Учебное пособие по основам Microsoft Excel — обучение работе с Excel

В статье, написанной в 2018 году, Robert Half , компания, специализирующаяся на человеческих ресурсах и финансовой отрасли, написала, что 63% of financial firms continue to use Excel в качестве основного. Конечно, это не 100% и фактически считается to be a decline in usage! Но, учитывая, что программное обеспечение представляет собой программное обеспечение для работы с электронными таблицами,(spreadsheet software) а не разработано исключительно как программное обеспечение для финансовой отрасли(industry software) , 63% по-прежнему составляют значительную часть отрасли и помогают проиллюстрировать, насколько важен Excel .

Изучение того, как использовать Excel(Excel doesn) , не должно быть трудным. Делая это шаг за шагом, вы сможете перейти от новичка к эксперту (или, по крайней мере, приблизиться к этому моменту) — в своем темпе.

В качестве предварительного просмотра того, что мы собираемся рассмотреть в этой статье, подумайте о рабочих листах, основных полезных функциях и формулах, а также о перемещении по рабочему листу или книге(worksheet or workbook) . Конечно, мы не будем рассматривать все возможные функции Excel,(Excel function) но мы охватим достаточно, чтобы дать вам представление о том, как подходить к другим. 

Основные определения(Basic Definitions)

Будет действительно полезно, если мы рассмотрим несколько определений. Скорее всего, вы слышали эти термины (или уже знаете, что они из себя представляют). Но мы рассмотрим их, чтобы быть уверенными и быть готовыми к остальной части процесса изучения того, как использовать Excel .

Рабочие книги и рабочие листы(Workbooks vs. Worksheets)

Документы Excel(Excel document) называются рабочими книгами(Workbooks) , и когда вы впервые создаете документ Excel(Excel document) (книгу), многие (не все) версии Excel автоматически включают три вкладки, каждая со своим пустым рабочим листом. Если ваша версия Excel(Excel doesn) этого не делает, не волнуйтесь, мы научимся их создавать.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Рабочие листы — это фактические части, в которые вы вводите данные. Если вам проще представить это визуально, подумайте о рабочих листах как о вкладках. Вы можете добавить вкладки или удалить вкладки, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав вариант удаления. Эти рабочие листы являются фактическими электронными таблицами, с которыми мы работаем, и они размещены в файле рабочей книги(workbook file) .

Лента(The Ribbon)

Лента(Ribbon) распространяется по приложению Excel(Excel application) в виде ряда ярлыков, но ярлыков, представленных визуально (с текстовыми описаниями). Это полезно, когда вы хотите сделать что-то в кратчайшие сроки и особенно когда вам нужна помощь в определении того, что вы хотите сделать.  

Существует различное группирование кнопок ленты в зависимости от того, какой раздел/группу вы выбираете в параметрах верхнего меню (например , « Главная(Home) », « Вставить(Insert) », « Данные(Data) » , « Обзор(Review) » и т. д .), и представленные визуальные параметры будут относиться к этим группам. 

Ярлыки Excel(Excel Shortcuts)

Ярлыки помогают быстро ориентироваться в программе Excel(Excel software) , поэтому их полезно (но не обязательно) выучить. О некоторых из них можно узнать, увидев ярлыки, перечисленные в меню более старых версий приложения Excel,(Excel application) а затем попробовав их самостоятельно.  

Еще один способ изучить сочетания клавиш Excel — просмотреть их список на веб-сайте разработчиков Excel(website of the Excel developers) . Даже если ваша версия Excel не(Excel doesn) отображает ярлыки, большинство из них по-прежнему работают.

Формулы против функций(Formulas vs. Functions)

Функции — это встроенные возможности Excel , которые используются в формулах. Например, если вы хотите вставить формулу, вычисляющую сумму чисел в разных ячейках электронной таблицы, вы можете использовать для этого функцию СУММ(SUM) ().  

Подробнее об этой функции (и других функциях) чуть дальше в этой статье.

Панель формул(Formula Bar)

Строка формул(formula bar) — это область, расположенная под лентой(Ribbon) . Он используется для формул и данных. Вы вводите данные в ячейку, и они также появятся в строке формул,(formula bar) если вы наведете указатель мыши на эту ячейку.  

Когда мы ссылаемся на строку формул(formula bar) , мы просто указываем, что мы должны ввести формулу в этом месте, выбрав соответствующую ячейку (что, опять же, произойдет автоматически, если вы выберете ячейку и начнете печатать).

