В Word^(Word) есть две действительно полезные функции, которыми почти никто никогда не пользуется: «Сравнить документы^{( Compare Documents)} » и «Объединить документы^{( Combine Documents)} » . Как следует из их названий, эти функции позволяют либо сравнивать два документа Word^{(Word docs)} друг с другом, либо объединять их вместе.

Итак, когда вам когда-нибудь понадобится это использовать? Что ж, если вы похожи на меня, у вас, вероятно, есть 20 различных версий вашего резюме, сохраненных в разных местах на протяжении многих лет. Иногда я немного изменяю резюме для конкретной компании, чтобы подчеркнуть определенный навык, а иногда я добавляю материал и просто сохраняю новую копию.

В любом случае, было бы неплохо быстро увидеть разницу между моим последним резюме и более ранними, чтобы увидеть, есть ли что-то, что я должен добавить к последнему или, возможно, удалить. В этом посте я покажу вам, как вы можете использовать эти две функции, чтобы быстро найти различия между двумя документами и объединить их, если хотите.

Сравните и объедините документы

В моем примере я хотел посмотреть, в чем разница между моим старым резюме, написанным в 2007 году, и последним, обновленным в 2013 году. Для этого откройте Word , щелкните вкладку « Обзор^(Review) », а затем нажмите « Сравнить^(Compare) » .

Откроется диалоговое окно^{(dialog box)} « Сравнить документы^{(Compare Documents)} », в котором вам нужно выбрать исходный документ и измененный документ.

Внизу вы увидите множество настроек сравнения, которые вы можете просто оставить отмеченными. По умолчанию он также покажет все изменения в новом документе, что лучше, чем возиться с вашими исходными или исправленными документами.

Откроется новый документ с несколькими различными разделами: прокручиваемый список редакций в крайнем левом углу, объединенный документ, показывающий все изменения в середине, и два исходных документа в правой части^{(hand side)} . Рассмотрим подробнее каждый раздел.

Как вы можете видеть здесь, я удалил несколько вещей и вставил пару других строк текста. Если дважды щелкнуть любой из заголовков ( Aseem Kishore Inserted или Asem Kishore Deleted^{(Aseem Kishore Deleted)} ), курсор переместится точно в эту позицию в документе.

В центре вы увидите эти модификации в разных цветах. По умолчанию все, что зачеркнуто, — это то, что было удалено, а все, что выделено красным и подчеркнуто, — это то, что было добавлено в исправленный документ. Все, что в зеленом, было перемещено. Место, откуда оно было перемещено, будет выделено зеленым цветом с двойным зачеркиванием, а место, куда оно было перемещено, будет выделено зеленым цветом с двойным подчеркиванием, как показано здесь:

Наконец ,^{(hand side)} справа вы увидите исходный документ вверху и измененный документ внизу. Когда вы прокручиваете верхний документ, нижний следует за ним, чтобы они синхронизировались. Однако вы можете прокручивать нижний экран независимо от верхнего экрана.

В дополнение к этому представлению вы также можете удалить оба исходных документа с правой панели и вместо этого показать всплывающие подсказки, чтобы легко увидеть изменения. Чтобы понять, что я имею в виду, снова нажмите кнопку « Сравнить^(Compare) », затем « Показать исходные документы»^{(Show Source Documents)} и, наконец, нажмите « Скрыть исходные документы^{(Hide Source Documents)} » .

Теперь нажмите кнопку « Показать разметку»^{(Show Markup)} в разделе « Отслеживание^(Tracking) » и нажмите « Выноски^(Balloons) », а затем « Показать исправления в выносках»^{(Show Revisions in Balloons)} .

Теперь в правой части^{(hand side)} документа вы увидите все версии со строками, исходящими из документа. Это может облегчить просмотр всех изменений, если их у вас много.

Обратите внимание: если вы просто хотите увидеть различия между документами, вам больше ничего делать не нужно. Если вы хотите создать окончательный документ из этих двух документов, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши любое изменение и выбрать^{(change and choose)} « Принять^(Accept) » или «Отклонить»^(Reject) .

Когда вы закончите, вы можете сохранить новый документ со всеми внесенными изменениями. Объединить документы^{(Combine Documents)} почти то же самое, что и Compare . Если вы выберете « Объединить^(Combine) », вы получите то же диалоговое окно, в котором вам нужно выбрать исходный и исправленный документ.

Как только вы это сделаете, вы получите тот же макет, что и раньше, где вы видите объединенные изменения в середине. Опять же^(Again) , зачеркнутый текст^{(strikeout text)} удален, добавлен красный подчеркнутый текст, а зеленый текст перемещен. Просто щелкните правой кнопкой мыши^{(Just right-click)} каждое изменение и выберите, принять или отклонить каждое изменение. Когда вы закончите, сохраните новый объединенный документ.

В целом, это действительно полезно, когда у вас есть несколько версий одного и того же документа или когда несколько человек редактируют один документ Word^{(Word document)} , и в итоге вы получаете несколько документов для объединения в один. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь комментировать. Наслаждаться!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word hаs two really useful featυres that almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Как Create and Use AutoText в Microsoft Word

• Используйте Format Painter в Word для копирования и вставки форматирования

• Как создавать и использовать формулы в таблицах в Word

• Как настроить и использовать формат MLA в Microsoft Word

• Как Automatically Backup A Word Document в OneDrive

• Как сделать Histogram в Excel

• Как исправить, когда Word открывается в режиме только для чтения

• Используйте Excel как инструмент для копирования данных из Интернета

• Как получить Microsoft Word бесплатно

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Быстро добавить оглавление в документ Word

• Как Forward Outlook Emails к Gmail

• Как изменить Background в Microsoft Teams

• Как добавить Headers and Footers в PowerPoint

• Как создать заполняемые формы в Word

• Используйте новую функцию Excel Mobile «Вставить данные из изображения»

• Как печатать на конверте в Microsoft Word

• Что такое Microsoft Myanalytics и как его использовать?

• 13 OneNote Tips & Tricks Для лучшего организации ваших заметок лучше

• Ultimate Guide для ремонта поврежденного или Corrupt Word File