В течение некоторого времени графические данные в Excel стали не только простыми, но и автоматизированными до такой степени, что вы можете легко перейти от табличной электронной таблицы к всеобъемлющей области, гистограмме, линии или круговой диаграмме в кратчайшие сроки с помощью нескольких хорошо продуманных действий. щелчки мыши. Затем, когда вы редактируете данные в своей электронной таблице, Excel автоматически вносит соответствующие изменения в ваши диаграммы и графики.

Однако на этом магия построения графиков программы не заканчивается. Вы можете, например, в любой момент изменить тип диаграммы или графика^{(chart or graph type)} , а также отредактировать цветовые^{(edit color)} схемы, перспективу (2D, 3D и т. д.), поменять местами оси и многое-многое другое.

Но, конечно же, все начинается с электронной таблицы.

Размещение ваших данных^{(Laying Out Your Data)}

Хотя Excel позволяет упорядочивать электронные таблицы разными способами, при построении данных в диаграммах вы получите наилучшие результаты, расположив их так, чтобы каждая строка представляла запись, а каждый столбец содержал элементы определенных строк или относящиеся к ним.

А^(Huh) ? Возьмем, к примеру, следующую таблицу.

Крайний левый столбец содержит список лазерных принтеров. За исключением строки 1^{(Row 1)} , которая содержит метки столбцов или заголовки, каждая строка представляет определенный принтер, а каждая последующая ячейка содержит данные об этой конкретной машине.

В этом случае каждая ячейка содержит данные о скорости печати: столбец B, сколько времени потребовалось для печати первой страницы задания на печать^{(print job)} ; Столбец C^{(Column C)} , сколько времени потребовалось для печати всех страниц, включая первую страницу; Столбец D^{(Column D)} , сколько времени ушло на создание всего документа, без первой страницы.

Хотя это несколько простая электронная таблица, независимо от того, насколько сложны ваши данные, соблюдение этого стандартного формата помогает упростить процесс. Как вы увидите далее, вы можете отобразить ячейки в небольшой части вашей электронной таблицы или отобразить весь документ или рабочий лист.

Типичная диаграмма Excel состоит из нескольких отдельных частей, как показано на рисунке ниже.

График ваших данных^{(Charting Your Data)}

Если вы еще не делали этого раньше, вы, вероятно, будете удивлены тем, насколько легко Excel упрощает построение диаграмм в ваших электронных таблицах. Как уже упоминалось, вы можете сопоставить весь рабочий лист или выбрать группу столбцов и строк^{(columns and rows)} для диаграммы.

Скажем^(Say) , например, что на листе, над которым мы работали в предыдущем разделе, вы хотели отобразить только первые два столбца данных ( столбцы B и C^{(columns B and C)} ), опустив столбец D. Это влечет за собой простую двухэтапную процедуру:

• Выберите данные, которые вы хотите отобразить на диаграмме, включая метки в левом столбце и заголовки^{(column and headers)} в столбцах, которые вы хотите включить в диаграмму, как показано ниже.

• Нажмите ALT+F1 .

Или, чтобы составить схему всей электронной таблицы, выполните следующие действия.

• Выберите^(Select) все данные в электронной таблице, как показано на верхнем изображении ниже^{(image below)} . Не^{(Do not )} выделяйте весь лист, как показано на втором изображении ниже — выберите^{(image below—select)} только ячейки, содержащие данные.

• Нажмите ALT+F1 .

Excel отлично справляется с выбором соответствующего типа диаграммы^{(chart type)} для ваших данных, но если вы предпочитаете другой тип диаграммы, например, горизонтальные полосы или, возможно, другую цветовую схему^{(color scheme)} , возможно, даже 3D-макет с градиентной заливкой и фоном. , программа делает все эти эффекты более легкими для достижения.

Изменение типа диаграммы^{(Changing Chart Type)}

Как и во всем остальном в Excel , существует несколько способов изменить тип диаграммы. Однако проще всего это сделать.

• Выберите диаграмму.
• В строке меню щелкните Дизайн диаграммы^{( Chart Design)} .
• На ленте Chart Design выберите Change Chart Type .

Откроется диалоговое окно «Изменить тип диаграммы»^{(Change Chart Type dialog)} , показанное здесь.

Как видите, существует множество типов диаграмм, и при нажатии на один из них в верхней части диалогового окна^{(dialog box)} отображается несколько вариантов .

