Чем более вы мобильны, тем важнее иметь доступ к своим файлам независимо от того, где вы находитесь и какое устройство используете. В прежние^(Back) времена все ваши электронные файлы находились на вашем компьютере, поэтому, если вы не находились рядом с компьютером, вы не могли получить доступ к своим файлам. Все изменилось с появлением высокоскоростного Интернета и облачных^(cloud) хранилищ, предлагаемых такими компаниями, как Dropbox , Amazon и Google . 

По иронии судьбы, заказы прошлого года на самоизоляцию и переход на удаленную работу также увеличили потребность и стремление к облачному хранилищу. Многие учебные заведения и работодатели обратились к Microsoft 365 , чтобы поддерживать связь между учащимися и работниками. Для хранения файлов это означало использование OneDrive для учебы или работы. 

Если вы новый пользователь OneDrive для учебы или работы, продолжайте читать несколько советов по использованию облачного хранилища Microsoft.

1. Разберитесь со значками состояния OneDrive^{(Status Icons)}

При сохранении файлов в OneDrive вы можете сделать файл доступным только в сети или в автономном режиме. Функция OneDrive Files On-Demand позволяет вам получить доступ ко всему, что вы сохранили в облачном хранилище, без загрузки локальной копии каждого файла. Вместо этого вы увидите свои файлы в списке файлового менеджера вместе со значками состояния, указывающими, доступен ли каждый файл только в Интернете, локально или всегда.

Значок синего облака указывает на то, что файл доступен только в Интернете. Зеленая галочка в кружке отображается рядом с файлами, которые локально доступны на используемом вами устройстве.

Файлы, которые вы решили всегда^{(always )} хранить на своем устройстве, будут отображаться сплошным зеленым кругом с белой галочкой. 

Если вы откроете онлайн-файл на своем компьютере или другом устройстве, он будет загружен и станет доступен локально. Локальная^(Being) доступность означает, что вы можете открыть файл, даже если у вас нет подключения к Интернету. Чтобы освободить место на жестком диске, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Освободить место^{(Free up space)} .

2. Как включить файлы по запросу 

Пользователи ПК могут выполнить следующие действия, чтобы включить функцию «Файлы по запросу»^{(Files On-Demand)} .

1. Выберите значок OneDrive на панели задач.^(OneDrive)
2. Выберите Справка и настройки^{(Help & Settings)} .
3. Выберите Настройки^(Settings) .
4. На вкладке « Настройки^{(Settings )} » установите флажок « Экономить место и загружать файлы по мере их использования^{(Save space and download files as you use them)} ».

Пользователи Mac^(Mac) могут включить функцию «Файлы по запросу^(On-Demand) », выполнив следующие действия:

1. Выберите значок OneDrive в строке меню.
2. Нажмите кнопку …Дополнительно .^(…More)
3. Выберите Настройки^{(Preferences)} .
4. Нажмите кнопку « Включить файлы по запросу» .^{(Turn on Files On-Demand)}

3. Включите контроль памяти для ПК.

У пользователей Windows 10 есть дополнительная возможность включить Контроль памяти^{(Storage Sense)} , который автоматически переводит все файлы OneDrive, которые вы не открывали в течение последних 30 дней, в режим «только онлайн», если у вас мало места на диске. 

Вы также можете настроить контроль памяти^{(Storage Sense)} на запуск каждый день, неделю или месяц, а не только при нехватке места на диске.

4. Что вы должны знать о личном хранилище OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)}

Хотя все файлы, которые вы сохраняете в облаке OneDrive , защищены мерами безопасности Microsoft, личное хранилище OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)} предлагает дополнительный уровень защиты конфиденциальных файлов. 

Когда вы сохраняете файлы в своем личном хранилище, вы должны использовать строгую аутентификацию или второй этап проверки личности для доступа к ним. В зависимости от вашего устройства это может быть ваше лицо, отпечаток пальца, PIN -код или код, отправленный вам в текстовом или электронном письме. 

Файлы в вашем личном хранилище всегда зашифрованы, в том числе когда они находятся в вашем хранилище и когда они перемещаются между облаком и вашим устройством. Кроме того, файлы в вашем хранилище сканируются на наличие вирусов и отслеживаются на наличие подозрительной активности, включая программы-вымогатели. 

Личное хранилище^{(Personal Vault)} отображается в виде папки в OneDrive . Просто^(Simply) сохраните в хранилище, чтобы воспользоваться всеми преимуществами дополнительной безопасности.

Примечание^(Note) . Пользователи без подписки на Microsoft 365 могут иметь не более трех файлов в личном хранилище.^{(Microsoft 365)}

5. Как загрузить файлы в OneDrive

Если вы используете OneDrive для учебы или работы, существует несколько способов загрузки файлов в облако OneDrive .

