Это всегда ужасная трагедия, когда кто-то теряет что-то важное, над чем он работал, потому что он не сохранил свой документ должным образом. Это случается чаще, чем вы думаете, с пользователями Excel и Word^{(Excel and Word users)} !

К счастью, в последних двух версиях Microsoft добавила множество функций, которые помогают снизить вероятность потери данных из-за сбоев, перебоев в подаче электроэнергии, случайных удалений и т. д. Одна функция называется AutoRecover , а вторая, менее известная, — называется AutoBackup .

В этой статье я расскажу о том, как настроить оба варианта, чтобы ваши данные были максимально безопасными. Я также хотел бы упомянуть, что последние версии Office позволяют^{(Office allow)} сохранять документы непосредственно в OneDrive , что является хорошим вариантом, поскольку вы по-прежнему сможете получить доступ к своей работе, даже если ваш жесткий диск выйдет из строя.

Автовосстановление Excel

Функция автоматического восстановления^{(Auto Recover feature)} включена по умолчанию и в основном автоматически сохраняет документ во временном месте через заданный интервал времени^{(set time interval)} . Чтобы просмотреть настройки автовосстановления^{(AutoRecover)} , нажмите « Файл»^(File) , а затем « Параметры^(Options) » .

Нажмите « Сохранить^(Save) » в меню слева, и вы увидите параметр « Автовосстановление»^{(AutoRecover option)} в разделе « Сохранить книги^{( Save Workbooks)} » .

По умолчанию информация автовосстановления^{(AutoRecover information)} сохраняется каждые 10 минут. В дополнение к интервалу Excel должен бездействовать в течение 30 секунд, прежде чем данные будут сохранены. Кроме того, автоматически сохраненная информация сохраняется в расположении файла автоматического^{(AutoRecover file location)} восстановления, указанном здесь. Итак, как это работает? По сути^(Basically) , допустим, у вас есть рабочий лист, подобный приведенному ниже, и вы его сохранили.

Теперь предположим, что я добавляю следующие данные в электронную таблицу Excel и жду^{(Excel spreadsheet and wait)} около 10 минут, не сохраняя свой документ. Поскольку интервал автовосстановления^{(AutoRecover interval)} установлен на 10 минут, вам нужно подождать как минимум столько времени, чтобы данные были сохранены.

В моем случае я имитировал сбой Excel^{(Excel crash)} , открыв диспетчер задач^{(task manager)} и уничтожив процесс Excel^{(Excel process)} . После этого я снова открыл Excel и сразу увидел опцию « Показать восстановленные файлы»^{(Show Recovered Files)} .

Если вы нажмете на него, откроется список файлов Excel , которые можно восстановить. В моем случае у него был исходный файл, в котором были данные только в A1 и A2^{(A1 and A2)} , а также был файл AutoRecovered^{(AutoRecovered file)} , который включал данные, которые я не сохранил на диск.

При нажатии на любой из элементов в списке откроется другой экземпляр Excel , показывающий данные в этом конкретном файле. В целом, это действительно полезная функция для тех случаев, когда вы не сохранили всю свою работу, а Excel неожиданно завершает работу.

Основным недостатком этой функции является то, что данные автовосстановления^{(AutoRecover data)} хранятся на том же жестком диске, что и ваш файл, поэтому, если что-то случится с вашим жестким диском, все исчезнет. Вы можете изменить расположение в настройках выше на отдельный жесткий диск или даже на сетевое расположение^{(network location)} , что я настоятельно рекомендую.

Обратите внимание, что информация об автовосстановлении^{(AutoRecover information)} также автоматически удаляется Excel в следующих случаях:

1. Вы сохраняете файл вручную или с помощью File – Save As .
2. Вы закрываете файл или выходите из Excel^{(file or quit Excel)} (независимо от того, сохраняете ли вы файл или нет)
3. Вы отключаете автовосстановление^{(AutoRecover)} полностью или только для книги

Таким образом, всякий раз, когда вы сохраняете файл, он избавляется от данных автовосстановления^{(AutoRecover data)} . Кроме того, если вы вручную закроете Excel и решите не сохранять данные, данные автовосстановления^{(AutoRecover data)} будут удалены . Просто^(Just) имейте это в виду при использовании этой функции. Если вы активный пользователь Excel^{(Excel user)} , я бы посоветовал установить интервал автовосстановления^{(AutoRecover interval)} примерно на 2 или 3 минуты вместо 10.

Автобэкап

Еще одна функция, о которой мало кто знает, — это AutoBackup . Чтобы использовать его, вы должны сначала сохранить файл, чтобы перейти к диалоговому окну « ^{(dialog box)}Сохранить^(Save) » . Если у вас уже есть сохраненный документ Excel^{(Excel document)} , перейдите в « Файл»^(File) , затем « Сохранить как^{(Save As)} » и выберите местоположение. Когда вы это сделаете, откроется диалоговое окно « Сохранить как^{(Save As)} ».

В диалоговом окне нажмите кнопку « Инструменты^(Tools) » , которая находится слева от кнопки « Сохранить ». ^(Save)Вы увидите несколько вариантов, один из которых — « Общие параметры^{(General Options)} » . Когда вы нажмете на него, появится небольшое окно с дополнительными параметрами.

Идите вперед и установите флажок Всегда создавать резервную копию^{(Always create backup)} . Нажмите «ОК^{(Click OK)} », и теперь, когда вы сохраните файл, файл резервной копии Excel^{(Excel backup)} также будет создан с расширением .XLK. Обратите внимание, что в первый раз, когда вы сделаете это, файлы будут точно такими же. Если вы внесете изменения в исходный файл, а затем сохраните его снова, файл резервной копии^{(backup file)} останется прежним (исходные данные). Однако при третьем сохранении файл резервной копии^{(backup file)} будет обновлен информацией до второго сохранения.

По сути, файл резервной копии^{(backup file)} всегда на одну версию отстает от текущей версии. Поэтому, если вы внесли кучу изменений, сохранили файл, а затем захотели вернуться к версии, в которой этих изменений не было, вы могли просто открыть файл резервной копии^{(backup file)} .

Файл сохраняется в том же месте, что и исходный файл, и, похоже, нет способа это изменить. Эта функция не повышает безопасность вашего документа, но в определенных обстоятельствах она полезна.

Мы надеемся, что включение этих функций резервного копирования и восстановления^{(backup and recovery features)} в Excel убережет вас от потери важных данных. Всегда полезно использовать облачное хранилище (например, OneDrive ) в качестве дополнительной подстраховки^{(safety net)} на случай катастрофического сбоя компьютера. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь комментировать. Наслаждаться!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s alwаys a terriblе tragedy when someone loses somеthing important they were working on because they didn’t sаve their document properly. This happеns more often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как сделать Histogram в Excel

• Как надежно Password Protect Excel File

• Как создать Flowchart в Word and Excel

• Как Create Labels в Word от Excel Spreadsheet

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как сделать простой график или диаграмму в Excel

• Как использовать функцию ВПР в Excel

• Как отслеживать изменения в Excel

• График ваших данных Excel

• Как добавить и распечатать фоновые изображения Excel

• Используйте новую функцию Excel Mobile «Вставить данные из изображения»

• Как создать Drop Down List в Excel

• Как сравнить два файла Excel и выделить различия

• Руководство по всем расширениям файлов Excel и их значению

• Вставить лист Excel в документ Word

• 13 OneNote Tips & Tricks Для лучшего организации ваших заметок лучше

• Как фильтровать данные в Excel

• Как переключаться между листами в Excel

• Как удалить, взломать или взломать забытый пароль Excel XLS