Текстовые^(Word) процессоры прошли долгий путь с начала 1980-х, когда Microsoft впервые выпустила Microsoft Word для MS-DOS . Его новаторской особенностью было то, что он был разработан для использования с мышью. Сегодняшние версии Microsoft Word включают в себя функции, которые пользователи даже не могли себе представить в то время, в том числе использование функции автотекста^(AutoText) Microsoft Word для быстрого создания контента и с меньшим количеством ошибок. 

Если вы часто используете Word, есть вероятность, что вы часто используете фразы, блоки текста или изображения. Функции Word AutoCorrect и AutoText созданы для того, чтобы помочь вам быстро вставлять повторяющиеся записи, экономя ваше время. Примерами могут быть добавление вашей подписи в конце письма или вставка шаблонного языка в такие документы, как контракты или запросы предложений. 

Разница между автозаменой^{(Difference Between AutoCorrect)} и автотекстом^(AutoText)

В Microsoft Word функция автозамены^{(AutoCorrect)} позволяет создавать повторно используемые фрагменты текста — до 255 символов. Затем эти фрагменты будут доступны вам не только в Word , но и во всех ваших приложениях Office , таких как ^(Office)Outlook и PowerPoint .

Автотекст^(AutoText) , с другой стороны, намного надежнее. Это сделано для управления гораздо большими блоками текста. Создаваемые вами записи автотекста^(AutoText) сохраняются вместе с шаблоном Word и ^(Word)недоступны^(not) в других используемых вами приложениях Office . И автозамена^{(AutoCorrect)} , и автотекст^(AutoText) доступны в настольной и онлайн-версиях Microsoft Word .

Как создать и использовать автозамену

Чтобы настроить и использовать запись автозамены^{(AutoCorrect)} , откройте документ с текстом, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент. В приведенном ниже примере мы настраиваем автозамену^{(AutoCorrect)} для вставки короткого блока текста при вводе -123^(-123) .

1. Выберите до 255 символов текста, который вы хотите использовать повторно, набрав короткую серию символов.

1. Выберите « Файл»^{(File )} > « Параметры^{(Options )} » > « Правописание^{(Proofing )} » и нажмите кнопку « Параметры автозамены ».^{(AutoCorrect Options)}

1. Убедитесь, что установлен флажок « Заменять текст при вводе».^{(Replace text as you type)}

1. Затем в разделе « Заменить^(Replace) » введите символы, которые вы хотите заменить блоком текста, выбранным на шаге 1^{(Step 1)} . В данном случае мы используем символы -123 . Текст, который вы выбрали на шаге 1^{(Step 1)} , появится в разделе With .

1. Наконец, выберите « Добавить^(Add) », затем «ОК^(OK) » и еще раз «ОК^(OK) » . 

Использование записи автозамены

Теперь, чтобы использовать запись автозамены^{(AutoCorrect)} , которую вы создали, выполнив шаги, описанные выше, просто введите -123 в свой документ Word , и эти символы будут заменены блоком текста, который вы выбрали на шаге 1^{(Step 1)} . 

Как создать и использовать автотекст

Если вы хотите автоматически вставлять блоки текста длиннее 255 символов или содержащие изображения, используйте автотекст вместо автозамены^{(AutoCorrect)} .

Создание новой записи автотекста

Опять же^(Again) , начните с открытия документа с текстом, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.

1. Выберите блок текста, включая изображения, которые вы хотите преобразовать в запись автотекста.

1. Нажмите Alt + F3 . Откроется диалоговое окно « Создать новый стандартный блок^{(Create New Building Block )} », в котором у вас будет несколько вариантов.
2. Заполните^(Fill) информацию, обязательно включив уникальное имя и описание. 

1. Выберите ОК^(OK) . 

Использование записи автотекста Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Теперь, чтобы использовать только что созданную запись автотекста^(AutoText) , выполните следующие действия.

1. Выберите вкладку « Вставка^(Insert) » на панели инструментов.
2. Выберите Quick Parts , а затем AutoText .
3. Выберите нужную запись автотекста^(AutoText) , и она будет вставлена ​​в ваш документ Word .

Использование записи автотекста через автозамену^{(AutoCorrect)}

Кроме того, вы можете вставить созданную вами запись автотекста^(AutoText) , введя имя записи. Этот метод по существу использует функцию автозамены . ^{(AutoCorrect)}Например, используя приведенную выше запись автотекста^(AutoText) , вы можете начать вводить « Использование^(Leverage) гибких фреймворков», и вы увидите всплывающую подсказку, которая гласит: «( Нажмите клавишу ВВОД^{(Press ENTER)} , чтобы вставить)».