Загрузить файлы с помощью вашего браузера

Вы всегда можете получить доступ к OneDrive в браузере. Приведенные ниже шаги подходят для Chrome и Edge и могут немного отличаться, если вы используете другой браузер.

1. Войдите^(Sign) на сайт office.com, выберите средство запуска приложений в верхнем левом углу страницы и выберите OneDrive .

1. Выберите Загрузить^{(Upload )} > Файлы^(Files) или Папка^(Folder) .

1. Выберите^(Choose) , какие файлы или папки вы хотите загрузить, и выберите их.
2. Выберите « Открыть»^(Open) или «Выбрать папку»^{(Select Folder)} .

Загружайте файлы с рабочего стола

Если вы используете компьютер с Windows 10 , OneDrive уже установлен. Просто^(Simply) сохраните или переместите свои файлы и папки в папку OneDrive , чтобы сделать их доступными на всех ваших устройствах через OneDrive .

Если вы не вошли в OneDrive , нажмите кнопку « Пуск^(Start) », найдите OneDrive и запустите приложение. Следуйте инструкциям, чтобы войти.

Точно так же пользователи Mac могут автоматически загружать файлы в OneDrive , копируя или перемещая их в папку OneDrive с помощью ^(OneDrive)Finder или сохраняя их в папку OneDrive из приложения.

6. Обмен файлами в OneDrive

Совместное использование файлов с OneDrive не может быть проще . На компьютере щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться^(Share) » . 

Выберите, с кем вы хотите поделиться своим файлом, добавьте необязательное сообщение, а затем либо нажмите кнопку « Отправить^(Send) » , либо выберите копирование ссылки или отправку через другое приложение на вашем устройстве.

7. Восстановите файл^(File) или папку^(Folder) в OneDrive

OneDrive имеет корзину, где вы можете восстановить файл или папку, которые вы случайно удалили. 

1. В OneDrive в браузере выберите Корзину^{(Recycle Bin)} .
2. Выберите файл, который хотите восстановить.

1. Нажмите кнопку Восстановить .^(Restore)

8. Как указать даты истечения срока действия^{(Expiration Dates)} и пароли^(Passwords) для ваших^{(Your OneDrive)} файлов OneDrive

Хотя эта функция пока недоступна для бесплатных учетных записей, у некоторых пользователей Microsoft 365 есть возможность указывать даты истечения срока действия и пароли для своих файлов в OneDrive . Если эта функция включена в центре администрирования OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} , выполните следующие действия. 

Примечание^(Note) . Это работает только при анонимном обмене ссылкой, а не^(not) в том случае, если вы решите поделиться ссылкой с конкретными людьми. 

1. В веб-браузере выберите файл или папку, которыми вы хотите поделиться. 
2. Выберите общий доступ^(share) .
3. В настройках ссылки^{(link settings)} выберите, когда вы хотите, чтобы доступ к файлу истек.

1. Добавьте пароль^(password) , если хотите.
2. Нажмите кнопку Применить .^(Apply)

Получите больше от OneDrive^(Out) для учебы ^(OneDrive)или^(School) работы

Приведенные выше советы лишь немного касаются того, что вы можете делать с OneDrive для учебы или работы. Узнайте, как решить проблемы с синхронизацией^{(sync issues)} , используйте символические ссылки^{(symbolic links)} для синхронизации любой папки на вашем компьютере с OneDrive или, если вам не хочется, полностью отключите OneDrive^{(disable OneDrive)} .

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mоbile you are, the more important it is to have accеss to your files no matter where you are оr which device you’re using. Back in the old days, your electronic files all lived оn your comрuter, so if you weren’t near your computer, you couldn’t access your files. That all changed with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote Tips & Tricks Для лучшего организации ваших заметок лучше

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Как Automatically Backup A Word Document в OneDrive

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как создать Greeting Card с MS Word

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Как записать Macro в Excel

• Как использовать Mail Merge в Word до Create Letters, Labels и конверты

• Как Group Worksheets в Excel

• Что такое Microsoft Myanalytics и как его использовать?

• Как добавить кнопки действий в презентацию PowerPoint

• Как добавить или удалить Comments в Word

• Как найти совпадающие значения в Excel

• Как открыть файлы MDI

• Связать ячейки между листами и книгами в Excel

• 12 полезных советов и рекомендаций по Microsoft Word

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• Как отслеживать изменения в Word (в Интернете, на мобильных устройствах и на компьютере)

• Как исправить, когда Word открывается в режиме только для чтения

• График ваших данных Excel