Пример создания и форматирования рабочего листа(Creating & Formatting a Worksheet Example)

Есть много вещей, которые вы можете сделать с вашим листом Excel(Excel Worksheet) . В этой статье мы дадим вам несколько примеров шагов, чтобы вы могли попробовать их сами.

Первая рабочая тетрадь(The First Workbook)

Полезно начать с пустой рабочей тетради(Workbook) . Итак, продолжайте и выберите New . Это может варьироваться в зависимости от вашей версии Excel , но обычно находится в области « Файл»(File) .

Примечание. На изображении выше указано « Открыть(Open) » вверху, чтобы проиллюстрировать, что вы можете получить доступ к « Новому(New) » (левая сторона, указанная зеленой стрелкой) из любого места. Это скриншот более новой версии Excel .

Когда вы нажмете « Новый(New) » , вы, скорее всего, получите несколько примеров шаблонов. Сами шаблоны могут различаться в разных версиях Excel , но вы должны получить какой-то выбор.  

Один из способов научиться пользоваться Excel — поиграть с этими шаблонами и посмотреть, что заставляет их «тикать». Для нашей статьи мы начинаем с пустого документа и экспериментируем с данными, формулами и т. д.  

Итак, продолжайте и выберите опцию пустого документа(document option) . Интерфейс будет варьироваться от версии к версии, но должен быть достаточно похож, чтобы понять идею. Чуть позже мы также скачаем еще один образец листа Excel(Excel sheet) .

Вставка данных(Inserting the Data)

Есть много разных способов получить данные в вашу электронную таблицу (также известную как рабочий лист). Один из способов — просто напечатать то, что вы хотите, там, где вы хотите. Выберите конкретную ячейку и просто начните печатать.

Другой способ — скопировать данные, а затем вставить их в электронную таблицу(Spreadsheet) . Конечно, если вы копируете данные не в табличном формате, может быть немного интересно узнать, где они попадают в ваш документ. Но, к счастью, мы всегда можем отредактировать документ, а также скопировать(document and recopy) и вставить его в другое место по мере необходимости.

Вы можете попробовать метод copy/paste method сейчас, выбрав часть этой статьи, скопировав ее, а затем вставив в пустую электронную таблицу.

Выбрав часть статьи и скопировав ее, перейдите в свою электронную таблицу и щелкните(spreadsheet and click) нужную ячейку, где вы хотите начать вставку, и сделайте это. Метод, показанный выше, использует контекстное меню, а затем выбирает «Вставить» в виде значка.

Возможно, вы можете получить ошибку при использовании встроенного метода вставки (paste method)Excel , даже с другими встроенными методами Excel . К счастью, предупреждение об ошибке(error warning) (выше) помогает указать правильное направление для получения данных, которые вы скопировали на лист.

При вставке данных Excel довольно хорошо их интерпретирует. В нашем примере я скопировал первые два абзаца этого раздела, и Excel(section and Excel) представил их в две строки. Поскольку между абзацами было реальное пространство, Excel воспроизвел и его (с пустой строкой). Если вы копируете таблицу, Excel еще лучше воспроизводит ее на листе.

Кроме того, вы можете использовать кнопку на ленте(Ribbon) для вставки. Для визуалов это действительно полезно. Это показано на изображении ниже(image below) .

Некоторые версии Excel (особенно старые версии) позволяют импортировать данные (что лучше всего работает с аналогичными файлами или файлами CSV — значениями, разделенными запятыми). В некоторых более новых версиях Excel такой возможности нет, но вы все равно можете открыть другой файл (тот, который хотите импортировать), выбрать все(select all) , а затем скопировать и вставить(copy and paste) его в электронную таблицу Excel(Excel spreadsheet) .  

Когда импорт доступен, он обычно находится в меню « Файл»(File) . В новых версиях Excel вы можете быть перенаправлены к более графическому пользовательскому интерфейсу,(user interface) когда вы нажимаете « Файл»(File)Просто(Simply) щелкните стрелку в левом верхнем углу, чтобы вернуться к рабочему листу.

Гиперссылки(Hyperlinking)

Создание гиперссылок(Hyperlinking) довольно просто, особенно при использовании ленты(Ribbon) . Вы найдете кнопку гиперссылки(hyperlink button) в меню « Вставка(Insert) » в более новых версиях Excel . Доступ к нему также можно получить с помощью ярлыка, такого как command-K .

