно можете создавать свои собственные контактные группы в ^(Outlook)Outlook . 

Ниже мы расскажем, как создавать группы контактов в Outlook как для браузерной версии, так и для настольного приложения. 

Как создать группу контактов^{(Contact Group)} в Outlook Online

Создать группу контактов в браузерной версии Outlook очень просто.

1. Войдите в свою учетную запись на сайте outlook.com^{(outlook.com)} или выберите Outlook в средстве запуска приложений, если вы уже вошли в Microsoft 365 . Если вы не видите Outlook в списке приложений (вы увидите), выберите Все приложения^{(All apps)} .

1. На левой панели в разделе Группы^(Groups) выберите Новая группа^{(New group)} .

1. Во всплывающем окне дайте новой группе имя и описание и выберите « Создать^(Create) » . (Если ваша организация включила эту функцию, вам может быть предложено создать адрес электронной почты для группы. В этом случае для простоты использования попробуйте сделать адрес электронной почты идентичным имени группы.)

1. Теперь добавьте участников в группу. Поиск^(Search) людей по имени или по адресу электронной почты. Выберите результат поиска человека, которого хотите добавить в группу, и он появится в разделе «Этот человек будет добавлен».

1. Повторяйте^(Repeat) шаг 4, пока не добавите в группу всех, кого хотите. Затем нажмите кнопку Добавить .^(Add)
2. Выберите Закрыть^(Close) .
3. Отправьте электронное письмо созданной вами группе, выбрав Новое сообщение^{(New message)} .

1. В поле Кому^(To) начните вводить имя созданной вами группы и выберите ее из появившегося списка.

Очень просто. Но что, если вам нужно добавить или удалить людей из группы? Читать дальше.

Как изменить группу контактов^{(Contact Group)} в Outlook Online

Microsoft упростила редактирование группы контактов, даже не выходя из Outlook Online . Некоторые шаги могут немного отличаться в зависимости от того, как ваша организация настроила Microsoft 365 , но приведенные ниже действия помогут вам в этом.

1. На левой панели в разделе Группы^(Groups) выберите группу, которую хотите изменить.
2. В записи этой группы выберите значок « Дополнительно^(More) » (три точки/многоточие).

1. Выберите Настройки^(Settings) . (В зависимости от того, как Outlook настроен для вашей организации, вы можете увидеть возможность добавления участников^{(Add members)} прямо из значка «Дополнительно».)

1. На появившейся справа панели « Настройки группы» выберите « ^{(Group Settings)}Редактировать группу»^{(Edit group)} .

1. Выберите вкладку  Участники .^{(Members )}
2. Оттуда вы можете добавить участников или удалить их из группы, выбрав значок X рядом с записью для человека, которого вы хотите удалить.

1. Если вы добавили участников в группу, нажмите кнопку « Добавить ». ^(Add)В противном случае выберите Закрыть^(Close) .

Другой способ^(Way) редактирования контактных групп^{(Edit Contact Groups)} в Outlook Online

В зависимости от того, как настроен Outlook , вы также можете редактировать группы контактов, выполнив следующие действия:

1. Перейдите в раздел « Люди^{(People )} » Outlook (справа от значка  « Календарь »).^(Calendar)

1. На левой панели в разделе « Группы^(Groups) » выберите « Владелец^(Owner) », чтобы отобразить созданные вами группы.

1. Выберите^(Select) из списка группу, которую хотите изменить.
2. Выберите Управление участниками группы^{(Manage group members)} .

1. Оттуда вы можете добавить участников или удалить существующих, выбрав X рядом с записью.

Как создать группу контактов^{(Contact Group)} в настольном приложении Outlook^{(Desktop App)}

Создать группу контактов в настольной версии Outlook еще проще, чем в онлайн-версии.

1. Запустите Outlook и выберите значок « Люди^(People) » в левом нижнем углу (где вы переключаетесь между электронной почтой, задачами, людьми и календарем).

1. Затем на панели инструментов выберите « Новая группа контактов»^{(New Contact Group)} . (Если ваша организация использует Microsoft 365 , вы также можете увидеть кнопку « Новая группа»^{(New Group)} . Для наших целей мы будем использовать новую контактную группу^{(New Contact Group)} для упрощения групповых электронных писем.)

1. В появившемся окне « Контактная группа» дайте своей контактной группе имя, а затем выберите « ^{(Contact Group)}Добавить участников^{(Add Members)} » и выберите, откуда вы хотите получить новых участников. Возможные варианты: Из контактов Outlook^{(From Outlook Contacts)} , Из адресной книги^{(From Address Book)} или Новый контакт электронной почты^{(New Email Contact)} . 

1. По очереди найдите людей, которых хотите добавить в группу контактов. Убедитесь^(Make) , что их запись выделена, и нажмите кнопку « Участники^(Members) » (или дважды щелкните их запись), чтобы добавить их. Когда вы закончите, выберите ОК^(OK) .
2. Закройте окно и обязательно ответьте Да^(Yes) , если будет предложено сохранить изменения.
3. Теперь, когда вы отправляете новое электронное письмо, вы можете ввести имя группы контактов в поле « Кому^(To) » . Ваша контактная группа будет добавлена. При желании вы можете расширить список группы, и Outlook заменит список ее участниками. Однако будьте осторожны, вы не сможете снова свернуть список.

Группы контактов^(Contact) отображаются в виде записей в адресной книге Outlook , поэтому вы сможете найти их в этом алфавитном списке.

Как редактировать группу контактов^{(Contact Group)} в настольном приложении Outlook^{(Desktop App)}

Теперь давайте отредактируем существующую группу контактов в настольной версии Outlook .

1. Запустите Outlook и выберите значок « Люди^(People) » в левом нижнем углу.
2. Найдите^(Find) и выберите группу, которую вы хотите изменить в своем списке контактов.
3. На панели справа выберите Изменить^(Edit) . Это вернет вас туда, где вы сможете управлять группой, добавляя и/или удаляя участников.

Независимо от того, используете ли вы онлайн-версию Outlook или настольное приложение, определенно стоит потратить несколько минут на создание списков рассылки Outlook , которые вы будете использовать неоднократно. ^(Outlook)Вы будете рады, что сделали.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleagues, you’ve probablу wanted to repeatedly email a specific group whose mеmbership changes often. For examplе, you may need to email all of your cuѕtomer service reps evеry day, but due to high turnoνer, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Как Forward Outlook Emails к Gmail

• Как создать Drop Down List в Excel

• Как создать ярлыки Microsoft Outlook для электронной почты и задач

• Поиск электронной почты Outlook по отправителю, дате, ключевому слову, размеру и другим параметрам

• Автоматически перемещайте электронные письма в папки в Outlook с помощью правил

• Как Group Worksheets в Excel

• Как прикрепить другой элемент Outlook (электронная почта, контакт, задача или элемент календаря) к электронному письму

• Исправить Microsoft Outlook обнаружил проблему с ошибкой

• Как получить Microsoft Word бесплатно

• 4 Ways для запуска Microsoft Teams Poll во время встреч

• Как добавить Music до презентаций PowerPoint

• График ваших данных Excel

• Как исправить, когда Word открывается в режиме только для чтения

• Ultimate Guide для ремонта поврежденного или Corrupt Word File

• Как добавить звуковое сопровождение в презентацию Powerpoint

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• Как вставить подпись в Microsoft Word Document

• Как сделать Booklet в Word

• Как использовать Mail Merge в Word до Create Letters, Labels и конверты

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word