В этом посте мы рассмотрим, как вы можете лучше управлять своей электронной почтой Outlook^{(Outlook email)} , автоматически перемещая входящую почту в отдельные папки. Если вы получаете много писем каждый день^{(email everyday)} , это может сэкономить много времени.

Вместо того, чтобы тратить час раз в неделю на перемещение писем из папки « Входящие^(Inbox) » в папки по категориям, правила электронной почты помогут автоматизировать организацию вашей папки «Входящие». Это очень похоже на использование ярлыков и фильтров в Gmail .

Правила электронной почты^(Email) могут показаться сложными, и они могут быть такими, если вы действительно хотите выполнить какую-то сложную сортировку, но если вы просто хотите автоматически перемещать рабочие электронные письма в рабочую папку, то это проще простого.

Чтобы правила были полезными, вы должны сначала создать несколько папок в папке « Входящие^(Inbox) », чтобы классифицировать свою электронную почту, например «Проекты», « Работа^(Work) » , «Семья^(Family) » и т. д.

Вы можете создавать папки, щелкнув правой кнопкой мыши папку « Входящие^(Inbox) » или любую папку и выбрав « Новая папка^{(New Folder)} » . Следующая процедура работает в Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 и Office 365 .

Настройка правил Outlook

Теперь, чтобы начать, откройте Outlook , щелкните вкладку « Файл^(File) », и вы увидите кнопку « Управление правилами и предупреждениями»^{(Manage Rules & Alerts)} внизу.

Появится главное окно « Правила^(Rules) и оповещения^(Alerts) », и по умолчанию вы можете увидеть уже созданное правило в зависимости от вашей версии Outlook .

Отсюда вы нажмете кнопку « Новое правило»^{(New Rule)} , чтобы начать работу с вашим первым правилом электронной почты Outlook . ^{(Outlook email)}Появится диалоговое окно мастера ^{(Wizard dialog)}правил^(Rules) , в котором будут показаны некоторые распространенные шаблоны правил.

Это самые распространенные и, вероятно, все, что вам когда-либо понадобится. Самым распространенным правилом является первое в списке: « Перемещать сообщения от кого-либо в папку^{(Move messages from someone to a folder)} ». Идите вперед и выберите его, затем нажмите « Далее^(Next) » .

Вы заметите, что нижний список,^{(list box)} который называется « Шаг 2^{(Step 2)} :», остается внизу с подчеркнутым текстом. На самом деле все, что вам нужно сделать, чтобы настроить правило, — это щелкнуть гиперссылку для людей или общедоступной группы^{(people or public group)}  и указать^{(specified )} адрес электронной почты^{(email address)} и указать, куда вы хотите, чтобы эти электронные письма отправлялись.

Затем вы можете нажать «Готово»^(Finish) , и все готово. Однако, если вы хотите усложнить правило, то нажатие кнопки « Далее^(Next) » предоставит вам гораздо больше возможностей:

Когда вы проверяете различные условия в верхнем поле списка^{(list box)} , описание правила^{(rule description)} внизу также будет заполняться дополнительными гиперссылками. Вы даже можете создавать правила, которые ищут определенные слова в теле письма^{(email body)} , а затем выполняют действия с этими электронными письмами.

Ваша следующая задача — щелкнуть каждую гиперссылку и выбрать связанные значения, такие как адреса электронной почты, папки и т. д. В нашем примере выше вы захотите щелкнуть людей или общедоступную группу^{( people or public group)} и выбрать адрес электронной почты.

Затем щелкните указанное^(specified) слово и перейдите к папке, в которую вы хотите переместить электронное письмо, или нажмите « Создать^(New) », и новая папка будет создана в текущей выделенной папке.

Теперь вы увидите, что нижняя часть обновлена ​​с фактическими значениями для вашего правила.

Когда вы нажимаете Далее, вы можете установить дополнительные действия для правила. Обычно вы можете оставить это в покое, если это простое правило, но если вы хотите также выполнять другие действия, такие как воспроизведение звука, пересылка электронной почты, создание ее копии, печать электронной почты, запуск другой программы, запуск сценария и т. д. , то вы можете сделать все это на этом экране.

Нажмите « Далее^(Next) » , когда вы закончите, и вы попадете в диалоговое окно « Исключения^(Exceptions) », где вы можете выбрать, для каких условий вы не хотите, чтобы это правило обрабатывалось. Если у вас нет уникальных случаев, вы можете оставить это поле пустым, что является значением по умолчанию.

Нажмите «Далее^{(Click Next)} », и мы, наконец, достигли конца мастера правил^{(rule wizard)} ! Дайте правилу имя, например «Переместить электронную почту друзей», чтобы вы знали, что оно делает, когда вы просматриваете его позже.

Затем, если у вас уже есть электронные письма в папке «Входящие», которые соответствуют вашему новому правилу, установите флажок « Использовать это правило для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ». Вы можете оставить все остальное по умолчанию и нажать ^{(default and click)} «Готово^(Finish) » !

Теперь вы можете создавать правила для людей, информационных бюллетеней, выписок по bank/credit card и всего, что вы можете придумать, чтобы начать более эффективно управлять своей электронной почтой Outlook^{(Outlook email)} ! Наслаждаться!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how yоu can manage your Oυtlook email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. If you get a lot of еmаil everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Как Forward Outlook Emails к Gmail

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как создать ярлыки Microsoft Outlook для электронной почты и задач

• Поиск электронной почты Outlook по отправителю, дате, ключевому слову, размеру и другим параметрам

• Microsoft Outlook не отвечает? 8 исправлений, которые стоит попробовать

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• Исправить Microsoft Outlook обнаружил проблему с ошибкой

• OneDrive для School or Work: 8 Tips для Beginners

• Как создать Flowchart в Word and Excel

• Используйте окно наблюдения Excel для мониторинга важных ячеек в книге

• Как создать Gantt Charts в Microsoft Excel

• 15 PowerPoint Tips & Tricks для улучшения ваших презентаций

• Как добавить или удалить Comments в Word

• Что такое Microsoft Myanalytics и как его использовать?

• Как добавить Music до презентаций PowerPoint

• Как исправить проблему с медленной загрузкой Outlook

• 12 полезных советов и рекомендаций по Microsoft Word

• 4 Ways для запуска Microsoft Teams Poll во время встреч

• Как использовать Mail Merge в Word до Create Letters, Labels и конверты