Форматирование данных (пример: числа и даты)(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))

Иногда полезно отформатировать данные. Особенно это касается чисел. Почему? Иногда числа автоматически попадают в общий формат (типа по умолчанию), который больше похож на текстовый формат. Но часто мы хотим, чтобы наши числа вели себя как числа.  

Другим примером могут быть даты, которые мы можем захотеть отформатировать, чтобы все наши даты выглядели согласованными, например, 20200101 или 01/01/20 или любой другой формат, который мы выберем для нашего формата даты(date format) .

Вы можете получить доступ к опции форматирования ваших данных несколькими различными способами, показанными на изображениях ниже.

После того, как вы получили доступ, скажем, к числовому(Number) формату, у вас будет несколько вариантов. Эти параметры появляются при использовании метода щелчка правой кнопкой мыши. Когда вы используете ленту(Ribbon) , ваши параметры находятся прямо на ленте(Ribbon) . Все зависит от того, что вам проще.  

Если вы уже некоторое время используете Excel , метод щелчка правой кнопкой мыши с появлением диалогового окна числового формата(number format dialog box) (показанного ниже) может быть проще для понимания. Если вы новичок или более наглядны, метод ленты(Ribbon method) может иметь больше смысла (и гораздо быстрее в использовании). Оба предоставляют вам варианты форматирования чисел(number formatting) .

Если вы введете что-либо, напоминающее дату, более новые версии Excel достаточно хороши, чтобы отразить это на ленте(Ribbon) , как показано на рисунке ниже.

На ленте(Ribbon) вы можете выбрать форматы для вашей даты. Например, вы можете выбрать короткую дату или длинную дату. Попробуйте и посмотрите на свои результаты.

Форматирование презентации (пример: выравнивание текста)(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))

Также полезно понять, как выровнять данные, хотите ли вы, чтобы все они выровнялись по левому или правому краю (или по ширине и т. д.). К этому тоже можно получить доступ через ленту(Ribbon) .

Как видно из изображений выше, выравнивание текста (т. е. по правому краю, по левому краю и т. д.) находится во второй строке параметра « Лента»(Ribbon option) . Вы также можете выбрать другие параметры выравнивания (например, сверху, снизу) на ленте(Ribbon) .  

Кроме того, если вы заметили, выравнивание таких элементов, как числа, может выглядеть неправильно, если оно выравнивается по левому краю (где текст выглядит лучше), но выглядит лучше, если выравнивается по правому краю. Выравнивание очень похоже на то, что вы видите в текстовом редакторе(word processing application) .

Столбцы и строки(Columns & Rows)

Полезно знать, как работать, а также настраивать ширину и размеры (adjust the width and dimensions)столбцов и(columns and rows) строк . К счастью, как только вы освоитесь, это довольно легко сделать.  

Добавление или удаление строк или столбцов состоит из двух частей. Первая часть — это процесс выбора,(selection process) а другая — щелчок правой кнопкой мыши и выбор опции вставки или удаления.  

Помните данные, которые мы скопировали из этой статьи и вставили в наш пустой лист Excel(Excel sheet) в приведенном выше примере? Вероятно, он нам больше не нужен, так что это прекрасный пример процесса удаления строк.

Помните(Remember) наш первый шаг? Нам нужно выделить строки. Нажмите на номер строки(row number) (слева от верхней левой ячейки(left cell) ) и перетащите мышью вниз к нижней строке, которую вы хотите удалить. В этом случае мы выбираем три строки.  

Затем вторая часть нашей процедуры — нажать « Удалить строки(Delete Rows) » и посмотреть, как Excel удалит эти строки.

Процесс вставки строки аналогичен, но вам не нужно выбирать более одной строки.  Excel определит, где вы щелкнете, где вы хотите вставить строку.  

Чтобы начать процесс, щелкните номер строки(row number) , который вы хотите разместить под новой строкой. Это говорит Excel выбрать всю строку для вас. С того места, где вы находитесь, Excel вставит строку над этим. Вы делаете это, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав « (right-clicking and choosing) Вставить строки».(Insert Rows.)

Как вы можете видеть выше, мы набрали 10 в строке 10. Затем, выбрав 10 (строка 10), щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Insert Rows , число 10(number 10) опустилось на одну строку вниз. В результате число 10 теперь находится в строке 11.  

Это демонстрирует, как вставленная строка была размещена над выбранной строкой. Попробуйте сами, чтобы увидеть, как работает процесс вставки(insertion process) .

