Мышь — удобный инструмент, но «укажи и щелкни» — пустая трата времени. Вы знали это, поэтому вы уже выучили лучшие сочетания клавиш для Office и Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Но, возможно, у некоторых повторяющихся задач нет сочетаний клавиш. Было бы здорово, если бы вы могли создавать свои собственные сочетания клавиш в Microsoft Office ? Ну^(Well) , ты можешь.

Как создавать сочетания клавиш^{(Keyboard Shortcuts)} в Microsoft Office

Давайте сначала пройдем эти шаги в Word . Шаги идентичны в Excel и PowerPoint на рабочем столе. Прокрутите^(Scroll) вниз, чтобы узнать, как это сделать в Outlook .

1. Щелкните правой кнопкой мыши^{(Right-click)} любое серое пространство в области ленты и выберите «Настроить ленту^{(Customize the Ribbon)} » .

1. Откроется окно параметров Word . ^{(Word Options )}Выберите « Настроить^{(Customize )} » рядом с пунктом « Сочетания клавиш^{(Keyboard shortcuts)} » в нижней части окна.

1. Откроется окно « Настроить клавиатуру ». ^{(Customize Keyboard)}Посмотрите в области « Категории^{(Categories )} », чтобы сузить список до вкладки с командой, для которой вы хотите создать ярлык. Команды этой вкладки будут отображаться в области « Команды^{(Commands )} » справа. Выберите нужную команду.
   
   В этом примере мы выбрали FileSendPdf , так как было бы очень полезно отправить документ Word в формате PDF^{(send a Word document as a PDF)} с помощью простой комбинации клавиш. Если у команды уже есть комбинация клавиш, она будет отображаться в области Текущие клавиши^{(Current keys )} .

1. Чтобы установить новую комбинацию клавиш быстрого доступа, поместите курсор в поле « Нажмите новую клавишу быстрого доступа^{(Press new shortcut key)} », затем нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать на клавиатуре. Обратите внимание на то, что отображается в области Текущие ключи^{(Current keys)} рядом с В настоящее время назначено^{(Currently assigned to)} . Если там отображается что-либо, кроме [unassigned] , попробуйте другую комбинацию клавиш.

1. Чтобы использовать это сочетание клавиш для всех будущих документов, оставьте значение Normal.dotm выбранным в поле Сохранить изменения в^{(Save changes in )} . Чтобы применить комбинацию клавиш только к этому документу, выберите ее в раскрывающемся списке. 
2. Нажмите кнопку « Назначить^{(Assign )} », чтобы применить настройки, затем закройте окно « Настроить клавиатуру ». ^{(Customize Keyboard)}Нажмите OK , чтобы закрыть окно параметров Word . ^{(Word Options)}Попробуйте новую комбинацию клавиш. 

Ярлык FileSendPdf автоматически преобразует документ в PDF , создаст новое сообщение электронной почты в Outlook , прикрепит PDF и присвоит сообщению Тему^(Subject) . Одно нажатие клавиши вместо дюжины или более нажатий мышью — это невероятная экономия времени.

Как очистить пользовательские сочетания клавиш^{(Custom Keyboard Shortcuts)} в Microsoft Office

Возможно, вы захотите избавиться от всех пользовательских сочетаний клавиш, созданных вами в приложении Office . Это просто сделать.

1. Щелкните правой кнопкой мыши^{(Right-click)} любое серое пространство в области ленты и выберите «Настроить ленту^{(Customize the Ribbon)} » .

1. Откроется окно параметров Word . ^{(Word Options )}Нажмите кнопку « Настроить^{(Customize )} » в нижней левой части окна. Откроется окно  « Настроить клавиатуру ».^{(Customize Keyboard )}

1. Чтобы удалить назначения клавиш из всех будущих документов, оставьте значение Normal.dotm выбранным в раскрывающемся списке Сохранить изменения в . ^{(Save changes in )}Чтобы удалить их только из этого документа, вместо этого выберите документ в раскрывающемся списке. В левом нижнем углу нажмите кнопку « Сбросить все ».^{(Reset All )}

1. Он спросит : «Вы уверены, что хотите сбросить назначения клавиш?» Это действие удалит все клавиши, назначенные в настоящее время макросам и стилям в Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Обратите внимание, что в конце этого предупреждения будет указано либо Normal.dotm , либо выбранный вами документ. Выберите Да^{(Yes )} , чтобы подтвердить сброс.