Когда вы нажмете Enter , в ваш документ будет вставлен полный блок автотекста .^(AutoText)

Если вы не видите всплывающую подсказку «( Нажмите клавишу ВВОД^{(Press ENTER)} , чтобы вставить)», вам необходимо включить параметр « Показать предложения автозаполнения»^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Вы можете сделать это, выбрав « Файл»^{(File )} > « Параметры^{(Options )} » > « Дополнительно^{(Advanced )} » и установив флажок « Показать предложения автозаполнения»^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Добавление записи автотекста на панель быстрого доступа^{(Quick Access Toolbar)}

Если вы хотите сократить количество действий, которые необходимо выполнить для вставки автотекста Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , вы можете добавить запись на панель  быстрого доступа .^{(Quick Access)}

1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка панели быстрого доступа^{(Quick Access toolbar)} и выберите Дополнительные команды^{(More Commands)} .

1. В раскрывающемся списке « Выбрать команды из^{(Choose commands from )} » выберите « Все команды^{(All Commands)} » . 

1. Найдите автотекст^(AutoText) в списке слева и нажмите кнопку « Добавить^{(Add )} » , чтобы добавить его в список справа.

1. Выберите ОК^(OK) .
2. Теперь вы увидите, что на панель быстрого доступа^{(Quick Access Toolbar)} была добавлена ​​кнопка автотекста^(AutoText) . 

1. Чтобы вставить запись автотекста , нажмите кнопку « ^(AutoText)Автотекст»^(AutoText) , а затем выберите запись автотекста^(AutoText) , которую вы хотите вставить в документ.

Использование записи автотекста с помощью ^(Via)ярлыка^(Shortcut)

Другой способ вставить запись автотекста^(AutoText) — создать сочетание клавиш.

1. Щелкните правой кнопкой мыши^{(Right-click)} в любом месте на ленте панели инструментов и выберите «Настроить ленту… ».^{(Customize the Ribbon…)}

1. Нажмите кнопку « Настроить^{(Customize )} » в нижней части диалогового окна.
2. В списке категорий^(Categories) слева выберите Building Blocks .
3. В списке Стандартные блоки^{(Building Blocks)} справа выберите стандартный блок, для которого вы хотите создать сочетание клавиш.
4. Поместите курсор в поле « Нажмите новое сочетание клавиш^{(Press new shortcut key)} » и введите сочетание клавиш, которое хотите использовать. В приведенном ниже примере мы используем Alt + Ctrl + Shift + L в качестве сочетания клавиш. 

1. Нажмите кнопку Назначить .^(Assign)
2. Выберите «Закрыть»,^{(Close )} а затем «ОК»^(OK) . 
3.  Теперь, вернувшись в документ Word , вы можете использовать только что созданное сочетание клавиш, чтобы вставить запись автотекста^(AutoText) .

Будьте умнее^{(Be Smarter)} и быстрее^(Faster) , используя приемы^(Tricks) , которым вы научились

Даже если вы не очень внимательны к деталям, приведенные выше советы сделают так, что вы действительно таковы! Вы сэкономите время и сделаете меньше ошибок при составлении документа Word , если воспользуетесь этими функциями. Если хотите, сделайте еще один шаг вперед и создайте макросы в Word^{(create some macros in Word)} для любой серии действий, которые вы выполняете неоднократно.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word procеssors have come a long way since the early 1980s when Microsoft first releаsed Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreаking feature was that it was designed to be used with a mouse. Tоday’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• Как настроить и использовать формат MLA в Microsoft Word

• Как получить Microsoft Word бесплатно

• Microsoft Word не отвечает? 8 способов исправить это

• Как создавать и использовать формулы в таблицах в Word

• Как печатать на конверте в Microsoft Word

• 12 полезных советов и рекомендаций по Microsoft Word

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Скрыть текст и показать скрытый текст в Word

• Как добавить или удалить Comments в Word

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• Как сделать Booklet в Word

• Как создать заполняемые формы в Word

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Как Automatically Backup A Word Document в OneDrive

• 4 Ways для запуска Microsoft Teams Poll во время встреч

• Как создать Flowchart в Word and Excel

• Как показать метки форматирования в Word

• 30+ лучших сочетаний клавиш Microsoft Word

• Как сделать альбомную ориентацию на одну страницу в Word

• Используйте Format Painter в Word для копирования и вставки форматирования