Если вам нужно более одной строки, вы можете сделать это, выбрав более одной строки, и это сообщит Excel , сколько вы хотите, и это количество будет вставлено над выбранным   номером строки .(row number)

Следующие изображения показывают это в визуальном формате, в том числе то, как 10 опустились на три строки вниз, количество вставленных строк. 

Вставка и удаление столбцов в основном такие же, за исключением того, что вы выбираете сверху (столбцы), а не слева (строки).

Фильтры и дубликаты(Filters & Duplicates)

Когда у нас есть много данных для работы, это помогает, если у нас есть пара хитростей в рукаве, чтобы легче работать с этими данными.  

Например, предположим, что у вас есть куча финансовых данных, но вам нужно просмотреть только определенные данные. Один из способов сделать это — использовать «Фильтр» Excel.

Во-первых, давайте найдем рабочий лист Excel(Excel Worksheet) , на котором представлено много данных, чтобы у нас было что проверить (без необходимости вводить все данные самостоятельно). Вы можете скачать именно такой образец с сайта Microsoft(download just such a sample from Microsoft) . Имейте в виду, что это прямая ссылка на загрузку, поэтому файл примера Excel(Excel example) должен начать загружаться сразу же, как только вы нажмете на эту ссылку.

Теперь, когда у нас есть документ, давайте посмотрим на объем данных. Совсем немного, не так ли? Примечание: изображение выше будет немного отличаться от того, что у вас есть в файле примера,(sample file) и это нормально. 

Допустим, вы хотели видеть только данные из Германии(Germany) . Используйте параметр «Фильтр» на ленте(Ribbon) (в разделе «Главная»). Он сочетается с опцией «Сортировка» справа (в более новых версиях  Excel ).

Теперь сообщите Excel , какие параметры вам нужны. В данном случае ищем данные по Германии(Germany) как выбранной стране.

Вы заметите, что при выборе параметра фильтра(filter option) в столбцах появляются маленькие раскрывающиеся стрелки. Когда выбрана стрелка, у вас есть несколько вариантов, включая параметр «Текстовые фильтры», который мы будем использовать. У вас есть возможность сортировать по возрастанию или по убыванию.  

Имеет смысл, почему Excel объединяет их на ленте(Ribbon) , поскольку все эти параметры отображаются в раскрывающемся списке. Мы будем выбирать «Равно…» в разделе «Текстовые фильтры».

После того, как мы выберем, что мы хотим сделать (в данном случае Filter ), давайте предоставим информацию/критерии. Мы хотели бы видеть все данные из Германии(Germany) , поэтому мы вводим их в поле. Затем нажмите «ОК».

Вы заметите, что сейчас мы видим только данные из Германии(Germany) . Данные отфильтрованы. Остальные данные остались. Он просто скрыт от глаз. Придет время, когда вы захотите отключить фильтр и просмотреть все данные.  Просто вернитесь(Simply return) в раскрывающееся меню и выберите очистку фильтра, как показано на изображении ниже.

Иногда у вас будут наборы данных, которые включают повторяющиеся данные. Это намного проще, если у вас есть только единичные данные. Например, зачем вам нужна одна и та же запись финансовых данных дважды(data record twice) (или более) на листе Excel(Excel Worksheet) ?  

Ниже приведен(Below) пример набора(data set) данных, в котором есть повторяющиеся данные (выделены желтым цветом).

Чтобы удалить дубликаты (или больше, как в данном случае), начните с щелчка по одной из строк, представляющих повторяющиеся данные (которые содержат повторяющиеся данные). Это показано на изображении ниже.

Теперь перейдите на вкладку или раздел «Данные», и оттуда вы увидите кнопку на ленте(Ribbon) с надписью «Удалить дубликаты». Щелкните это.

Первая часть этого процесса представляет вам диалоговое окно,(dialog box) похожее на то, что вы видите на изображении ниже.  Не позволяйте(Don) этому сбить вас с толку. (t let)Он просто спрашивает вас, на какой столбец смотреть при идентификации повторяющихся данных.  

Например, если у вас есть несколько строк с одним и тем же именем и фамилией, но в основном тарабарщина в других столбцах (например, копирование/вставка с веб-сайта), и вам нужны только уникальные строки для имени и фамилии, вы должны выбрать эти столбцы, чтобы тарабарщина, которая может не повторяться, не учитывалась при удалении избыточных данных.  

