Несмотря на наличие нескольких инструментов для работы с электронными таблицами и других подобных приложений, мы по-прежнему предпочитаем работать вместе с самим Microsoft Excel . Это потому, что эта программа для работы с электронными таблицами делает вашу работу очень удобной, если вы знаете, как ее использовать. Являетесь ли вы мелким бизнесменом или работаете в корпоративном офисе, рабочий лист Excel теперь стал весьма полезным и важным ресурсом для ежедневных пользователей.

Это приложение в основном используется для записи и обработки числовых данных для различных целей. Из-за его простых функций и простых в использовании функций он всегда был основным средством для каждого корпоративного пользователя. В этом руководстве есть 10 основных полезных советов и приемов Excel, которые необходимо знать.

Советы и рекомендации по Microsoft Excel

В этом посте мы рассмотрим следующие советы^{(Excel Tips)} и рекомендации^(Tricks) по Excel , которые мы считаем наиболее полезными:

1. Выбрать все ячейки сразу
2. Автоподбор ширины столбца
3. Транспонировать столбцы и строки
4. Используйте команду «Фильтр»^{(Use Filter Command)} , чтобы скрыть ненужные данные^{(Hide Unwanted Data)}
5. Удалить повторяющуюся запись
6. Удалить пустые записи
7. Вставить пустые строки в запись
8. Копировать данные^{(Copy Data)} на другой лист автоматически^{(Sheet Automatically)}
9. Сделать снимок экрана с помощью камеры Excel
10. Свяжите ячейки со своим адресом электронной почты

Давайте начнем и узнаем каждый в деталях.

1] Выбрать все ячейки сразу

Иногда вам может потребоваться внести серьезные изменения в рабочий лист Excel . В таком случае вы можете выбрать все ячейки на листе, используя квадратную рамку, которая доступна в крайнем верхнем левом углу электронной таблицы.

Когда вы выбираете квадратное поле, оно выделяет все ячейки на листе, даже пустые ячейки. В качестве альтернативы вы также можете использовать Ctrl+A , чтобы выбрать все ячейки на листе.

2] Автоподбор ширины столбца

При работе в MS Excel с большим объемом записей данных часто становится сложно изменить размер каждой ячейки столбца в соответствии с ее текстом. Чтобы легко изменить размер столбцов, вы можете использовать функцию автоподбора ширины столбца, встроенную в ^(AutoFit)Excel .

Все, что вам нужно, это навести указатель мыши на границу столбца, который вы хотите настроить автоматически, а затем дважды щелкнуть по нему. И если вам нужно настроить все столбцы, выберите их все и дважды щелкните границу любого столбца.

Кроме того, вы также можете изменить ширину столбца, используя параметр Автоподбор ширины столбца^{(Autofit Column width)} . Для этого выберите столбец, который вы хотите настроить, а затем перейдите к строке меню^(Menu) > вкладка « Главная ». ^(Home)В разделе « Ячейки^(Cells) » нажмите « Формат^(Format) », а затем выберите «Автоподбор ширины столбцов»^{(Autofit Columns Width)} в раскрывающемся меню.

3] Транспонировать столбцы и строки

Некоторые люди создают электронные таблицы Excel , в которых основные поля располагаются горизонтально в ряд. Другие размещают данные вертикально. Иногда эти настройки приводят к сценарию, в котором вы хотите транспонировать данные Excel . Транспонировать^(Transpose) — это функция Excel , которая позволяет переключать столбцы Excel на строки без повторного ввода данных.

Функция транспонирования^(Transpose) — отличная функция, которую вы получите в электронных таблицах MS Excel . Это становится очень полезным, когда вам нужно переключить столбцы данных с горизонтального на вертикальное без повторного ввода данных.

На приведенном выше рисунке данные расположены в табличной форме, где фигуры испытуемых отображаются вертикально. Если нам нужно вручную переставить данные по горизонтали, то это будет довольно сложно. Но с помощью функции транспонирования вы можете сделать это за пару секунд.

Итак, сначала нужно выбрать данные из таблицы и скопировать их. Теперь поместите указатель мыши туда, где вы должны переместить данные, щелкните правой кнопкой мыши и выберите параметр « Специальная вставка^{(Paste Special)} » в контекстном меню. Когда откроется окно « Специальная вставка », проверьте функцию ^{(Paste Special)}транспонирования^(Transpose) и нажмите кнопку «ОК».