Помимо изменения типов диаграмм на ленте Chart Design^{(Chart Design ribbon)} , вы также можете внести несколько других изменений, таких как цветовые схемы, макет или применить один из многих предварительно разработанных стилей диаграмм в программе. Стили диаграмм^(Chart) , конечно же, аналогичны стилям абзацев в Microsoft Word . Как и в MS Word , вы можете применять один из многочисленных стилей как есть, редактировать существующие стили или создавать свои собственные.

Добавление и удаление элементов диаграммы^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Элементы диаграммы — это, конечно же, различные компоненты, такие как заголовок, легенда, оси X и Y^{(X and Y axis)} и т. д., из которых состоит ваша диаграмма. Вы можете добавлять и удалять эти элементы, щелкая значок плюса, который появляется в правой части диаграммы при ее выборе.

Под всплывающим меню « Элементы диаграммы^{(Chart Elements)} » находится всплывающее окно « Стили диаграммы^{(Chart Styles)} », которое отображается, когда вы щелкаете значок кисти^{(paintbrush icon)} справа от диаграммы.

В разделе «Стили диаграмм» вы найдете « Фильтры диаграмм^{( Chart Filters)} », которые позволяют включать и выключать (или фильтровать) различные компоненты диаграммы, как показано здесь:

Если этих вариантов модификации недостаточно, в области « Формат диаграммы»^{(Format Chart Area)} справа от рабочего листа есть множество других, которые позволяют изменять все аспекты диаграммы, от заливки и фона до линий сетки, трехмерных полос, секторов круговой диаграммы и т. д. тени – я могу продолжать и продолжать. Но я уверен, что вы понимаете, что доступно.

Например, когда вы нажимаете « Параметры текста^{( Text Options)} », вы получаете еще один набор эффектов, которые можно применить к тексту на диаграммах. Варианты почти безграничны, до такой степени, что без каких-либо ограничений вы можете создать несколько кричащих диаграмм и графиков^{(graphs –)} , даже не пытаясь изо всех сил, что подводит меня к важному руководству по дизайну^{(design guideline)} .

Тот факт, что в вашем распоряжении^{(disposal doesn)} есть все эти фантастические инструменты дизайна, не означает^{(t mean)} , что вы должны их использовать… или, ну, не так много из них одновременно. Идея состоит в том, чтобы сделать вашу графику достаточно привлекательной, чтобы привлечь внимание вашей аудитории, но не настолько, чтобы сам дизайн отвлекал от сообщения, которое вы пытаетесь передать. В конце концов, важно сообщение, а не ваше дизайнерское мастерство^{(design prowess)} или грубая мощь вашего программного обеспечения для графического дизайна^{(design software)} .

Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что если это выглядит слишком занятым и отвлекающим, то, вероятно, так оно и есть; тупой это вниз некоторые. Не используйте слишком много декоративных шрифтов, если они есть, так как их нелегко читать. При использовании бизнес-ориентированных диаграмм и графиков концентрируйтесь на том, что^(what) вы пытаетесь сказать, а не на том, как^(how) вы это говорите.

Между тем, отображение табличных данных может сделать их намного проще для понимания и гораздо удобнее, чем колонка за колонкой текста и чисел^{(text and numbers)} .

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Related posts

• Как фильтровать данные в Excel

• Используйте новую функцию Excel Mobile «Вставить данные из изображения»

• Используйте функции суммирования для суммирования данных в Excel

• Используйте Excel как инструмент для копирования данных из Интернета

• Добавить линейный Regression Trendline на Excel Scatter Plot

• Как сравнить два файла Excel и выделить различия

• Как скрыть листы, ячейки, столбцы и формулы в Excel

• Как добавить планки погрешностей в Excel

• Как записать Macro в Excel

• Как использовать СЧЁТЕСЛИМН, СУММЕСЛИМН, СРЗНАЧСЛИМН в Excel

• Как разделить имя и фамилию в Excel

• 40 лучших сочетаний клавиш Microsoft Excel

• Как понять анализ «что, если» в Microsoft Excel

• Как создать Drop Down List в Excel

• Как использовать спарклайны в Excel

• Автоподбор ширины столбцов и высоты строк в Excel

• Как создать Distribution List в Outlook

• Как использовать функцию YEARFRAC в Excel

• Как Group Worksheets в Excel

• Как найти и вычислить диапазон в Excel