В этом случае мы оставили выбор как «все столбцы», потому что мы дублировали строки вручную, поэтому мы знали, что все столбцы в нашем примере были точно такими же. (Вы можете сделать то же самое с файлом примера Excel и протестировать(Excel example file and test) его.)

После того, как вы нажмете «ОК» в диалоговом окне(dialog box) выше , вы увидите результат, и в этом случае три строки были идентифицированы как совпадающие, а две из них были удалены.

Теперь результирующие данные (показаны ниже) совпадают с данными, с которых мы начали до добавления и удаления(addition and removal) дубликатов.

Вы только что выучили пару трюков. Это особенно полезно при работе с большими наборами данных. Попробуйте другие кнопки, которые вы видите на ленте(Ribbon) , и посмотрите, что они делают. Вы также можете продублировать файл примера Excel(Excel example) , если хотите сохранить исходную форму. Переименуйте загруженный файл и повторно загрузите другую копию. Или скопируйте файл на свой компьютер.  

Что я сделал, так это продублировал вкладку со всеми финансовыми данными (после копирования ее в мой другой файл примера(example file) тот, с которого мы начали, был пуст), и с дублирующей вкладкой(duplicate tab) у меня было две версии, с которыми можно было играть по желанию. Вы можете попробовать это, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку и выбрав « (tab and choosing “)Дублировать(Duplicate) ».

Условное форматирование(Conditional Formatting)

Эта часть статьи включена в раздел о создании рабочей книги(Workbook) из-за ее преимуществ отображения. Если это кажется немного сложным или вы ищете функции и формулы, пропустите этот раздел и вернитесь к нему на досуге.

Условное форматирование(Formatting) удобно, если вы хотите выделить определенные данные. В этом примере мы собираемся использовать наш файл примера Excel(Excel Example file) (со всеми финансовыми данными) и искать « Валовые(Gross) продажи», которые превышают 25 000 долларов США. 

Для этого нам сначала нужно выделить группу ячеек, которые мы хотим оценить. Теперь имейте в виду, что вы не хотите выделять весь столбец или строку(column or row) . Вы хотите выделить только те ячейки, которые хотите оценить. В противном случае другие ячейки (например, заголовки) также будут оцениваться, и вы будете удивлены, что Excel делает с этими заголовками (в качестве примера).

Итак, у нас выделены нужные ячейки, и теперь мы нажимаем раздел / группу «Главная», а затем «Условное форматирование».

Когда мы нажимаем «Условное форматирование» на ленте(Ribbon) , у нас есть несколько вариантов. В этом случае мы хотим выделить ячейки, стоимость которых превышает 25 000 долларов США, поэтому мы делаем наш выбор, как показано на изображении ниже.

Теперь мы увидим диалоговое окно,(dialog box) и мы можем ввести значение в поле. Мы набираем 25000. Вам не нужно беспокоиться о запятых или чем(commas or anything) -то еще, и на самом деле это работает лучше, если вы просто вводите необработанное число.

После того, как мы нажмем «ОК», мы увидим, что поля автоматически окрашиваются в соответствии с нашим выбором (справа) в нашем диалоговом окне(dialog box) «Больше, чем» выше . В данном случае «Светло-красная заливка с темно-красным текстом(Dark Red Text) » . Мы могли бы выбрать и другой вариант отображения(display option) .

Это условное форматирование — отличный способ сразу увидеть данные, необходимые для того или иного проекта. В этом случае мы могли видеть «сегменты» (как они называются в файле примера Excel(Excel Example file) ), которые смогли превысить 25 000 долларов США в валовых(Gross) продажах.

Работа с формулами и функциями(Working With Formulas and Functions)

Изучение того, как использовать функции в Excel , очень полезно. Они являются основными кишками формул. Если вы хотите увидеть список функций, чтобы получить представление о том, что доступно, щелкните меню/группу «Вставить», а затем в крайнем левом углу выберите «Функция/Функции».

Несмотря на то, что цель этой кнопки на ленте Excel(Excel Ribbon) состоит в том, чтобы вставить фактическую функцию (что также можно выполнить, введя в строке формул(formula bar) , начиная со знака равенства, а затем начав вводить нужную функцию), мы также можем использовать это чтобы увидеть, что доступно. Вы можете прокручивать функции, чтобы получить представление о том, что вы можете использовать в своих формулах.  