4] Используйте команду фильтра^{(Use Filter Command)} , чтобы скрыть ненужные данные^{(Hide Unwanted Data)}

Функция фильтра Excel^(Excel) позволяет скрыть ненужные данные и отобразить в электронной таблице только определенные важные данные. Используя эту функцию, вы можете легко фильтровать имена, даты и числа из огромного набора данных или таблицы. Однако он не удаляет и не изменяет исходные данные. Это становится очень полезным, когда вам нужно сосредоточиться только на каком-то особом виде информации.

В приведенном выше наборе данных вы можете видеть, что есть список студентов, у которых разные оценки, их адрес другой. Он может быть большим и больше. Итак, если вам нужно отфильтровать какие-либо указанные данные, это может быть довольно сложно.

Чтобы сделать это проще, вы можете использовать команду фильтра. Итак, все, что вам нужно, это выбрать заголовок таблицы, а затем перейти в раздел « Редактирование^(Editing) ». В соответствующем разделе выберите « Сортировка и фильтр^{(Sort & Filter)} », а затем выберите инструмент « Фильтр ».^(Filter)

Нажмите^(Click) на стрелку вниз, которая появляется рядом с заголовком каждого столбца. Он позволяет сортировать данные в алфавитном порядке или упорядочивать числа от меньшего к большему. Кроме того, вы можете использовать текстовый фильтр для фильтрации данных в соответствии с вашими требованиями.

5] Удалить повторяющуюся запись

Найти и удалить повторяющиеся записи для электронной таблицы с небольшим набором данных довольно просто. Но если это нужно сделать с большим набором данных, где столбцы и строки исчисляются сотнями, это будет действительно сложной задачей.

В приведенной выше таблице есть десять записей, в которых две записи полностью похожи, а в трех строках используется общее имя. Итак, для того, чтобы узнать повторяющиеся записи, нужно выделить таблицу. После этого перейдите в меню « Данные^(Data) » , выберите категорию « Инструменты данных^{(Data Tools)} » и нажмите « Удалить дубликаты^{(Remove Duplicates)} » .

В диалоговом окне установите флажок рядом с заголовком Мои данные имеют заголовки. И в разделе столбцов удалите отметку серийного номера, так как он отличается для каждой записи. Наконец, нажмите кнопку « ОК^(OK) » , и вы увидите, что повторяющаяся запись удаляется из таблицы.

6] Удалить пустые записи

Иногда вы могли заметить пустые ячейки или строки в электронной таблице, которые в большинстве случаев нежелательны. Пользователи обычно щелкают правой кнопкой мыши указанную строку и удаляют их одну за другой. Но что вы будете делать, если их количество исчисляется сотнями? В этой ситуации удалять их по одному было бы действительно утомительной работой.

Поэтому, чтобы удалить их за один раз, нажмите сочетание клавиш Ctrl+G и, когда появится диалоговое окно « Перейти^{(Go To)} », выберите кнопку « Специальная ». ^(Special)На следующей странице отметьте переключатель « Пробелы^(Blanks) » и нажмите кнопку «ОК». Вы заметите, что все пустые ячейки будут выделены.

Теперь нажмите кнопку Ctrl+minus . Когда появится всплывающее меню, выберите « Сдвинуть ячейки вверх»^{(Shift cells up)} и нажмите кнопку «ОК». Вы увидите, что все пустые ячейки будут удалены, а набор данных также организован соответствующим образом.

7] Вставьте пустые строки в запись

Как я уже упоминал, пустые строки в большинстве случаев нежелательны, но иногда они тоже работают. Итак, если вам нужно их вставить, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по указанной строке и добавить их одну за другой, как я сказал, удаляя пустые строки.

Итак, чтобы в каждую отдельную запись вставить пустые строки, составьте ряд из указанного порядкового номера. После этого выберите весь набор данных, а затем нажмите инструмент « Сортировка^(Sort) », доступный на вкладке « Данные ».^(Data)

В следующем диалоговом окне щелкните раскрывающееся меню «Сортировать по» и упорядочите их по серийному номеру.