Как создать сочетания клавиш^{(Keyboard Shortcuts)} в Microsoft Outlook

Из всех приложений Microsoft Office Outlook , вероятно, является тем, в котором вы проводите больше всего времени. Имеет смысл создать несколько пользовательских сочетаний клавиш, чтобы выполнять задачи быстрее. 

К сожалению, начиная с Outlook 2016, он не позволяет создавать сочетания клавиш, как в Word , Excel и PowerPoint . Итак, каковы ваши варианты?

Это обходной путь, но вы можете создавать быстрые шаги^{(Quick Steps )} и назначать им комбинации клавиш. Это не даст вам возможности создавать сочетания клавиш для всего в Outlook , но может удовлетворить большинство ваших потребностей. Существует ограничение в девять комбинаций клавиш, которые вы можете назначить для пользовательских быстрых шагов^{(Quick Steps)} .

1. Выберите « Создать^{(Create New )} » в разделе « Быстрые^{(Quick Steps )} действия» на вкладке « Главная^{(Home )} » в Outlook. 

1. Откроется окно редактирования быстрого шага . ^{(Edit Quick Step )}Введите описательное имя в поле Имя^(Name) .
2. Выберите одно из предопределенных действий в раскрывающемся меню « Выберите действие ». ^{(Choose an Action )}В этом примере давайте пометим как прочитанное^{(Mark as read)} .

1. Соедините действия вместе, нажав кнопку « Добавить действие»^{(Add Action )} под предыдущим действием.

1. Выберите Переместить в папку^{(Move to folder)} .

1. Откроется окно выбора папки . ^{(Select Folder )}Найдите^(Find) и выберите папку, в которую вы хотите, чтобы это быстрое действие^{(Quick Action)} переместило электронную почту. Мы выбираем папку Bills для этого примера. Выберите OK , чтобы закрыть окно.

1. Выберите комбинацию клавиш^{(Shortcut key)} в раскрывающемся списке «Горячая клавиша». Обратите внимание, что он ограничен девятью вариантами.

1. Добавьте описание того, что делает Quick Step, в текстовое поле Tooltip . Когда вы наведете курсор мыши на Quick Step позже, появится напоминание о том, что он делает.
2. Нажмите « Готово»^{(Finish )} , чтобы завершить создание быстрого шага^{(Quick Step)} . Теперь на ленте Outlook вы увидите быстрое действие « Отметить как прочитанное и перейти к счетам» . ^{(Mark Read Move to Bills)}Протестируйте его, используя комбинацию клавиш быстрого доступа, которую вы выбрали на шаге 7.

Если вы хотите пойти еще дальше, вы можете создавать ярлыки Outlook Desktop^{(create Outlook Desktop shortcuts)} с помощью переключателей командной строки, чтобы упростить выполнение общих задач.

Практикуйте свои сочетания клавиш

Теперь вы можете создавать свои собственные сочетания клавиш Microsoft Office . Распечатайте список наиболее часто используемых ярлыков и держите их рядом с монитором. Через несколько дней шпаргалка вам больше не понадобится. Добавьте^(Add) ярлыки переключения командной строки, и это мгновенно повысит производительность Microsoft Office^{(boost your Microsoft Office productivity)} . 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy tool, but point-and-click іs a waste of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• 13 лучших сочетаний клавиш для Microsoft Teams

• Как создавать PDF-документы в Microsoft Office

• Как восстановить любую версию Microsoft Office

• 40 лучших сочетаний клавиш Microsoft Excel

• 30+ лучших сочетаний клавиш Microsoft Word

• Как найти и заменить текст в Microsoft Word

• Как отменить подписку на Microsoft 365

• Как создать групповой календарь в Microsoft 365

• Как включить темный режим в Microsoft Outlook (Windows, Mac и мобильные устройства)

• Что такое Microsoft Publisher? Руководство для начинающих

• Используйте клавиатуру для изменения высоты строки и ширины столбца в Excel

• Как создать слияние в Microsoft Word

• Как исправить ошибку Microsoft Office 25090

• Как удалить страницу в Microsoft Word

• Сделайте так, чтобы OpenOffice Writer выглядел и функционировал как Microsoft Word

• Исправить ошибку «Не удается запустить Microsoft Office Outlook»

• Google Slides против Microsoft PowerPoint — в чем разница?

• Как переустановить Microsoft Office Picture Manager

• Как использовать инструмент для создания скриншотов Microsoft Word

• Мисс Хотмейл? Объяснение служб электронной почты Microsoft Outlook