Конечно, также очень полезно просто попробовать их и посмотреть, что они делают. Вы можете выбрать группу, которую хотите просмотреть, выбрав категорию, например «Часто используемые» для более короткого списка функций, но список, который часто используется (и для которых некоторые функции рассматриваются в этой статье).

Мы будем использовать некоторые из этих функций в примерах формул, которые мы обсуждаем в этой статье.

Равно (The Equals )=Знак( Sign)

Знак равенства (=) очень важен в Excel . Он играет существенную роль. Особенно это касается формул.  По сути(Basically) , у вас нет формулы без предшествующего знака равенства. И без формулы это просто данные (или текст), которые вы ввели в эту ячейку.  

Поэтому просто помните, что прежде чем вы попросите Excel рассчитать или автоматизировать что-либо для вас, вы вводите знак равенства (=) в ячейку.

Если вы включаете знак $, это говорит Excel не перемещать формулу. Обычно автоматическая настройка(auto adjustment) формул (с использованием так называемых относительных ссылок на ячейки(cell reference) ) для изменений на листе является полезной вещью, но иногда вам это может не понадобиться, и с помощью этого знака $ вы можете сообщить об этом Excel . Вы просто вставляете $ перед буквой и номером(letter and number) ссылки на ячейку(cell reference) .  

Таким образом, относительная ссылка на ячейку (cell reference)D25 становится $D$25. Если эта часть сбивает с толку, не беспокойтесь об этом. Вы можете вернуться к нему (или поиграть с ним с пустой книгой Excel(Excel blank) ).

The Awesome Ampersand >> &

Амперсанд ( & ) — это небольшой забавный «инструмент» для формул, позволяющий объединять ячейки. Например, предположим, что у вас есть столбец для имен и еще один столбец для фамилий, и вы хотите создать столбец для полного имени. Вы можете использовать &, чтобы сделать именно это.

Давайте попробуем это на листе Excel(Excel Worksheet) . Для этого примера возьмем чистый лист, чтобы не прерывать другой проект. Идите вперед и введите свое имя в A1 и введите свою фамилию в B1. Теперь, чтобы объединить их, щелкните мышью на ячейке C1 и введите(C1 cell and type) эту формулу:  =A1 & “ “ & B1Пожалуйста(Please) , используйте только часть, выделенную курсивом, а не все остальное (например, не используйте точку).  

Что вы видите в С1? Вы должны увидеть свое полное имя с пробелом между вашим именем и фамилией, как это обычно бывает при вводе вашего полного имени. & " " & часть(“ “ & portion) формулы - это то, что произвело это пространство. Если бы вы не включили « », у вас были бы ваше имя и фамилия без пробела между ними (попробуйте, если хотите увидеть результат).

Другая похожая формула использует CONCAT , но об этом мы узнаем чуть позже. А пока имейте в виду, что амперсанд ( & ) может сделать для вас, так как этот небольшой совет пригодится во многих ситуациях.

Функция СУММ()(SUM() Function)

Функция SUM () очень удобна и делает именно то, что описывает. Он суммирует числа, которые вы указываете Excel включить, и дает вам сумму их значений. Вы можете сделать это несколькими способами.

Мы начали с ввода некоторых чисел, чтобы у нас были некоторые данные для работы при использовании функции. Мы просто использовали 1, 2, 3, 4, 5 и начали с A1 и ввели каждую ячейку, двигаясь вниз к A5.

Теперь, чтобы использовать функцию СУММ(SUM) (), начните с щелчка в нужной ячейке, в данном случае мы использовали A6, и ввода =SUM ( в строке формул(formula bar) . В этом примере остановитесь, когда дойдете до первого «(.» Теперь щелкните A1 (самая верхняя ячейка(top-most cell) ) и перетащите указатель мыши на A5 (или самую нижнюю ячейку(bottom-most cell) , которую вы хотите включить), а затем вернитесь в строку формул(formula bar) и введите закрывающий «(closing “) )». или кавычки и только скобки. 

Другой способ использования этой функции — вручную ввести информацию в строку формул(formula bar) . Это особенно полезно, если у вас довольно много чисел, и прокрутка, чтобы получить их, немного затруднена. Запустите этот метод так же, как в приведенном выше примере, с «=SUM(.»

Затем введите ссылку(cell reference) на самую верхнюю(top-most cell) ячейку . В данном случае это будет A1. Добавьте двоеточие ( : ), а затем введите ссылку(cell reference) на самую нижнюю(bottom-most cell) ячейку . В данном случае это будет А5.