Нажав кнопку OK, он вставит пустую строку между каждой отдельной строкой.

8] Автоматически копировать данные^{(Copy Data)} на другой лист^{(Sheet Automatically)}

Иногда бывает так, что вам нужно использовать данные на другом листе, которые вы вводите на первом листе. Для этого обычно используется традиционный метод копирования и вставки. Но когда вам нужно изменить некоторые данные на одном листе, вам снова придется изменить их и на другом листе. Это становится немного сложнее, когда вам нужно изменить одни и те же данные на обоих листах один за другим.

В Excel есть опция, которая автоматически копирует данные первого листа на другие листы в режиме реального времени. Однако для автоматического копирования данных на другие листы необходимо сначала установить связь между ними.
Для этого перейдите в строку состояния первого листа. После этого продолжайте нажимать клавишу Ctrl^(Ctrl) и кликайте по тем листам, на которые вы должны скопировать данные автоматически. Вот и все.
Теперь любые данные, которые вы вводите на первом листе, автоматически копируются на другие листы.

9] Сделайте снимок экрана^(Screenshot) с помощью камеры Excel

Всегда говорили, что «картинка стоит тысячи слов». Соответственно, иногда вам может потребоваться добавить снимок экрана на лист Excel , чтобы вы могли лучше объяснить ситуацию.

Однако вам не нужно использовать какое-либо стороннее приложение для захвата снимка экрана. В Excel^(Excel) есть встроенная команда камеры, которая поможет вам сделать снимок экрана одним щелчком мыши.

Чтобы использовать эту функцию, сначала необходимо включить команду камеры. Итак, все, что вам нужно, это перейти к панели быстрого доступа и нажать кнопку « Настроить панель быстрого доступа^{(Customize Quick Access Toolbar)} » . После этого щелкните раскрывающееся меню « Выбрать команды из^{(Choose commands from)} »> « All commands > Camera. Теперь выберите кнопку « Добавить^(Add) » и нажмите «ОК».

Выполнив описанную выше процедуру, вы заметите, что значок камеры^(Camera) теперь добавлен на панель быстрого доступа. Теперь выберите ячейки или данные, для которых вам нужно изображение. После этого щелкните значок камеры^(Camera) , а затем щелкните в любом месте рабочего листа. Вы также можете перетаскивать и изменять размер изображения, чтобы настроить его в соответствии с вашими требованиями.

10] Свяжите^(Link) ячейки со своим адресом электронной почты.

На листе Excel вы можете легко создать гиперссылку на свой адрес Gmail .

Для этого вам сначала нужно выбрать ячейку, в которую вы хотите вставить ссылку. После этого нажмите сочетание клавиш Ctrl+K . Когда на экране появится диалоговое окно, выберите адрес электронной почты^{(E-mail Address)} на левой панели. Добавьте свой адрес электронной почты и нажмите кнопку ОК.

Вот и все. Я надеюсь, что эти советы и рекомендации могут быть полезны при использовании листов Excel на вашем компьютере.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite оf having seνeral spreadsheеt tools and other similar applіcations, we ѕtill prefer tо work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 Ways к Password Protect в Excel File

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• Учебное пособие по основам Microsoft Excel — обучение работе с Excel

• Google Таблицы против Microsoft Excel — в чем разница?

• Как заблокировать Or Unlock Cells в Excel? (2021)

• 40 лучших сочетаний клавиш Microsoft Excel

• Как обменять Columns or Rows в Excel [шаг за шагом]

• Как использовать MID and MIDB function в Microsoft Excel

• Fix Microsoft Excel Открытие Blank window

• Различия между Microsoft Excel Online и Excel для рабочего стола

• Microsoft To-Do Tips & Tricks

• Microsoft Excel пытается восстановить вашу информацию

• Microsoft Excel вызывает High CPU usage при работе на Windows 10

• Как надежно Password Protect Excel File

• Как создать коробочную диаграмму в Microsoft Excel

• Как печатать на конверте в Microsoft Excel

• Как удалить Multiple Rows в Microsoft Excel в одном Go

• Как использовать TRUNC function в Microsoft Excel с Examples

• 10 советов и рекомендаций по Excel на 2019 год