СРЗНАЧ() Функция(AVERAGE() Function)

Что, если вы хотите выяснить, каково среднее значение группы чисел? Вы можете легко сделать это с помощью функции СРЗНАЧ(AVERAGE) (). В приведенных ниже шагах вы заметите, что это в основном то же самое, что и функция SUM () выше, но с другой функцией.  

Имея это в виду, мы начинаем с выбора ячейки, которую мы хотим использовать для результата (в данном случае A6), а затем начинаем вводить знак равенства (=) и слово AVERAGE . Вы заметите, что когда вы начнете вводить его, вам будут предложены предложения, и вы можете нажать на СРЕДНЕЕ(AVERAGE) вместо того, чтобы вводить слово полностью, если хотите.

Прежде чем мы добавим наш диапазон ячеек(cell range) , убедитесь, что в формуле есть открывающая скобка(opening parenthesis)В противном случае(Otherwise) вы получите ошибку.

Теперь, когда у нас есть «=СРЗНАЧ(«, введенное в нашу ячейку A6(A6 cell) (или любую другую ячейку, которую вы используете для результата), мы можем выбрать диапазон ячеек(cell range) , который мы хотим использовать. В этом случае мы используем от A1 до A5.  

Имейте в виду, что вы также можете ввести его вручную, а не использовать мышь для выбора диапазона. Если у вас есть большой набор данных, вводить(data set typing) диапазон, вероятно, проще, чем прокрутку, которая потребуется для его выбора. Но, конечно, решать вам.

Чтобы завершить процесс, просто введите закрывающую скобку «(closing parenthesis “) )», и вы получите среднее значение пяти чисел. Как видите, этот процесс очень похож на процесс SUM () и другие функции. Как только вы освоите одну функцию, остальные станут проще.

СЧЁТЕСЛИ() Функция(COUNTIF() Function)

Допустим, мы хотели подсчитать, сколько раз определенное число встречается в наборе данных(data set)Для начала(First) подготовим наш файл для этой функции, чтобы нам было что считать. Удалите все формулы, которые могут быть у вас в A6. Теперь либо скопируйте от A1 до A5 и вставьте,(A5 and paste) начиная с A6, либо просто введите те же числа в ячейках, идущих вниз, начиная с A6 и значением 1, а затем A7 с 2 и т. д.

Теперь в A11 давайте(A11 let) запустим нашу функцию/формулу. В этом случае мы собираемся ввести « =COUNTIF (.» Затем мы выберем ячейки с A1 по A10 .

Убедитесь, что вы вводите или выбираете «COUNTIF», а не одну из других функций, подобных COUNT, иначе мы не получим тот же результат.

Прежде чем мы поступим так же, как и с другими нашими функциями, и напечатаем закрывающую скобку «(closing parenthesis “) )», нам нужно ответить на вопрос о критериях и ввести это после запятой «(comma “) » и перед скобкой «(parenthesis “) )».

Что определяется «критериями»? Именно здесь мы сообщаем Excel, что мы хотим, чтобы он считал (в данном случае). Мы ввели запятую, а затем «5», а затем закрывающую скобку(closing parenthesis) , чтобы получить количество пятерок (5), которые появляются в списке чисел. Этот результат будет два (2), так как есть два события.

Функция CONCAT или CONCANTENATE()(CONCAT or CONCANTENATE() Function)

Подобно нашему примеру, используя только амперсанд ( & ) в нашей формуле, вы можете объединять ячейки с помощью функции CONCAT(CONCAT) (). Давай, попробуй, используя тот же пример.  

Введите свое имя в A1 и свою фамилию в B1. Затем в C1 введите (C1 type) CONCAT (A1, " ", B1).

Вы увидите, что вы получите тот же результат, что и мы с амперсандом (&). Многие люди используют амперсанд, потому что это проще и менее громоздко, но теперь вы видите, что у вас есть и другой вариант.

Примечание. Эта функция может быть СЦЕПЕННОЙ(CONCANTENATE) в вашей версии ExcelMicrosoft сократила название функции(function name) до CONCAT , и это, как правило, легче набирать (и запоминать) в более поздних версиях программного обеспечения. К счастью, если вы начнете вводить CONCA в строке формул(formula bar) (после знака равенства), вы увидите, какая версия Excel используется в вашей версии, и сможете выбрать ее, щелкнув по ней мышью.

Помните(Remember) , что когда вы начнете вводить его, чтобы ваша версия Excel могла показать правильную функцию(correct function) , введите только «CONCA» (или короче), а не «CONCAN» (как начало для CONCANTENATE ), иначе вы можете не увидеть Excel ' предложение(s suggestion) , поскольку именно здесь две функции начинают различаться.

Не удивляйтесь, если вы предпочтете использовать метод слияния(merge method) с амперсандом (&) вместо CONCAT (). Это нормально.

If/Then Formulas

Допустим, мы хотим использовать If/Then Formula то» для определения суммы скидки(Discount) (своего рода второй скидки) в новом столбце в нашем примере файла Excel(Excel file) . В этом случае сначала мы начинаем с добавления столбца, и мы добавляем его после столбца F(Column F) и перед столбцом G(Column G) (опять же, в нашем загруженном файле примера(example file) ).

Теперь вводим формулу. В этом случае мы набираем его в F2, и это «= ЕСЛИ (E2> 25000, « СКИДКА 2(DISCOUNT 2) »). Это выполняет то, что ищет формула с тестом (E2 больше 25k), а затем результат, если число в E2 проходит этот тест (« СКИДКА 2(DISCOUNT 2) »). 

Теперь скопируйте F2 и вставьте(copy F2 and paste) в ячейки, следующие за ним, в столбце(F column) F.

Формула будет автоматически корректироваться для каждой ячейки (относительная ссылка на ячейку) со ссылкой на соответствующую ячейку.  Помните(Remember) , что если вы не хотите, чтобы он настраивался автоматически, вы можете поставить перед альфа(cell alpha) -каналом знак $, а также число, например, A1 — это $A$1. 

На изображении выше вы можете видеть, что «СКИДКА 2» отображается во всех ячейках столбца F2(F2 column) . Это связано с тем, что формула говорит ей смотреть на ячейку E2(E2 cell) (представленную $E$2), а не на относительные ячейки. Таким образом, когда формула копируется в следующую ячейку (например, F3), она все еще смотрит на ячейку E2(E2 cell) из-за знаков доллара. Таким образом, все ячейки дают одинаковый результат, потому что они имеют одну и ту же формулу, ссылающуюся на одну и ту же ячейку.

Кроме того, если вы хотите, чтобы значение отображалось вместо слова «ЛОЖЬ», просто добавьте запятую, а затем слово или число(word or number) , которое вы хотите отобразить (текст должен быть в кавычках) в конце формулы, перед закрывающая скобка.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row. 

Управление вашими проектами Excel(Managing Your Excel Projects)

К счастью, благодаря тому, как устроены документы Excel , вы можете многое сделать с (Excel)книгами Excel(Excel Workbooks) . Возможность иметь разные рабочие листы (вкладки) в вашем документе позволяет вам иметь все связанное содержимое в одном файле. Кроме того, если вы чувствуете, что создаете что-то, что может иметь формулы, которые работают лучше (или хуже), вы можете скопировать (щелкните правой кнопкой мыши) свои рабочие листы(Worksheet) (вкладки), чтобы иметь различные версии вашего рабочего листа(Worksheet) .  

Вы можете переименовывать вкладки и использовать коды дат(use date) , чтобы узнать, какие версии являются самыми новыми (или самыми старыми). Это всего лишь один пример того, как вы можете использовать эти вкладки в своих интересах при управлении проектами Excel.

Вот пример переименования ваших вкладок в одной из более поздних версий Excel . Вы начинаете с нажатия на вкладку, и вы получаете результат, похожий на изображение здесь: 

Если вы не получили этот ответ, это нормально. У вас может быть более ранняя версия Excel , но она несколько интуитивно понятна, поскольку позволяет переименовывать вкладки. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку и получить возможность «переименовать» в более ранних версиях Excel , а иногда просто ввести прямо на вкладке.

Excel предоставляет вам так много возможностей на пути к изучению того, как использовать Excel . Теперь пришло время выйти и использовать его! Получайте удовольствие(Have fun) .



About the author

Я Windows MVP и работаю с Windows с 2007 года. Мой опыт включает разработку программного обеспечения, оборудования и звука, а также приложений для Windows. Я всегда ищу лучшие способы улучшить взаимодействие с пользователем в своей работе, поэтому, если вам нужна помощь в проектировании или разработке программного приложения, я определенно могу предложить свои услуги.



Related posts